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Última actualización: 2025-09-19
Registro de disposiciones de carta de crédito

Registro de disposiciones de carta de crédito

  • Cree una regla de ruta de banco para su empresa.
  • Cree una carta de crédito para su patrocinador con la cuenta bancaria en la regla de ruta de banco.
  • Cree y apruebe una concesión con la carta de crédito en la cabecera de concesión. Cree y apruebe el programa de facturación para la concesión.
  • Cree facturas de cliente para las transacciones de subvención.
  • Configure el proceso de gestión
    Evento de disposición de carta de crédito (Default Definition)
     y la política de seguridad en el área funcional Grants Management:
    • Para registrar detalles de la solicitud de disposición, como la fecha de solicitud de disposición y el número de confirmación, añada el paso de acción
      Registro de solicitud de disposición
       antes del paso
      Registro de importe recibido para disposición de carta de crédito
       .
    • Para registrar importes de pago distintos de los importes de disposición, añada el paso de acción
      Ajuste de importe recibido
       después del paso
      Registro de importe recibido para disposición de carta de crédito
       .
    • Para enviar el paso de acción
      Ajuste de importe recibido
       solo al iniciador:
      • En la política de seguridad del proceso de gestión, configure los grupos de seguridad en el paso de acción
        Ajuste de importe recibido
         como grupos de seguridad para la acción de inicio
        Registro de disposición de carta de crédito
         y añada el grupo de usuarios Iniciador.
      • En la definición del proceso de gestión, añada el Iniciador a los grupos de seguridad en el paso de acción
        Ajuste de importe recibido
         .
Puede registrar una disposición de carta de crédito de los gastos de concesión reclamados de subvenciones federales, contratos y acuerdos de cooperación. La disposición incluye los gastos de todas las concesiones con la misma carta de crédito para una empresa o jerarquía de empresas. En el caso de las concesiones multiempresa, la disposición de la carta de crédito agrega todos los gastos facturables de la concesión entre empresas.
Antes de registrar la disposición, puede obtener una vista previa de los importes para disponer y exportar las líneas de disposición accediendo al informe
Disposición de carta de crédito proforma
 .
  1. Acceda a la tarea
    Registro de disposición de carta de crédito
     .
  2. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Empresa
    Seleccione una jerarquía de empresas si desea reducir para varias empresas relacionadas a la vez.
    Patrocinador
    El patrocinador de la carta de crédito y el patrocinador de facturación de las concesiones que utilizan la carta de crédito.
    Carta de crédito
    Solo puede seleccionar entre las cartas de crédito para
    el patrocinador
    .
    Excluir importe cero para disposición
    Seleccione esta casilla para mostrar solo las líneas de disposición con importes facturados no pagados distintos de cero.
  3. Mientras revisa la ficha
    Líneas de disposición de carta de crédito
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    ID de disposición
    El ID de disposición de carta de crédito asociado a uno o varios programas de facturación de la concesión. Cada línea de disposición corresponde a un ID de disposición.
    Workday agrupa primero las líneas de concesión por concesión y, a continuación, por ID de disposición para cada concesión, aunque los IDs de disposición se compartan entre varias concesiones. En el caso de las líneas de concesión que no están asociadas a ningún ID de disposición, Workday las agrupa en una línea de disposición para cada concesión, con un ID de disposición en blanco.
    Esta columna no se muestra cuando ninguna de las concesiones utiliza un ID de disposición de carta de crédito.
    Líneas de concesión
    Líneas de concesión que están asociadas al ID de disposición a través de sus programas de facturación, o líneas de concesión que no están asociadas a ningún ID de disposición, para cada concesión.
    Importe de línea
    La suma de los importes de línea en las líneas de concesión asociadas al ID de disposición por concesión, o con la concesión cuando no hay ID de disposición. Este valor es solo informativo y no afectará al procesamiento de gastos.
    Gasto de costo reembolsable
    El total de gastos de costo reembolsable para el ID de disposición por concesión, o para la concesión cuando no hay ID de disposición. Este importe incluye el importe de gasto directo y los costos de instalaciones y administración.
    Esta columna solo se muestra cuando hay gastos de costo reembolsable para concesiones en la carta de crédito.
