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Dokumentation
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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Referenz: Einstellungen für Profilmanagement externer und Mitarbeiterprofile auf dem Register „Allgemeine Konfigurationen“.

Referenz: Einstellungen für Profilmanagement externer und Mitarbeiterprofile auf dem Register „Allgemeine Konfigurationen“.

Navigieren Sie zu den Einstellungen für Allgemeine Konfiguration über
Mehr > Unternehmenseinstellungen > Integrationen > Workday > Allgemeine Konfiguration
. Sie können die Einstellungen für das Modul „Contingent“ und das Modul „Worker Profile Management“ für den Workday VNdly Workforce Connector in folgenden Bereichen verwalten:
Diese Einstellungen gelten sowohl für die Module Externenprofil-Verwaltung als auch für die Module des Mitarbeiterprofil-Managements, sofern nicht anders festgelegt.

Allgemeine Einstellungen

Feld
Beschreibung
Aktiviert
Aktiviert das Modul "Externe Profilverwaltung" oder "Mitarbeiterprofilmanagement" für den Workforce Connector. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, deaktiviert der Workforce Connector das Modul Externen- oder Mitarbeiterprofilmanagement.
Externen Mitarbeiter nach der Genehmigung unter Vertrag nehmen
Für das Modul Externe initiiert diese Einstellung den Geschäftsprozess
Externen Mitarbeiter unter Vertrag nehmen
 in Workday, wenn der Mitarbeiter das Stellenangebot akzeptiert.
Für das Modul Worker Profile Management initiiert diese Einstellung den Geschäftsprozess
Externen Mitarbeiter unter Vertrag nehmen
 in Workday, wenn das Mitarbeiterprofil in VLDLY erstellt wird.
Verwenden Sie den Anbieter als Lieferantenreferenz
Diese Einstellung gilt nur für das Modul Worker Profile Management.
Aktiviert die externe ID des Anbieters in VINDly, wenn ein externer Mitarbeiter erstellt wird. Dadurch können externe Mitarbeiter mit Lieferanten in Workday verknüpft werden. Sie sollten dies nur aktivieren, wenn dieselbe Lieferantenliste sowohl in VLDLY als auch in Workday konfiguriert ist. Wenn Sie diese Einstellung auswählen, schlägt die Transaktion fehl, wenn Sie einen anderen Wert als die gültige Workday-ID eingeben.
Workflow aktiviert
Aktiviert API-Transaktionen im Modul "Contingent Profile Management" oder "Worker Profile Management" für den Workforce Connector. Diese Einstellung ist zum Laden von Transaktionsdaten erforderlich.
Ähnlich wie bei der Einstellung
"Aktiviert"
 kann der Workforce Connector, wenn diese Einstellung deaktiviert ist, keine Transaktionsdaten zwischen Workday und VLDLY laden und deaktiviert das Modul "Externen oder Mitarbeiterprofil-Management".
Bewerber-ID bearbeitbar machen
Diese Domäne ermöglicht es berechtigten Benutzern, die Bewerber-ID für Kandidaten und Auftragnehmer in VINDly zu bearbeiten. Standardmäßig können Sie die Bewerber-IDs nicht in VINDly bearbeiten.
Bearbeitung von geschützten Integrationsfeldern zulassen
Ermöglicht die Bearbeitung des Tätigkeitsprofils, der Mitarbeiterkategorie und der Zeitart (Voll-/Teilzeit) einer externen Mitarbeit in VINDly. Wenn Sie Änderungen an diesen geschützten Integrationsfeldern vornehmen, wird die Job Change API getriggert, um die zugehörigen Felder in Workday zu aktualisieren.
Fakturierungssatz als Vergütungssatz senden
Diese Einstellung gilt nur für das Modul Contingent.
Lädt den Rechnungssatz des externen Mitarbeiters aus VINDly als Vergütungssatz in Workday.
Mappen Sie die externe ID des Anbieters mit der Workday-Lieferantenreferenz
Ermöglicht, dass die externe ID des Anbieters in VINDly als Lieferantenreferenz-ID in Workday geladen wird. Diese Option sollte nur aktiviert werden, wenn dieselbe Lieferantenliste sowohl in VINDly als auch in Workday konfiguriert ist. Dies ist eine erforderliche Einstellung, um sicherzustellen, dass Anbieter in beiden Systemen vorhanden sind. Sie können Lieferanten mithilfe von
Supplier_ID
 oder
Supplier_Reference_ID
referenzieren.

