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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-05-30
Überlegungen zum Setup: Bestand

Überlegungen zum Setup: Bestand

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Workday Inventory dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
  • Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
  • Wie sie sich in Workday einfügt.
  • Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
  • Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
  • Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu beachten sind.
In anderen Überlegungen zum Setup finden Sie Details zu bestimmten Bestandsfunktionen und in den Aufgabenanweisungen erfahren Sie mehr über bestimmte Konfigurationsdetails.

Worum es geht

Wenn Sie Workday Inventory als Teil Ihres Setups für Workday Procurement einrichten, können Sie den gesamten Lieferkettenprozess von der Bedarfsanforderung bis zur Auffüllung verwalten.
Sie können die folgenden Funktionen mit Workday Inventory konfigurieren:
  • Einlagerung.
  • Erfüllung.
  • Lieferungen.
  • Retouren.
  • Zählung.
  • Auffüllung.
  • Rückrufe.
  • Labeldruck.
  • Vorratsbestand.

Vorteile und Nutzen

Mit Workday Inventory haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Verbessern Sie die Produktivität, indem Sie Mitarbeitern ermöglichen, Bestandsaufgaben in der mobilen App durchzuführen.
  • Erhöhen Sie die Genauigkeit und reduzieren Sie manuelle Eingaben, indem Sie Bestandstransaktionsdaten automatisch berechnen.
  • Minimieren Sie die operativen Risiken durch die Automatisierung von Bestandsprozessen wie Einlagerung und Auffüllung.
  • Verwenden Sie Reporting und Analysen, um zu verstehen, wie Bestände in Bestandslagern verbraucht werden, sodass Sie Kosten kontrollieren, Verschwendung begrenzen und zukünftige Aufträge planen können.

Anwendungsfälle

Sie können Workday Inventory für folgende Zwecke verwenden:
  • Zählen Sie Posten, um Lagerbestände in Bestandslagern abzustimmen.
  • Stellen Sie die Compliance durch einen vollständigen Audit-Trail Ihrer Bestandsbuchhaltung sicher.
  • Generieren Sie Lageranforderungen und erfüllen Sie diese mit Entnahmelisten und Versanddokumenten.
  • Verwalten Sie Vorratsbestände an Vorratsstandorten, z. B. Warenkörbe in Krankenhäusern.
  • Geben Sie dringende Aufträge per Schnellausgabe ohne Lageranforderungen aus.
  • Drucken Sie Labels, die Sie an Lieferscheine und Bestandsstandorte anhängen können.
  • Verarbeiten Sie Retouren für beschädigte und nicht verwendete Posten.
  • Füllen Sie Lagerbestände automatisch auf, wenn definierte Schwellen unterschritten werden.
  • Verfolgen Sie Lieferungsposten mit Los- und Seriensteuerung.

