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Última actualización: 2024-09-20
Configuración de reglas de generador de secuencia de asientos en AP&C

Configuración de reglas de generador de secuencia de asientos en AP&C

Puede asignar números a los asientos mediante la secuenciación de asientos en Adaptive Planning and Consolidation (AP&C), lo que le permite cumplir con los estándares de auditoría globales. Workday asigna estos números en función de las reglas que configura para los generadores de secuencia.
  1. Acceda a la tarea
    Creación de configuración de regla de generador de secuencia de asientos
    .
  2. Mientras cumplimenta la cabecera, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Secuencia por
    Seleccione el método de secuenciación que desea utilizar. Su selección determina el momento y el orden en que Workday secuencia sus asientos.
    • Fecha contable
      : secuencia los asientos contabilizados en función de la fecha contable. Workday inicia la secuenciación cuando cierra el periodo de libro mayor. Workday solo vuelve a secuenciar un periodo de libro mayor si realiza cambios después de reabrir el periodo, como cuando se descontabiliza o se cancela un periodo de libro mayor.
    • Fecha de contabilización
      : secuencia los asientos contabilizados en función de la fecha de contabilización. Workday asigna una secuencia cuando se contabiliza el asiento.
    Duración del generador de secuencia
    Seleccione el periodo temporal que desea que Workday utilice para los números de secuenciación de los asientos.
    Continua
     permite a Workday proporcionar una secuenciación continua de asientos. La secuenciación continua utiliza el mismo generador de ID de secuencia y la misma cadena de formato en muchos ejercicios de libro mayor.
    Para
    Periodo de libro mayor
     y
    Ejercicio de libro mayor
    , Workday reinicia la secuencia al final de la duración del generador de secuencia.
    Una vez que un generador de secuencia asigne un número de secuencia a un asiento, no se podrá hacer lo siguiente:
    • Desactivar la secuenciación de asientos para la empresa
    • Cambiar las opciones de configuración de la secuenciación. Aún podrá editar las cadenas de formato.
    Solo se podrá cambiar el generador de ID de secuencia para ejercicios futuros si:
    • No hay asientos contabilizados.
    • Los periodos no tienen el estado
      Abierto
      .
    Libro
    Deje la lista de valores
    Libro
     en blanco para aplicar las reglas de secuencia a todos los asientos de la empresa. Seleccione un libro de la lista de valores para aplicar las reglas de secuencia a todos los asientos con códigos de libro en el libro seleccionado.
  3. Mientras cumplimenta la sección
    Regla de generador de secuencia por defecto
    , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Tipo de transacción
    Workday rellena todos los asientos de operaciones y de contabilidad. Usted puede introducir
    Condiciones de regla de generador de secuencia
     para configurar cadenas de formato de secuencia exclusivas para tipos de transacción específicos.
    Código de grupo de asientos
    Seleccione un grupo de secuenciación de asientos que haya creado en la tarea
    Mantenimiento de grupos de secuenciación de asientos
     (opcional).
    Puede utilizar grupos de secuenciación de asientos para organizar y generar informes sobre asientos más fácilmente.
    Número de inicio de secuencia
    Introduzca el número con el que desea iniciar la secuenciación. Utilice este campo si ha empleado un sistema de generación de ID distinto y desea continuar desde donde finalizó el ID.
    Relleno de secuencia
    Introduzca el número mínimo de dígitos que desea utilizar en los números de secuencia de asiento. Puede utilizar el relleno para ayudar a Workday a ordenar las secuencias de asientos a la hora de generar informes.
    Ejemplo: cuando introduce un valor de
    Relleno de secuencia
     de
    3
    :
    • El número de secuencia
      1
       se muestra como
      001
      .
    • El número de secuencia
      4321
       se muestra tal como está.
    • Workday ordena los números
      1
      ,
      2
       y
      10
       como
      01
      ,
      02
      ,
      10
       en lugar de
      1
      ,
      10
      ,
      2
      .