Bevorzugten Namen ändern

Feld
Beschreibung
Automatische Vervollständigung
Workday verarbeitet automatisch den Geschäftsprozess
Bevorzugten Namen ändern
 in Workday. Das bedeutet, dass alle Genehmigungen automatisch in Workday genehmigt werden, alle Reviews und To-dos automatisch umgangen und alle Benachrichtigungen automatisch unterdrückt werden.
Wenn Sie diese Einstellung nicht auswählen, kann der Geschäftsprozess erst abgeschlossen werden, wenn Sie alle erforderlichen Genehmigungen oder Aufgaben abgeschlossen haben, die in Workday konfiguriert sind.
Webservice für Kontaktdaten
Gibt an, welcher Kontakt-Webservice verwendet werden soll, um die Kontaktdaten von Mitarbeitern zwischen VINDly und Workday zu laden. Wir empfehlen, die Option
Private/Geschäftliche Kontaktdaten ändern
 , die individuelle Webservices für Kontaktdatenänderungen verwendet, anstelle der Option
Kontaktdaten verwalten
 zu wählen, die einen einzelnen Webservice verwendet.
Standard-Fallback-E-Mail-Adresse
Diese Einstellung gilt nur für das Modul Contingent.
Workday benötigt eine E-Mail-Adresse, um den Bewerberdatensatz zu erstellen. Dieses Feld kann verwendet werden, um die E-Mail-Adresse des Hauptanbieters anzugeben, mit der der Bewerberdatensatz des Mitarbeiters in Workday erstellt wird, wenn die Kontaktdaten des Mitarbeiters fehlen.

Kontaktdaten verwalten

Feld
Beschreibung
Automatische Vervollständigung
Verarbeitet automatisch den Geschäftsprozess
Kontaktdaten verwalten
 in Workday. Das bedeutet, dass alle Genehmigungen automatisch in Workday genehmigt werden, alle Reviews und To-dos automatisch umgangen und alle Benachrichtigungen automatisch unterdrückt werden.
Wenn Sie diese Einstellung nicht auswählen, kann der Geschäftsprozess erst abgeschlossen werden, wenn Sie alle erforderlichen Genehmigungen oder Aufgaben abgeschlossen haben, die in Workday konfiguriert sind.
Privatadresse an Workday senden
Diese Einstellung gilt nur für das Modul Contingent.
Lädt die Privatadresse des Mitarbeiters in VINDly in Workday (
Externer Mitarbeiter > Private Kontaktdaten > Adressen
).
Kommunikationsverwendung (E-Mail)
Lädt die private oder geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters aus seinem Kandidatenprofil in VLDLY in die Kontaktdaten des Auftragnehmers in Workday. Diese E-Mail wird sowohl in Bewerberdatensätzen als auch in Mitarbeiterdatensätzen in Workday verwendet.
Kommunikationsverwendung (Telefon)
Lädt die private oder geschäftliche Telefonnummer des Mitarbeiters aus seinem Kandidatenprofil in VLDLY in die Kontaktdaten des Auftragnehmers in Workday. Diese Telefonnummer wird sowohl im Bewerberdatensatz als auch im Mitarbeiterdatensatz verwendet.
Telefonart
Gibt die Art des Telefongeräts des Mitarbeiters in Workday an.