    Importe facturado
    El total de importe ya facturado en facturas de cliente aprobadas y ajustes de factura de cliente para el ID de disposición por concesión, o para la concesión cuando no hay ID de disposición.
    Total de importe pagado
    El total de importe pagado en disposiciones finalizadas anteriormente para el ID de disposición por concesión, o para la concesión cuando no hay ID de disposición.
    Saldo de deudores
    La diferencia entre el
    Importe facturado
     y el
    Total de importe pagado
    .
    Disposición pendiente
    El total de importe aún en curso de disposiciones anteriores para el ID de disposición por concesión, o para la concesión cuando no hay ID de disposición.
    Importe para disponer
    Introduzca el importe que desea utilizar para el ID de disposición por cada concesión, o para la concesión cuando no haya ningún ID de disposición. Workday rellena este campo con la diferencia entre los importes
    de Saldo de clientes
     y
    Disposiciones pendientes
     . El importe que especifique no puede superar el importe
    del límite de facturación
     .
  4. Para revisar el total de importe dispuesto para las concesiones en la carta de crédito, acceda a la ficha
    Totales de concesión
     (opcional).
    Mientras revisa la ficha
    Totales de concesión
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Límite de facturación
    Workday limita el importe de la disposición en función de los siguientes parámetros de la cabecera de concesión:
    • Sustitución de límite de facturación
      .
    • Importe autorizado
      , cuando
      la sustitución de límite de facturación
       no está definida.
    El límite de facturación del programa de facturación, si se ha definido, no se aplica a las disposiciones de carta de crédito.
  5. Para revisar el total de importe dispuesto para las empresas en la carta de crédito, acceda a la ficha
    Totales de empresa
     (opcional).
El proceso de gestión
Evento de disposición de carta de crédito
 envía la transacción a los siguientes pasos:
Paso
Detalles
Revisión de disposición de carta de crédito
Este paso permite al revisor introducir un importe de disposición distinto del importe por defecto.
Una vez que el revisor apruebe este paso, puede ponerse en contacto con el patrocinador y solicitar el pago.
Registro de solicitud de disposición
Este paso le permite registrar:
  • Fecha en la que envía la solicitud de disposición en el sistema de pago externo.
  • El número de confirmación que recibe del sistema de pago externo que reconoce la solicitud de disposición.
Registro de importe recibido para disposición de carta de crédito
Este paso le permite introducir el importe y la fecha del pago recibido.
Solo puede introducir un
Total de importe recibido
 que sea diferente del
Total de importe dispuesto
 cuando la definición del proceso de gestión contiene el paso
Ajuste de importe recibido
 después de este paso.
Ajuste de importe recibido
Este paso le permite ajustar el importe recibido en cada línea de concesión para que sumen el importe total de pago recibido. Workday solo envía a este paso cuando el total de importe recibido introducido es distinto del total de importe dispuesto.
Antes de continuar, asegúrese de que:
  • El total de importe recibido
     en la cabecera es igual a la suma del
    importe recibido
     en todas las líneas de disposición.
  • El importe para reasignar
     en la cabecera es igual a cero.
Workday aplica el pago de la disposición solo después de:
  • Paso
    de aprobación
  • El paso
    Ajuste de importe recibido
     cuando no haya ningún paso
    Aprobación
     .
  • El paso
    Registro de importe recibido para disposición de carta de crédito
     cuando no hay ningún paso
    Aprobación
     o
    Ajuste de importe recibido
     .
En la aplicación de pago, Workday:
  • Crea el pago de cliente y el depósito de cliente correspondientes.
  • Aplica el pago de cliente a las facturas de concesión.
  • Crea la contabilidad para la disposición.
Puede acceder al:
  • El informe
    Disposición de carta de crédito
     para exportar datos para informes de terceros.
  • La tarea
    Programación de registro de disposición de carta de crédito
     para programar futuras disposiciones de carta de crédito.
Para cancelar un evento de disposición de carta de crédito después de enviarlo, acceda al evento de proceso de gestión
Evento de disposición de carta de crédito
 desde Mis tareas en
Archivo
. En el menú de acciones relacionadas de
Disposición de carta de crédito
 en la ficha
Detalles
 , seleccione
Cancelación
de disposición de carta de crédito
. Solo puede cancelar un evento de disposición que haya iniciado usted.