Consideraciones de definición: certificación de dedicación
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la certificación de dedicación. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Los patrocinadores del gobierno de EE. UU. exigen que los beneficiarios de subvenciones federales certifiquen sus esfuerzos durante la duración de sus subvenciones. Garantiza que los patrocinadores solo paguen el esfuerzo relacionado con las subvenciones y que los destinatarios cumplan su compromiso de esfuerzo para las subvenciones.
La certificación de dedicación en Workday le permite generar y enviar informes de certificación de dedicación basados en la información de nómina.
Beneficios para la empresa
La certificación de dedicación en Workday le ayuda a:
- Reducir el procesamiento manual teniendo siempre actualizada la información de nómina y de supervisión para un trabajador y un periodo de esfuerzo.
- Asegúrese de que la asignación de costos de nómina de un trabajador refleje el tiempo real dedicado a un proyecto.
- Facture a sus patrocinadores el importe correcto de compensación de trabajador por el trabajo realizado.
- Mantenga una pista de auditoría de los comentarios de revisión y aprobación, las respuestas a encuestas sobre cambios de dedicación y las declaraciones de declaración de cada dedicación.
Ejemplos de uso
- Permitir que los investigadores certifiquen sus propios esfuerzos y los de sus asistentes de investigación.
- Permita que los administradores de subvenciones revisen y aprueben cientos de certificaciones de dedicación dos veces al año.
- Permita que los administradores de nómina realicen ajustes contables de nómina cuando la dedicación de un trabajador cambie con respecto a la asignación original.
- Permitir que los gerentes de certificación de dedicación vuelvan a certificar una dedicación porque la nómina del trabajador cambió después de la última vez que certificaron la dedicación.
- Permita que los administradores de departamento brinden asistencia a los trabajadores de su departamento que necesiten revisar y certificar esfuerzos.
Preguntas que debe tener en cuenta
Pregunta | Consideraciones |
|---|---|
¿Cuándo debe certificar los esfuerzos de sus trabajadores? | Workday le permite especificar un rango de fechas para la certificación de dedicación en función de los requisitos de concesión o del patrocinador. Puede crear un informe de certificación de dedicación en cuanto haya finalizado la nómina del trabajador para el rango de fechas. |
¿Qué iniciativas de trabajador necesita certificar? | Puede ejecutar la certificación de dedicación para un solo trabajador por nombre o para un grupo de trabajadores en función de:
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¿Quién quiere que revise el informe de certificación de dedicación? | Al configurar el proceso de gestión Certificación de dedicación de Workday, puede asignar los pasos de revisión, certificación y aprobación a grupos de seguridad específicos de una organización. Puede configurar aún más el tipo de certificación de dedicación para enviar los pasos de revisión y aprobación a organizaciones específicas, como:
En el caso de los trabajadores dados de baja, puede configurar el proceso de gestión para enviar los pasos de revisión y aprobación a los roles de las últimas organizaciones de supervisión o centros de costos de los trabajadores. |
¿Desea obtener una vista previa de los resultados de la certificación de dedicación antes de iniciar la certificación de dedicación? | El informe de certificación de dedicación proforma le permite validar previamente los resultados de la certificación de dedicación y prepararse para cualquier cambio de costo de nómina antes de ejecutar la certificación de dedicación. Puede usarlo para eliminar sorpresas y ayudarle a presupuestar los gastos de nómina antes de iniciar la certificación de dedicación.
Puede ejecutar el informe de certificación de dedicación proforma con las cifras reales u obligaciones de nómina. |
¿Necesita realizar ajustes contables de nómina cuando hay un cambio en la certificación de dedicación? | Puede configurar el proceso de gestión Certificación de dedicación de Workday para iniciar un ajuste contable de nómina después de que un revisor o certificador cambie una asignación de dedicación. |
¿Cómo quiere gestionar las certificaciones de dedicación que se han quedado obsoletas? | Si se produce un cambio en la nómina después de certificar la dedicación de un trabajador para el mismo periodo de pago, su certificación de dedicación podría quedar obsoleta. Workday le permite detectar certificaciones de dedicación obsoletas y volver a certificarlas.