Stellenkonfiguration

In diesem Abschnitt werden Einstellungen für den Geschäftsprozess
„Stelle erstellen“
 in Workday konfiguriert, wenn er von VINDly getriggert wird.
VNdly ruft Stellendaten nur aus dem primären Arbeitsauftrag des Mitarbeiters in vndly ab. Wenn ein Mitarbeiter mehrere Arbeitsaufträge hat, wird nur der primäre Arbeitsauftrag in VINDly mit Workday verbunden.
Feld
Beschreibung
Automatische Vervollständigung
Workday verarbeitet automatisch den Geschäftsprozess
Stelle erstellen
 in Workday. Das bedeutet, dass alle Genehmigungen automatisch in Workday genehmigt werden, alle Reviews und To-dos automatisch umgangen und alle Benachrichtigungen automatisch unterdrückt werden. I
Wenn Sie diese Einstellung nicht auswählen, kann der Geschäftsprozess erst abgeschlossen werden, wenn Sie alle erforderlichen Genehmigungen oder Aufgaben abgeschlossen haben, die in Workday konfiguriert sind.
Verwenden Sie Workday VINDly, um Stellen-IDs zu generieren
Ermöglicht die Konfiguration einer Sequenznummer in VINDLY, um die Workday-Stellen-ID zu generieren. Die Sequenznummer VINDly ersetzt die in Workday definierte Sequenz für neu erstellte Stellen. Mit dieser Einstellung können Sie verschiedene Nummerierungskonventionen verwenden, die spezifisch für VINDly-Stellen-IDs sind, sodass Sie sie in Workday einfach identifizieren können. Wir empfehlen, diese Einstellung deaktiviert zu lassen, es sei denn, es besteht eine spezielle Anforderung.
Beispiel: In VNdly wird ein Arbeitsauftrag als WO00083 angezeigt. In Workday wird eine neu erstellte Stellen-ID möglicherweise als P-10494 angezeigt. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird die VINDly-ID in Workday geladen, um die Stellen-ID zu ersetzen. Als Stellen-ID wird daher WO00083 angezeigt.
Tätigkeitsprofil beschränken
Tätigkeitsprofilfamilie beschränken
Mitarbeiterkategorie beschränken
Mitarbeiterunterkategorie beschränken
Standort beschränken
Zeitart beschränken
Beschränkt Stellenattribute, die von VINDly in Workday geladen werden, wenn eine neue Stelle über die Create Position API erstellt wird. Wenn Sie diese Einstellungen aktivieren, ist die neue Stelle in Workday auf die spezifischen Stellenwerte beschränkt, die aus den entsprechenden Feldern für die VINDly-Tätigkeit, die Sow-Rolle oder das Mitarbeiterprofil abgerufen werden.
Beispiel: Wenn die Einstellung
Tätigkeitsprofil beschränken
 aktiviert ist, wird die VINDly-Tätigkeitsprofil-ID in Workday geladen, wenn eine Stelle erstellt wird.
Sie müssen die Einstellung
Standort beschränken
 aktivieren, um sicherzustellen, dass Sie Mitarbeiter nur am angegebenen Standort einstellen können.

Konfiguration des Unterprozesses für Konfiguration der Stelle

In diesem Abschnitt wird konfiguriert, welche Aktion VINDly ausführen soll, wenn jeder der folgenden Unterprozesse
Stelle erstellen
 in Workday ausgeführt wird:
  • Abrechnungsgruppe zuweisen.
  • Organisationszuweisung bearbeiten.
    Wir empfehlen, für diese Einstellung die Option
    Automatisch abschließen
     auszuwählen.
  • Organisationszuweisung bearbeiten - Gebührencodes als Organisationszuweisung senden (muss auch im Gebührencodemodul aktiviert sein).
    Wir empfehlen, diese Einstellung zu aktivieren. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, sendet VINDly keine Belastungscodes an die Stelle in Workday.
  • Kostenallokation zuweisen.
  • Standardvergütung beantragen.
Für jeden Unterprozess müssen Sie eine von 3 verfügbaren Aktionen auswählen:
Keine ()
,
Automatisch abschließen
oder
Überspringen
.
Aktion
Beschreibung
Keine
VINDly ändert nicht die Art und Weise, wie der Unterprozess in Workday ausgeführt wird.
Automatisch abschließen
VLDLY verarbeitet den Unterprozess automatisch in Workday. Das bedeutet, dass alle Genehmigungen automatisch in Workday genehmigt werden, alle Reviews und To-dos automatisch umgangen und alle Benachrichtigungen automatisch unterdrückt werden.
Überspringen
VINDly überspringt automatisch den Unterprozess (falls er in der Geschäftsprozessdefinition als überspringbar definiert ist).

