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Zuletzt aktualisiert: 2025-12-12
Konzept: Procure-to-Pay-Integration

Konzept: Procure-to-Pay-Integration

Dieses Thema enthält eine Übersicht und Orientierungshilfen zur Verwendung der Procure-to-Pay-REST-APIs.

Übersicht

Die Procure-to-Pay Integration bietet Sichtbarkeit und Berichte zu den Ausgaben der erweiterten Belegschaft Ihres Unternehmens in externen Beschaffung , die mit Workday VNDLY vorhanden sind. Der Austausch von Budget-, Leistungsbeschreibung und Arbeitsauftragsdaten erfolgt über Beschaffung APIs, die Daten und Informationen zwischen VNDLY und Beschaffung austauschen. Diese APIs sind für den Datenaustausch vorgesehen und nicht für eine direkte API (Application Programming Interface) Kontakt; Verbindung von System zu System.
Die systemunabhängigen APIs basieren auf einem einfachen Middleware-Prozess, der dafür sorgt, dass die zwischen VNDLY und dem Beschaffung ausgetauschten Daten korrekt formatiert und kompatibel sind. Diese Middleware sorgt für eine konsistente Integration, unterstützt die Beschaffung und verwaltet Daten im gesamten Beschaffung .
Procure-to-Pay-Komponente
Integrationsfunktionalität
Einkaufsanforderung (PR)-Anforderung
Sie können eine Bedarfsanforderung im Beschaffung Anforderung; Antrag , sobald ein Angebot vom Lieferant akzeptiert wird.
Bestellauftrags-Lookup
Sie können den Status eines Projekts im Beschaffung prüfen und die Bestellauftrag zurückgeben, sobald das Projekt genehmigt wurde.
Sobald das Onboarding eines Mitarbeiter in VINDly durchgeführt wurde, wird der Bestellauftrag aus dem Beschaffung abgerufen.
VINDly schließt das Onboarding erst ab, wenn der PR genehmigt und ein Bestellauftrag ausgegeben wurde.
Bestellauftragsänderung
Sie können eine Anforderung eines Bestellauftrag übermitteln, wenn sich der budgetierte Betrag des Bestellauftrag aufgrund einer Änderung des Fakturierungssatzes oder der Zuweisungsdaten ändert.
Arbeitsauftragsänderungen, die den Budgetbetrag ändern, Initiieren eine Bestellauftrag im Beschaffung .
Die Änderung wird in VNDLY erst wirksam, wenn die Bestellauftrag im Beschaffung genehmigt wurde.
Wareneingang (Haben)
Sie können Zeit- und Spesentransaktionen zur Abstimmung an das Beschaffung senden.
Zeitnachweise und Spesen werden als Wareneingang an das Beschaffung gesendet, sobald die Rechnungsstellung in VNDLY verarbeitet wurde.
Kostenobjekte
Sie können genaue Kostenobjekte (Belastungscodes) in VLDLY importieren, sodass Zeit und Spesen den richtigen Konten zugewiesen werden.
Der Gesamtablauf der Procure-to-Pay- Integration.
Bevor Sie die API (Application Programming Interface) verwenden können, müssen Sie Unternehmen konfigurieren. Siehe:Schritte: Unternehmenseinstellungen für die Procure-to-Pay-Integration konfigurieren .

Kostenobjekte importieren oder vorhandene Kostenobjekte verwenden

Um den Integration zu optimieren, können Sie vorhandene importierte Kostenobjekte verwenden oder Belastungscodetabellen importieren. Mithilfe vorhandener importierter Objekte oder Tabellen können Belastungscodefelder und -konfigurationen in VNDLY importiert und direkt denen im Beschaffung zugeordnet werden. Nach dem Hochladen sind die Belastungscodefelder in den Job und Arbeitsauftragsformularen verfügbar.
Um die Definition des Belastungscodes zu öffnen, öffnen Sie Folgendes:
Mehr > Unternehmenseinstellungen > Zeiterfassung und Rechnungsstellung > Belastungscodes
 .
In diesem Schritt ist kein API (Application Programming Interface) Aufruf erforderlich. Uploads von Definitionsdateien für Belastungscodes müssen im Dateiformat JSON erfolgen.

