Definición de reglas de contabilización en cuenta en AP&C

Defina estructuras contables.

Seguridad: dominio Set Up: Accounting Rules
en el área funcional Common Financial Management. Consulte Pasos: definición de permisos de seguridad.

Puede configurar conjuntos de reglas de contabilización en cuenta en Adaptive Planning and Consolidation (AP&C) que puede asociar a una empresa y utilizar para indicar dónde se contabilizan los asientos de transacciones financieras en las cuentas de libro mayor de la empresa. Cada conjunto de reglas de contabilización en cuenta es para una transacción financiera específica. Workday también utiliza conjuntos de reglas de contabilización en cuenta para asientos de contabilidad manual que tienen:

Asientos manuales de instalaciones y administración

Asientos manuales interempresa

Cuadre contable mediante worktags activado

Acceda a la tarea

Creación de conjunto de reglas de contabilización en cuenta

Asigne un

Nombre

y especifique la

Estructura contable

a la que desea aplicar las reglas de contabilización.

Seleccione una regla de contabilización y haga clic en

Editar regla de contabilización

para añadir reglas de contabilización.

Mientras cumplimenta la sección de cabecera, contemple las siguientes posibilidades:

Opción	Descripción
Activación de aviso de cuenta de control	Seleccione esta casilla para designar que las cuentas de libro mayor especificadas en esta regla de contabilización sean cuentas de control. Una cuenta de control es una cuenta de libro mayor que incluye actividades de transacciones contables. Cuando crea un asiento de contabilidad y selecciona una cuenta de libro mayor de control, Workday emite un aviso. Puede guardar la línea de asiento en la cuenta de control.
Cuenta de libro mayor por defecto	Seleccione una cuenta de libro mayor por defecto para cualquier tipo de contabilización en cuenta o todos ellos. Workday utiliza las cuentas por defecto para aquellas transacciones que no coinciden con ninguna de las condiciones de una regla de contabilización en cuenta. Cuando una transacción no cumple ninguna condición, Workday asigna: La transacción a la cuenta de libro mayor por defecto Los worktags resultantes por defecto a la línea de asiento Cuando edita la regla de contabilización, puede cambiar esta cuenta de libro mayor por defecto para cualquier regla de contabilización individual. Si no selecciona ninguna cuenta de libro mayor por defecto, Workday marca las transacciones que no coinciden con ninguna regla de contabilización en cuenta. Para marcar como errores aquellas transacciones que no coinciden con ninguna regla de contabilización en cuenta, deje en blanco la cuenta de libro mayor por defecto. Esta configuración facilita la búsqueda y corrección de errores de facturas o reglas para transacciones sin cotejo.
Worktags resultantes por defecto	Seleccione uno o varios worktags resultantes por defecto para la regla de contabilización en cuenta. Workday aplica los worktags resultantes por defecto cuando las transacciones se contabilizan en la cuenta de libro mayor por defecto.

Mientras cumplimenta la cuadrícula

Condiciones de regla de contabilización

, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Orden de evaluación	Ordene las condiciones de más a menos restrictivas mediante la opción Orden de evaluación. Si hay 100 condiciones o más, puede priorizar cada línea introduciendo una cadena alfanumérica. Si dos o más condiciones tienen la misma cadena, Workday las prioriza de forma aleatoria. Los procesos de gran volumen afectan al rendimiento a la hora de procesar las reglas de contabilización en cuenta. Para optimizar el rendimiento, dé prioridad a las reglas de contabilización en cuenta de uso frecuente cuando estas no incluyan valores solapados.
Cuenta de libro mayor resultante	Seleccione una cuenta de libro mayor para que Workday evalúe y contabilice los asientos de las transacciones en cuentas de libro mayor específicas siempre que la transacción cumpla con los criterios de selección.
Worktags resultantes	No puede seleccionar Worktags resultantes que ya estén en uso como worktags de cuadre contable principales u opcionales. Al seleccionar valores de Worktags resultantes , Workday no sustituye los worktags actuales de la línea de asiento de operaciones. Ejemplo: usted configura los siguientes worktags: Valores por defecto de trabajador: Cost Center 1 , Fund1 Sustitución de costos: Location 1 Worktags resultantes: Region 1 , Location 2 Workday aplica únicamente Region 1 como Worktag resultante, no Location 2 , ya que ha definido Location 1 como sustitución de costos.
Condición	Para cada condición, seleccione de una lista predefinida las dimensiones que sean pertinentes para el tipo de transacción. Para determinadas dimensiones, como varios grupos y categorías de contabilidad, puede seleccionar valores de una lista que haya definido. Si selecciona Empresa como dimensión en las reglas de contabilización en cuenta, Workday valida que la cuenta de libro mayor sea válida para su uso con la empresa o la jerarquía de empresas. Workday evalúa las condiciones de arriba hacia abajo, contabilizando el asiento de la transacción en la cuenta de libro mayor resultante de las primeras Dimensiones y Valores que coincidan con la regla. Workday no admite reglas de condición en líneas derivadas. Ejemplo: se contabiliza en la cuenta A en función de la empresa y el centro de costos. Se contabiliza en la cuenta B en función de la misma empresa, el mismo centro de costos y una región. Coloque primero la última condición, que es más restrictiva. Si no lo hace, Workday contabilizará los asientos de las transacciones coincidentes en la cuenta A, que es la primera coincidencia que encuentra. Workday incluye todas las dimensiones de la cuenta de libro mayor resultante y cualquier valor de cada dimensión antes de que Workday coteje la regla.

Haga clic en el botón

Probar regla de contabilización

para comprobar que las transacciones se contabilicen en las cuentas correctas.

Para probar una o varias dimensiones disponibles de la regla de contabilización, seleccione los valores que debe contener una transacción.

Basándose en las condiciones de la regla de contabilización, Workday muestra la cuenta de libro mayor y el worktag en los que se van a contabilizar las transacciones con los valores introducidos.

Ejemplo: en la regla de contabilización Ingresos
, se crea una condición de regla que exige que toda transacción con una categoría de ingresos de Producto
se contabilice en la cuenta Ingresos de producto
.

Workday utiliza la regla de contabilización para determinar lo siguiente:

La cuenta de libro mayor por defecto en la que se contabilizan los asientos

El worktag resultante por defecto que se contabiliza en la línea de asiento para transacciones de operaciones específicas

Workday utiliza las condiciones de regla de contabilización para determinar lo siguiente:

Las cuentas de libro mayor resultantes que se contabilizan para debe y haber

Los worktags resultantes que se aplican a la entrada de línea de asiento

Para optimizar el rendimiento, cuando se superan las 100 cuentas de libro mayor resultantes en una sola regla de contabilización en cuenta, Workday hace lo siguiente:

Muestra el botón

Añadir condición

, que le permite añadir una sola condición en cada ocasión.

Le permite editar y eliminar las reglas de condición de contabilización una por una.

Puede crear una regla de contabilización en cuenta Gasto
para registrar el valor de la compra de un ítem. También puede crear una regla de contabilización en cuenta Cuenta por pagar
para realizar un seguimiento del valor de las cuentas por pagar.

Cuando envía una factura de proveedor, Workday procesa las reglas de contabilización en cuenta para que se cargue según la regla Gasto
y se abone según la regla Cuenta por pagar
.

Para actualizar un conjunto de reglas, acceda al informe

Consulta de conjunto de reglas de contabilización en cuenta

(opcional). Para un conjunto de reglas seleccionado, puede:

Editar el nombre del conjunto de reglas de contabilización en cuenta

Editar la cuenta de libro mayor por defecto

Editar la regla de contabilización

Probar la regla de contabilización editada