Beschaffungskartentransaktionen verifizieren
- Konfigurieren Sie den GeschäftsprozessBeschaffungskartentransaktion verifizierenund die entsprechende Sicherheitsrichtlinie.
- Fügen Sie den AktionsschrittVerifizierung der Beschaffungskartentransaktion - Intercompany-Ereignis initiierenim GeschäftsprozessVerifizierungsereignis für Beschaffungskartentransaktionhinzu.
- Wenn Sie während des GeschäftsprozessesBeschaffungskartentransaktion verifiziereneine Budgetprüfung ausführen möchten, konfigurieren Sie den AktionsschrittBudgetprüfung.
- So autorisieren Sie die Verifizierung der Beschaffungskartentransaktion für andere Mitarbeiter:
- Weisen Sie den Mitarbeitern die entsprechendenOrganisationsartenundSicherheitsgruppenartenzu.
- Richten Sie Sicherheitszugriff auf die DomäneProcess: Procurement Card Transaction Verificationein.
- Weisen Sie Sicherheitsgruppen zu, um den Initiierungsschritt des GeschäftsprozessesBeschaffungskartentransaktion verifizierenzu delegieren.
- So aktivieren Sie Beschaffungskartenverifizierungen für verbundene Intercompany-Unternehmen:
- Konfigurieren Sie den GeschäftsprozessVerifizierung der Beschaffungskartentransaktion - Intercompany-Ereignisund die entsprechende Sicherheitsrichtlinie.
- Fügen Sie den AktionsschrittVerifizierung der Beschaffungskartentransaktion - Intercompany-Ereignis initiierenim GeschäftsprozessVerifizierungsereignis für Beschaffungskartentransaktionhinzu.
- Öffnen Sie die AufgabeEdit Company Intercompany Profileund wählen Sie zusätzliche Unternehmen für die Verfügbarkeit von Intercompany-Beschaffungskartentransaktionen bei Verifizierungen aus.
Sie können in Workday geladene Beschaffungskartentransaktionen selbst oder im Auftrag eines anderen Mitarbeiters verifizieren.
- Öffnen Sie die AufgabeBeschaffungskartentransaktionen verifizierenoderBeschaffungskartentransaktionen für Mitarbeiter verifizieren.
- Wählen Sie die Transaktionen aus, die Sie verifizieren möchten.
- Bei der Bearbeitung des RegistersTransaktionsdetailssind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung HinzufügenWählen Sie diese Option, um zusätzliche Transaktionen in die Verifizierung aufzunehmen.KreditkartentransaktionWählen Sie eine verfügbare Transaktion aus der Werteliste.LieferantWählen Sie einen Lieferanten aus der Werteliste, um die Ergebnisse fürBestellauftragundLieferantenvertragzu filtern. Wenn die Kreditkartentransaktion einen Lieferanten enthält, wird der Lieferant von Workday vorgegeben.BestellauftragWenn Sie Bestellauftragspositionen in die Verifizierung aufnehmen möchten, wählen Sie einen Bestellauftrag mit dem aktuellen StatusAusgegebenaus.LieferantenvertragWenn Sie Vertragspositionen in die Verifizierung aufnehmen möchten, wählen Sie einen genehmigten Lieferantenvertrag aus.Die Lieferantenvertragsart darf nicht die AttributeManuelloderGeplantfür Bestellaufträge enthalten.Verkaufsteuer erhobenDieses Feld gibt an, dass in der Beschaffungskartentransaktion Verkaufssteuer erhoben wird, um das Reporting und Routing von Geschäftsprozessen zu unterstützen.Standard für SteueroptionSie können die Besteuerung von Unternehmenskartentransaktionen selbst berechnen, indem Sie die OptionSelbst einbehaltene Steuer berechnenaktivieren.Standard für SteuercodeWählen Sie diese Option, damit die Transaktionsdetails vorgegeben werden.SteuerbetragDie Summe der Steuern, die aus der Position Ihrer Transaktionsdetails berechnet werden. - Prüfen Sie die Positionstransaktionsdetails und ändern Sie diese bei Bedarf.
Option Bezeichnung UnternehmenDas Unternehmen wird gemäß dem Verifizierungs-Header von Workday vorgegeben.Bei Intercompany-Transaktionen können Sie ein Unternehmen aus Ihrem Intercompany-Profil auswählen.Posten/PostenbeschreibungWenn Sie einen Bestellauftrag oder Lieferantenvertrag für die Transaktion auswählen, wird die WertelistePostenvon Workday vorgegeben und gesperrt.Sie können auch einen Posten aus der Werteliste wählen oder einen Einkaufsposten erstellen.AusgabenkategorieWenn Sie einen Wert aus der WertelistePostenauswählen, wird die Ausgabenkategorie von Workday vorgegeben.Workday sperrt das Feld, wenn sich die Transaktion auf einen Bestellauftrag oder einen Lieferantenvertrag bezieht. - (Optional) Wenn Sie Transaktionsanhänge im AbschnittAnhängehinzufügen möchten, laden Sie Dateien, die diese Transaktion unterstützen (z. B. Eingänge), hoch oder ziehen Sie diese Dateien in den entsprechenden Bereich, um sie dort abzulegen.Workday unterstützt die Dateitypen, die in der AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - Systemfür Geschäftsdokumentanhänge aufgeführt sind.
- (Optional) Wählen Sie in den möglichen Aktionen die OptionBudgetprüfung, um das Budgetdatum in einer Transaktionsposition oder einem Split anzuzeigen oder zu ändern. Sie können festlegen, welche Transaktionen während einer bestimmten Budgetkontrollperiode eine Budgetprüfung durchlaufen sollen.Sie können folgende Elemente auswählen:
- Das KontrollkästchenAlle auswählen, um das FeldBudgetdatumzu erzeugen und alle Positionen einer Transaktion zu aktualisieren
- Bestimmte Transaktionen, wobei zudem die SpalteBudgetdatumaktualisiert werden muss
Workday synchronisiert das Budgetdatum für Ausgabentransaktionspositionen und Ausgabenposition für die Kostenerstattung, damit Budgetkontrolle und Fördermittelmanagement unterstützt werden.
- Nachdem Sie Beschaffungskartenverifizierungen genehmigt haben, können Sie keine zugehörigen Lieferantenvertrags- oder Bestellauftragspositionen in Rechnung stellen oder als Eingang annehmen.
- Bei Beschaffungskartentransaktionen, die zu einem Bestellauftrag oder einem Lieferantenvertrag gehören, erstellt Workday ein Auflösungsjournal für die zugehörige Verpflichtung in Höhe des Transaktionsbetrags.
- Workday verarbeitet Splitpositionen auf der Splitebene und nicht auf der Positionsebene, um die Transparenz in den Beschaffungsdetails zu erhöhen.
- Aufgrund von Währungsumrechnungen kann es in folgenden Fällen zu einer Restdifferenz zwischen Soll und Haben kommen:
- Die Währung Ihrer Kreditkartentransaktion ist nicht mit Ihrer Fakturierungswährung identisch und die Fakturierungswährung ist mit Ihrer Hauptbuch-Währung identisch.
- Die Währung Ihrer Kreditkartentransaktion ist mit Ihrer Hauptbuch-Währung identisch, unterscheidet sich jedoch von Ihrer Fakturierungswährung.
Wickeln Sie die Zahlungen für genehmigte Beschaffungskartentransaktionen ab. Bei der Zahlungsabwicklung werden die Transaktionen erstellt und abgewickelt. Wenn der Prozess abgeschlossen ist, aktualisiert Workday die Buchungen für jede Zahlung.