Cuando revalida una certificación de dedicación, Workday:
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¿Necesita revisar varias certificaciones de dedicación o certificar en representación de otros? | Workday proporciona dominios de seguridad para que los usuarios realicen distintas tareas en las certificaciones de dedicación. Puede conceder acceso de grupo de seguridad a estos dominios en función de si un usuario necesita:
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¿Desea personalizar el texto de la certificación de dedicación? | Puede personalizar la declaración de declaración que sus trabajadores aceptan cuando certifican sus esfuerzos.
También puede crear las preguntas de encuesta que los revisores responden cuando realizan un cambio en una certificación de dedicación. Workday conserva las declaraciones de declaración y las respuestas a las preguntas de la encuesta en el informe de certificación de dedicación con fines de auditoría. |
¿Cómo le gustaría gestionar las certificaciones de dedicación que se le han asignado? | Workday proporciona un área de trabajo en la que puede gestionar las certificaciones de dedicación fuera de Mis tareas. Puede hacer lo siguiente:
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¿Cómo desea que se muestre la certificación de dedicación? | Workday muestra la certificación de dedicación en una vista compuesta que puede configurar para:
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¿Desea añadir archivos adjuntos a su informe de certificación de dedicación? | Puede añadir archivos adjuntos a un informe de certificación de dedicación cuando:
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¿Cómo entrega los informes de certificación de dedicación a sus patrocinadores? | Cuando necesite entregar informes de certificación de dedicación a su patrocinador, Workday le permite imprimir los informes o exportarlos a hojas de cálculo de Excel. |
Recomendaciones
Workday le recomienda:
- Configure el uso de worktags enla dimensión de certificación de dedicaciónpara incluir todos los tipos de worktags utilizados enla asignación de costos de nómina.
- Utilice worktags completos en el tipo de certificación de dedicación para conservar los worktags de nómina en las líneas de certificación de dedicación.
- Cuando ejecute la certificación de dedicación, seleccione la estructura de empresa utilizada en la contabilidad de nómina para que Workday pueda asociar la certificación de dedicación con la empresa correcta en la nómina.
- Vuelva a certificar las certificaciones de dedicación con el mismo acceso de seguridad que el usuario que inició las certificaciones de dedicación originales, para garantizar que Workday solo detecte los cambios válidos en la nómina.
Requisitos
Para ejecutar la certificación de dedicación, debe hacer lo siguiente:
- Haber finalizado la nómina del trabajador para el periodo de dedicación.
- No haber ejecutado la certificación de dedicación para el mismo tipo de certificación de dedicación, trabajador y rango de fechas.
- No estar ejecutando simultáneamente otra certificación de dedicación con el mismo tipo de certificación de dedicación, trabajador y rango de fechas solapadas.
Limitaciones
- No puede iniciar el proceso de certificación de dedicación ni volver a certificar una dedicación mientras la contabilidad de nómina para el periodo de dedicación esté en curso. Espere hasta que haya finalizado la nómina antes de iniciar o volver a certificar sus certificaciones de dedicación.
- Cambiar algunos parámetros en el tipo de certificación de dedicación requiere que primero cancele todas las certificaciones de dedicación no canceladas de ese tipo.
- No puede definir los criterios que utiliza Workday en la renovación de la certificación para marcar una certificación de dedicación como posiblemente obsoleta.
- Debido a una limitación actual de Workday, las condiciones de validación de paso no se mostrarán en el proceso de gestiónCertificación de dedicación.
Definición de entorno de cliente
Puede acceder a la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
para activar la contabilidad de nómina para:
- Salario por encima del tope.
- Costos alternativos para las fechas inicial y final de concesión de las concesiones
- Contabilidad interempresa
Para agrupar sus líneas de certificación de dedicación por subvención y programa, debe poder etiquetar sus asignaciones de costos de nómina con worktags de subvención y programa. Acceda a la tarea
Mantenimiento de uso de worktag
y añada los tipos de workag Subvención
y Programa
al etiquetable Asignación de costos de nómina
.Security
Configure los siguientes dominios en el área funcional Core Payroll:
Dominio | Consideraciones |
|---|---|
Definición: certificación de dedicación
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Proceso: certificación de dedicación
| Proporciona acceso a tareas e informes de certificación de dedicación. Se restringe a grupos basados en usuario y grupos basados en roles de empresa o jerarquía de empresas. |
Informes: certificación de dedicación
| Proporciona acceso a informes relacionados con la certificación de dedicación. Se restringe a grupos basados en usuario y grupos basados en roles de empresa o jerarquía de empresas. |
Informes: gerente (certificación de dedicación)
| Proporciona acceso a la certificación de dedicación por organización, principalmente para los gerentes de organización. |
Consultar: certificación de dedicación
| Proporciona acceso a los usuarios para consultar las certificaciones de dedicación en las que tienen un rol. |
Datos de trabajador: certificación de dedicación
| Proporciona acceso a informes de certificación de dedicación basados en asignaciones de organización de trabajador asociadas a la posición principal.
