Consideraciones de definición: contabilidad de arrendamiento

La contabilidad de arrendamiento en Workday genera transacciones de arrendamiento de forma automática a partir de los contratos de proveedor. A continuación, puede crear informes financieros sobre sus activos de derecho de uso y pasivos de arrendamiento. Estos informes pueden ayudarle a cumplir con las normas de contabilidad actuales de los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), el consejo de normas de contabilidad del gobierno de EE. UU. (GASB) y las normas internacionales de información financiera (NIIF).

Con la contabilidad de arrendamiento de Workday, puede hacer lo siguiente:

Registrar y procesar la contabilidad del ciclo de vida completo de un arrendamiento utilizando únicamente Workday, sin otras integraciones ni aplicaciones.
Crear contratos de proveedor de tipo de arrendamiento para arrendamientos financieros, arrendamientos operativos y arrendamientos operativos a corto plazo.
Generar los datos necesarios para cumplir con los requisitos de divulgación cuantitativa
Generar estados financieros comparativos antes y después de los cambios en las normas contables de GAAP, GASB e IFRS de EE. UU.
Comparar sus contratos de proveedor de tipo de arrendamiento operativo con distintos métodos contables mediante la creación de contratos alternativos
Importar contratos de arrendamiento activos en curso a Workday sin duplicar transacciones históricas.

Puede crear contratos de proveedor de tipo de arrendamiento en Workday que le permitan registrar sus contratos y transacciones de arrendamiento. Puede representar cualquier combinación de los contratos de arrendamiento siguientes:

Arrendamientos financieros
Arrendamientos operativos para IRFS o GASB de EE. UU.
Arrendamientos operativos para informes comparativos y retrospectivos
Arrendamientos operativos para GAAP de EE. UU.

Preguntas	Consideraciones
¿Cuáles son sus obligaciones de información financiera y preceptiva por ley? ¿Cómo le obligan sus compromisos bancarios o de endeudamiento a presentar las transacciones contables de arrendamiento?	La ubicación y la estructura de su organización determinan sus obligaciones en materia de información financiera. Todos los países esperan que las empresas proporcionen estados financieros que se ajusten a los requisitos preceptivos establecidos por la ley. Puede que tenga que elaborar informes de conformidad con dos normativas contables si opera en EE. UU. y en un país que aplique las NIIF. Sus compromisos bancarios o de endeudamiento pueden requerir también informes financieros comparativos o retrospectivos que difieran de los requisitos legales establecidos por su gobierno local o nacional. Antes de configurar la contabilidad de arrendamiento, confirme sus obligaciones en materia de información financiera. Es posible que deba configurar una combinación de los siguientes contratos de proveedor de tipo de arrendamiento: Arrendamiento financiero Arrendamiento operativo con Gasto por depreciación de activo de derecho de uso Arrendamiento operativo con Gasto operativo de activo de derecho de uso Arrendamiento operativo con Gasto lineal Arrendamiento operativo a corto plazo
¿Qué tipos de contratos de arrendamiento hay que registrar en Workday?	Si tiene previsto registrar arrendamientos financieros u operativos con Gasto por depreciación de activo de derecho de uso , tendrá que hacer un esfuerzo adicional para configurar la contabilidad de activos. La contabilidad de activos requiere los siguientes pasos adicionales para definir las áreas funcionales de contabilidad de activo empresarial y seguimiento de activo empresarial. Configure la contabilidad del activo. Configuración del proceso de gestión Receipt Event Creación de categorías de gasto con seguimiento y arrendamiento de activos También puede representar contratos de arrendamiento en Workday con arreglo a las antiguas normas contables de arrendamiento. Considere la posibilidad de configurar un tipo de contrato para los arrendamientos operativos que utilice el método contable Gasto lineal . Seguidamente, podrá utilizar ese tipo de contrato para crear informes que comparen sus contratos de arrendamiento con arreglo a diferentes normas.
¿Tiene contratos de arrendamiento activos y en curso que necesita registrar en Workday?	Si tiene contratos de arrendamiento activos y en curso, considere la posibilidad de migrarlos a Workday y actualizar el estado de cuota. Workday le permite generar transacciones contables para sus contratos de arrendamiento a partir de cualquier periodo de cuota. Esta funcionalidad le permite importar contratos de arrendamiento en curso mediante la representación de contratos satisfechos parcialmente. Ejemplo: su contrato comenzó en 2015 y finaliza en 2025. Si actualiza sus cuotas pagadas con el estado Anotado manualmente , Workday reconocerá esas transacciones como contabilizadas y no generará transacciones adicionales. Especifique el estado de cuota antes de generar la contabilidad de reconocimiento de gastos. Utilice la tarea Actualización masiva de cuota de contrato de arrendamiento a estado Disponible o Anotado manualmente para especificar el estado. Si revierte una cuota con estado Anotado manualmente después de modificar un contrato, es posible que vea una columna Asiento manual obligatorio en su programa de reconocimiento de gastos. Workday muestra esta columna cuando es necesario proporcionar un asiento de contabilidad que ajuste sus libros mayores a la cuota revertida.
¿Cómo quiere que Workday registre las transacciones de arrendamiento financiero?	Puede crear arrendamientos financieros sin configurar la contabilidad de arrendamiento. Workday registra automáticamente las transacciones de activos de capital depreciables de arrendamientos financieros en el código de libro común. Puede cambiar este comportamiento configurando un código de libro para contratos de arrendamiento financiero en la tarea Mantenimiento de configuración de código de libro de contrato de arrendamiento . Si más adelante decide que no desea utilizar el código de libro común, podrá crear una nueva configuración de código de libro al definir la contabilidad de arrendamiento. No puede cambiar ni eliminar la configuración de un código de libro una vez lo haya utilizado.

