Überlegungen zum Setup: Student-Sponsorverträge

Worum es geht

Student- Sponsor stellen eine der Möglichkeiten dar, wie externe Organisationen oder Einzelpersonen, wie z. B. Militärdienststellen, Bildungseinrichtungen, internationale Posten oder bundesstaatliche Studienschwerpunkte, einige oder alle Bildungsaufwendungen für einen oder mehrere Studenten abdecken können. Sie sind eine Art Vertrag mit Drittanbietern, der Studenten dabei unterstützen kann, ihre finanziellen Verpflichtungen gegenüber der akademischen Einrichtung zu erfüllen.

Sie können Sponsor verwalten und Rechnungen direkt in Workday Student generieren. Dieses Rechnungsstellungsmodell arbeitet unabhängig vom Kunde -Framework von Financial Management und unterstützt studentenspezifische Fakturierung, Konsolidierung und Reporting.

Vorteile und Nutzen

Hängen Sie mehrere Anmerkungen und Dokumente direkt an Rechnung an.

Automatisierung von Auszahlungen und Zahlungsverarbeitung

Automatisierung der Rechnung mithilfe von Druck- und E-Mail-Aufgaben.

Sie können verschiedene Berechnung für verschiedene Vetragsposition konfigurieren.

Konfigurieren Sie mehrere Geschäftsformularlayouts für Student-Sponsor Sponsorrechnungen und konsolidierte Student-Sponsor Sponsorrechnungen.

Konfigurieren Sie separate Auszahlungszeitpläne für Sponsor und Zuwendungen.

Ermöglichen Sie Studenten und Administratoren den einfachen Zugriff auf Vertrag und Zahlungsinformationen.

Sich einen Sichtbarkeit über Vertrag und -verpflichtungen verschaffen und Benachrichtigungen zu Terminen eingehen

Konsolidieren Sie mehrere Student-Sponsor Sponsorrechnungen in einem einzigen Dokument, um die Sichtbarkeit zu verbessern und das Drucken oder E-Mail einer kombinierten Rechnung an den Sponsor zu erleichtern.

Reduzieren Sie manuellen Aufwand und Fehler, indem Sie vorhandene Student-Sponsor Sponsorverträge in ein neues Zuschlag (Procurement) kopieren.

Verfolgen Sie Sponsor .

Anwendungsfälle

Erstellen Sie konsolidierte Rechnungen für Sponsoren mit unterschiedlichen Präferenzen.

Gruppieren Sie mehrere Studentenrechnungen für einen einzelnen Sponsor in einem konsolidierten Dokument.

Verwalten Sie Verträge für Stipendien, Fördermittel und andere Finanzhilfe mit bestimmten Kriterien und Auszahlungsregeln.

Verwalten Sie verschiedene Arten von Sponsoren, einschließlich Unternehmen, staatliche Stellen und Bildungssparpläne.

Erfassen Sie Zahlungen und ordnen Sie sie der Rechnungsstellung von Student-Sponsor zu. Halten Sie Sponsor von Kunde getrennt.

