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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-10-04
Daten importieren

Daten importieren

Übermitteln Sie einen Kundenbetreuungs-Fall, um den
Datenimport
 zu aktivieren.
Mit dem
Datenimport
 können Sie neue Verträge, Projekte oder Lieferanten in Workday Strategic Sourcing (WSS) erstellen und vorhandene Daten in WSS aktualisieren. Sie können auch die von Ihnen und Ihren Lieferanten verwendeten Warencodes hochladen.
Workday empfiehlt, Datenimporte in Ihrer Sandbox-Umgebung zu testen, da Daten in WSS nicht massenweise gelöscht werden können.
  1. Wählen Sie durch
    Datenimport
    navigieren
    .
  2. Laden Sie die Vorlage für den Datentyp herunter, den Sie importieren:
    • Warencodes
    • Verträge
    • Benutzerdefinierte Optionen
    • Projekte
    • Lieferanten
  3. Geben Sie Ihre Daten in die heruntergeladene Vorlage ein und speichern Sie sie. Bei der Bearbeitung dieses Schritts sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Register "Datenverzeichnis"
    Konfiguration der Detaileinstellungen im Konto zur Verwendung als Referenz beim Ausfüllen von Registern.
    Warencodesvorlage
    Jede Zeile stellt einen neuen Datensatz dar oder aktualisiert einen vorhandenen Datensatz, wenn Sie Daten für den Import hinzufügen.
    Wenn Sie sowohl über Workday als auch über Strategic Sourcing verfügen, empfiehlt Workday, Ihre Warencodes in Workday zu konfigurieren und die Liste über EIB zu exportieren. Anschließend können Sie Ihre Warencodes in die Datenimportvorlage übertragen, um sie in WSS hochzuladen.
    Vertragsvorlage
    Jede Zeile stellt einen neuen Datensatz dar oder aktualisiert einen vorhandenen Datensatz, wenn Sie Daten für den Import hinzufügen. Diese Vorlage enthält zusätzliche Register für:
    • Meilensteine
    • Stakeholder
    • Lieferanten
    Sie können Verträge auch in einer Hierarchie importieren. Siehe: Verträge mit Vertragshierarchie importieren.
    Vorlage für benutzerdefinierte Optionen
    Benutzerdefinierte Felder, die in Strategic Sourcing importiert werden können, werden in der
    Spalte Feldname
     des Registers
    Benutzerdefinierte Optionen
     der Vorlage aufgelistet. Die aktuellen Optionen werden neben dem jeweiligen Feldnamen aufgelistet. Um eine neue Option für ein benutzerdefiniertes Feld hinzuzufügen, fügen Sie den Namen des Felds in einer neuen Zeile sowie die neue Option hinzu. Fügen Sie jede neue Option zu einer neuen Zeile hinzu.
    Geben Sie
    Hinzufügen
     oder
    Löschen
     für eine Option in der Spalte
    Aktion
     ein. Sie können keine Optionen löschen, die derzeit in Strategic Sourcing verwendet werden.
    Ein benutzerdefiniertes Feld muss in Ihren Unternehmenseinstellungen vorhanden sein, bevor Sie versuchen, die Optionen zu importieren. Bei Feldnamen wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden und sie sollten mit den in Strategic Sourcing verwendeten Werten übereinstimmen.
    Projektvorlage
    Jede Zeile stellt einen neuen Datensatz dar oder aktualisiert einen vorhandenen Datensatz, wenn Sie Daten für den Import hinzufügen. Diese Vorlage enthält zusätzliche Register für:
    • Meilensteine
    • Einsparungen
    • Stakeholder
    • Lieferanten
    Wenn Sie Einsparungsdaten hinzufügen oder aktualisieren, werden die Einsparungsbeträge nach Positionen addiert. Vorhandene Daten zu Einsparungen können Sie nicht mithilfe des
    Datenimports
     ändern.
    Lieferantenvorlage
    Jede Zeile stellt einen neuen Datensatz dar oder aktualisiert einen vorhandenen Datensatz, wenn Sie Daten für den Import hinzufügen.
    Wenn Sie das Onboarding-Standardformular aktiviert haben, werden weitere Register angezeigt. Die Register
    Länder
     und
    Regionen
     fungieren als Datenwörterbücher für folgende Register:
    • Telefone
    • Bankkonto
    • Steuer-IDs
    Sie müssen die Register nur ausfüllen, wenn Sie keine Integration mit Workday haben. Sie können den Lieferanten-Konnektor verwenden, um diese Informationen aus Workday in Strategic Sourcing zu übernehmen.
    • Wenn Sie Spalten löschen, treten Validierungsfehler auf. Sie können Spalten leer lassen, wenn keine Werte angegeben werden müssen.
    • Wenn beim Importieren von Daten für Aktualisierungen Felder, die in der hochgeladenen Tabelle leer bleiben, keine vorhandenen Daten gelöscht werden.
    • Wenn Sie neue Datensätze erstellen, lassen Sie die Spalten
      Vertrags-ID
       oder
      Projekt-ID
       leer.
    • Wenn Sie Daten für ein Mehrfachauswahlfeld eingeben, trennen Sie mehrere Werte durch Semikolons.
    • Wir empfehlen, dass Vertrags- und Projektnamen pro Datensatz eindeutig sind. Bei doppelten Vertrags- und Projektnamen erfolgt keine Validierung.
