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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-07-11
Schritte: Bedarfsanforderungsvorlagen erstellen

Schritte: Bedarfsanforderungsvorlagen erstellen

  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Self-Service: Requisition Template
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Procurement“.
  • Um die Sicherheit für geteilte Vorlagen zu verwalten, empfiehlt Workday, dass Sie ein Opt-in für das Feature
    "Sicherheitsaktualisierungen für Bedarfsanforderungsvorlage aktivieren"
     setzen und die
    Richtlinie Process: Shared Requisition Template - View
    konfigurieren.
Sie können Bedarfsanforderungsvorlagen erstellen, um die wiederholte Bestellung derselben Waren, Services oder externen Mitarbeiter zu optimieren. Jede Vorlage kann Waren, Services oder externe Mitarbeiter enthalten
Workday empfiehlt, die Positionen der Bedarfsanforderungsvorlage auf 5.000 oder weniger zu beschränken, um eine optimale Performance zu erzielen.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Bedarfsanforderungsvorlage erstellen
     , um eine private Bedarfsanforderungsvorlage zu erstellen.
    Alternativ können Sie die
    geteilte Bedarfsanforderungsvorlage erstellen
     verwenden, um öffentliche Vorlagen zu erstellen, die mit anderen Benutzern oder Benutzergruppen geteilt werden können und definieren, wer Zugriff hat. Der Ersteller kann jedoch immer alle mit dieser Aufgabe erstellten Bedarfsanforderungen anzeigen.
    Konfigurieren Sie den
    Geschäftsprozess Process: Shared Requisition Template
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Procurement“.
  2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Name der Bedarfsanforderungsvorlage
    Geben Sie einen Namen für Ihre Bedarfsanforderungsvorlage an.
    Unternehmen
    Sie können ein oder mehrere Unternehmen oder Unternehmenshierarchien wählen.
    Worktags
    Sie können ein oder mehrere Worktags oder Worktag-Hierarchien wählen, die verfügbar sind.
    Bedarfsanforderungsart
    Sie können eine oder mehrere Bedarfsanforderungsarten auswählen.
    Deliver-To
    Sie können einen oder mehrere Lieferung-an-Standorte auswählen.
    Währung des Bedarfsanforderungspreismodells
    Geben Sie eine Währung für Ihre Vorlage an.
  3. (Optional) Bei geteilten Bedarfsanforderungsvorlagen sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Neueinstellungsvorlage für Tätigkeitsprofil
    Geben Sie mindestens ein Tätigkeitsprofil an. Mit dieser Vorlage können Sie eine Bedarfsanforderung für einen Mitarbeiter mit diesem Tätigkeitsprofil erstellen.
    Vorlagenzugriff
    (Nur geteilte Vorlagen)
    Wählen Sie eine Zugriffsebene für die Vorlage aus:
    • Öffentlich
      : Alle Benutzer können auf die Vorlage zugreifen.
    • Sicherheitsgruppe:
       Sie können eine oder mehrere Sicherheitsgruppen auswählen, um auf die Vorlage zuzugreifen.
    • Benutzer
      : Sie können einen oder mehrere Benutzer auswählen, die auf die Vorlage zugreifen sollen.
    • Nicht geteilt
      : Nur Sie selbst können auf die Vorlage zugreifen.
  4. (Optional) Verwenden Sie Sourcing-Regeln, um Lieferanten und zugehörige Attribute vorzugeben, wenn diese nicht in den Bedarfsanforderungsvorlagen enthalten sind und Sie einen Einkaufsposten zu Ihrem Warenkorb hinzufügen:
    • Auftrag-an-Verbindung
    • Lieferantenvertrag
    • Lieferantenposten-ID
    • Lieferant
    • Steueranwendbarkeit
    • Kosten pro Einheit
    Wenn Sie eine ungültige Mengeneinheit aus einer Bedarfsanforderungsposition der Vorlage in den Warenkorb legen, aktualisiert Workday die Mengeneinheit basierend auf ihrer Erfüllung.
  5. Bei der Bearbeitung der Register
    Warenpositionen
     und
    Servicepositionen
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Unternehmen
    Fügen Sie Intercompany-Profile hinzu, die mit dem Header-Unternehmen verknüpft sind, damit sie in den Bedarfsanforderungspositionen der Vorlage angezeigt werden.
    Aktivieren Sie Bedarfsanforderungen für mehrere Unternehmen in Ihrem Mandanten, bevor Sie Unternehmen aus dem Intercompany-Profil hinzufügen.
    Item
    Geben Sie den Einkaufsposten für diese Position an (oder erstellen Sie ihn).
    Sie können in Vorlagen oder Kopien von Bedarfsanforderungen keine Punchout-Posten aufnehmen. Mitarbeiter müssen Punchout-Posten manuell zu ihren endgültigen Bedarfsanforderungen hinzufügen, damit die aktuellsten Posten und Preise wiedergegeben werden.