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Benötigen Sie separate Auszahlungszeitpläne für Sponsor und Zuwendungen?	Sie können die Aufgabe Auszahlungszeitplan erstellen oder Auszahlungszeitplan für Kalender erstellen verwenden, um separate Zeitrahmen für die Auszahlung Ihrer Sponsor und Zuwendungen zu definieren.
Verwenden Sie ein Drittanbietersystem zur Verwaltung der Finanzhilfe?	Wenn Sie ein Drittanbietersystem für Finanzhilfe verwenden und die Geldmittel des Sponsor Auswirkungen auf die Finanzhilfe haben, lassen Sie das Kontrollkästchen Keine Auswirkungen auf Finanzhilfen in der Aufgabe Student-Sponsorvertrag erstellen deaktiviert. Workday nimmt den Vertrag dennoch in den Bericht Finanzhilfe gesamt auf. Sie können keine Vertrag für einen Sponsor in einem Drittanbietersystem durchführen.
Müssen Sie Student-Sponsor Zuschlag (Procurement) für Finanzhilfe verwenden?	Wir empfehlen, zur Verarbeitung der Finanzhilfe die Funktion „Workday Financial Aid“ zu verwenden.
Welche Informationen zu Student-Sponsor benötigen Sie aus einem Bericht?	Berücksichtigen Sie die folgenden Fragen, wenn Sie das Reporting für Student-Sponsor Vertrag : Welche Sponsor wurden ausgezahlt? Welche Sponsor wurden in Rechnung gestellt/gezahlt, wenn ausgezahlt? Welche weiteren Informationen benötigen Sie aus einem Bericht?
Möchten Sie Student-Sponsor Sponsorverträge manuell oder automatisch neu berechnen und auszahlen?	Sie können Student-Sponsor Sponsorverträge manuell neu berechnen und auszahlen, indem Sie in den möglichen Aktionen des jeweiligen Studenten oder Student-Sponsor Vertrag Aufgaben Suchen . SeeStudent-Sponsorvertragszahlungen auszahlen . Sie können auch eine automatische Neuberechnung und Auszahlung so einrichten, dass sie während der nächtlichen Joborchestrierung für Studenten ausgeführt wird, indem Sie die Aufgabe Finanzoptionen für Studenten verwalten verwenden, um das Kontrollkästchen Student-Sponsorverträge im nächtlichen Job-Orchestrierungsjob verarbeiten zu aktivieren . Bestimmte Ereignisse führen dazu, dass Student-Sponsor Sponsorverträge automatisch beurteilt werden. Siehe Referenz: Reaktionen für Student-Finanzen .
Wie möchten Sie Vetragsposition definieren?	Sie können Vetragsposition wie folgt definieren: Beträge, bei denen der Benutzer einen Pauschalbetrag eingibt. Berechnungen, bei denen der Betrag basierend auf einer Regel dynamisch berechnet wird. Wenn Sie Berechnungen verwenden, können Sie das Grid Regeln für Vertragsbetrag in der Aufgabe Student-Sponsorvertrag erstellen verwenden, um eine regelbasierte Berechnung zu konfigurieren, die Ihnen die Flexibilität bietet, die Anforderungen des Sponsors zu erfüllen. Stellen Sie nach der Konfiguration sicher, dass Sie das Kontrollkästchen " Betrag berechnen " in derselben Aufgabe aktivieren: .
Welchen Prozess verwenden Sie für Rechnungsstellung und Auszahlung?	Mit Workday können Sie den Workflow erstellen, der am besten zu Ihrer Organisation und Ihren Sponsor passt: Zahlen Sie Zahlungen an den Studenten aus, stellen Sie den Sponsoren eine Rechnung und erfassen Sie dann die Sponsor . Stellen Sie den Sponsoren eine Rechnung, erfassen Sie die Sponsor und zahlen Sie dann die Zahlungen an den Studenten aus.
Verwendet Ihre Einrichtung das Rechnungsmodell für Student-Sponsor ?	Mit diesem Framework können Sie Sponsor , Rechnungen, Anpassungsgutschriften und Neufakturierungen direkt in Workday Student verwalten. Dieses Modell arbeitet unabhängig vom Kunde -Framework „Financial Management“, sodass Sie studentenspezifische Fakturierungsdatensätze Verwalten, ohne die allgemeinen Kunde zu beeinflussen.
Benötigen Sponsoren eine einzige Rechnung für mehrere Studenten oder Verträge?	Sie können mehrere genehmigte, nicht gezahlte und teilweise gezahlte Rechnungen für einen einzelnen Sponsor zu einer konsolidierten Rechnung zusammenfassen, sodass Sie ein einzelnes Dokument drucken oder per E-Mail versenden können, anstatt einzelne Rechnungen zu senden.
Benötigen Sie benutzerdefinierte Rechnung ?	Sie verwenden Business Intelligence and Reporting Tools (BIRT), um benutzerdefinierte Layouts zu erstellen. Um diese Layouts anzuwenden, müssen Sie Regeln für das Layout von Student-Sponsor und konsolidierte Layoutregeln für Student-Sponsor Rechnung definieren, um BIRT Vorlagen mit dem Fakturierungsprozess zu Verknüpfung .
Wie möchten Sie Ihre Rechnung formatieren?	Sie konfigurieren eindeutige ID-Sequenzgeneratoren, um individuelle Rechnungen, Neufakturierungen, Anpassungsgutschriften und konsolidierte Rechnungen zu formatieren. Sie können diese Sequenzen global in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Student definieren oder Sie verwenden die Aufgabe ID-Definitionen für Unternehmen bearbeiten , um sie auf Unternehmen zu definieren.
Wie Forderungen Sponsor ?	Sie müssen Berichte zu Kunde und Student-Sponsor Sponsorrechnungen separat erstellen. Wir haben diese Fakturierungsbereiche so konzipiert, dass sie unabhängig voneinander funktionieren, sodass sie nicht dieselben Berichte Teilen . Um die Forderungen anzuzeigen, müssen Sie Daten aus beiden folgenden Elementen kombinieren: Den Bericht Student-Sponsorrechnungen suchen für die studentspezifische Fakturierung Finanzmanagementberichte für die reguläre Kunde .

