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Dokumentation
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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-09-08
Schritte: Einrichten der Studentendaten

Schritte: Einrichten der Studentendaten

Konfigurieren Sie Workday für persönliche und Kontaktinformationen der Studenten, einschließlich Studentenprofile. In Workday konfigurieren Sie zunächst die Studentendaten auf die gleiche Weise wie alle anderen Personendaten. Anschließend konfigurieren Sie Aufgaben, Geschäftsprozesse und Domänen, die speziell auf Studentenadministratoren und Studentenbenutzer zugeschnitten sind.
Dieses Thema bietet Administratoren eine Übersicht zum Einrichten von Workday Student. Das Thema führt Sie durch einige der studentenspezifischen Konfigurationen im Zusammenhang mit der Einrichtung persönlicher Informationen in Workday. Wenn Sie HCM verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie beim Einrichten von Student keine Auswirkungen auf vorhandene Konfigurationen zur Verwaltung persönlicher Informationen haben.
  1. Greifen Sie auf die
    globale Aufgabe „Mandanten-Setup bearbeiten“
     zu.
    Konfigurieren Sie mandantenweite persönliche Informationen. Siehe Schritte: Einrichten persönlicher Informationsfelder.
  2. Konfigurieren Sie persönliche Informationen und Sicherheitsrichtlinien für den Personentyp „Student“.
  3. Greifen Sie auf die Aufgabe
    „Mandanteneinrichtung bearbeiten – Student“
     zu.
    Konfigurieren Sie die mandantenweiten Einstellungen für Studenten. Siehe Referenz: Mandanten-Setup bearbeiten – Student.
  4. Konfigurieren Sie persönliche Informationen und Lokalisierungseinstellungen.
    Workday betrachtet Studenten als den Personentyp „Arbeiter“. Konfigurieren Sie die Lokalisierungseinstellungen für Studenten für den Personentyp „Arbeitnehmer“.
  5. (Optional) Greifen Sie auf den Bericht
    „Funktions-Opt-Ins verwalten“
     zu.
    Aktivieren Sie die Funktion
    „Segment Security Fix für mehrere Personentypen“
     .
    Wenn Sie sich dafür entscheiden, zeigt Workday den Mitgliedern einer segmentbasierten Sicherheitsgruppe mit Zugriff auf das Segment der studentischen Mitarbeiter die personenbezogenen Daten der studentischen Mitarbeiter an.
    Sicherheit:
    Einrichten: Systemdomäne
     im Funktionsbereich System.
  6. Richten Sie segmentierte Sicherheit für den Zugriff auf personenbezogene Daten eines Studenten ein. Der segmentbasierte Sicherheitszugriff ermöglicht die Anzeige dieser Daten im entsprechenden Profil. Beispiel: Wenn Sie Zugriff auf die Segmente „Student“ und „Student Prospect“, aber nicht auf das Segment „Worker“ haben, können Sie nur personenbezogene Daten zu Studenten- und Interessentenprofilen sehen.
  7. Richten Sie regelbasierte Sicherheit ein, um Studierenden Sicherheitszugriff basierend auf bestimmten Kriterien wie aktivem Status, Kohortenmitgliedschaft, Abschlussstatus und Institution zu gewähren. Beispiel: Sie können eine Sicherheitsgruppe erstellen, die es nur Studierenden des College of Arts and Sciences ermöglicht, einen Wechsel ihres Hauptfachs zu beantragen.
  8. Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    „Änderung persönlicher Informationen“
     , um Administratoren und Studenten die Aktualisierung persönlicher Informationen zu ermöglichen.
    Mit diesem Geschäftsprozess können Sie Änderungen an personenbezogenen Daten verwalten, darunter:
    • Identifikation als Aborigine/Ureinwohner
    • Staatsbürgerschaftsstatus
    • Geburtsdatum
    • Behinderungen
    • Ethnizität
    • Geschlecht und Geschlechtsidentitäten
    • Familienstand
    • Militärdienst
    • Pronomen
    • Religion
    • Sexuelle Orientierungen
  9. Konfigurieren Sie die persönlichen Datendomänen im Funktionsbereich Student Core.
    Konfigurieren Sie Folgendes:
    • Studentendatendomänen zur Verwaltung studentenspezifischer persönlicher Informationen.
    • Self-Service-Domänen für Studierende, in denen Studierende ihre eigenen persönlichen Informationen hinzufügen oder aktualisieren können.
    Fügen Sie Studierende zur Domänensicherheitsrichtlinie hinzu, damit sie die in diesen Domänen gesicherten Aufgaben und Berichte anzeigen und ändern können.