Fragestellungen

Fragen
Überlegungen
Wie möchten Sie Ihre Bestandsstandorte einrichten?
Sie können die folgenden Arten von Bestandsstandorten einrichten und sie in Standorthierarchien zur Lagerung von Bestand organisieren:
  • Bestandslager: Fügen Sie Lagerstandorte und ‑zonen in einer Standortkette hinzu.
  • Lagerstandorte: Lagern Sie Eigentums- oder Konsignationsware.
  • Zonen: Unterteilen Sie Lagerstandorte und ermöglichen Sie Mitarbeitern eine gleichzeitige Entnahme.
Beispiel: Sie richten ein Warenlager als Bestandslager ein und legen einen großen Gang als Lagerstandort für die Lagerung von Waren fest. Anschließend teilen Sie den Gang in Zonen auf, sodass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an mehreren Standorten Waren entnehmen können.
Sie können den Platz an Ihren Bestandsstandorten wie folgt verwalten:
  • Konfigurieren Sie Lagermengeneinheiten, um Posten nach ihrer Form und Größe zu lagern. Beispiele:
    Tüte
    ,
    Flasche
     und
    Karton
    .
  • Rechnen Sie vorhandene Mengeneinheiten um, um physische Änderungen an Bestandsstandorten zu berücksichtigen. Beispiel: Um große Aufträge zu bearbeiten, rechnen Sie die Mengeneinheit von Untersuchungshandschuhen von
    Schachtel
     in
    Packung
     um.
Wie möchten Sie Ihren Bestand verfolgen?
Sie können Ihren Bestand vom Moment der Lageranforderung bis zur Entnahme, Sendung und endgültigen Lieferung verfolgen.
Sie können Folgendes verfolgen:
  • Lieferungsversuche und ‑bestätigungen.
  • Gruppen von Lieferungen, die Sie an einen einzelnen Standort senden.
  • Posten mit Los- und Seriensteuerung. Beispiel: Sie können hochwertigen Posten wie Herzschrittmachern Seriennummern zuweisen, um deren Lieferung zu überwachen.
  • Zurückgerufene Posten, einschließlich Antworten und Reaktionen auf Rückrufe.
Wie möchten Sie die Erfüllung verwalten?
Sie können Lageranforderungen wie folgt erstellen und erfüllen:
  • Ad hoc.
  • Durch Bestandsauffüllung.
  • Mit Sourcing in Workday Procurement.
  • Mit Integrationen von Drittanbietern.
Sie haben zudem folgende Möglichkeiten:
  • Weisen Sie Lageranforderungen Arten zu, damit Sie sie kategorisieren und in Ihre benutzerdefinierten Berichte aufnehmen können.
  • Nehmen Sie nicht erfüllte Posten in Lageranforderungen in Rückstand, sobald die Posten verfügbar sind.
Sie können Mitarbeitern Folgendes ermöglichen:
  • Mitarbeiter können Lageranforderungen mit Entnahmelisten erfüllen.
  • Mitarbeiter können entnommene Posten mithilfe von Versanddokumenten versenden.
Wie möchten Sie den Bestand zählen?
Sie können folgende Arten von Bestandszählungen durchführen:
  • Ad hoc: Verwenden Sie diese Art zur Verifizierung von Mengen. Beispiel: Sie möchten Lagerbestände prüfen, wenn Sie große Lieferungen erhalten.
  • Periodisch: Zählen Sie den Bestand an bestimmten Standorten innerhalb eines Bestandlagers.
  • Physisch: Zählen Sie den gesamten Bestand eines Bestandslagers.
Sie können Workday auch so konfigurieren, dass automatisch Inventurformulare erstellt werden, die Ihnen bei der Planung anstehender Zählungen helfen.
Wie möchten Sie den Bestand auffüllen?
Sie können Posten und Konsignationswaren wie folgt auffüllen:
  • Mit Bedarfsanforderungen, um bei Lieferanten zu bestellen.
  • Mit Lageranforderungen, um bei anderen Bestandslagern zu bestellen.
Sie können historische Daten verwenden, um Nachbestellpunkte für Bestandsposten festzulegen, die auf folgenden Daten basieren:
  • Durchschnittlicher Verbrauch pro Tag.
  • Vorlaufzeit des bevorzugten Lieferanten.
Sie können die Auffüllung planen:
  • Für Bestand, der die angegebenen Schwellen unterschreitet.
  • Mit oder ohne berechnete Nachbestellpunkte für Posten.
Möchten Sie Labels für Ihren Bestand drucken?
Sie können Integrationsvorlagen verwenden, um Daten in Drittanbieteranwendungen zu exportieren und Labels für Folgendes zu drucken:
  • Ausgehende Lieferungen.
  • Wareneingänge, z. B. Kartons, Paletten und Taschen.
  • Lagerstandorte, z. B. Gänge, Behälter und Regale.
Wie möchten Sie Vorratsstandorte verwalten?
Sie können Vorratsstandorte wie Schränke, Warenkörbe und Vorratsräume einrichten, um Vorratsbestand zu lagern.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
  • Verwalten Sie Vorratsposten und Vorratsstandorte in einem Massenvorgang.
  • Drucken Sie Inventurformulare für Vorratsposten.
Sie können Vorratsstandorte auch wie folgt auffüllen:
  • Mittels Zählmengen.
  • Mittels Kanban.
  • Mittels Auftragsmengen.

Empfehlungen

Wir empfehlen Folgendes:
  • Schließen Sie Ablaufdaten in Losnummern ein, damit Mitarbeiter erkennen können, welche Posten zuerst entnommen werden müssen.
  • Führen Sie vor dem Import von Bestandssalden in Workday eine vollständige Inventur durch, um genaue Lagerbestände sicherzustellen.
  • Prüfen Sie die vorhandenen Einkaufsposten, um zu ermitteln, ob Sie zusätzliche Einkaufsposten für Workday Inventory erstellen müssen.

Anforderungen

Organisieren Sie die Ausstattung, die Mitarbeiter für die Durchführung von Bestandsaufgaben benötigen. Beispiele:
  • Handheld-Geräte zum Scannen von Posten während der Entnahme.
  • Hardware und Software von Drittanbietern für den Labeldruck.
Richten Sie Workday Procurement ein.

