Schritte: Kosten für Erstattung von Rückerstattungen einrichten
Finanzhilfezuwendungen oder Student-Sponsorverträge können aus verschiedenen Gründen reduziert werden. Diese Änderungen können eine voraussichtliche Änderung des Familienbeitrags oder Änderungen der Auswählbarkeit für Finanzhilfen umfassen. Wenn die Anzahl der Zuwendungen oder Verträge reduziert wird, nachdem Sie eine Rückerstattung vorgenommen haben, ruft Workday die zu viel gezahlten Geldmittel über vorhandene Kosten und, falls erforderlich, über eine Rückforderungsgebühr ab. Sie können eine Gebühr für die Rückforderung von Rückerstattungen konfigurieren, damit Workday die überschüssigen Gelder zurückfordern kann, wenn der Rückforderungsbetrag die vorhandenen Gebühren überschreitet.
Wenn Sie die Journalgruppierung verwenden, erstellt Workday Transaktionsgruppen für Studentenbelastungen für Kosten für die Erstattung von Rückerstattungen.
- Erstellen Sie einen Studentenbelastungsposten mit derArtRückerstattungserstattungund ordnen Sie ihn einer akademischen Einheit zu. Alle Einrichtungen müssen über Gebührenposten für die Rückerstattung von Erstattungen verfügen.
- Fügen Sie die Kosten für die Erstattung von Rückerstattungen zu einer Rangfolgegruppe hinzu.
- Konfigurieren Sie Kontierungsregeln und Dimensionen für Transaktionen zur Rückerstattung von Erstattungen.
Wenn Sie Beträge von Finanzhilfen oder Student-Sponsorverträgen reduzieren, versucht Workday, den reduzierten Betrag (Differenzbetrag) in der folgenden Reihenfolge zurückzufordern:
- Aus dem nicht zugeordneten Teil der Zahlungsquelle.
- Aus dem Teil der Zahlungsquelle, der den Gebühren zugeordnet wird.
- Aus dem Teil der Zahlungsquelle, der als Rückerstattung ausgegeben wurde. In diesem Fall bucht Workday eine Rückforderungsgebühr für die Erstattung des Betrags.
Workday führt die Kosten für die Rückforderung von Rückerstattungen in der Zahlungsanpassung und nicht separat an. Sie können sie auf den Registern
"Zahlung"
, "Anpassung"
oder "Ausstehende Kosten und Zahlungen"
anzeigen.Beispiel 1: Vollständige Rückerstattung, keine vorhandenen Kosten
Szenario: Erin erhält eine Finanzhilfezuwendung in Höhe von 1.500 USD. Alle ihre Halbjahresgebühren wurden bereits aus anderen Geldmitteln gezahlt, sodass ihr die vollen 1.500 USD direkt zurückerstattet werden.
Zuwendungsrealisierung: Nach der Rückerstattung wird die Zuwendung auf 0 USD reduziert.
Rückerstattungsrückerstattung: Da für ihr Konto keine Belastungen vorhanden sind, bucht Workday eine Rückforderungsgebühr in Höhe von 1.500 USD, um den Betrag zurückzufordern.
Beispiel 2: Teilrückerstattung, vorhandene Kosten ausreichend für Erstattung
Szenario: Kenny erhält ein Stipendium in Höhe von 1.500 USD, mit dem seine Studiengebühren in Höhe von 1.000 USD bezahlt werden. Damit verbleibt ein Überbetrag von 500 USD, der ihm zurückerstattet wird.
Zuwendungsrevision: Nach der Rückerstattung reduziert sich das Stipendium auf 800 USD, sodass eine Differenz von 700 USD entsteht.
Rückerstattungsrückerstattung: Um 700 USD zurückzufordern, bucht Workday eine Anpassung der Studiengebühren. Da vorhandene Kosten einen Teil des Betrags abdecken, bucht Workday keine Kosten für die Erstattung von Erstattungen.
Beispiel 3: Teilrückerstattung, vorhandene Kosten nicht ausreichend für vollständige Erstattung
Szenario: Sonny erhält ein Fördermittel in Höhe von 1.500 USD, mit dem seine Studiengebühren in Höhe von 1.000 USD gezahlt werden. Die verbleibenden 500 USD werden ihm zurückerstattet.
Zuwendungsrevision: Nach der Rückerstattung reduziert sich das Fördermittel auf 250 USD, sodass eine Differenz von 1.250 USD entsteht.
Rückerstattung: Workday bucht eine Anpassung der Studiengebühren in Höhe von 1.000 USD und eine Rückforderungsgebühr von 250 USD, um den vollen Betrag zurückzufordern.
Beispiel 4: Mehrere Zuwendungen, Teilrückerstattung, Unzureichende vorhandene Kosten für vollständige Erstattung
Szenario: Amanda erhält zwei Zuwendungen in Höhe von insgesamt 1.500 USD (600 USD Fördermittel und 900 USD Stipendium). Durch diese Zuwendungen wird ihr eine Studiengebühren von 1.000 USD (600 USD aus dem Fördermittel und 400 USD aus dem Stipendium) gezahlt, sodass ihr 500 USD rückerstattet werden.
Zuwendungsrealisierung: Nach der Rückerstattung reduziert sich das Stipendium auf 300 USD, sodass eine Differenz von 600 USD entsteht.
Rückerstattungsrückzahlung: Da ihre vorhandenen Gebühren nur 400 USD umfassen, bucht Workday eine Anpassung der Studiengebühren von 400 USD und eine Rückerstattungsgebühr von 200 USD, um die vollen 600 USD zurückzufordern.