Empfehlungen

Konfigurieren Sie Transaktions-Worktags für Student-Sponsor . SeeWorktags für Transaktionen konfigurieren .

Anforderungen

Konfigurieren Sie Ihr Unternehmen. Workday erfordert Unternehmen, die mit allen akademischen Einheiten für die Verarbeitung von Finanztransaktionen für Studenten verknüpft sind.

Erstellen und verwalten Sie Sponsor mit der Funktion Grant Management von Workday Financials . SeeSponsorinformationen einrichten und verwalten .

Erstellen Sie neue Sponsor für jedes Zuschlag (Procurement) .

Einschränkungen

Konsolidierte Rechnungen unterstützen nur Einzelrechnungen mit dem Status " Genehmigt"
und dem Zahlungsstatus " Nicht gezahlt"
oder "Teilweise gezahlt"
.

Sie können für Student-Sponsor Sponsorverträge keine Kundenkonto und Berichte verwenden.

Beim Erstellen eines Student-Sponsor Vertrag Sie bis zu 9.999 Vertrag eingeben.

Sie können bis zu 1.000 Rechnungen gleichzeitig erstellen.

Mandanten-Setup

Verwenden Sie die Aufgabe

Mandanten- Setup bearbeiten - Student ,

um eindeutige ID-Sequenzgeneratoren für Student-Sponsor , Neufakturierungen von Student-Sponsor , Anpassungsgutschriften für Student-Sponsor Rechnung und konsolidierte Student-Sponsor Sponsorrechnungen zu konfigurieren. Sie können auch ID-Definitions-Mappings für Sponsoren in der Aufgabe

ID-Definitionen für Unternehmen bearbeiten

prüfen.

Sicherheit

Konfigurieren Sie folgende Sicherheitsdomänen im funktionaler Bereich „Student-Finanzen“ :