Stelle schließen

Dieser Abschnitt gilt nur für das Modul Contingent.
Feld
Beschreibung
Automatische Vervollständigung
Überspringt automatisch alle Schritte vor dem Abschlussschritt für den Geschäftsprozess
Stelle schließen
.
Wenn Sie diese Einstellung nicht auswählen, kann VLDLY Stellen erst schließen, wenn der Geschäftsprozess in Workday abgeschlossen ist.

Konfiguration für externen Mitarbeiter

Feld
Beschreibung
Automatische Vervollständigung
Überspringt automatisch alle Schritte vor dem Abschlussschritt für den Geschäftsprozess
Externen Mitarbeiter unter Vertrag nehmen
 .
Wenn Sie diese Einstellung nicht auswählen, kann VINDly keine Mitarbeiter unter Vertrag nehmen, bevor der Geschäftsprozess in Workday abgeschlossen ist.
Verwenden Sie die Tätigkeitsbezeichnung als Stellenbezeichnung
Verwendet die Tätigkeitsbezeichnung in VINDly als Stellenbezeichnung in Workday.
Verwenden Sie die Tätigkeitsbezeichnung als Funktionsbezeichnung
Workday verwendet die Tätigkeitsbezeichnung in VINDly als Funktionsbezeichnung in Workday.

Unterprozesskonfiguration für Konfiguration von externem Mitarbeiter unter Vertrag nehmen

In diesem Abschnitt wird konfiguriert, welche Aktion VLDLY ausführen soll, wenn jeder der folgenden Unterprozesse
Externen Mitarbeiter unter Vertrag nehmen
 in Workday ausgeführt wird:
  • Lizenz bearbeiten.
  • Benutzerdefinierte IDs bearbeiten.
  • Onboarding-Setup.
  • Betriebszugehörigkeitsdaten bearbeiten.
  • Amtliche Ausweise bearbeiten.
  • Rentnerstatus entfernen.
  • Identifikationsdaten aktualisieren.
  • Workday-Konto erstellen.
  • Organisationszuweisung bearbeiten.
    Wir empfehlen, für diese Einstellung die Option
    Automatisch abschließen
     auszuwählen.
  • Organisationszuweisung bearbeiten - Gebührencodes als Organisationszuweisung senden (muss auch im Gebührencodemodul aktiviert sein).
    Wir empfehlen, diese Einstellung zu aktivieren. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, sendet VINDly keine Belastungscodes an die Stelle in Workday.
  • Reisepässe und Visa bearbeiten.
  • Matrixorganisation zuweisen.
Für jeden Unterprozess müssen Sie eine von 3 verfügbaren Aktionen auswählen:
Keine ()
,
Automatisch abschließen
oder
Überspringen
.
Aktion
Beschreibung
Keine
VINDly ändert nicht die Art und Weise, wie der Unterprozess in Workday ausgeführt wird.
Automatisch abschließen
VLDLY verarbeitet den Unterprozess automatisch in Workday. Das bedeutet, dass alle Genehmigungen automatisch in Workday genehmigt werden, alle Reviews und To-dos automatisch umgangen und alle Benachrichtigungen automatisch unterdrückt werden. 
Überspringen
VINDly überspringt automatisch den Unterprozess (falls er in der Geschäftsprozessdefinition als überspringbar definiert ist).