Funcionalidad	Consideraciones
Categorías de gasto	Considere qué equipos o instalaciones que tiene previsto arrendar. Le recomendamos que configure categorías de gasto para cada tipo de arrendamiento que utilice. Ejemplo: categorías de gasto para vehículos, maquinaria de producción, edificios de oficinas y portátiles. No puede cambiar una categoría de gasto una vez que esté en uso.
Contratos de proveedor de tipo de arrendamiento alternativos	Workday recomienda utilizar contratos de proveedor de tipo de arrendamiento alternativos cuando sea necesario comparar contratos con arreglo a distintas normas contables o tipos de interés. Los contratos de proveedor de tipo de arrendamiento alternativos le ahorran la necesidad de crear y mantener varios contratos independientes para representar los mismos términos de contrato. Si desea crear un contrato de proveedor de tipo de arrendamiento alternativo, debe hacer lo siguiente: Definir configuraciones de código de libro de contrato de arrendamiento. Utilizar un método contable diferente al del contrato original y otros contratos alternativos. Utilizar el mismo tipo de pago que en el contrato original. Configurar Recibir líneas de contrato si quiere usar Gasto por depreciación de activo de derecho de uso .
Contabilidad de activos multilibro	Workday recomienda encarecidamente configurar la contabilidad de activos multilibro cuando quiera crear arrendamientos financieros u operativos con Gasto por depreciación de activo de derecho de uso . Si activa la contabilidad de activos multilibro, deberá configurar también la regla de contabilización en cuenta Liquidación multilibro de activo empresarial . Si no configura la contabilidad de activos multilibro, Workday registrará automáticamente las transacciones de activos en el código de libro común.

Sin efectos.

No puede seleccionar worktags de concesión en la sección

Líneas de bienes

en el momento de crear un contrato de proveedor de tipo de arrendamiento. Workday no admite la funcionalidad de proceso de costo de concesión con contratos de proveedor de tipo de arrendamiento.

En el caso de los activos arrendados generados a partir de contratos de proveedor de tipo de arrendamiento recibidos en su totalidad, no puede expedirlos a los trabajadores.

A la hora de trabajar con modificaciones de arrendamiento, no puede hacer lo siguiente:

Cree modificaciones para arrendamientos multiempresa.
Cree modificaciones para arrendamientos operativos a corto plazo.
Crear una modificación a partir de un contrato de proveedor de tipo de arrendamiento alternativo.
Crear contratos de proveedor de tipo de arrendamiento alternativos después de modificar el contrato original. Si necesita crear contratos de proveedor de tipo de arrendamiento alternativos, hágalo antes de crear la modificación.
Copiar contratos de proveedor de tipo de arrendamiento modificados. Si necesita copiar su contrato de proveedor de tipo de arrendamiento, hágalo antes de crear la modificación.

