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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Schritte: Massenschließung von Beschaffungsdokumenten

Schritte: Massenschließung von Beschaffungsdokumenten

Erstellen Sie Beschaffungsdokumente, die zum Schließen auswählbar sind.
Sie können Beschaffungsdokumente schließen, wenn Ihre Organisation nachgelagerte Aktivitäten wie Eingänge oder Lieferantenrechnungen nicht mehr verarbeiten muss. Sie können Batches der folgenden geschlossenen Elemente schließen, erneut öffnen und wieder schließen:
  • Bestellaufträge
  • Bedarfsanforderungen
  • Lieferantenverträge
Sie können Dokumente mit ähnlichen Merkmalen filtern, z. B. Dokumente in einem Datumsbereich, mit denselben Worktags oder demselben Lieferanten.
Wenn Sie Obligobuchungen für die Beschaffung verwenden, können Sie mit den Dokumenten verknüpfte Obligos und Verpflichtungen auflösen.
  1. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Ausschlüsse von Massenschließung von Beschaffungsdokumenten verwalten
    .
    Wählen Sie Bestellaufträge, die manuell von Massenschließungen ausgeschlossen werden sollen, z. B. wenn Sie die Bestellaufträge in die nächste Geschäftsperiode vortragen möchten. Wenn Sie einen Ausschluss für einen Bestellauftrag festlegen, zeigt Workday diesen in der Aufgabe
    Massenschließung von Beschaffungsdokumenten
     nicht zur Auswahl an.
    Sicherheit: Domäne
    Process: Purchase Order - Exclude from Mass Close
     im funktionalen Bereich „Procurement“.
  2. Öffnen Sie die Aufgabe
    Massenschließung von Beschaffungsdokumenten
    .
    Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Überschreibung für Buchungsdatum
    Das von Ihnen eingegebene Datum kann in einer vorherigen offenen Periode oder in der aktuellen Periode liegen. Die Auflösung, die als Teil des Schließungsprozesses erstellt wurde, wird mit diesem Buchungsdatum gebucht.
    Toleranzprozentsatz für Schließung
    Der eingegebene Prozentsatz bleibt in der Gesamtmenge in der Bedarfsanforderung offen, bevor er zum Schließen ausgewählt werden kann.
    Beispiel: Sie geben
    5 %
     für
    Toleranzprozentsatz für Schließung
     an. Wenn die Bedarfsanforderungsmenge 100 beträgt, können Sie Bedarfsanforderungen oder Bestellaufträge schließen, für die Mengen von 95 oder mehr eingegangen sind.
    Toleranzbetrag für Schließung
    Toleranzwährung
    Der Betrag, der aus dem Gesamtbetrag der Bedarfsanforderung oder des Bestellauftrags offen bleiben kann, bevor diese(r) zum Schließen ausgewählt werden kann.
    Beispiel: Sie geben
    5.000
     für
    Toleranzbetrag für Schließung
     und
    USD
     für
    Toleranzwährung
     an. Wenn sich der Gesamtbetrag auf 50.000 USD beläuft, können Sie Dokumente schließen, für die Sie als Eingang einen Gesamtbetrag von 45.000 USD oder mehr erhalten haben.
    Worktags
    Beispiel: Schließen Sie Dokumente für veraltete Kostenstellen und Projekte.
    Inaktivitätstage
    Beispiel: Wenn Sie 90 Tage angeben und heute der 31. März ist, können Sie Dokumente schließen, die seit dem 31. Dezember des letzten Jahres inaktiv sind.
    Sicherheit: Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Beschaffungsdokumente - Massenaktionsereignis
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie.
Öffnen Sie den Bericht
Massenschließungsanforderungen für Beschaffungsdokumente suchen
, um Massenschließungsanforderungen zu prüfen und auf die geschlossenen Geschäftsdokumente zuzugreifen.
Öffnen Sie die Aufgabe
Massenwiederöffnung von Beschaffungsdokumenten
 in folgenden Fällen:
  • Sie schließen Dokumente, die Fehler enthalten.
  • Sie schließen Dokumente vorzeitig.
Nach dem Wiederöffnen können Sie Änderungen, Korrekturen oder Ergänzungen vornehmen und die Dokumente dann wieder in den Status
Geschlossen
 versetzen.
  • Wieder geöffnete Bestellaufträge werden auf den Status
    Ausgegeben
     zurückgesetzt.
  • Wieder geöffnete Bedarfsanforderungen werden auf den Status
    Genehmigt
     zurückgesetzt.
  • Wieder geöffnete Lieferantenverträge werden auf den Status
    Erfolgreich abgeschlossen
     zurückgesetzt.
  • Sie können nur in der aktuellen offenen Geschäftsperiode geschlossene Bedarfsanforderungen, Bestellaufträge und Lieferantenverträge wieder öffnen.
  • Bei Obligobuchungen reaktiviert Workday aufgelöste Beträge, die aus der Schließung von Beschaffungsdokumenten resultieren.
Öffnen Sie erneut die Aufgabe
Ausschlüsse von Massenschließung von Beschaffungsdokumenten verwalten
, um Ausschlüsse zu entfernen, wenn Bestellaufträge für das Schließen auswählbar sind.