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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Konzept: Kenntnis zur Verbesserung des Geschäftsprozessoptimierungsprozesses

Konzept: Kenntnis zur Verbesserung des Geschäftsprozessoptimierungsprozesses

So erhalten Sie Zugriff

Sie können die Kenntnis Prozessverbesserung im Bericht
BP Optimize Agent
 öffnen, um folgende Aktionen auszuführen:
  • Um die Performance eines bestimmten Geschäftsprozess zu analysieren, wählen Sie ihn im Diagramm aus und klicken Sie auf
    Prüfen
     .
  • Passen Sie Benchmark-Daten an , indem Sie auf das Filter klicken und nach unten zum Abschnitt
    Branchen-Benchmarking
     im Filter scrollen.
  • Stellen Sie Fragen in natürlicher Sprache, indem Sie auf das Chat-Blase- Symbol des Workday Agenten klicken und den
    BP Optimize Agent
     auswählen.

Geschäftsprozessdaten analysieren

Die Kenntnis "Prozessverbesserung" verwendet die Ausführungsdetails konfigurierter Geschäftsprozesse und deren entsprechender Schritte. Standardmäßig zeigt das Dashboard Geschäftsprozesse nach folgenden Kriterien an:
  • Funktionale Gruppe: Das Dashboard
    BP Optimize Agent
     zeigt ein Register für jeden der lizenzierten Produktbereiche Ihres Unternehmens an (z. B. Extend, Spend, Talent, Workforce). Das Standardregister ist
    Personal
     .
  • Zeitperiode: Die Zeitperiode ist das letzte abgeschlossene Quartal des Kalenderjahr. Beispiel: Im April 2026 ist das letzte abgeschlossene Quartal das erste Quartal 2026, also Januar bis März 2026.
    Sie können den Filter
    Zeitperiode
     entweder nach Monat oder nach Quartal Ändern .
    Der Agent verwendet Kalender , um Quartale zu bestimmen, nicht das Geschäftsjahr.
  • Geschäftsprozess und Geschäftsprozessdefinition: Der Filter
    "Geschäftsprozess"
     wählt vorab die Geschäftsprozess , die mit den Top-5- Geschäftsprozess verknüpft sind, deren Abschluss in der angegebenen Zeitperiode am längsten gedauert hat.
    Der Filter
    Geschäftsprozessdefinition
     listet die aktiven Geschäftsprozess für die ausgewählten Geschäftsprozess auf.
    Passen Sie den Filter an, um sich auf die Geschäftsprozesse zu konzentrieren, die Sie analysieren möchten.
  • Metriken: Standardmäßig zeigt das Diagramm Dauer bis Abschluss (Stunden) an, d. h. die durchschnittliche Anzahl von Stunden, die die Geschäftsprozesse abgeschlossen haben. Sie können
    Zurücksenden
     auswählen, um den Prozentsatz der zurückgesendeten Ereignisse anzuzeigen.

Metrikdaten visualisieren

Mit der Kenntnis Prozessverbesserung können Sie Geschäftsprozess Performance-Daten für erfolgreich abgeschlossene, rückgängig gemachte, abgebrochene und beendete Ereignisse in den folgenden Formaten anzeigen:
  • Balkendiagramm: Diese Standardansicht zeigt die durchschnittliche Abschlussdauer von Geschäftsprozess an, die den Filter entsprechen. Klicken Sie auf eine Leiste, um die Details zur Geschäftsprozess zu prüfen.
    Wenn Benchmark-Daten verfügbar sind, werden die Benchmark-Daten durch eine Linie im Balkendiagramm dargestellt. Siehe Mit Benchmark-Daten vergleichen .
  • Tabelle: Die Tabelle zeigt Ausführungsmetriken an, einschließlich durchschnittlicher Abschlusszeit und Zurücksendungen. Die Metriken enthalten Baseline-Werte (Mandant ) und ggf. Benchmark-Werte. Sie können die Spalten sortieren, indem Sie auf den Trichter klicken, um folgende Arten von Metriken anzuzeigen:
    • Durchschnitt
       : Der Durchschnittswert einer Metrik.
    • Maximum
       : Der Maximalwert einer Metrik.
    • Minimum
       : Der Minimalwert einer Metrik.
    • 50. Perzentil
       : Der 50. Perzentil oder Median ist der Wert, unter dem 50 Prozent der beobachteten Metrikwerte für den Mandant oder die Benchmark in der ausgewählten Zeitperiode liegen. Beispiel: 50 Prozent der Ereignisse sind in 20 Stunden abgeschlossen, während die anderen 50 Prozent länger dauern.
    • P95
       : Der P95-Wert ist der Wert, unter dem 95 Prozent der beobachteten Metrikwerte für den Mandant oder die Benchmark in der ausgewählten Zeitperiode liegen. Beispiel: 95 Prozent der Ereignisse sind in 37 Stunden abgeschlossen, während die verbleibenden 5 Prozent länger dauern.
  • Liniendiagramm: Diese Ansicht zeigt den Trend der Geschäftsprozess Performance in einem bestimmten Zeitraum an. Sie können auf jeden Punkt klicken, um weitere Details zur Geschäftsprozess anzuzeigen.
So exportieren Sie Balkendiagramme und Liniendiagramme als PDF oder Bilddateien:
  1. Klicken Sie in einem Balkendiagramm oder Liniendiagramm auf
    Mögliche Aktionen
     .
  2. Wählen Sie
    Als PDF herunterladen
     oder
    Als PNG herunterladen
     .
Zur einfacheren Referenzierung und Datenanalyse können Sie Tabellen auch in CSV- und Excel-Format exportieren. Die Exporte enthalten alle verfügbaren Werte. (Beispiel: Durchschnitt, Maximum, 95. Perzentil.)