Solo puede crear las modificaciones siguientes en los contratos de proveedor de tipo de arrendamiento:

Prórrogas de arrendamiento
Cambios de pago no relacionados con IPC
Cambio de worktag

Workday solo admite:

Impuestos íntegramente recuperables para contabilidad de arrendamiento.
Ejercicios contables con meses naturales en los programas de reconocimiento de gastos.

Seleccione

Contabilidad de arrendamiento

en la sección

Contabilidad de arrendamiento

de la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

para activar la función.

Active la contabilidad de activos multilibro en la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

al seleccionar

Arrendamiento operativo NIIF o sector público

y al menos una de las opciones siguientes:

Informes retrospectivos completos o modificados
Arrendamiento operativo PCGA de EE. UU.

Configure los dominios de seguridad siguientes en el área funcional Common Financial Management:

Dominios	Consideraciones
Set Up: Accounts	Defina estructuras contables.
Set Up: Accounting Rules	Defina las reglas de contabilización en cuenta.
Set Up: Journal Source	Configure transacciones operativas para la contabilidad de arrendamiento.
Set Up: Spend Categories	Defina categorías de gasto para la contabilidad de arrendamiento.

Configure los dominios de seguridad siguientes en el área funcional Supplier Contract:

Dominios	Consideraciones
Process: Supplier Contract - Expense Recognition	Cree la contabilidad de reconocimiento de gastos y consulte los programas de reconocimiento de gastos. Puede utilizar este dominio para programar la creación automática de la contabilidad de reconocimiento de gastos para contratos de proveedor de tipo de arrendamiento.
Set Up: Supplier Contract Accounting	Asigne códigos de libro a configuraciones de contrato de proveedor de tipo de arrendamiento.
Set Up: Supplier Contracts	Configure tipos de contrato de proveedor de arrendamiento y tipos de modificación de arrendamiento.

Si desea crear contratos de proveedor de tipo de arrendamiento con activos de capital depreciables, configure los dominios de seguridad siguientes:

Dominios	Consideraciones
Process: Supplier Contract - Receipt en el área funcional Supplier Contracts	Cree notas de recepción en contratos de proveedor.
Set Up: Ledger and Book en el área funcional Common Financial Management	Defina códigos de libro para la contabilidad de arrendamiento.
Set Up: Company Asset Books en el área funcional Business Asset Accounting	Restrinja las transacciones en los libros de activos de empresa.
Set Up: Business Asset Accounting en el área funcional Business Asset Accounting	Mantenga los libros de activos y consulte los programas y perfiles de depreciación.

También puede definir el dominio

Access Supplier Contract Type (Segmented)

en el área funcional Supplier Contracts para que le ayude a controlar el acceso a cualquier tipo de contrato de proveedor. Cuando configura un trabajador para que tenga acceso a un contrato de arrendamiento, también tiene acceso al contrato alternativo.

Procesos de gestión	Consideraciones
Evento de contrato de proveedor alternativo (opcional)	Cree contratos alternativos para arrendamientos.
Evento de registro de activo (opcional)	Registre activos. Configure este proceso de gestión si desea crear: Contratos de arrendamiento financiero Contratos de arrendamiento operativo con el método contable Gasto por depreciación de activo de derecho de uso
Receipt Event (opcional)	Cree y apruebe notas de recepción para líneas de contrato.
Evento de modificación de contrato de proveedor (opcional)	Cree modificaciones para contratos de proveedor de tipo de arrendamiento.
Evento de contrato de proveedor	Cree y apruebe contratos de proveedor de tipo de arrendamiento.
Evento de factura de proveedor	Cree y apruebe facturas de proveedor de tipo de arrendamiento para cuotas de factura de proveedor.
Evento de programa de facturas de contrato de proveedor	Cree programas de facturas de proveedor y cuotas para arrendamientos.
Evento de cancelación de contrato de arrendamiento de proveedor	Cancele contratos de proveedor de tipo de arrendamiento.

