Consideraciones de definición: contabilidad de activos
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de libros de activos. Encontrará información sobre:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Los libros de activos le permiten realizar un seguimiento de los activos empresariales y contabilizarlos.
Beneficios para la empresa
- Puede definir libros de activos para rellenar automáticamente los tratamientos contables y los perfiles de depreciación de los activos empresariales, lo que reduce la entrada manual de datos.
- Puede contabilizar y generar informes sobre el mismo activo en varios libros, lo que le permite cumplir con varios estándares de contabilidad.
Ejemplos de uso
La organización debe cumplir una pauta o una norma de contabilidad. Puede definir:
- Un libro de activos contable para realizar un seguimiento y generar la contabilidad de los activos empresariales
- Varios libros no contables para realizar un seguimiento de los activos con fines fiscales
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Cuántos libros de activos necesita para generar la contabilidad? | Para utilizar varios libros contables, primero debe activar la contabilidad de activos multilibro.
No puede desactivar la contabilidad de activos multilibro una vez activada. Workday rellena el tratamiento contable y los perfiles de depreciación de los activos a partir de las reglas del libro de activos. Los activos pueden tener distintos tratamientos y perfiles de depreciación por libro. Puede cambiar el tratamiento contable y el perfil de depreciación de los activos en el libro de activos principal al asignar información contable de activos. Para cambiar la información de costo y depreciación de los activos en libros de activos no principales, puede utilizar el servicio web Update Asset Book Configuration después de registrar los activos.Al migrar de un solo libro de activos a varios libros, cree asientos manuales para mover los saldos de cuenta de libro mayor de apertura del código de libro común a los códigos de libro de ajuste. |
¿Cuándo quiere poner en servicio sus activos? | Puede definir sus perfiles de depreciación para poner activos en servicio:
Los activos pueden estar en servicio en algunos libros de activos y en otros no. Ejemplo: un activo se carga como gasto en un libro de activos y se deprecia en otro libro. |
¿Qué roles de su empresa necesitan acceso a los libros de activos? | Puede asignar roles de seguridad a dominios que proporcionen acceso a libros contables o no contables, o a ambos. También puede proporcionar acceso a los libros de impuestos a roles, como los gerentes de impuestos. |
¿Puede usar un libro de activos existente para crear nuevos libros de activos? | Cuando añade un libro de activos a una empresa con activos, puede copiar la información de activos del libro existente al nuevo. El calendario contable del nuevo libro de activos debe tener periodos contables desde la fecha efectiva más antigua hasta la más reciente para todas las actividades de costos que copie. La fecha inicial de depreciación de un activo es la primera fecha efectiva de transacción del activo. |
¿Su empresa utiliza distintas monedas locales y funcionales? | Para registrar, realizar un seguimiento y depreciar activos de forma independiente en su moneda local y funcional, puede activar la contabilidad de activos multilibro y configurar una moneda de libro mayor alternativa. Consulte Concepto: moneda de libro mayor alternativo en activos. |
Recomendaciones
- Consolide los libros de activos en toda la organización. A la hora de transferir activos entre dos empresas, recomendamos que ambas tengan los mismos libros de activos.
- Cuando contabilice activos en varios libros, póngalos en servicio en el momento de la adquisición para mantener la misma fecha en todos sus perfiles de depreciación.
Requisitos
- Defina categorías de gasto para clasificar los activos empresariales. Las categorías de gasto controlan la contabilidad del activo en la cuenta de libro mayor correspondiente.
- Defina reglas de libro de activos para determinar qué tratamiento contable y qué perfil de depreciación aplica Workday a un activo empresarial.
Limitaciones
Workday no permite:
- Agrupe los activos de proyecto o los activos empresariales que cree al capitalizar transacciones de proyecto.
- Realice un seguimiento de los activos con distintas cantidades por libro.
- Registre los activos en los libros secundarios, pero no en el libro principal.
- Transferir activos entre empresas con distintas monedas base Puede enajenar activos en la empresa de origen y registrarlos en la empresa de destino.
Definición de entorno de cliente
Active la contabilidad de activos para varios libros en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
y asigne códigos de libro a los libros contables de activos.Seguridad
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Set Up: Business Asset Accounting en el área funcional Business Asset Accounting | Le permite mantener reglas de libro de activos y perfiles de depreciación. |
Set Up: Company Asset Books en el área funcional Business Asset Accounting | Le permite asignar libros de activos a empresas. |
Set Up: Accounting Rules en el área funcional Common Financial Management | Le permite definir reglas de contabilización en cuenta. |
Set Up: Ledger and Book en el área funcional Common Financial Management | Le permite definir códigos de libro y libros para la contabilidad de activos. |
Set Up: Spend Categories en el área funcional Common Financial Management | Le permite mantener categorías de gasto. |
Set Up: Tenant Setup - Tenant Analyzer en el área funcional System | Le permite ejecutar el informe Analizador de entorno de cliente . |
Procesos de gestión
Sin efectos.
Informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Activos de capital sin información contable asignada
| Identifique activos de capital depreciables y no depreciables sin contabilidad de activos asignada. Debe asignar información contable para que Workday pueda añadir activos a un libro de activos de empresa. |
Tenant Analyzer
| Seleccione la ficha Validaciones en el grupo de perfil Finanzas para verificar la configuración de su entorno de cliente de los libros de activos con las recomendaciones de Workday. |
Consulta de libros de activos
| Se utiliza para:
|
Consulta de libros de activos de empresa
| Se utiliza para:
|
Informes estándar de Workday
y seleccionar las categorías de informe Activos empresariales
y Definición de activos empresariales
para consultar los detalles de los informes estándar de activos.Integraciones
Servicios web | Consideraciones |
|---|---|
Get Asset Book Rules
| Puede utilizar este servicio web para recuperar reglas de libro de activos a través del Enterprise Interface Builder (EIB). |
Get Asset Depreciation Schedules
| Puede utilizar este servicio web para recuperar programas de depreciación a través del EIB. |
Get Asset Pooling Rules
| Puede utilizar este servicio web para recuperar reglas de agrupación de activos a través del EIB. |
Put Asset Book Rules
| Puede utilizar este servicio web para actualizar reglas de libro de activos a través del EIB. |
Put Asset Pooling Rule
| Puede utilizar este servicio web para actualizar reglas de agrupación de activos a través del EIB. |
Registro de activo
| Cuando registra activos con este servicio web, Workday registra los activos en el libro de activos principal con los detalles que especifique. A continuación, Workday registra los activos en libros de activos no principales con:
Workday no genera contabilidad. |
Update Asset Book Configuration
| Puede utilizar este servicio web para añadir libros de activos secundarios o actualizar los detalles de configuración de los libros de activos para los activos. Ejemplos:
|
Bulk Import Asset Book Configuration
| Puede utilizar este servicio web para añadir libros de activos secundarios o actualizar los detalles de configuración de libros de activos para activos de forma masiva. |
Conexiones y puntos de contacto
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Reglas de contabilización en cuenta | Puede definir reglas de contabilización en cuenta para indicar dónde se contabilizan los asientos de transacciones en las cuentas del libro mayor de la empresa. |
Reglas de agrupación de activos | Puede crear reglas para los activos que agrupe en uno. |
Reglas de depreciación complementaria | Puede definir reglas para aplicar depreciación complementaria a los activos de los libros de activos no contables. |
Restricciones de libro de activos de empresa | Puede asignar o restringir activos a libros de activos específicos en función de su:
|
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.