Überlegungen zum Setup: Lieferanten
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Lieferanten dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Sie können Lieferanten einrichten und verwalten, um Waren, Services und externe Mitarbeiter für Ihre Organisation zu beschaffen.
Vorteile und Nutzen
Die Lieferantenfunktionalität bietet Folgendes:
- Kollaborative Umgebung für Ihr Unternehmen und seine Lieferanten.
- Anpassbare Tools zur effizienten Verwaltung von Informationsfluss, Organisationsrichtlinien und Geschäftsprozessen.
- Reporting und Analysen für einen besseren Überblick über die Ausgaben Ihres Unternehmens, damit Sie fundierte Entscheidungen treffen können.
- Möglichkeit für Ihre Lieferanten, Transaktionen in Ihrem Workday-Mandanten auszuführen.
Anwendungsfälle
- Stellen Sie Verbindungen zu potenziellen Lieferanten her und erfassen Sie wichtige Lieferanteninformationen in Ihrem Workday-Mandanten.
- Registrieren Sie Lieferanten und erstellen Sie Lieferantenkonten.
- Ermöglichen Sie Ihren Lieferanten Folgendes:
- Eigene Kataloge und Einkaufsposten in Workday laden, um ein durchsuchbares Verzeichnis von Katalogen für Waren, Services und externe Mitarbeiter zu generieren.
- Bestellaufträge und Angebotsanfragen anzeigen und genehmigen.
- Zeit und Aufgaben protokollieren.
- Aktivitäten für Bestellaufträge für projektbezogene Services protokollieren.
- Rechnungen ausstellen, die Sie genehmigen und zahlen müssen.
- Eigene Kontaktdaten verwalten.
- Generieren Sie Berichte für Ausgabenübersichten oder zeigen Sie ausgehende Geldmittel nach Ausgabenkategorie oder nach einzelnen Lieferanten an.
- Richten Sie Workday-Konten für Ihre Lieferanten ein, damit Sie den gesamten Zyklus von der Bedarfsanforderung bis zur Zahlung in Ihrem Lieferantenportal abschließen können.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Welche Art von Sicherheitszugriff sollen Benutzer für Lieferantentransaktionen und -berichte haben? | Sie können segmentierte Sicherheitseinstellungen konfigurieren und anpassen, um den Mitarbeiterzugriff in Berichten und Transaktionen auf Lieferanten zu beschränken. Benutzer mit dem entsprechenden Segmentzugriff auf Lieferanten können folgende Aktionen ausführen:
Beispiel: Erstellen Sie eine segmentbasierte Sicherheitsgruppe für IT-Manager. Anschließend können Sie den Domänenzugriff bearbeiten, sodass nur IT-Manager IT-Lieferanten erstellen und Transaktionen mit IT-Hardwarelieferanten starten können. |
Wie möchten Sie Ihre Lieferanten in Workday organisieren? | Um Berichte zu erstellen und die Suche nach Ihren Lieferanten zu vereinfachen, können Sie Lieferanten nach folgenden Kriterien organisieren:
Um den Zugriff auf bestimmte Untergruppen von Lieferanten zu beschränken, verwenden Sie Lieferantengruppen oder -kategorien zusammen mit der segmentierten Lieferantensicherheit. Anschließend können Sie Lieferantengruppenprofile konfigurieren, Profilgruppen-Register anzeigen und benutzerdefinierte Berichte zu Lieferantendokumenten hinzufügen. |
Wie planen Sie die Erfassung von Lieferanteninformationen? | Mithilfe von Fragebögen für Lieferantenkontakte können Sie bestimmte Informationen über Ihre Lieferanten und deren Kontakte sammeln.
Schließen Sie bei der Konfiguration Ihres Portals von Workday bereitgestellte Fragebögen ein oder erstellen Sie benutzerdefinierte Fragebögen für bestimmte Lieferanten oder Lieferantengruppen. Verwenden Sie den Prozess Lieferantenanforderung , um Informationsanforderungen über das Lieferantenportal direkt an Ihre Lieferanten zu senden. |
Welche Zahlungsbedingungen möchten Sie für Ihre Lieferanten einrichten? | Sie können benutzerdefinierte Zahlungsbedingungen für einen Lieferanten oder Lieferantengruppen erstellen, die Sie dann auf alle Beschaffungsdokumente anwenden können.