Workday distribuye este dominio en modo Suspendido . Active y active la política de seguridad de dominio antes de utilizarla. |
Gestión: zona de trabajo de certificación de dedicación
| Proporciona acceso de solo consulta a las certificaciones de dedicación en la información general del área de trabajo.
Workday distribuye este dominio en modo Suspendido . Active y active la política de seguridad de dominio antes de utilizarla. |
Proceso: cola de trabajo de certificación de dedicación
| Proporciona acceso al proceso de gestión Certificación de dedicación desde la cola del área de trabajo.
Workday distribuye este dominio en modo Suspendido . Active y active la política de seguridad de dominio antes de utilizarla. |
Proceso: envío masivo de certificación de dedicación
| Proporciona acceso a las acciones de envío masivo en la cola del área de trabajo.
Workday distribuye este dominio en modo Suspendido . Active y active la política de seguridad de dominio antes de utilizarla. |
Proceso: certificación de dedicación proforma
| Proporciona acceso a tareas, informes y datos relacionados con:
|
Datos de trabajador: posición y worktag de empleado
| Para conservar los worktags de nombre de empleado y posición de la nómina en las líneas de certificación de dedicación. La seguridad de este dominio es necesaria para lo siguiente:
|
Procesos de gestión
Proceso de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Certificación de dedicación
| Configure este proceso de gestión para asignar los pasos de revisión, certificación y aprobación a los grupos de seguridad adecuados de su organización. Puede determinar con más detalle a cuál de estas organizaciones se envían los pasos de revisión y aprobación configurando el tipo de certificación de dedicación:
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Creación de ajustes contables de nómina para certificación de dedicación
| Para iniciar los ajustes contables de nómina tras un cambio de dedicación, añada este subproceso al proceso de gestión Certificación de dedicación después del paso Finalización. |
Informes
Para consultar los informes disponibles para la certificación de dedicación de Workday, acceda al informe
Informes estándar de Workday
y seleccione la categoría de informe Certificación de dedicación
.Workday muestra los informes proforma y de certificación de dedicación en vistas compuestas. Puede configurar las vistas compuestas para insertar un informe personalizado, mostrar u ocultar fichas de selección y ordenar las fichas según sus preferencias.
Integraciones
Servicio web | Consideraciones |
|---|---|
Códigos de motivo de cambio de certificación de dedicación
| Sirve para crear, actualizar o recuperar códigos de motivo que describen los cambios que los revisores realizan en las certificaciones de dedicación. |
Tipos de certificación de dedicación
| Sirve para crear, actualizar o recuperar tipos de certificación de dedicación. |
Textos de certificación de dedicación
| Sirve para crear, actualizar o recuperar las declaraciones de declaración que los trabajadores utilizan para certificar sus esfuerzos. |
Conexiones y puntos de contacto
Punto de contacto | Consideraciones |
|---|---|
Contabilidad financiera | La certificación de dedicación utiliza worktags de contabilidad financiera en las líneas de dedicación.
La contabilidad financiera también proporciona el worktag de subvención en la asignación de costos de nómina y la hoja de horas que Workday utiliza para asignar la dedicación. |
HCM | Proporciona datos relacionados con el empleado y el puesto para la certificación de dedicación, como:
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Nómina | Cuando un revisor de certificación de dedicación realiza un cambio que afecta a la nómina, debe realizar ajustes contables en la nómina para reflejar el cambio.
Payroll también proporciona:
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Seguimiento de tiempo | La certificación de dedicación obtiene la certificación por horas de Time Tracking. |
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.