Domäne	Überlegungen
Manage: Student-Finanzen	Ermöglicht die Konfiguration und Verwaltung von Finanztransaktionen für Studenten.
Manage: Student Sponsor Contract Invoicing	Ermöglicht die Konfiguration und Verwaltung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung für Student-Sponsor, z. B. Rechnung anzeigen, Anmerkungen und Anhänge verwalten sowie Übermittlungsaufgaben wie Drucken und E-Mail-Versand ausführen.
Manage: Student Sponsor Contracts Processing	Hiermit können Sie Student-Sponsor Sponsorverträge erstellen, Bearbeiten und anzeigen.
Manage: Student Sponsor Deposit - Cancel	Ermöglicht es Ihnen, eine Student-Sponsor abzubrechen.
Manage: Student Sponsor Payment - Cancel	Hiermit können Sie eine Student-Sponsor abbrechen.
Manage: Student Sponsor Payment Processing	Ermöglicht die Konfiguration und Verwaltung der Verarbeitung von Student-Sponsor .
Manage: Student Sponsor Refund Processing	Ermöglicht die Konfiguration und Verwaltung von Rückerstattungen für Student-Sponsor .
Manage: Student Sponsor Refunds - Cancel	Ermöglicht den Abbruch anstehender Student-Sponsor und Student-Sponsor Sponsorrückerstattungszahlungen.
Process: Student Sponsor Refund Escheatment	Ermöglicht den Heimfall erstellen für Rückerstattungszahlungen von Student-Sponsor .
Process: Student Sponsor Refund/Settlement	Ermöglicht die Konfiguration und Verwaltung von hier: Zahlung; sonst auch Abwicklung, Zahlungsabwicklung für Student-Sponsor .
Reports: Student Sponsor Contracts	Ermöglicht es Ihnen, Berichte zu Student-Sponsor Sponsorverträgen anzuzeigen.
Reports: Student Sponsor Payments	Ermöglicht es Ihnen, Berichte zu Student-Sponsor Sponsorzahlungen anzuzeigen.
Reports: Student Sponsor Refunds	Ermöglicht es Ihnen, Berichte zu Rückerstattungen von Student-Sponsor anzuzeigen.
Set Up: Student Payments	Ermöglicht die Konfiguration und Verwaltung von Studentenzahlungen.
Reports: Student Sponsor Invoicing	Bietet Zugriff auf die primären Berichtsdaten für einzelne und konsolidierte Rechnungen.
Process: Student Sponsor Invoices	Erforderlich für die automatische Generation von Rechnungen über den Job .
Manage: Student Sponsor Invoice - Cancel	Diese Rechnung bietet Zugriff zum Abbrechen einer Student-Sponsor .

Konfigurieren Sie folgende Sicherheitsdomänen im funktionaler Bereich„Financial Aid“:

Domäne	Überlegungen
Manage: Financial Aid	Ermöglicht die Konfiguration und Verwaltung der Finanzhilfe für Studenten.
Reports: Financial Aid Period Records	Ermöglicht es Ihnen, Berichte zu Datensätzen für Finanzhilfe anzuzeigen.
Set Up: Auszahlungen	Ermöglicht die Konfiguration und Verwaltung von Auszahlungen.

Konfigurieren Sie folgende Sicherheitsdomänen im funktionaler Bereich„Banking and Settlement“:

Domäne	Überlegungen
Process: Payment Return	Hiermit können Sie die Zahlungsretouren von der Bank verwalten und zugehörige Berichte anzeigen.
Process: Settlement	Ermöglicht die Verwaltung von Problemen mit Rückerstattungszahlungen von Student-Sponsor .

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse	Überlegungen
Anstehende Studenten-Sponsorrückerstattung - Ereignis	Wenn der Student für eine Rückerstattung auswählbar ist, können Sie mit diesem Geschäftsprozess dem Studenten eine Rückerstattung gewähren, sobald einen Zahlungslauf wird.
Kontoeinzahlung für Studenten - Ereignis	Hiermit können Sie Studentenzahlungen einzahlen.
Studentenauszahlungsereignis	Hiermit können Sie eine Student-Sponsor Vertrag .
Student-Sponsorzahlungszuordnung - Ereignis	Hiermit können Sie eine Student-Sponsor Sponsorzahlung zuordnen.
Student-Sponsorrechnung - Ereignis	Hiermit können Sie Rechnungen für Vertrag generieren.