  4. (Optional) Um Anhänge zu Vertrags- und Projektdatensätzen hinzuzufügen, fügen Sie den Namen der Datei oder des Ordners zur Spalte
    Anhänge
     der Datensatzzeile in der Vorlage hinzu. Bei der Bearbeitung dieser Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Einzelne Anhangdatei
    Sie haben zwei Möglichkeiten, einzelne Anhänge vorzubereiten:
    • Fügen Sie den Dateinamen und die Erweiterung zur Spalte
      Anhänge
       hinzu. Beispiel: Dateiname1234.pdf.
    • Legen Sie eine einzelne Datei in einen Ordner ab und fügen Sie den Ordnernamen in der Spalte
      Anhänge
       hinzu.
    Mehrere Anhangdateien
    Legen Sie alle Dateien in einem Ordner ab und fügen Sie den Ordnernamen in der Spalte
    Anhänge
     hinzu.
    Die Namen in der Spalte
    Anhänge
     müssen genau mit den Namen der Datei oder des Ordners übereinstimmen, die Sie importieren. Der Name jedes Elements, das hochgeladen wird, muss eindeutig sein. Jede Datei oder jeder Ordner darf nur 5 GB groß sein. Sie können pro Datensatz nur eine Datei oder einen Ordner hochladen.
  5. Um die Daten in WSS hochzuladen, klicken Sie auf
    Neuen Import starten
    . Bei der Bearbeitung des Uploads sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Upload-Art
    Wenn Sie vorhandene Daten aktualisieren, fordert WSS einen primären Datenschlüssel zur Bearbeitung an. Verwenden Sie die System-ID in WSS als primären Schlüssel.
    Wenn Sie benutzerdefinierte Optionen hochladen, wählen Sie
    Neue Daten hinzufügen
    aus.
    Datentyp
    Wählen Sie den Datentyp aus, den Sie importieren.
  6. Um Ihre Daten zu validieren, klicken Sie auf
    Weiter zum Dateneditor
    .
  7. Klicken Sie auf
    Validierung starten
    , um alle Daten in WSS zu validieren, bevor Sie die Importdaten hochladen.
  8. Wenn die Validierung keine Fehler enthält, zeigt WSS ein Häkchen bei
    Daten gültig
     auf der Seite an.
    • In WSS werden Zeilen mit erkannten Fehlern in der Datentabelle rot hervorgehoben. Scrollen Sie durch die Spalten, um die einzelnen Fehler anzuzeigen. Wenn Sie auf die rote Zelle einer Spalte klicken, wird der aufgetretene Fehler in einem Fenster angezeigt.
    • Um Fehler zu beheben, können Sie die Excel-Datei direkt bearbeiten oder auf
      Daten aktualisieren
       klicken, um eine Excel-Datei zu exportieren. Dieser Export listet Fehler in der Spalte
      Validierungsfehler
       auf jedem Register auf, das Daten enthält.
  9. (Optional) Um als Teil des Importprozesses Dokumente an Vertrags- und Projektdatensätze anzuhängen, klicken Sie auf
    Anhänge hochladen
    .
    1. Fügen Sie alle einzelnen Anhänge und Anhangordner zu einer einzigen ZIP-Datei hinzu. Die Dateigröße darf 5 GB nicht überschreiten.
    2. Wählen Sie die ZIP-Datei aus, die Sie hochladen möchten.
    3. Klicken Sie nach dem Hochladen auf
      Validierung starten
      , um Anhänge zu validieren.
    Einige Programme verwenden proprietäre Algorithmen zur Erstellung von ZIP-Dateien, die möglicherweise nicht mit Strategic Sourcing kompatibel sind, z. B. ZIP-Dateien, die mit dem Microsoft Windows Explorer erstellt wurden. Strategic Sourcing unterstützt ZIP-Dateien, die mit diesen gängigen Tools erstellt wurden, unter anderem:
    • 7-Zip (kostenlos und Open Source)
    • Erbsenzip (kostenlos und Open Source)
    • WinRAR
    • WinZip
    • Bandzip
    • macOS Finder
  10. (Optional) Klicken Sie nach dem Beheben von Validierungsfehlern auf
    Daten aktualisieren
    .
    1. Klicken Sie auf
      Überarbeitete Daten hochladen
      .
    2. Klicken Sie auf
      Validierung starten
      , um vorhandene Fehler zu identifizieren.
  11. Wenn die Validierung abgeschlossen ist, klicken Sie auf
    Datenimport starten
    . Klicken Sie dann auf
    Import starten
    .
    • Workday empfiehlt Ihnen, einen Testimport für eine Teilmenge der Daten durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Daten nach dem Import in WSS korrekt wiedergegeben werden.
    • Der Importprozess läuft weiter, wenn Sie die Seite verlassen oder das Browser-Register schließen.
    • Sie können keine Zeilen mit Validierungsfehlern importieren. Der Import wird im
      Datenimport
       als
      Import fehlgeschlagen
       angezeigt, aber WSS importiert dennoch alle gültigen Zeilen.
  12. (Optional) Um Daten beim Import durch WSS zu prüfen, wählen Sie
    Berichte
    navigieren
     und zeigen Sie das Dataset an. Neue Datensätze werden in der Visualisierung
    Tabelle
     angezeigt, während der Import ausgeführt wird.