Mit Benchmark-Daten vergleichen

Wenn Benchmark-Daten verfügbar sind, zeigt das Balkendiagramm eine Benchmark-Linie in den Balken des Geschäftsprozess an. Wenn nur eine Geschäftsprozessdefinition vorhanden ist, werden die Benchmark-Daten als schwarzes Punkt anstelle einer horizontalen Linie angezeigt. Anhand der Benchmark-Positionen können Sie die Geschäftsprozess Performance Ihres Unternehmens mit der Performance von anderen Unternehmen in derselben Branche, Region und Unternehmen vergleichen. Die
Tabellenansicht
 enthält auch Benchmark-Metriken.
Der BP Optimize Agent generiert Benchmark-Daten mithilfe folgender Schritte:
  • Durchschnittliche Ausführungsdaten für Kunden, die folgende Kriterien Teilen : Branche, Region und Unternehmensgröße.
  • Bestimmung der Benchmark-Gruppe eines Mandanten anhand der Details des Mandanten in den Workday Datensätzen.
Der BP Optimize Agent zeigt keine Benchmark-Daten an, wenn nicht genügend Kunden in der Gleichrangiger (Kollege) Kohorte für Benchmarking des Mandanten vorhanden sind, um die konfigurierte Minimalschwelle zu erreichen.

Benchmarking-Insights prüfen

Wenn Sie einen Geschäftsprozess prüfen, erhalten Sie genauere vergleichende Insights , die genau zeigen, wie Ihre Geschäftsprozesse im Vergleich zu Ihrer Gleichrangiger (Kollege) abschneiden.
Im Abschnitt
Benchmarking
 geschieht Folgendes:
  • Hebt Bereiche hervor, in denen die Geschäftsprozess Performance hinter die Benchmarks für Branche, Region und Unternehmen fällt oder diese überschreitet.
  • Analysiert Ausführungen auf Schrittebene, um bis zu 5 bestimmte Schritte mit der größten Dauer für Ihren Mandant zu identifizieren.
  • Vergleicht Konfiguration zwischen Ihrem Mandant und Ihren Kollegen mit der besten Performance sowohl auf Definitionsebene als auch in diesen 5 Schritten, um aktionsfähige Optimierungsempfehlungen zu generieren. Der Agent zeigt keine Vergleichsdaten an, wenn für Ihre Benchmarking Gleichrangiger (Kollege) Kohorte keine ausreichenden Kunden vorhanden sind.
  • Evaluiert nur das Quartal, das Sie ausgewählt haben.
  • Enthält Ereignisse mit dem Status
    Erfolgreich abgeschlossen
     ,
    Rückgängig gemacht
     ,
    Abgebrochen
     oder
    Prozess abgebrochen
     .
  • Schließt alle Schritte aus, die nach dem Schritt
    Abschluss
     konfiguriert wurden. Der Agent betrachtet einen Geschäftsprozess als abgeschlossen, auch wenn der Workflow über diesen Schritt hinausgeht.