Sie können Folgendes konfigurieren:
|
Wie möchten Sie Lieferanteninformationen in Workday anzeigen? | Sie können eine Composite View Ihrer Lieferanten konfigurieren, damit Benutzer leichter auf Informationen aus einer einzigen Quelle zugreifen können. Dazu gehören:
Das Ranking von Lieferanten nach Priorität erleichtert Käufern die Verwendung von Hauptlieferanten, wenn sie Bedarfsanforderungen für Posten für die Bestands- und Vorratsauffüllung erstellen. |
Wie planen Sie die Verwaltung von Lieferanten mit mehreren Standorten und Sites? | Sie können von verschiedenen Lieferantenstandorten in Bedarfsanforderungen und Bestellaufträgen bestellen. So können Sie Bestell-Sites für Lieferanten und Zahlung-an-Verbindungsinformationen verknüpfen, ohne mehrere Lieferantendatensätze erstellen zu müssen. |
Empfehlungen
Um eine optimale Performance zu erzielen, wählen Sie nicht mehr als 10 Berichte aus, wenn Sie benutzerdefinierte Berichte für die Anzeige im Lieferant - Composite View - Profil konfigurieren.
Anforderungen
Wenn externe Mitarbeiter über eine Agentur oder ein Drittunternehmen arbeiten, das den Mitarbeiter bezahlt, erstellen Sie die Agentur als Lieferant. Sie müssen den Mitarbeiter als externen Mitarbeiter unter Vertrag nehmen.
Um die Anforderungen von Bund, Ländern oder Gemeinden zu erfüllen, fügen Sie entsprechende Klassifizierungen zu Ihrem Lieferanten hinzu.
Einschränkungen
Keine Auswirkungen.
Mandanten-Setup
Um die korrekte Aussprache von Lieferantennamen und Details auf ihren Zahlungsabwicklungskonten zu erfassen, aktivieren Sie phonetische Namen in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Global
.Sie können die Anhangdateitypen für Lieferantengeschäftsdokumente in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - System
angeben.Sicherheit
Verwenden Sie den Bericht
Domänen-Sicherheitsrichtlinien für funktionalen Bereich
und filtern Sie nach Lieferanten
, um Sicherheitsdomänen zu suchen.In der folgenden Tabelle sind einige der Sicherheitsdomänen beschrieben, die Sie benötigen:
Domäne | Überlegungen |
|---|---|
Set Up: Supplier
| Ermöglicht das Erstellen neuer Lieferanten. |
Set Up: Supplier Maintenance
| Ermöglicht es Ihnen, neue Lieferanten zu erstellen und vorhandene Lieferanten zu verwalten. |
Set Up: Supplier Security Segments
| Ermöglicht es Ihnen, den Zugriff auf Lieferantentransaktionen und -berichte nach folgenden Kriterien zu beschränken:
|
Set Up: Supplier Contacts
| Ermöglicht das Einrichten und Verwalten von Lieferantenkontaktdaten und ansichtsbezogenen Berichten. |
Set Up: Supplier Sites
| Ermöglicht das Einrichten externer Lieferantenstandorte in Workday. |
Set Up: Supplier Categories
| Ermöglicht das Erstellen von Lieferantenkategorien, um Lieferanten für Such- und Berichtszwecke zu organisieren. |
Set Up: Supplier Administration
| Ermöglicht es, den Zugriff auf Aufgaben und Berichte nur auf Lieferantenadministratoren zu beschränken. |
Set Up: Spend External Party Checks
| Ermöglicht die Einrichtung und Verwaltung von Integrationen mit externen APIs. |
Process: Supplier Request
| Ermöglicht die Verarbeitung von Lieferantenanforderungen und die Anzeige zugehöriger Berichte. |
Process: Supplier Request - Cancel
| Ermöglicht es, von Ihnen erstellte Lieferantenanforderungen abzubrechen. Sie müssen „Anzeigen und ändern“-Zugriff auf Set Up: Supplier Administration haben, um von anderen Benutzern erstellte Lieferantenanforderungen abzubrechen. |
Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse | Überlegungen |
|---|---|
Katalog-Ladung
Lieferantenrechnungsereignis | Fügen Sie Folgendes hinzu, damit Lieferantenkontakte Katalogposten auf Ihre externe Lieferanten-Website laden können:
|
Ereignis für Auftrag-an-Lieferantenverbindung
| Konfigurieren Sie alternative Standorte für einen Hauptlieferanten, damit Sie von bestimmten Standorten aus bestellen können.
