Überlegungen zum Setup: Student-Anstellungen

Worum es geht

Mit dem Feature „Studentenanstellungen“ können Ihre Studenten über Workday Termine mit ihren Beratern planen. Mitarbeiter, z. B. Berater, können ihren Zeitplan und ihre Verfügbarkeit in Workday erstellen und verwalten. Vorgesetzte oder Front Office-Mitarbeiter können anstellungsbezogene aktuelle und historische Daten in von Workday bereitgestellten und in benutzerdefinierten Berichten anzeigen.

Vorteile und Nutzen

Der Erfolg der Studenten hängt von der häufigen Interaktion mit ihren Beratern und der Kenntnis des geeigneten Beraters ab. Einrichtungen, die Workday Student verwenden, verwenden möglicherweise andere Anstellungsanwendungen. Als Ergebnis:

Studenten müssen mit verschiedenen Anstellungsprozessen arbeiten, die von verschiedenen Einrichtungen übernommen wurden. Es gibt keine Einheitlichkeit für die Planung und Arbeit mit Anstellungen. Sie sind sich nicht immer sicher, mit wem sie ihre spezifischen Bedürfnisse erfüllen sollen.

Mitarbeiter (Lakende und Berater) laden Daten aus mehreren Quellen, was zu manuellem Verwaltungsaufwand führt.

Institute haben keine oder nur wenige Reportingfunktionen.

Das Workday Student Appointments-Feature:

Diese Domäne bietet Studenten eine einfache Möglichkeit, Termine bei Beratern zu beantragen. Sie können den besten Berater basierend auf ihren Bedarfs- und Zeitplanpräferenzen auswählen.

Diese Domäne bietet Beratern die Möglichkeit, bei Bedarf Termine mit Studenten zu beantragen.

Ermöglicht die Verwendung eines Fragebogens, um von Studenten weitere Informationen über den Zweck der Anstellung einzuholen. Fragebögen können auch Kontext für die Berater bieten, damit diese sich vorbereiten können.

Integriert und speichert Anstellungsdaten mit dem Studentenprofil und anderen Studenteninformationen in Workday.

Laden die Feiertage, Urlaube und Unterrichtszeitpläne von Beratern in der Bildungseinrichtung.

Ermöglicht es Beratern und Mitarbeitern, von Workday generierte Berichte anzuzeigen oder ihre eigenen benutzerdefinierten Berichte mit Anstellungsdaten zu erstellen. Diese historischen Daten können wichtigen Einblick in Anstellungstrends geben. Einige Trends können sein, wie oft Studenten sich mit Beratern treffen, bei welchen Anstellungskategorien Studenten am meisten Hilfe benötigen, die Verfügbarkeit von Beratern usw.

Anwendungsfälle

Studenten können die Anstellungsaufgabe und die Berichte für folgende Zwecke verwenden:

Planen Sie Termine oder brechen Sie sie ab.

Geeignete Berater basierend auf deren Bedarf suchen.

Beraterverfügbarkeit anzeigen.

Sie können vergangene, anstehende und abgebrochene Anstellungen anzeigen.

Berater können die Aufgaben und Berichte in Workday für folgende Zwecke verwenden:

Beantragen Sie Anstellungen im Auftrag eines Studenten.

Richten Sie Zeitpläne für die verschiedenen Einrichtungen ein, zu denen sie gehören, und verwalten Sie ihre Verfügbarkeit.

Ihre aktuellen und anstehenden Anstellungen verwalten und anzeigen.

Nicht verfügbare Zeiten blockieren, einschließlich Feiertage, Urlaub und Klassenzeitpläne.

Wählen Sie einen Studenten als No-Show aus.

Lösen Sie Sperren von Studenten auf, wenn die Auflösung der Sperre darin besteht, sich mit dem Berater zu treffen.

FrontDesk Manager haben folgende Möglichkeiten:

Erstellen und zeigen Sie Berichte an, um Wartezeiten, Gründe für Termine, verpasste Termine und andere Analysen zu verfolgen.

Zeitpläne ihrer Mitarbeiter anzeigen und verwalten, entweder einzeln oder alle in einem benutzerdefinierten Bericht.