Tätigkeiten oder Leistungsbeschreibung erstellen

Beim Erstellen einer Job oder Leistungsbeschreibung können Ressourcenmanager aus den importierten Belastungscodes in
Kostenallokation des Belastungscodes
 im
Tätigkeitsformular
 in VINDly wählen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle zugehörigen Arbeitsaufträge beim Onboarding der Mitarbeiter die entsprechenden Belastungscodes verwenden können.
Wenn ein Manager eine Job oder Leistungsbeschreibung in VINDly erstellt, kann er der Job oder Leistungsbeschreibung mehrere Belastungscodes hinzufügen. Wenn einer einzelnen Job oder Leistungsbeschreibung mehrere Belastungscodes zugewiesen sind, können Manager den Verteilungsprozentsatz auf dem
Tätigkeitsformular
 oder dem Währungsbetrag in der Leistungsbeschreibung für jeden Belastungscode festlegen. Der Manager kann die Anzahl der Stellen und die Dauer der Job eingeben und das Budget überarbeiten, sofern aktiviert.
Wenn die Job aktiv ist, können Lieferanten Kandidaten zuordnen und Bewerber können interviewt werden. Zu diesem Zeitpunkt ist die Leistungsbeschreibung oder der Arbeitsauftrag für weitere Bearbeitungen gesperrt, bis sie genehmigt oder abgelehnt wird. Die Benachrichtigung
zum
 Überarbeitungsstatus auf der Job und der Arbeitsauftragsseite in VINDly zeigt
Einkaufsanforderung angefordert an, die auf Genehmigung wartet
 .

Verwenden von APIs für das Onboarding von Mitarbeitern und die Anforderung von Einkaufsanforderungen

Sobald eine Job veröffentlicht, ein Mitarbeiter genehmigt und ein Angebot freigegeben wurde, wird der Status des Arbeitsauftrags auf
Bereit für Onboarding
 gesetzt. In dieser Phase ist ein API (Application Programming Interface) Ereignis in der API (Application Programming Interface) " Ereignisse/Feed ändern" verfügbar. Diese Ereignisse können verwendet werden, um für das Beschaffung anzugeben, dass nun eine Bedarfsanforderung erstellt werden kann.
Der Status der Bedarfsanforderung aus dem Beschaffung kann im Aktivitätsprotokoll angezeigt werden. Darin ist angegeben, dass die Beschaffung Bedarfsanforderung wurde, sodass Sie den Status während des gesamten Beschaffung verfolgen können.
Rufen Sie eine Liste der Bedarfsanforderungsanforderungen ab
Trigger-Ereignis/Szenario
API (Application Programming Interface) Name
API (Application Programming Interface)
Wenn ein Mitarbeiter genehmigt und ein Angebot akzeptiert wird.
Gibt eine Liste der Arbeitsaufträge mit dem Status "" zurück
purchase_order.requested
 anstehende Genehmigung
Ereignisse/Feed ändern
GET
~/services/program/events/v2/change_feed/
Kategorie:
purchase_order.requested
Die Ereignis- API (Application Programming Interface) gibt Folgendes zurück:
id
 des Arbeitsauftrags, der mit der Bedarfsanforderung " " verknüpft ist. Verwenden Sie die
id
 um die API (Application Programming Interface) für Mitarbeiterauftragsdetails abzufragen, die die mit dem Arbeitsauftrag verknüpften Budget- und Belastungscodedetails zurückgibt.
Details zum Arbeitsauftrag
Trigger-Ereignis/Szenario
API (Application Programming Interface) Name
API (Application Programming Interface)
Verwendet den Arbeitsauftrag
id
 aus der API (Application Programming Interface) "Ereignisse/Feed ändern", um Details zurückzugeben, die zur Genehmigung des Arbeitsauftrags erforderlich sind .
Arbeitsaufträge/Arbeitsauftragsdetails
GET
~/services/program/work_orders/v2/work_orders/{id}/
Rufen Sie Details zur Leistungsbeschreibung
Trigger-Ereignis/Szenario
API (Application Programming Interface) Name
API (Application Programming Interface)
Verwendet die Leistungsbeschreibung
id
 aus der API (Application Programming Interface) "Ereignisse/Feed ändern", um Details zurückzugeben, die für die Genehmigung der Leistungsbeschreibung "" erforderlich sind .
Leistungsbeschreibung/Details zur Leistungsbeschreibung
GET
~/services/program/sows/v2/sows/{id}/
Aktualisierungen von Arbeitsaufträgen sind deaktiviert , bis die Anforderung; Antrag vom Beschaffung genehmigt oder abgelehnt wird.