Reporting

Berichte	Überlegungen
Student-Sponsorvertragspositionen mit erforderlicher Neufakturierung suchen	Suchen Sie Vertrag , die erneut in Rechnung werden sollen, wenn sich die Vertrag Sponsor .
Student-Sponsorverträge suchen	Suchen Sie nach Student-Sponsor Sponsorverträgen basierend auf wichtigen Vertrag wie Vertragsname, akademische Einheit, Zuwendungsjahr, Vertragsdatum und Sponsor.
Student-Sponsorzahlungen suchen	Suchen Sie Details zur Student-Sponsor und ordnen Sie Zahlungen Rechnungen zu oder heben Sie die Zuordnung auf.
Student-Sponsorrechnungen suchen	Dies ist das primäre Tool zur Verfolgung des Fakturierungsstatus, der Lieferungshistorie und der Zahlungszuordnungen. Dieser Bericht enthält spezifische Daten für das Rechnungsstellungsmodell von Student-Sponsor und erfordert keinen Zugriff auf die Reportingdomänen für das Finanzmanagement.
Konsolidierte Student-Sponsorrechnungen suchen	Berichte Konsolidierte Student-Sponsorrechnungen suchen , um gruppierte Fakturierungsdatensätze zu verwalten.
Student-Sponsorvertragsdetails	Suchen Sie Student-Sponsor Sponsorverträge für das ausgewählte Zuschlag (Procurement) .
Auslastung des Student-Sponsorvertrags	Bietet eine visuelle Anzeige der Auslastung des Student-Sponsor Vertrag pro Zuschlag (Procurement) .
Drucklaufgruppen für Student-Sponsorrechnungen suchen	Wird verwendet, um die Generation und Übermittlung einzelner Sponsor zu überwachen und zu prüfen. Mit diesem Bericht können Sie Folgendes ausführen: Verfolgen Sie den Fortschritt umfangreicher Jobs für die PDF Generation und E-Mail-Verteilung. Prüfen Sie, ob einzelne Sponsoren ihre Rechnungen erfolgreich erhalten haben. Prüfen Sie historische Fakturierungszyklen für bestimmte akademische Einheiten oder Sponsoren.
Drucklaufgruppen für konsolidierte Student-Sponsorrechnungen suchen	Wird verwendet, um die Massenverarbeitung und Übermittlung einheitlicher Fakturierungsauszüge zu verwalten. Mit diesem Bericht können Sie Folgendes ausführen: Stellen Sie sicher, dass mehrere individuelle Rechnungen erfolgreich zu einzigen konsolidierten Dokumenten zusammengeführt werden. Koordinieren Sie die Massenübermittlung von E-Mails für Sponsoren, die eine gruppierte Fakturierung benötigen. Stimmen Sie die Anzahl der generierten Dokumente mit erfolgreich abgeschlossenen Übermittlungsereignissen ab.