  10. Namen konfigurieren.
    Damit Studentenadministratoren und Studenten ihre eigenen Daten hinzufügen oder aktualisieren können, konfigurieren Sie diese Domänen und Geschäftsprozesse für:
    • Personendaten: Namen
       und
      Self-Service:
       Namensdomänen.
    • Personendaten: Namensaussprache
       und
      Self-Service: Domänen zur Namensaussprache
       .
    • Personendaten: Bevorzugte Namen
       und
      Self-Service: Bevorzugte Namen-
       Domänen.
    • Personendaten: Rechtsnamen
       und
      Self-Service: Rechtsnamendomänen
       .
    • Geschäftsprozesse
      für die Änderung des gesetzlichen Namens
       und
      die Änderung des bevorzugten Namens
       .
  11. IDs konfigurieren.
    Konfigurieren Sie die Personendomänen für personenbezogene Daten. Wenn Sie möchten, dass die Studierenden ihre persönlichen Daten selbst aktualisieren, konfigurieren Sie die entsprechenden Self-Service-Domänen. Beispiel:
    • Personenbezogene Daten: Reisepässe und Visa
       und
      Selbstbedienung: Reisepässe und Visa.
    • Personendaten: Regierungsausweise
       und
      Self-Service: Regierungsausweise.
    Konfigurieren Sie die Personen-ID-Geschäftsprozesse, um Aktualisierungen der Studentendaten zu ermöglichen. Beispiel:
    Reisepässe und Visa ändern
    ,
    Amtliche Ausweise bearbeiten
    ,
    Ausweisinformationen bearbeiten
    ,
    Andere Ausweise bearbeiten
    ,
    Führerscheine bearbeiten
    .
  12. Konfigurieren Sie die Kontaktinformationen für Studierende.
    Konfigurieren Sie Adress- und Telefonkontakte, einschließlich institutioneller Kontakte.
    Um eine Änderung der privaten, beruflichen und institutionellen Kontaktinformationen des Studenten zu ermöglichen, konfigurieren Sie diese Geschäftsprozesse:
    • Home Kontakt Änderungsantrag
    • Ereignis zur Änderung des Arbeitskontakts
    • Institutionelles Kontaktänderungsereignis
    Konfigurieren Sie die Kontaktinformationsdomänen für Studentenadministratoren und Studenten, wenn Sie möchten, dass diese ihre eigenen Kontaktinformationen aktualisieren. Beispiel:
    Personendaten: Privatkontaktinformationen
     und
    Self-Service: Privatkontaktinformationen
    .
  13. Konfigurieren Sie die Profilinformationen des Studenten.
    Sie haben die Möglichkeit, Studentenprofile für diese Aufgaben mit von Workday bereitgestellten Inhalten zu konfigurieren:
    • Profilzusammenfassung konfigurieren
    • Profil konfigurieren
    • Profilgruppe konfigurieren
    Sie können einem Studentenprofil auch einen benutzerdefinierten Bericht hinzufügen. Sehen Beispiel: Benutzerdefinierten Bericht zu einem Studentenprofil hinzufügen.
Studentenadministratoren und Studenten können Daten anzeigen oder erstellen oder beides, je nach den Anforderungen Ihrer Einrichtung. Je nach Konfiguration können sie auch Studierendendaten aktualisieren.
Richten Sie weitere studentenbezogene Informationen ein:
  • Studierendenverzeichnis
  • Studentenunterkünfte
  • Studentenwohnheim
  • Sportliche Informationen
  • Kontaktinformationen für Freunde und Familienangehörige der Studierenden
  • Studierendendokumente
  • Daten internationaler Studierender
Sie können es Studierenden ermöglichen, ihre eigenen Informationen zu aktualisieren, indem Sie die zulässigen Self-Service-Aufgaben für die Sicherheitsgruppe
„Student als Selbst
 “ in Geschäftsprozessen konfigurieren. Beispiel: Konfigurieren Sie im Geschäftsprozess
„Student Onboarding Event“
 Folgendes, damit Studierende ihre persönlichen Verzeichnisinformationen verwalten können:
  • Aufgabe
    „Meine Datenschutzeinstellungen verwalten“
     .
  • Sicherheitsgruppe
    Student als Selbst
    .
Sie können auch die Self-Service-Überprüfungsaufgaben konfigurieren. Diese Aufgaben sind als zulässige Aktionen in den Geschäftsprozessen
„Student Onboarding Event“
 und
„Continuing Student Registration Onboarding Event“
 verfügbar. Beispiel:
  • Meine Freunde und Familie bewerten
  • Überprüfen Sie meine Home-Kontaktinformationen
  • Meinen gesetzlichen Namen überprüfen
  • Berechtigungen für meine Drittpartei überprüfen