Sie können den Geschäftsprozess verwenden, um Aufträge aus Lieferantenverbindungsdetails zur Genehmigung weiterzuleiten. |
Anforderung von potenziellem Lieferanten - Ereignis
| Steuert die Selbstregistrierung potenzieller Lieferanten. |
Bestellauftragsereignis
| Ermöglichen Sie Lieferantenkontakten die Genehmigung Ihrer Bestellaufträge mithilfe des Schritts Zusammenarbeit mit Lieferanten . |
Lieferantenänderungsereignis
| Ändern Sie Lieferantendetails, um Lieferanteninformationen zu verwalten oder einzurichten.
Prüfen Sie den Lieferantennamen mithilfe des Serviceschritts Sanktionslistenprüfung anhand der Consolidated Screening List der International Trade Administration (ITA). |
Änderung der Lieferantenkontaktdaten - Ereignis
| Ermöglichen Sie es Benutzern, die Informationen von Lieferantenkontakten mithilfe der Aufgabe Kontaktdaten von Lieferanten ändern zu aktualisieren.
Nur die folgenden Benutzer können zu diesem Geschäftsprozess hinzugefügt werden:
|
Lieferantenereignis
| Steuert den Genehmigungsprozess für Lieferanten.
Sie können bedingte Workflows basierend auf Organisationsrollen, Kostenstellen und Unternehmen einrichten. Um nachverfolgbare Asset-Positionen zu prüfen und zu aktualisieren, schließen Sie den Aktionsschritt Review Trackable Lines for Assets ein.Um rollenbasierte Sicherheitsgruppen für Nicht-Mitarbeiter-Initiatoren zu konfigurieren, können Sie den Genehmigungsschritt für Sicherheitsgruppen in der Geschäftsprozessdefinition von rollenbasiert in benutzerbasiert ändern. Prüfen Sie den Lieferantennamen mithilfe des Serviceschritts Sanktionslistenprüfung anhand der Consolidated Screening List der International Trade Administration (ITA). |
Ereignis für Zahlung-an-Lieferantenverbindung
| Konfigurieren Sie Bedingungen, um Lieferantenverbindungen zu erstellen, um Rechnungen und Zahlungen an verschiedene Kontaktdaten des Lieferanten zu übermitteln. |
Reporting
Verwenden Sie diese Berichte für folgende Informationen:
- Wie viel Sie für Waren und Services ausgeben.
- Was Sie kaufen.
- Von wem Sie es kaufen.
Bericht | Überlegungen |
|---|---|
Ausgabenanalyse für Rechnungen
| Verfolgen Sie, wie viel Ihr Unternehmen für Lieferantenrechnungen ausgibt. Zeigen Sie Grafiken an und führen Sie einen Drilldown zu den Details Ihrer Rechnungsausgaben durch, um Trends bei den Ausgaben Ihres Unternehmens zu sehen. |
Ausgabenanalyse für Beschaffungskarten
| Wenden Sie für Ihre Punchout-Ausgaben die gleiche Kontrolle an wie für Ihre fakturierten Beschaffungsausgaben. |
Top-Lieferanten nach Ausgaben
| Zeigen Sie eine Liste der Lieferanten an, die Ihr Unternehmen am häufigsten verwendet, um seinen Beschaffungsbedarf zu decken. |
Verwenden Sie diese Berichte, um zu verstehen, wie Ihr Unternehmen die Ausgaben derzeit verwaltet, und um Einblicke in potenzielle Einsparungsmöglichkeiten durch folgende Maßnahmen zu erhalten:
- Verträge und Rabatte verhandeln – durch Identifizierung von Lieferanten, auf die über nicht verwaltete Ausgaben zugegriffen wird.
- Konsolidierung von Ausgaben.