Konfiguration für Tätigkeitsänderung

Feld
Beschreibung
Automatische Vervollständigung
Überspringt automatisch alle Schritte vor dem Abschlussschritt für den Geschäftsprozess
Tätigkeit ändern
 . Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, kann VLDLY keine Tätigkeitsänderungen verarbeiten, bis der Geschäftsprozess in Workday abgeschlossen ist.
Verwenden Sie die Tätigkeitsbezeichnung als Stellenbezeichnung
Verwendet die Tätigkeitsbezeichnung in VINDly als Stellenbezeichnung in Workday. Wir empfehlen, diese Einstellung zu aktivieren, wenn die
Einstellung Tätigkeitsbezeichnung als Stellenbezeichnung verwenden
 im Abschnitt
Konfiguration für externen Mitarbeiter
 aktiviert ist.
Verwenden Sie die Tätigkeitsbezeichnung als Funktionsbezeichnung
Workday verwendet die Tätigkeitsbezeichnung in VINDly als Funktionsbezeichnung in Workday. Wir empfehlen, diese Einstellung zu aktivieren, wenn die
Einstellung Tätigkeitsbezeichnung als Funktionsbezeichnung verwenden
 im Abschnitt
Konfiguration für externen Mitarbeiter
 aktiviert ist.

Konfiguration des Unterprozesses für Tätigkeitsänderung

In diesem Abschnitt wird konfiguriert, welche Aktion VINDly ausführen soll, wenn jeder der folgenden Unterprozesse für Tätigkeit ändern in Workday ausgeführt wird:
  • Rollen zuweisen.
  • Abrechnungsgruppe zuweisen.
  • Onboarding-Setup.
  • Haupttätigkeit wechseln.
  • Organisation ändern.
    Wir empfehlen, für diese Einstellung die Option
    Automatisch abschließen
     auszuwählen.
  • Organisation ändern: Gebührencodes als Organisationszuweisung senden (muss auch in den Modulen für Kostencodes aktiviert werden).
    Wir empfehlen, diese Einstellung zu aktivieren. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, sendet VINDly keine Belastungscodes an die Stelle in Workday.
  • Kündigungsfrist bearbeiten.
  • Aktienzuteilung beantragen.
  • Vergütung vorschlagen.
  • Stellenbudget prüfen.
  • Personalanforderung prüfen
  • Gewerkschaftszugehörigkeit verwalten.
  • Einmalzahlung beantragen.
  • Kostenallokation zuweisen.
  • Organisationsrollen zuweisen.
  • Matrixorganisationen zuweisen.
  • Arbeitsverträge verwalten.
  • Akademische Anstellung aktualisieren.
  • Übergeordnete Organisation zuweisen.
  • Auswählbarkeit für Studentenbeschäftigung
  • Probezeit des Mitarbeiters verwalten.
  • Mitarbeiter Tarifvereinbarung zuweisen.
Für jeden Unterprozess müssen Sie eine von 3 verfügbaren Aktionen auswählen:
Keine ()
,
Automatisch abschließen
oder
Überspringen
.
Aktion
Beschreibung
Keine
VINDly ändert nicht die Art und Weise, wie der Unterprozess in Workday ausgeführt wird.
Automatisch abschließen
VLDLY verarbeitet den Unterprozess automatisch in Workday. Das bedeutet, dass alle Genehmigungen automatisch in Workday genehmigt werden, alle Reviews und To-dos automatisch umgangen und alle Benachrichtigungen automatisch unterdrückt werden.
Überspringen
VINDly überspringt automatisch den Unterprozess (falls er in der Geschäftsprozessdefinition als überspringbar definiert ist).