    Cadena de formato de secuencia
    Introduzca el texto que desea que Workday incluya con el número de secuencia. También puede introducir estos patrones de constantes de cadena entre corchetes para que Workday inserte texto automáticamente:
    • [f]
       inserta el número de ejercicio contable.
    • [ff]
       inserta el nombre de ejercicio contable.
    • [pp]
       inserta el nombre de periodo contable.
    • [seq]
       inserta el siguiente número de secuencia.
    Incluya
    [seq]
     en la cadena de formato para cualquier configuración.
    Si selecciona
    Ejercicio de libro mayor
     como duración del generador de secuencia, la cadena de formato puede incluir:
    • [f]
    • [ff]
    Si selecciona
    Periodo de libro mayor
     como duración del generador de secuencia, la cadena de formato puede incluir:
    • [f]
    • [ff]
    • [pp]
    Si selecciona
    Continua
     como duración del generador de secuencia, la cadena de formato solo puede incluir
    [seq]
    .
    Puede configurar cadenas de formato de secuencia para asegurarse de que Workday no duplique números de secuencia en distintas duraciones del generador.
    Ejemplo: establece la duración del generador de secuencias en
    Periodo de libro mayor
     e introduce la cadena de formato de secuencia
    JRNL-[f]-[pp]-[seq]
    . Al incluir el nombre de periodo, se evitan números de secuencia duplicados, como dos asientos con la numeración
    JRNL-2019-1
    .
  4. Introduzca reglas de condición que restrinjan la regla del generador de ID de secuencia por defecto (opcional). Mientras cumplimenta la sección
    Condiciones de regla de generador de secuencia
    , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Tipo de transacción
    Si selecciona más de una transacción de operaciones para la condición de regla, Workday crea un generador de ID para varios orígenes de transacción.
    Origen de asiento de contabilidad
    Se muestra cuando selecciona
    Asiento de contabilidad
     como
    Tipo de transacción
    . Deje esta opción en blanco para seleccionar todos los orígenes de asiento de contabilidad.
    Si selecciona tipos de transacción y un asiento de contabilidad para la misma regla, Workday utiliza todos los orígenes de asiento de contabilidad.
    Número de inicio de secuencia
    Incremento de secuencia
    Relleno de secuencia
    Cadena de formato de secuencia
    Restrinja la
    Regla de generador de secuencia por defecto
     para cada regla de condición.
    Ejemplo: para que Workday utilice un ID de generador de secuencias diferente para las facturas de cliente, debe hacer lo siguiente:
    • Introduzca una regla de condición con una
      Cadena de formato de secuencia
       que utilice el prefijo
      CustInv
       para facturas de proveedor.
    • Introduzca un
      Número de inicio de secuencia
       de
      300
       para facturas de cliente.
Ahora puede activar la secuenciación de asientos para una empresa, de manera que pueda crear generadores de secuencia de asientos.
Puede editar la configuración de las reglas para añadir o eliminar condiciones.
En este ejemplo se ilustra cómo configurar la tarea
Creación de configuración de regla de generador de secuencia de asientos
. Para el periodo de libro mayor de abril de 2015:
Valores de regla de generador de secuencia por defecto
Campo
Valor
Número de inicio de secuencia
1
Relleno de secuencia
4
Cadena de formato de secuencia
[f]-[pp]-[seq]
Condiciones de regla de generador de secuencia
Campo
Valor
Tipo de transacción
Factura de proveedor
Código de grupo de asientos
SUPINV
Número de inicio de secuencia
1
Relleno de secuencia
3
Cadena de formato de secuencia
[f]-[pp]-[seq]
Seleccione
Copia
de configuración de regla de generador de secuencia de asientos
 en el menú de acciones relacionadas de la configuración de reglas del generador de secuencia de asientos para aplicar las reglas a otros libros mayores. Para evitar números de secuencia de asiento duplicados, Workday recomienda modificar la configuración de la regla del generador de secuenciación copiada antes de aplicarla a otros libros mayores. Ejemplo: para aplicar la regla de un libro mayor principal a un libro mayor alternativo, añada el código de moneda de libro mayor alternativo a la configuración de cadena de secuencia.