Bericht | Überlegungen |
|---|---|
Verwaltete und nicht verwaltete Rechnungsausgaben
| Vergleichen Sie Ihre verwalteten Rechnungsausgaben mit Ihren nicht verwalteten Rechnungsausgaben. |
Verwaltete und nicht verwaltete Beschaffungskartenausgaben
| Vergleichen Sie Ihre verwalteten Beschaffungskartenausgaben mit Ihren nicht verwalteten Punchout-Ausgaben. |
Verwenden Sie diese Berichte, um folgende Informationen zu erhalten:
- Wie viel Sie aktuell jedem Lieferanten schulden.
- Den nicht in Rechnung gestellten Anteil Ihrer Ausgaben.
- Ihre aktuellen und voraussichtlichen zukünftigen Zahlungsverbindlichkeiten
Bericht | Überlegungen |
|---|---|
Alterung von Verbindlichkeiten
| Zeigen Sie zahlbare Beträge für die verschiedenen Alterungskategorien in der Alterungsgruppe, alle anstehenden Zahlungen und den Gesamtbetrag für jeden Lieferanten an. |
Alterung von Verbindlichkeiten - Details
| Zeigen Sie Beträge von ausstehenden Verbindlichkeiten für jeden Lieferanten nach Alterungsgruppe an. Zu den Details gehören nicht gezahlte oder teilweise gezahlte Zahlungen und Summen für alle Alterungsgruppen. |
Diese Berichte ermöglichen Ihnen Folgendes:
- Zeigen Sie Änderungen an vorhandenen Lieferanten an.
- Verfolgen Sie Genehmigungen für neue Lieferanten.
- Erkennen Sie potenzielle Lieferantenduplikate und zeigen Sie sie an.
Bericht | Überlegungen |
|---|---|
Lieferantenereignisse suchen
| Zeigen Sie alle Lieferantenanforderungen und Lieferantenereignisse an, die offen und in Bearbeitung sind. |
Lieferantenänderungshistorie
| Zeigen Sie Änderungen an der Historie der folgenden Lieferanteninformationskategorien an:
|
Lieferantenduplikate suchen
| Ermitteln und Sie potenzielle Duplikate von Lieferantendatensätzen und zeigen Sie diese an.
Sie können auch die Berichtsdatenquelle „Supplier Duplication“ verwenden, um benutzerdefinierte Berichte für Lieferantenduplikate zu erstellen. |
Integrationen
Sie können Integrationsvorlagen erstellen, um verschiedene EDI-Dateiformate zu unterstützen:
Integrationsvorlage | Beschreibung |
|---|---|
Bestellauftrag über EDI 850 (Ausgehend)
| Exportiert Bestellaufträge im EDI-Format X12 850 des American Standards Committee (ASC). |
Supplier Invoice EDI 810 Inbound
| Importiert Lieferantenrechnungen im EDI-Format X12 810 des American Standards Committee (ASC). |
Advance Ship Notice EDI 856 Inbound
| Importiert Versandavise im EDI-Format X12 856 des American Standards Committee (ASC). |
Purchase Order Acknowledgment EDI 855 Inbound
| Importiert Bestätigungen für Bestellaufträge im EDI-Format X12 855 des American Standards Committee (ASC). |
Beziehungen und Touchpoints
Die Lieferantenfunktionalität interagiert mit folgenden Bereichen in Workday:
Features | Überlegungen |
|---|---|
Bestand | Sie können den Request-to-Pay-Zyklus abschließen und folgende Aktionen ausführen:
|
Lieferantenkonten | Sie können Bestellaufträge erstellen und planen, Zeiten für externe Mitarbeiter protokollieren und Lieferantenrechnungen generieren. |
Lieferantenverträge | Sie können die Erteilung von Zuschlägen für Anfragen an erfolgreiche Lieferanten aktivieren und geplante Bestellaufträge einrichten und verarbeiten. |
Finanzbuchhaltung | Sie können Rückstellungen für Eingänge aus genehmigten, nicht in Rechnung gestellten Eingängen, Lieferantenrechnungen und nur als Fakturierung vorliegenden Bestellaufträgen für Waren und Services erstellen. |
Banking und Zahlungsabwicklung | Sie können Beschaffungskartentransaktionen prüfen. |
Assets | Sie können Assets verfolgen, die Ihr Unternehmen über den Beschaffungsprozess anschafft. Sie haben folgende Möglichkeiten:
|
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.