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Zuletzt aktualisiert: 2026-03-13
Schritte: Studentenbelastungsposten erstellen

Schritte: Studentenbelastungsposten erstellen

Sie können Kostenposten erstellen, die die verschiedenen Arten von Kosten darstellen, die Sie Studenten zuweisen können, z. B. Studiengebühren, Unterbringungskosten oder Gebühren für Technologie. Kostenposten enthalten Details zu den ihnen zugeordneten Kosten, z. B.:
  • Ertragskategorien.
  • Zugehörige Worktags.
  • Erstattungsfähigkeit.
Durch die Buchung von Belastungen auf Studentenkonten können Studenten sehen, wie viel sie schulden, und Zahlungen für ihre Belastungen leisten.
Die meisten Belastungen werden wie folgt auf Studentenkonten gebucht:
  • Registrierungsgebühren.
  • Belastung von Postenzuweisungen zu akademischen Einheiten oder Studienschwerpunkten
  • Kursgebühren oder zusätzliche Gebühren
Andere Arten von Kostenquellen können Gebühren für Zahlungspläne, Gebühren für Einzugsvereinbarungen und Kosten für die Erstattung von Rückerstattungen umfassen.
Sie können Kostenposten innerhalb einer Instanz wiederverwenden. Beispiel: Sie können denselben Kostenposten in mehreren Kursgebühren wiederverwenden.
Workday empfiehlt jedoch dringend, die Wiederverwendung von Kostenposten für verschiedene Ursprungsarten zu vermeiden. Beispiel: Verwenden Sie nicht denselben Kostenposten in einer registrierungsbasierten Gebühr und als Zuweisung von Kostenposten. Kopieren Sie bei Bedarf Kostenposten, um sie in separaten Initiierungen zu verwenden.
Wenn Sie Journalpositionen für Studententransaktionen gruppieren, fügt Workday mit diesen Kostenposten erstellte Kosten zu einer Transaktionsgruppe für Studentenbelastungen hinzu, um die Buchhaltung zu optimieren.
  1. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Verwendung von zugehörigen Worktags verwalten
     .
    Konfigurieren Sie Worktag-Arten und -Anforderungen für Studentenbelastungsposten.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Enable Worktags
     in den funktionalen Bereichen „Common Financial Management“ und „Worktags“.
  2. Öffnen Sie die Aufgabe
    Studentenbelastungsposten erstellen
     .
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Student Charges
     im funktionalen Bereich „Student Financials“.
  3. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Allgemeine Informationen
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Inaktiv
    Wählen Sie diese Option, um zu verhindern, dass Workday für diesen Studentenbelastungsposten neue Studentenbelastungen anwendet. Diese Konfiguration hat keine Auswirkungen auf vorhandene Studentenbelastungen, die mit diesem Studentenbelastungsposten verknüpft sind.
    Nachdem Sie einen Kostenposten inaktiviert haben, entfernen Sie ihn aus allen Kostenpostenzuweisungen oder registrierungsbasierten Gebührenzuweisungen mit einem zukünftigen Gültigkeitsdatum.
    Art
    Gruppieren Sie Gebühren für Reporting und Suche sowie zur Verwendung in Rangfolgeregeln für Zahlungen. Workday stellt die Werte bereit.
    Klassifizierung
    • 1042-S
       : Machen Sie den Kostenposten im Steuerreporting nach 1042-S verfügbar.
    • 1098-T
       : Machen Sie den Kostenposten im 1098-T-Steuerreporting verfügbar.
    • Bildungseinrichtung
       : Machen Sie den Kostenposten für Arbeitsblattberechnungen der Art „Retoure für Titel des Instanzwerts“ für folgende Kostenarten verfügbar:
      • Board
      • Kursgebühren
      • Unterbringung
      • Obligatorische Gebühren
      • Studiengebühren
    • Titel AG
       : Sie können Rangfolgeregeln für Zahlungen konfigurieren, um Belastungen mit dieser Klassifizierung eine höhere Priorität zuzuweisen.
      Einrichtungen können Studentenhilfe auch auf nicht institutsbezogene Belastungen anwenden, wenn Folgendes zutrifft:
      1. Wenn Sie Kostenposten, die nicht als
        Titel vier
         klassifiziert sind, in Rangfolgegruppen mit aktiviertem Kontrollkästchen
        Titel vier
         einschließen
      2. Sie erstellen eine Richtlinie für die Federal Student Aid Authorization.
      3. Studenten autorisieren die Bewerbung von Finanzhilfen, um nicht institutsbezogene Gebühren zu erheben.
      Siehe:Konzept: Staatliche Studentenhilfe-Autorisierungen finden Sie weitere Informationen.
      Sie können eine Gebühr sowohl als
      Bildungseinrichtung
       als auch
      als Titel-IV
       klassifizieren, wenn beide Klassifizierungen zutreffen.
    • Andere
       : Machen Sie den Kostenposten für einrichtungsspezifische Berichte verfügbar.
  4. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Details
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Ertragskategorie
    Wählen Sie ein Worktag für aggregierte Berichte von Erträgen im Zusammenhang mit Studentenbelastungen. Workday verwendet sie auch als Dimension in der Kontierungsregel, um die Hauptbuch-Buchung zu steuern.
    Abgegrenzter Ertrag
    (Optional) Geben Sie mit dem Kostenposten verknüpfte Kosten als abgegrenzten Ertrag an, um Waren und Services zu berücksichtigen, die nicht vollständig im Voraus bereitgestellt wurden, z. B. Schulungsgebühren. Sie können den Ertrag realisieren, wenn Sie die Waren und Services im Laufe der Zeit bereitstellen. Bei Kostenposten, die direkt an den Ertrag gehen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.
