Concepto: afiliados académicos
Los afiliados académicos son personas que trabajan en una institución educativa, pero que no tienen una relación laboral con la institución. Suelen ser profesores visitantes, académicos, profesores clínicos u otro personal administrativo. En Workday, los afiliados académicos solo existen en el contexto de los nombramientos académicos. Los afiliados académicos tienen nombramientos académicos, pero no reciben remuneración ni tienen posiciones ni asignaciones de organización de supervisión.
Creación de entidades asociadas
Puede crear afiliados académicos cuando accede al proceso de gestión
Introducción de nombramiento académico
como proceso independiente. Para crear afiliados, debe tener permiso en el dominio Set Up: Academic Affiliate
. La opción
Creación de afiliado académico
le permite capturar nombres, información personal, información de contacto, IDs y fotos de un afiliado antes de añadir los detalles de la cita. Cuando crea entidades asociadas, el país que seleccione en la ficha
Nombre legal
determina los campos disponibles para Nombre legal
, Información de contacto
e Información personal
.Puede seleccionar la definición de ID de afiliado que se utilizará con el campo
Definición de ID para ID de afiliado académico
en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - HCM
.Si comete un error al crear afiliados académicos, puede cancelar eventos incompletos y utilizar la tarea
Eliminación de afiliado académico
en las citas incompletas. Para eliminar afiliados, debe tener permiso en el dominio Affiliate Data: Invalid Affiliate
.Introducción de estado de entidad asociada a empleados dados de baja o jubilados
Utilice la tarea
Introducción de estado de afiliado académico en empleado
cuando un empleado dado de baja o jubilado mantenga una relación académica con usted a través de una designación de afiliación académica. Finalice todos los nombramientos académicos de un trabajador dado de baja antes de añadir el estado de afiliado académico. Solo puede añadir el estado de afiliado a los trabajadores dados de baja o jubilados que tenían una cita anteriormente, pero que no eran afiliados.Configure la acción de inicio
Add Academic Affiliate Status to Employee
en la política de seguridad del proceso de gestión Add Academic Appointment
en el área funcional Academic Faculty. Para acceder a la tarea, debe ser titular de un rol en la unidad académica o en la jerarquía de unidades académicas.Puede utilizar el ID de un trabajador dado de baja como ID de afiliado al añadir el estado de afiliado a un empleado dado de baja o jubilado seleccionando la casilla
Reutilizar ID de trabajador para ID de afiliado académico
en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - HCM
. Esto facilita el seguimiento de todo el historial de un empleado académico.Acceso a afiliados
El acceso para consultar los afiliados académicos se protege contextualmente a través de la unidad académica para su itinerario de nombramiento:
- Afiliados activos: un rol en la unidad académica en la que el afiliado tiene un nombramiento actual.
- Afiliados inactivos: un rol en la unidad académica en la que el afiliado tenía una cita histórica.
- Afiliados sin citas (actuales o históricas): miembro de un grupo de seguridad que tiene acceso aAffiliate Data: Dominio de afiliado no válido.
Puede usar la seguridad segmentada para restringir el acceso a los afiliados académicos:
- IDs.
- Nombres
- Información personal
Consulta de afiliados
Puede utilizar el prefijo de búsqueda afl: para limitar los resultados a los afiliados académicos.
Workday añade las siguientes etiquetas después de los nombres de los afiliados académicos:
- (Afiliado). Indica que el afiliado tiene al menos una cita activa.
- (Entrada asociada) - Inactivo. Indica que un afiliado académico ya no tiene citas activas.
- (Afiliado) - Sin citaIndica que el afiliado académico no tiene citas asignadas. Un afiliado no tiene una cita si el proceso de gestiónIntroducción de designación académicase ha cancelado, anulado o no ha finalizado después de la creación del afiliado. Debe tener permiso en el dominioAffiliate Data: Invalid Affiliatepara ver los afiliados no válidos.
Los perfiles de afiliado son similares a los perfiles de trabajador y pueden incluir los siguientes grupos de contenido:
- Información general
- Contact
- Personal
- Académico
- Comités
Actualización de información de afiliado académico
Después de crear un afiliado, puede añadir o actualizar esta información desde su perfil:
- Certificaciones
- Membresías en comités
- Detalles de contacto
- Estudios
- Contactos de emergencia
- IDs
- Nombres
- Información personal
- Afiliaciones profesionales (institución de origen o entidad de gestión)
- Informes de talento
El país asociado al nombre legal de la entidad asociada determina la información personal y de contacto que puede editar para una entidad asociada existente.
Configure las siguientes definiciones de proceso de gestión en la jerarquía de unidades académicas principal que tenga roles para acciones de proceso de gestión, no una jerarquía que sea únicamente para informes:
- Gestionar certificaciones
- Gestión de estudios
- Gestión de afiliaciones profesionales
Puede editar la foto del afiliado con el menú de acción o la tarea relacionada
Edición de foto de afiliado académico
.Si desea capturar datos adicionales para los afiliados académicos, utilice la tarea
Creación de objeto personalizado
. A continuación, puede realizar un seguimiento de esta información seleccionando en el menú de acciones relacionadas de una entidad asociada. Seguridad de empresa asociada
Los afiliados con nombramientos académicos actuales se convierten automáticamente en miembros de los grupos de seguridad Afiliado académico (solo gestiona sus datos) y Todos los afiliados académicos.
Los afiliados también pueden tener cuentas de Workday. Puede incluir el subproceso
Creación de cuenta de Workday
en el proceso de gestión Introducción de nombramiento académico
.Puede permitir que los afiliados mantengan su propia información configurando el grupo de seguridad Afiliado académico (solo gestiona sus datos) en los siguientes dominios:
- Autoservicio: certificaciones
- Autoservicio: educación
- Autoservicio: nombre
- Autoservicio: datos personales
- Autoservicio: afiliaciones profesionales
Afiliados como titulares de rol
Puede asignar entidades asociadas como titulares de rol en los siguientes tipos de organización para que las entidades asociadas puedan participar en los procesos de gestión:
- Unidad académica
- Jerarquía de unidades académicas
- Comité
- Organización de supervisión
No puede asignar afiliados académicos al rol de gerente distribuido por Workday.