    Lieferantenposten-ID
    Zeigt die Lieferantenposten-ID an, wenn es sich bei dem Positionsposten um einen Lieferantenposten handelt. Beispiel: Ein Lieferantenkatalogposten, ein nicht im Katalog aufgeführter Posten oder ein Punchout-Posten.
    Ausgabenkategorie
    Wählen Sie
    Ausgabenkategorie
    für Waren- und Servicepositionen, die nicht im Katalog aufgeführt sind. Dadurch können die Ausgaben effektiver organisiert, analysiert und verwaltet werden.
    Erfüllungsressource
    Wählen Sie
    Bestellauftrag
    für Erfüllungsressource,
     um einen Lieferanten als Bezugsquelle zuzuordnen, oder
    Bestand
     , um die Bewegung von Lagerwaren an ihren endgültigen Bestimmungsort zu ermöglichen.
    Bestandslager
    Wählen Sie ein
    Bestandslager
     für die Bestandserfüllung. Dies ist der Lagerstandort für Waren, Rohstoffe oder Endprodukte.
    Lieferant
    Wählen Sie den
    Lieferanten
    für die Bestellauftragserfüllung. Wenn Sie einen Lieferanten mit einem bestehenden Vertrag mit Ihrem Unternehmen auswählen, wird Ihre Anforderung nach der Genehmigung direkt an den Lieferanten gesendet. Für Waren, die von Lieferanten ohne Vertrag angefordert wurden, wird die Anforderung über einen Einkäufer weitergeleitet, bevor die Bedarfsanforderung ausgegeben wird. Wenn Sie keinen Lieferanten für die Bedarfsanforderung auswählen, weist der Einkäufer einen zu.
    Auftrag-an-Verbindung
    (Optional) Wählen Sie eine bestimmte Lieferantensite aus, auf der Sie einen Bestellauftrag ausgeben möchten, der aus einer Bedarfsanforderung stammt, die über diese Bedarfsanforderungsvorlage erstellt wurde.
    Workday lädt die folgenden Felder basierend auf den Auftrag-von-Verbindungen und nicht basierend auf dem Lieferanten:
    • Standard-E-Mail-Adresse für Bestellauftragsausgabe
    • PO Issue
    • Versandmethode
    • Versandbedingungen
    Wenn Sie eine Bedarfsanforderungsvorlage verwenden, überschreibt Auftrag-an-Verbindung in der Vorlage jegliche Standardwerte für Auftrag-an-Verbindung.
    Menge
    Geben Sie die Menge für die Warenpositionen an. Indem Sie eine Menge als „0“ definieren, können Sie festlegen, dass Benutzer eine Menge angeben müssen, wenn sie Posten zum Warenkorb hinzufügen.
    Mengeneinheit
    Geben Sie die Mengeneinheit für Warenpositionen an. Verwenden Sie bei Posten, bei denen es sich um einzelne Einheiten handelt,
    Stück
    .
    Erweiterter Betrag
    Geben Sie für Warenpositionen die Kosten pro Mengeneinheit an.
    Geben Sie für Servicepositionen direkt den
    erweiterten Betrag
     an.
    Alternative Posten-IDs
    Alternative Posten-IDs für Katalog-, Punchout- oder Einkaufsposten.
    Wenn Sie in der Aufgabe
    Anzeigeoptionen für Art der Posten-ID
     verwalten Bedarfsanforderungen mit primären Posten-IDs konfigurieren, zeigt Workday bis zu drei Posten-IDs in den Spalten an. Sie können die verbleibenden Posten, die nicht als primäre Posten-IDs gekennzeichnet sind, aus der Spalte
    Zusätzliche Posten-IDs
     wählen.
    Posten-Tags
    Posten-Tags, die Katalog-, Punchout- oder Einkaufsposten zugeordnet sind.
    Versand-an-Adresse
    Wählen Sie die erforderliche Versand-an-Adresse aus der verfügbaren Option aus. Wenn dieses Feld leer ist und die Vorlage verwendet wird, wird in der neuen Bedarfsanforderung die Standard-Versand-an-Adresse des Mitarbeiters vorgegeben.
    Deliver-To
    Wählen Sie den erforderlichen Standort für Lieferung an aus der verfügbaren Option.
  6. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Massenverwaltung von Bedarfsanforderungsvorlagen,
     um wie folgt vorzugehen:
    • Fügen Sie neue Posten hinzu
    • Aktualisieren Sie den Posten, die Mengeneinheit oder die Menge für eine Vorlagenposition
    • Löschen Sie Vorlagenpositionen
  7. (Optional) Öffnen Sie das Aktionsmenü in der Vorlage und fügen Sie die Posten zu Ihrem Warenkorb hinzu, indem Sie
    Beschaffung
    Zu Warenkorb hinzufügen
    auswählen.
Mithilfe des Berichts
Bedarfsanforderungsvorlagen
 können Sie eine Liste der verfügbaren Vorlagen anzeigen. Dieser Bericht listet alle Ihre Vorlagen und alle geteilten Vorlagen auf, für die Sie eine Anzeigeberechtigung haben.