Anomalien und Ursachen identifizieren

Wenn Sie einen Geschäftsprozess prüfen, können Sie anomale Ausführungsmuster anzeigen, die problematische Geschäftsprozesse identifizieren, die gelöst oder optimiert werden müssen.
Im Abschnitt
Anomalien
 geschieht Folgendes:
  • Hebt ungewöhnliche Geschäftsprozess hervor und beschreibt, wie ein bestimmter Geschäftsprozess innerhalb der angegebenen Zeitperiode ausgeführt wurde .
  • Enthält Ereignisse mit dem Status
    Erfolgreich abgeschlossen
     ,
    Rückgängig gemacht
     ,
    Abgebrochen
     oder
    Prozess abgebrochen
     .
  • Schließt Ereignisse ein, die innerhalb der ausgewählten Zeitperiode abgeschlossen werden, auch wenn die Ereignisse vor der ausgewählten Zeitperiode gestartet wurden. Beispiel: Wenn Q1 2026 als ausgewählte Zeitperiode ausgewählt ist, identifiziert der Agent Anomalien bei Geschäftsprozessen, die im ersten Quartal 2026 abgeschlossen wurden, einschließlich abgeschlossener Ereignisse, die vor dem ersten Quartal 2026 gestartet wurden.
  • Schließt alle Schritte aus, die nach dem Schritt
    Abschluss
     konfiguriert wurden. Der Agent betrachtet einen Geschäftsprozess auch dann als abgeschlossen, wenn der Workflow über diesen Schritt hinausgeht.
  • Listet die wichtigsten Ursachen und wichtigsten Schritte für die anomalen Transaktionen auf.
    Der Agent analysiert Ereignisse, die in der ausgewählten Zeitperiode als anomal identifiziert wurden, und identifiziert die Schritte, die die größten negativen Auswirkungen auf die Geschäftsprozess Performance hatten.
    Der Agent zeigt Folgendes an:
    • Die für die zugrunde liegende Ursache gemessene Metrik, z. B. Dauer, Zurücksenden oder Neuzuweisung.
    • Bestimmte Schritte, die zur Anomalie beitragen, einschließlich der Anzahl der Ereignisse, bei denen dieser Schritt als anomal erkannt wird, der durchschnittlichen Zeit, die dieser Schritt bei diesen Ereignissen genommen hat, und der Gesamtzahl dieser Anomalien (z. B. Zurücksenden oder Neuzuweisung).

Optimierungsempfehlungen generieren

Der BP Optimize Agent bietet Optimierungsempfehlungen für Insights zu Trends und anomale Ausführungsmuster. Beachten Sie, dass der Agent den Abschnitt
"Trends"
 nur anzeigt, wenn der Trend bei einem Geschäftsprozess langsamer ist als in der vorherigen Zeitperiode.
Wenn Sie die Insights in den Abschnitten
Trends und Anomalien
 prüfen, geschieht Folgendes:
  • Generiert dynamisch maßgeschneiderte Empfehlungen in Echtzeit, anstatt sich auf vorab berechnete Daten zu verlassen. Dieser Generation kann bis zu 1 Minute dauern.
  • Formuliert umsetzbare Empfehlungen, um Sie bei der Lösung und Optimierung problematischer Geschäftsprozess zu unterstützen Das Sprachmodell für den BP Optimize Agent nutzt den Workday Administrator Guide, die Workday Community und andere Workday Expertenquellen.
  • Stellt Referenzlinks unter
    "Mehr erfahren"
     bereit, sofern verfügbar.
Wenn Empfehlungen nicht generiert werden können und Sie eine Fehler erhalten, versuchen Sie, die Empfehlungen erneut zu generieren.

Implementation Optimization Recommendations

Obwohl der BP Optimize Agent die Empfehlungen entsprechend den erfassten Anomalien anpasst, sollten Sie die generierten Optimierungsempfehlungen immer sorgfältig prüfen und bestimmen, wie sie zu Ihrer Organisation und bestimmten Geschäftsprozessen passen. Möglicherweise gibt es über die bereitgestellten Empfehlungen hinaus Optimierungsmöglichkeiten.
Nachdem Sie eine Empfehlung implementiert oder eine Konfiguration an einem Geschäftsprozess vorgenommen haben, haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Zeigen Sie das Liniendiagramm im Dashboard
    BP Optimize Agent an
     . Mit dem Liniendiagramm können Sie die Performance des Geschäftsprozess analysieren und Performance-Änderungen identifizieren.
  • Verwenden Sie den BP Optimize Agent, um die neuesten Trends, Insights zu Anomalien und Benchmarks zu prüfen. Durch die iterative Verwendung des Agenten können Sie weitere Optimierungsmöglichkeiten und Empfehlungen identifizieren.