    Ertragsunternehmen überschreiben
    (Optional) Um Erträge an ein Unternehmen weiterzuleiten, das nicht mit der akademischen Einheit verknüpft ist, wählen Sie als Überschreibung für das Unternehmen. Wenn Sie kein Unternehmen auswählen, bucht Workday den Ertrag auf das Unternehmen der akademischen Einheit.
    • Sie können aus Unternehmen wählen, die sich in derselben Hierarchie wie das Unternehmen der Einrichtung befinden.
    • Sie können nur Überschreibungsertragsunternehmen für Kostenposten angeben, die mit der Einrichtung verknüpft sind.
    • Sie können dieses Feld nicht mehr bearbeiten, wenn Transaktionen für den Kostenposten vorhanden sind.
    Beispiel: In Ihrer Einrichtung werden Erträge aus Unterbringungskosten auf ein separates Unternehmen gebucht.
    Kostenberechnung
    Wählen oder erstellen Sie die Berechnung, mit der der Belastungsbetrag für einen Studenten berechnet wird.
    Sie können diesen Kostenposten wie folgt verwenden:
    • Wenn es sich um eine Kursgebühr oder eine einschreibungsbasierte Gebühr handelt, überschreibt die Gebühr diese Berechnung.
    • In der Aufgabe
      Studentenbelastung anwenden
       müssen Sie den Belastungsbetrag manuell eingeben. Der manuell eingegebene Betrag überschreibt diese Berechnung.
    Regel für Fälligkeitsdatum
    (Optional) Wählen Sie eine Regel für das Fälligkeitsdatum aus, um das Fälligkeitsdatum für Zahlungen automatisch zu berechnen, wenn Sie Kosten auf Studentenkonten buchen.
    Regeln für Fälligkeitsdatumsangaben gelten für Folgendes nicht:
    • Wenn Sie die Aufgabe
      Studentenbelastung anwenden
       verwenden, um eine Belastung für einen Studenten zu buchen. Stattdessen müssen Sie ein Fälligkeitsdatum manuell angeben.
    • Für Gebühren in Zahlungsplänen. Workday betrachtet solche Belastungen basierend auf den Fälligkeitsdaten der Zahlungsplanraten und nicht auf den Regeln für das Fälligkeitsdatum von Belastungsposten als überfällig.
    Regel für Gebührenaggregation
    (Optional) Wählen Sie eine Regel für die Kostenaggregation, um die Anzahl oder den Gesamtbetrag zu begrenzen, den Sie einem Studenten für den Kostenposten berechnen können.
    Anteilige Berechnung
    Geben Sie an, ob Studenten eine Rückerstattung erhalten sollen, wenn sie für den Kostenposten nicht mehr qualifiziert sind.
    Wenn eine Gebühr teilweise erstattungsfähig ist, wählen Sie eine Gruppe von Zeitplänen für Kostenanpassungen aus, um die Kosten anteilig zu berechnen. Die Zeitpläne für Kostenanpassungen in der Gruppe geben an, wie viel zurückerstattet werden soll, je nachdem, wann Studenten sich abmelden oder zurückziehen.
    Von Berücksichtigung von überfälligen Sperren ausschließen
    Von Berücksichtigung von Software-Abmeldung für Registrierung ausschließen
    Wenn diese Option aktiviert ist, werden überfällige Kosten, die mit dem Kostenposten verknüpft sind, nicht für überfällige Sperren oder Registrierungs-soft-Drops berücksichtigt.
    Von Studentenzahlungsplänen ausschließen
    Wenn diese Option aktiviert ist, können Studenten keine Zahlungspläne verwenden, um mit diesem Kostenposten verknüpfte Kosten zu zahlen. Studenten müssen den gesamten Gebührenbetrag am Fälligkeitsdatum zahlen, auch wenn sie Zahlungspläne mit anderen Gebühren verwenden.
  5. (Optional) Konfigurieren Sie im Abschnitt
    Zugehörige Worktags
     die Worktags, die den Journalpositionen zugeordnet werden sollen, die Workday generiert, wenn Sie Belastungen auf Studentenkonten buchen.
    Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Worktag-Art
    Die verfügbaren Worktag-Arten hängen von der Konfiguration der Worktags für Studentenbelastungsposten ab.
    Standard erforderlich
    Wenn diese Option ausgewählt ist, müssen Sie ein Standard-Worktag festlegen. Um diese Einstellung zu ändern, öffnen Sie die Aufgabe
    Verwendung von zugehörigen Worktags verwalten
     .
    Standard-Worktag
    Wählen Sie ein Worktag aus, das automatisch ausgefüllt wird, wenn Sie die Gebühr anwenden.
    Für Transaktion erforderlich
    Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Sie ein Worktag angeben, sobald Sie die Gebühr anwenden. Ob Sie das Kontrollkästchen aktivieren können, hängt davon ab, wie Sie das Worktag in der Aufgabe
    Verwendung von zugehörigen Worktags verwalten
     konfiguriert haben.
Sie können den Bericht
Studentenbelastungsposten suchen
 öffnen, um den Belastungsposten zu prüfen oder zu bearbeiten.
Verwenden Sie den Kostenposten wie folgt:
  • Akademische Einheiten oder Studienschwerpunkte.
  • Gebühren für Einzugsvereinbarung
  • Kursgebühren oder zusätzliche Gebühren
  • Gebühren für Zahlungsplan
  • Registrierungsgebühren.