Konfiguration der Vertragsbeendigung für Mitarbeiter

Feld
Beschreibung
Automatische Vervollständigung
Workday schließt automatisch den Geschäftsprozess
Externen Mitarbeiter beenden
ab. Wenn Sie diese Einstellung auswählen, überspringt VINDly die Unterprozesse und beendet den Vertrag des Mitarbeiters. Wenn Sie diese Einstellung nicht auswählen, kann VINDly den Mitarbeitervertrag erst dann schließen, wenn der Geschäftsprozess in Workday abgeschlossen ist.
Prüfen Sie auf Stellenschließung in Workday
Prüft, ob die Stelle, die sich auf den Geschäftsprozess
Vertrag mit Mitarbeiter beenden
 bezieht, in Workday geschlossen ist. Diese Einstellung arbeitet mit der Option
Kontakte von Workday beenden
 auf dem Register
Zeitplanungskonfigurationen
 zusammen.
Stellen bei automatischer Beendigung suchen
Gibt an, ob die Stelle in Workday geschlossen werden soll. Wenn diese Option deaktiviert ist, bleibt die Stelle in Workday offen und Sie können die Stelle auswählen, wenn eine neue Tätigkeit in VINDly erstellt wird.

Konfiguration des Unterprozesses für "Vertrag mit Mitarbeiter beenden".

In diesem Abschnitt wird konfiguriert, welche Aktion VLDLY ausführen soll, wenn jeder der folgenden
Unterprozesse Mitarbeitervertrag
 beenden in Workday ausgeführt wird:
  • Personalanforderung erstellen
  • Organisationsrollen zuweisen
    .
Für jeden Unterprozess müssen Sie eine von 3 verfügbaren Aktionen auswählen:
Keine ()
,
Automatisch abschließen
oder
Überspringen
.
Aktion
Beschreibung
Keine
VINDly ändert nicht die Art und Weise, wie der Unterprozess in Workday ausgeführt wird.
Automatisch abschließen
VLDLY verarbeitet den Unterprozess automatisch. Das bedeutet, dass alle Genehmigungen automatisch genehmigt werden, alle Reviews und To-dos automatisch umgangen werden und alle Benachrichtigungen in Workday automatisch unterdrückt werden. 
Überspringen
VINDly überspringt automatisch den Unterprozess (falls er in der Geschäftsprozessdefinition als überspringbar definiert ist).

Job-Import

Feld
Beschreibung
Belastungscodes aus Workday importieren
Lädt Kostenstellenänderungen in Workday in Personalanforderungen in VINDly (Kostencodedaten).

Vertragsimport

Feld
Beschreibung
Belastungscodes aus Workday importieren
Lädt Änderungen an der Organisation des Externen aus Workday in VLDLY-Arbeitsaufträge oder Mitarbeiterprofile. Sie müssen diese Einstellung aktivieren und auch die Einstellungen
für Segment-Mappings
 konfigurieren, um sicherzustellen, dass Änderungen korrekt geladen werden. Änderungen gelten nur für den primären Arbeitsauftrag des Auftragnehmers, es sei denn, der Wert
"Primäre Arbeitsaufträge aktualisieren"
 unter "Einstellungen für Arbeitsauftrag" in VINDly ist auf
"Falsch"
gesetzt.
Tabelle mit Kostencodes
Gibt die Felder der Belastungscodetabelle an, die gemäß der Konfiguration in den Einstellungen
für Segment-Mappings
 von Workday in VINDly geladen werden sollen.
Import Supervisor/Manager aus Workday
Gibt an, ob Daten für den Manager des Auftragnehmers in VINDly geladen werden sollen, wenn die Daten des Auftragnehmers in Workday geladen werden.

Segment-Mappings

Feld
Beschreibung
Segmenttabelle
Gibt den Namen der Kostencodetabelle an. Dieses Feld ist erforderlich, wenn Sie das Segment-Mapping aktiviert haben.
Segmentfeld
Gibt den Eigenschaftsnamen des Felds für den Kostencode in der Segmentcodetabelle an. Dieses Feld ist erforderlich, wenn Sie das Segment-Mapping aktiviert haben. Übermitteln Sie einen Supportfall in der Community, um das Feld "VINDLY-Segment" abzurufen.
Feld für Kostencode
Gibt den Namen des Felds für den Belastungscode in der Buchungscodetabelle an. Dieses Feld ist erforderlich, wenn Sie das Segment-Mapping aktiviert haben. Um das Feld für den VINDly-Kostencode zu erhalten, übermitteln Sie einen Supportfall in der Community.