Zeitnachweise und Rechnungen übermitteln

Sie können Zeitnachweise und Rechnungen für Belastungscodes in Arbeitsaufträgen übermitteln. Dieser Prozess gewährleistet eine genaue Verfolgung von Arbeit und Spesen und ermöglicht effiziente Fakturierungs- und Zahlungs-Workflows. Siehe:Beispiel: Benutzerdefinierten Rechnungsbericht für Beschaffungssystem erstellen .
Die benutzerdefinierte Berichts- API (Application Programming Interface) von VNDLY wird verwendet, um dem Beschaffung die Abfrage von Rechnung zu ermöglichen, die zur Bestätigung und Genehmigung von Rechnungen benötigt werden. Die Informationen zu Belastungscodes werden für Mitarbeiter in der
Zeitnachweiszusammenfassung
 automatisch ausgefüllt, wenn sie Zeiten eingeben und übermitteln.

Verwenden von APIs zum Abrufen von Rechnungsdaten, Bestätigen und Genehmigen

Sie können APIs verwenden, um eine Liste der Rechnung abzurufen, deren Genehmigung aussteht. Anschließend können Sie APIs verwenden, um den Rechnung als bestätigt oder genehmigt aus dem Beschaffung zu erfassen. Bei diesen Aktionen wird das Aktivitätsprotokoll für die Rechnung aktualisiert und die Benutzer werden über den vom Beschaffung bereitgestellten Rechnung informiert.
Sie können Rechnungen mit dem Beschaffung verfolgen und synchronisieren, indem Sie eine Referenz-ID verwenden:
invoice_request_ref_id
Liste der Rechnungsanforderungen und Details der Rechnungsanforderung
Trigger-Ereignis/Szenario
API (Application Programming Interface) Name
API (Application Programming Interface)
Get Invoice Request List
Wenn eine Rechnung in VNDLY übermittelt wurde und zur Genehmigung ansteht.
Rechnungen/Rechnungsanforderungsliste
GET
~/services/program/invoices/v2/invoice_requests/
Anforderungstext
limit
: Anzahl zurückzugebender Ergebnisse pro Seite.
offset
: Der Anfangsindex, aus dem die Ergebnisse zurückgegeben werden sollen.
Gibt IDs zurück, die zum Abfragen von Arbeitsaufträgen verwendet werden:
invoice_request_ref_number
 Wird zur Abfrage der benutzerdefinierten Berichts- API (Application Programming Interface) verwendet, um die Details zu Budget und Belastungscode zu eingehen , die zur Rechnung gehören.
invoice_request_ref_id
 Wird zur Bestätigung und Anforderung; Antrag der Rechnung verwendet.
Get Invoice Request Details
Wenn eine Rechnung in VNDLY übermittelt wurde und zur Genehmigung ansteht.
Rechnungen/Details der Rechnungsanforderung
GET
~/services/program/invoices/v2/invoice_requests/{id}
Anforderungstext:
id
 : Referenz-ID der Anforderung; Antrag
Rufen Sie Rechnungsdetails mithilfe der benutzerdefinierten Berichts- API (Application Programming Interface) ab
Die aktuelle Implementierung verwendet die API (Application Programming Interface) für benutzerdefinierte Berichte von VINDly, um die Rechnung abzurufen. Siehe:Beispiel: Benutzerdefinierten Rechnungsbericht für Beschaffungssystem erstellen .
Trigger-Ereignis/Szenario
API (Application Programming Interface) Name
API (Application Programming Interface)
Verwenden des benutzerdefinierter Bericht
id
 und benutzerdefinierter Bericht die Details zu den Rechnungen abrufen.
Benutzerdefinierte Berichte/ benutzerdefinierter Bericht ausführen
GET
~/services/program/custom_reports/v2/custom_reports/
Verwenden Sie den richtigen Parameternamen für den benutzerdefinierter Bericht "".
Parameter werden im gespeicherten Bericht vordefiniert und über den Abfrageparameter übergeben. Die Parameterzeichenfolge muss den Parameternamen und den Wert enthalten, der auf den Parameter für gespeicherten Bericht angewendet wurde.
Rechnung bestätigen und genehmigen
Trigger-Ereignis/Szenario
API (Application Programming Interface) Name
API (Application Programming Interface)
Bestätigen
 : Das Beschaffungssystem hat die Rechnung erfolgreich empfangen.
Das Beschaffung kann eine Bestätigung über den Eingang der Anforderung; Antrag an VINDly senden. Das Aktualisierungsaktivitätsprotokoll zeigt an, dass die Rechnung erfolgreich vom Beschaffung eingegangen ist.
Rechnungen/Bestätigung der Rechnungsanforderung
POST:
~/services/program/invoices/v2/invoicerequests/acknowledge/
"
" genehmigen
 : Das Beschaffungssystem genehmigt die Rechnung für "".
Rechnungen/Rechnungsanforderungen genehmigen
POST:
~/services/program/invoices/v2/invoicerequests/approve/