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Wer kann Termine beantragen?	Studenten können Termine für sich selbst beantragen. Damit Studenten Anstellungen für sich selbst beantragen können, müssen Sie sicherstellen, dass die Gruppe Student für sich selbst den Geschäftsprozess initiieren kann. Andere Sicherheitsgruppen können einen Termin im Auftrag von Studenten anfordern. Stellen Sie sicher, dass alle Sicherheitsgruppen, die als Berater und Trainer fungieren, den Geschäftsprozess initiieren können.
Welche Gruppen können Anstellungen verwalten?	Gruppen in den Rollen als Berater, Berater und Trainer können ihre Anstellungspläne erstellen und diese entsprechend verwalten.
Welche Anstellungskategorien und ‑gründe bietet die Einrichtung an? Welche Gruppen können Anstellungskategorien und -gründe erstellen und verwalten?	Sie konfigurieren die Aufgabe „Anstellungskategorien“ für die verschiedenen Services, die Ihre Einrichtung bereitstellt. Beispiel: Beratung zu Finanzhilfen Karriereberatung Akademische Beratung Beratungsservices für internationale Studenten Kategorien sind für Ihre Einrichtung spezifisch. Sie können beliebig viele Kategorien erstellen. Sie können auch Kategorien erstellen, die spezifisch für das akademische Niveau Ihrer Einrichtung sind.
Für welche Anstellungskategorien sind die verschiedenen Berater verfügbar? Welche Gründe enthält jede Kategorie?	Um sicherzustellen, dass Studenten Termine mit dem richtigen Berater vereinbaren, können Berater Terminzeiten für bestimmte Kategorien und Gründe konfigurieren. Wenn der Student eine bestimmte Anstellung beantragt, werden nur die Berater angezeigt, die diese Anstellungskategorie anbieten. Sie können unter jeder Kategorie Gründe erstellen. Sie können Gründe für eine Einrichtung unter der übergeordneten akademischen Einrichtung erstellen. Sie können auch Gründe erstellen, die für ein akademisches Niveau spezifisch sind.
Wie lang ist die Dauer für jede Anstellungskategorie?	Wenn Sie die Anstellungskategorie erstellen, können Sie eine Dauer eingeben. Berater können die Dauer aktualisieren.
Möchten Sie Fragebögen verwenden? Möchten Sie Mitarbeitern die Anzeige von Fragebogenantworten ermöglichen?	Sie können Fragebögen als Aktionsschritt einschließen, um mehr Informationen zu erhalten, bevor sich die Studenten mit den Beratern treffen. Sie können Fragebögen auch als Feedback-Befragung nach der Anstellung verwenden. Sie können Fragebögen im Geschäftsprozess als Bedingung für eine Kategorie oder einen Grund konfigurieren. Beispiel: Es gibt einen Grund, warum der Student vor der Anstellung einen Fragebogen ausfüllen muss, um in die Kategorie „Internationale Beratung“ aufgenommen zu werden.
Für welche Anstellungen ist eine Genehmigung erforderlich?	Sie können einen optionalen Genehmigungsschritt für den gesamten Geschäftsprozess konfigurieren, der an den Mitarbeiter oder Studenten weitergeleitet wird. Sie haben auch die Möglichkeit, Bedingungsregeln für den Geschäftsprozess „Anstellungen“ zu erstellen. Beispiel: Ein Termin bei einer Karriereberatung erfordert eine Genehmigung. Wenn der Berater Anstellungsanforderungen abbrechen, ablehnen oder zurücksenden kann, stellen Sie sicher, dass er die entsprechende Berechtigung hat. Andernfalls werden diese Optionen nicht in der Anstellungsanfrage angezeigt.
Sollen Studenten und Berater Anstellungen abbrechen können?	Stellen Sie sicher, dass Studenten und alle Sicherheitsgruppen, die als Berater und Trainer fungieren, den Geschäftsprozess Studentenanstellung abbrechen initiieren können.
Möchten Sie einen Zeitausgleich zwischen den Terminen durchführen? Möchten Sie eine Vorlaufzeit für einen Anstellungsantrag?	Berater können ihre eigenen Zeitpläne verwalten. Sie können beliebig viele Zeitpläne erstellen. Sie können sowohl granulare Zeitpläne als auch generische Zeitpläne erstellen. Beispiel: Sie können einen Zeitplan von Montag bis Donnerstag erstellen, um sich mit Studenten aus bestimmten Kategorien und Gründen zu treffen. Sie können für allgemeine Zwecke einen weiteren Zeitplan für Freitag von 8:00 Uhr bis 10:00 Uhr erstellen. Berater können Überschreibungen für Zeitpläne verwenden, um eine Vorlaufzeit für Anstellungsanforderungen zu erstellen. Sie können auch Abwesenheitszeiten blockieren, die dem Studenten, der den Termin festlegt, nicht angezeigt werden.
Möchten Sie die Abwesenheitszeit blockieren?	Berater können ihre Unterrichtszeitpläne und ihren Urlaub einrichten. Darüber hinaus können sie Zeiten blockieren, für die sie nicht verfügbar sind.
Sollen Ihre Termine an einem bestimmten Ort und in einem bestimmten Format angezeigt werden?	Berater können den Standort jedes verfügbaren Termins, z. B. einen bestimmten Campus, sowie das Format des Termins, z. B. persönlich, telefonisch oder virtuell, angeben. Beispiel: Verfügbarkeit persönlich am Standort A am MW, persönlich am Standort B am Freitag und virtuelle Termine am Samstag.
Werden Termine verwendet, um bestimmte Arten von Studentensperren aufzulösen?	Sie können Studenten-Sperren auf Studenten anwenden, wenn diese ihre Anforderungen nicht erfüllen oder offene Salden haben. Sie können einen Studenten sperren, weil er sich mit einem Berater treffen muss. Sie können den Geschäftsprozess so konfigurieren, dass die Sperre für den Studenten nach der Anstellung aufgehoben wird. Workday bietet die Möglichkeit, einen Aktionsschritt „Sperre von Studenten entfernen“ zum Geschäftsprozess für Anstellungen hinzuzufügen.
Wie können Studenten, Berater und Mitarbeiter die Termine anzeigen?	Workday verfügt über integrierte Berichte und Berichtsfelder für Anstellungen. Wir stellen Berichte für Studenten, Berater und Supervisor des Personals bereit. Sie können auch benutzerdefinierte Dashboards für Anstellungen erstellen: Für Studenten und Berater, damit diese ihre vergangenen, abgebrochenen und anstehenden Anstellungen anzeigen können. Für Personalmanager können Sie alle Anstellungen in Ihrer Einrichtung anzeigen. Sie können verschiedene Analysen definieren, z. B. Anstellungen nach Personal oder nach Kategorie. Beispiel: Der Zulassungsleiter möchte die Anzahl der zulassungsbezogenen Anstellungen, die Anstellungen nach bestimmten Beratern und andere Datenpunkte anzeigen.