Puede utilizar los informes estándar siguientes para aportar información cuantitativa en informes financieros:

Informes	Consideraciones
Contabilidad de arrendamiento - Gasto por intereses para arrendamientos	El gasto por intereses de los contratos de proveedor de tipo de arrendamiento en el periodo de cuota que especifique.
Contabilidad de arrendamiento - Costo de arrendamiento operativo	Los costos de los contratos de proveedor de tipo de arrendamiento operativo en el periodo de cuota que especifique.
Contabilidad de arrendamiento - Pagos programados en efectivo	Pagos programados en efectivo para importes que se utilizan para medir los pasivos de arrendamiento. Le permite revisar los pagos que reducen su pasivo de arrendamiento en los periodos de cuota que especifique.
Contabilidad de arrendamiento - Datos no monetarios suplementarios	Los detalles no monetarios suplementarios de los pasivos de arrendamiento que se originan a partir de activos de derecho de uso.
Contabilidad de arrendamiento - Costo de arrendamiento variable	Costos de arrendamiento variables en periodos de cuotas que especifique que están vinculados a facturas de proveedor de contratos de proveedor de tipo de arrendamiento.
Contabilidad de arrendamiento - Tipo de descuento promedio ponderado	El tipo de descuento promedio ponderado de los pagos de arrendamiento restantes en contratos de proveedor de tipo de arrendamiento en una fecha especificada.
Contabilidad de arrendamiento - Plazo de arrendamiento promedio ponderado	El plazo de arrendamiento promedio ponderado de sus contratos de proveedor de tipo de arrendamiento en una fecha especificada.

Puede utilizar los informes estándar siguientes para la conciliación:

Informes	Consideraciones
Conciliación de balance de contabilidad de arrendamiento financiero	Los saldos de pasivo de arrendamiento de contratos de proveedor de tipo de arrendamiento financiero en un periodo de cuota específico. También concilia los importes restantes con los saldos de cuenta de libro mayor resultantes.
Conciliación de balance de contabilidad de arrendamiento operativo	El pasivo de arrendamiento y los saldos de activo de derecho de uso de contratos de proveedor de tipo de arrendamiento operativo en un periodo de cuota específico. También concilia los importes restantes con los saldos de cuenta de libro mayor resultantes.

También puede utilizar el

Valor contable neto de activos

para consultar el valor neto de los activos individuales de una empresa.

Servicios web	Consideraciones
Get Supplier Contracts	Recupera toda la información asociada a su contrato de proveedor. Le permite consultar información detallada en varios contratos de proveedor de tipo de arrendamiento.
Put Lease Contract Book Code Configurations	Crea configuraciones de código de libro de contrato de arrendamiento. Le permite definir muchos tipos de contrato para configuraciones de código de libro a la vez.
Put Supplier Contract Type	Crea tipos de contrato de empleado. Le permite definir muchos tipos de contrato de proveedor a la vez.
Put Supplier Contract Type Security Segment	Crea seguridad segmentada en tipos de contrato de proveedor. Le permite conceder acceso a varios tipos de contrato de proveedor en un gran número de roles.
Envío de nota de recepción	Crea notas de recepción de activos. Le permite crear notas de recepción para varios contratos de proveedor de tipo de arrendamiento.
Envío de contrato de proveedor	Le permite crear rápidamente muchos contratos de proveedor de tipo de arrendamiento. Puede utilizar el servicio web para registrar un gran número de contratos de arrendamiento.

Áreas funcionales	Consideraciones
Business Asset Accounting (opcional) Business Asset Tracking (opcional)	Registre y realice un seguimiento de las transacciones de sus activos arrendados.
Aprovisionamiento	Cree y procese las notas de recepción de contratos de proveedor de tipo de arrendamiento.
Cuentas de proveedor	Genere cuotas de facturas de proveedor en el programa de facturas de proveedor de un contrato de proveedor de tipo de arrendamiento.
Supplier Contracts	Cree un arrendamiento a partir de un contrato de proveedor que utilice un tipo de contrato de arrendamiento.

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.