Integrationen

Integrationen oder Webservices	Überlegungen
Bulk Import Put Student Sponsor ReCalculation Schedule	Verarbeitet viele Instanzen des Zeitplans für die Neuberechnung von Student-Sponsoren asynchron.
Get Pending Student Sponsor Refunds	Ruft Student-Sponsor Sponsorrückerstattungen anhand der Referenz-ID ab. Wenn Sie keine Referenz-IDs angeben, ruft der Service alle Rückerstattungen von Student-Sponsor ab.
Get Student Sponsor Contracts Put Student Sponsor Contract	Ruft einen Student-Sponsor Vertrag, erstellt oder aktualisiert ihn . Wenn Sie keine Referenz-IDs angeben, ruft der Service alle Student-Sponsor Sponsorverträge ab.
Get Student Sponsor Invoices	Ruft Student-Sponsor Sponsorrechnungen ab. Wenn Sie keine Anforderung; Antrag angeben, ruft der Service alle Transaktionen ab.
Get Student Sponsor ReCalculation Schedules Put Student Sponsor ReCalculation Schedule	Ruft nächtliche Neuberechnungszeitpläne für Student-Sponsor Vertrag , erstellt oder aktualisiert sie. Wenn Sie keine Referenz-IDs angeben, ruft der Service alle nächtlichen Zeitpläne für die Neuberechnung der Student-Sponsor Vertrag .
Import Student Sponsor Contract	Importiert einen einzelnen Student-Sponsor mit mehreren Positionen. Sie können Positionen nach ID hinzufügen oder Bearbeiten . Wenn Vertrag einen Sponsor bearbeiten, werden vorhandene Vertrag nicht aus dem Vertrag entfernt.
Import Student Sponsor Payment	Importiert Student-Sponsor Sponsorzahlungen mit erstellter optionaler Kontoeinzahlung.
Import Total Financial Assistance	Erstellt neue Finanzhilfe mit den bereitgestellten Studentenzuwendung für einen Studenten, die von der Akademische Einheit der Bildungseinrichtung "" gekennzeichnet sind. Die Studentenzuwendungen in der Anforderung; Antrag überschreiben alle aktuellen Zuwendungen in der Finanzhilfe des Studenten. Alle Studenten-Waiver oder Student-Sponsor Sponsorverträge in einem vorhandenen Finanzhilfepaket werden dem neu erstellten Paket derselben Akademische Periode hinzugefügt.
Anstehende Studenten-Sponsorrückerstattung übermitteln	Erstellt anstehende Student-Sponsor Sponsorrückerstattungen.
Student-Sponsorrechnung übermitteln	Ermöglicht es Ihnen, einzelne Sponsor für die Verarbeitung kleiner Datenmengen zu erstellen.
Get Student Sponsor Invoices	Verwenden Sie diesen Berichtsschritt, um detaillierte Rechnung abzurufen, einschließlich Status, Beträgen und zugeordneter Vertrag .
Get Student Sponsor Invoice Business Form Layout Rules Put Student Sponsor Invoice Business Form Layout Rule	Wird verwendet, um Layoutregeln für gedruckte Rechnungen abzurufen, zu erstellen oder zu aktualisieren. Sie können diese Regeln definieren, um bestimmte Layouts basierend auf Art, Sponsor und Währung mit Rechnungen zu verknüpfen. Dies sind nur Implementierungsservices und unterstützen nicht die EIB (Enterprise Interface Builder) Funktionalität.
Get Consolidated Student Sponsor Invoices Put Consolidated Student Sponsor Invoice	Wird verwendet, um konsolidierte Rechnungen basierend auf Kriterien wie Akademische Einheit, Sponsor oder Vertrag abzurufen oder zu erstellen. Ermöglicht Ihnen das Anzeigen von Daten basierend auf Ihrem Sicherheitsprofil. Sie sehen nur Daten für Einrichtungen, für die Sie eine Berechtigung haben.
Bulk Import Submit Student Sponsor Invoice	Ermöglicht es Ihnen , Student-Sponsor Sponsorrechnungen aus importierten Daten in großen Mengen zu erstellen. Sie verwenden diesen Service , um mehrere Rechnungen für verschiedene Sponsoren und Student-Sponsor Sponsorverträge in einer einzigen Anforderung; Antrag asynchron zu verarbeiten. Wir Initiieren den Geschäftsprozess Student-Sponsorrechnung - Ereignis für jede Rechnung , um die Rechnung mit konfigurierter Sequenz und Referenz-IDs zu generieren und in der Workday Benutzeroberfläche anzuzeigen.

Beziehungen und Touchpoints

Features	Überlegungen
Finanzhilfe	Sie verwenden Finanzhilfe, um Auszahlungszeitpläne zu konfigurieren. Sponsorverträge sind in den Paketpositionen „Finanzhilfe“ enthalten.
Fördermittel	Sie konfigurieren Student-Sponsoren in Fördermitteln.
Reporting und Analysen	Sie konfigurieren Geschäftsformularlayouts für Student-Sponsor Sponsorzahlungen und -rechnungen mit dem Report Designer.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.