Empfehlungen

Erstellen Sie einige Anstellungskategorien, die allgemein und für alle Studenten verfügbar sind. Dies hindert Studenten nicht daran, sich mit Beratern aus anderen Abteilungen zu treffen. Beispiel: Ein Student, der sein Hauptfach wechseln möchte, beantragt ein Treffen mit einem Berater aus einer anderen Abteilung für akademische Beratung.

Konfigurieren Sie folgende Sicherheitsgruppen, um Mitarbeitern und Studenten die Berechtigung zum Genehmigen, Abbrechen und Rückgängigmachen von Anstellungen zu erteilen:

Fest angestellter Mitarbeiter für sich selbst

Externer Mitarbeiter für sich selbst

Student für sich selbst

Konfigurieren Sie Feiertagskalender für Mitarbeiter und Einrichtung.

Konfigurieren Sie die Workday-Unterrichtszeitpläne.

Verwenden Sie Bedingungsregeln, um das Routing zu verwalten.

Erwägen Sie die Erstellung von Sicherheitsgruppen für einige Anstellungskategorien. Beispiel: Ein Student, der ein Immigrationsproblem besprechen möchte.

Anforderungen

Keine Auswirkungen.

Einschränkungen

Keine Auswirkungen.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Domäne	Überlegungen
Manage: Student Appointments	Berater können ihre Anstellungspläne und ihre Verfügbarkeit verwalten und anzeigen. Außerdem können sie auswählen, ob ein Student zum Termin erschienen ist. Berater können auch Kategorien und Gründe für die Anstellung anzeigen.
Manage: Student Appointment Staff	Ermöglicht es Office Managern und Vorgesetzten, die von ihren Mitarbeitern geplanten Anstellungen zu verwalten und anzuzeigen.
Reports: Student Appointments	Diese Domäne bietet Beratern Zugriff zum Anzeigen ihrer vergangenen und zukünftigen Anstellungen.
Berichte: Student Appointment Staff	Office Managers und Vorgesetzte von Mitarbeitern können ihre Mitarbeiteranstellungsdaten anzeigen. Sie können auch benutzerdefinierte Berichte erstellen, um Personalaktivitäten im Zusammenhang mit Studentenanstellungen anzuzeigen.
Self Service: Student Appointments	Diese Domäne ermöglicht Studenten, ihre eigenen Termine zu beantragen und anzuzeigen.
Set Up: Student Appointments	Ermöglicht Ihnen die Konfiguration von Anstellungskategorien und -gründen für Ihre Einrichtung. Außerdem können Sie die Webservices zum Abrufen und Erstellen von Anstellungskategorien und -gründen verwenden.
(Optional) Fragebogenerstellung und -verteilung und Fragebogenergebnisse	Hiermit können Sie Fragebögen erstellen und verwalten. In der Domäne Questionnaire Results können Sie Antworten und Befragungsergebnisse anzeigen. Sie können die segmentierte Sicherheit verwenden, um den Zugriff auf Fragebögen und Antworten zu beschränken.