Rechnungen entwerten oder ablehnen

Der Standardprozess für die Entlassung von Rechnung ist mit Procure-to-Pay-Integrationen kompatibel, bleibt jedoch ein manueller Prozess und nicht ein automatisierter Prozess. Um sicherzustellen, dass der Rechnung synchronisiert bleibt, müssen Rechnungen zuerst in VNDLY entwertet werden, bevor sie im Beschaffung abgelehnt werden.
Sie können eine Rechnung über die VLDLY-Benutzeroberfläche entwerten. Sobald eine Rechnung ungültig ist, kann sie mithilfe der benutzerdefinierten Berichts- API (Application Programming Interface) anhand des Datasets „Rechnung“ > „Rechnungsdetails“ und des Felds „Status“ abgefragt werden. So kann der Rechnung das Beschaffung entsprechend aktualisieren und beide Systeme synchron halten.

Arbeitsaufträge aktualisieren und Genehmigung anfordern

Aktualisierungen an Arbeitsaufträgen können sich auf Budgets mit Belastungscodes auswirken. Alle Überarbeitungen eines Arbeitsauftrags müssen vom Beschaffung genehmigt oder abgelehnt werden, um die Budgetausrichtung zu gewährleisten. Der Status der Anforderung des Arbeitsauftrags (
"Genehmigung ausstehend", "Bestätigt", "Genehmigt" oder "Abgelehnt
 ") wird im Aktivitätsprotokoll des Arbeitsauftrags wiedergegeben.
Die Liste der Änderungsanforderungen für Bestellaufträge ist über die API (Application Programming Interface)"Ereignisse/Feedback ändern" verfügbar.
Get Work Order Change Requests
Trigger-Ereignis/Szenario
API (Application Programming Interface) Name
API (Application Programming Interface)
Gibt eine Liste der geänderten Arbeitsaufträge zurück.
Ereignisse/Feed ändern
GET
~/services/program/events/v2/change_feed/
Kategorie:
purchase_order_change.requested
Wenn eine Überarbeitung des Arbeitsauftrags Anforderung; Antrag wird, wird der Arbeitsauftrag für weitere Überarbeitungen gesperrt, bis das Beschaffung die Anforderung; Antrag genehmigt oder ablehnt. Dadurch wird die Synchronisierung zwischen unserem System und dem Beschaffung gewährleistet. API (Application Programming Interface) Endpunkte stehen zum Bestätigen, Genehmigen und Ablehnen von Arbeitsauftragsaktualisierungen zur Verfügung.
Anforderung zur Aktualisierung des Arbeitsauftrags bestätigen, genehmigen oder ablehnen
Trigger-Ereignis/Szenario
API (Application Programming Interface) Name
API (Application Programming Interface)
Bestätigen
 : Das Beschaffungssystem hat einen Änderungsauftrag erhalten: .
Das Beschaffung kann eine Bestätigung über den Eingang der Anforderung; Antrag an VINDly senden.
Das Aktivitätsprotokoll wird aktualisiert, das zeigt, dass die Anforderung für den Arbeitsauftrag erfolgreich vom Beschaffung eingegangen ist.
Bestellauftragsänderung bestätigen
POST
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/acknowledge/
"Genehmigen"
 : Aktualisiert das Aktivitätsprotokoll des Arbeitsauftrags und zeigt an, dass die Anforderung für den Arbeitsauftrag genehmigt wurde.
Änderungen werden im Arbeitsauftrag wiedergegeben.
Der Arbeitsauftrag ist entsperrt.
Bestellauftragsänderung genehmigen
POST
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/approve/
Ablehnen
 : Aktualisiert das Aktivitätsprotokoll des Arbeitsauftrags, das angibt, dass die Anforderung für den Arbeitsauftrag abgelehnt wurde.
Es werden keine Änderungen am Arbeitsauftrag vorgenommen.
Der Arbeitsauftrag ist entsperrt.
Bestellauftragsänderung ablehnen
POST
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/reject/