Geschäftsprozesse

Folgende Geschäftsprozesse ermöglichen Ihnen, das Feature zu konfigurieren:

Anstellung für Studenten beantragen

Studentenanstellung abbrechen

Sie konfigurieren, welche Sicherheitsgruppen den Prozess initiieren, Genehmigungen und Abbrüche verwalten usw. Sie können Bedingungen hinzufügen, um Routing-Termine zu verwalten. Sie können Fragebögen im Geschäftsprozess als Bedingung oder für Befragungen konfigurieren.

Reporting

Bericht	Überlegungen
Meine Studentenanstellungen anzeigen	Diese Domäne bietet Studenten Zugriff zum Anzeigen vergangener, abgebrochener und anstehender Anstellungen.
Studentenanstellungen anzeigen	Diese Domäne bietet Beratern Zugriff zum Anzeigen ihrer vergangenen, abgebrochenen und anstehenden Anstellungen.
Studentenanstellungsverfügbarkeit anzeigen	Diese Domäne bietet Student Administrators und Personal Managern Zugriff zum Anzeigen von Studentenanstellungen nach Personal.

Wir stellen die Datenquelle

„Student Appointments“

(gesichert über die Domäne „Reports: Student Appointments
“) bereit und schließen folgende Filter ein:

Alle zukünftigen Anstellungen

Alle früheren Anstellungen

Alle abgebrochenen Anstellungen

Wir haben eine Reihe von Berichtsfeldern in das Geschäftsobjekt

„Student - Anstellung

(gesichert über die Domäne Public Reporting Items
)“ aufgenommen. Einige dieser Felder sind:

Akademisches Niveau für Grund für Anstellung von Hauptstudent

Akademische Einheit für Grund für Anstellung von Hauptstudent

Als No-Show markiert

Grund für Hauptanstellung für Studenten

Anstellungskategorie für Student

Student – Anstellungspersonal

Wir stellen auch folgende Berichtsfelder im Geschäftsobjekt

„Student“

bereit (gesichert über die Domäne „Reports: Student Appointments
“):

Anzahl Studentenanstellungen

Student – Anstellungen

Für Personalmanager stellen wir folgende Datenquellen bereit (gesichert über die Domäne Reports: Student Appointment Staff
):

Personal-Setup für Studentenanstellungen

Alle Studentenanstellungsmitarbeiter

Personalmanager können benutzerdefinierte Berichte erstellen, um Personalaktivitäten im Zusammenhang mit Studentenanstellungen anzuzeigen.

Integrationen

Webservice	Überlegungen
Get Student Appointments	Ruft alle Studententermine ab (vergangen, anstehend und abgebrochen).
Geschäftszeiten für Studententermine abrufen	Ruft alle Beschäftigungszeiten der Studentenanstellung ab.
Rufen Sie Anstellungskategorien und -gründe für Studenten ab	Ruft alle Kategorien für Studentenanstellungen und zugehörige Gründe ab.
„Beschäftigungszeiten für Studentenanstellungen importieren“.	Importiert Beschäftigungszeiten für Studentenanstellungen.
Put Student Termine - Beschäftigungszeiten	Aktualisiert oder fügt Beschäftigungszeiten für Studententermine hinzu.
Put Student Anstellungskategorie und Gründe	Aktualisiert oder fügt eine Kategorie der Studentenanstellung und zugehörige Gründe hinzu.
Abbruch der Studentenanstellung übermitteln	Bricht ein einzelnes Studentenanstellungsereignis für eine vorhandene anstehende Anstellung ab.
Anforderung von Studentenanstellung übermitteln	Erstellt ein neues Ereignis zur Anforderung von Studentenanstellung.

Beziehungen und Touchpoints

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.