Einschränkungen

Folgendes wird nicht unterstützt:
  • Cross-Docking.
  • Wave Picking.
Folgendes ist mit Workday Inventory nicht möglich:
  • Sie können keine Bestände an Kunden außerhalb Ihres Unternehmens verkaufen.
  • Sie können keine anderen Buchhaltungsmethoden als die Durchschnittskostenmethode verwenden.

Mandanten-Setup

Sie können mit der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
 ID-Sequenzgeneratoren für Bestandstransaktionen festlegen.

Sicherheit

Öffnen Sie den Bericht
Domänen-Sicherheitsrichtlinien für funktionalen Bereich
, um alle Sicherheitsdomänen für Workday Inventory anzuzeigen. Bei der Konfiguration der Sicherheit sind folgende Informationen zu beachten:
Domänen
Überlegungen
Domäne
Manage: Inventory
 im funktionalen Bereich „Inventory“.
Ermöglicht das Verwalten und Weiterleiten folgender Elemente:
  • Bedarfsanforderungen für Verwendung von Konsignationsware.
  • Bestandsauffüllungen.
  • Bestandsreservierungen.
  • Entfernungen von Allokationen für Entnahmeposition.
Sie können diesen Bericht auch verwenden, um zugehörige Berichte anzuzeigen.
Domäne
Manage: Item Inventory Site Attributes
 im funktionalen Bereich „Inventory“.
Ermöglicht die Sicherung des Zugriffs auf die Bestandslagerattribute Ihrer Einkaufsposten, ohne Zugriff auf Einkaufspostenaufgaben zu haben.
Domäne
Manage: Location
 im funktionalen Bereich „Organization and Roles“.
Ermöglicht das Erstellen von Standorten und Standorthierarchien.
Domäne
Process: Goods Delivery
 in den funktionalen Bereichen „Inventory“ und „Procurement“.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
  • Erstellen, bearbeiten und schließen Sie Warenlieferscheine.
  • Verwalten Sie Warenlieferungsgruppen.
  • Drucken Sie Lieferscheine.
Sie sichern Warenlieferungsregeln in der Domäne
Set Up: Inventory
.
Process: Inventory
 im funktionalen Bereich „Inventory“.
Ermöglicht den Zugriff auf die meisten Bestandstransaktionen. Sie können den Zugriff auf Ihren vorhandenen Bestand verwalten und zugehörige Berichte anzeigen.
Process: Inventory Count
 im funktionalen Bereich „Inventory“.
Ermöglicht die Sicherung des Zugriffs auf Informationen zu Inventuren und zugehörigen Berichten. Sie können Sicherheitsgruppen basierend auf Berichten innerhalb eines einzelnen Unternehmens oder eines Standorts konfigurieren und diese Sicherheitsgruppen der Unterdomäne
Reports: Inventory Count
 zuweisen.
Process: Inventory Pick List
 im funktionalen Bereich „Inventory“.
Ermöglicht die Sicherung des Zugriffs auf Informationen zu Entnahmelisten und zugehörigen Berichten. Sie können Sicherheitsgruppen basierend auf Berichten innerhalb eines einzelnen Unternehmens oder eines Standorts konfigurieren und diese Sicherheitsgruppen der Unterdomäne
Reports: Inventory Pick List
 zuweisen.
Process: Inventory Shipment
 im funktionalen Bereich „Inventory“.
Ermöglicht die Sicherung des Zugriffs auf Informationen zu Bestandssendungen und zugehörigen Berichten. Sie können Sicherheitsgruppen basierend auf Berichten innerhalb eines einzelnen Unternehmens oder eines Standorts konfigurieren und diese Sicherheitsgruppen der Unterdomäne
Reports: Inventory Shipment
 zuweisen.
Process: Inventory Stock Request
 im funktionalen Bereich „Inventory“.
Ermöglicht es Benutzern, zu verhindern, dass Mitarbeiter Bestandsberichte innerhalb eines einzelnen Unternehmens oder eines Standorts ausführen.
Reports: Inventory
 im funktionalen Bereich „Inventory“.
Ermöglicht das Anzeigen von Bestandsberichten.
Set Up: Inventory
 in den funktionalen Bereichen „Inventory“ und „Procurement“.
Ermöglicht das Ausführen von Bestandsaufgaben und das Anzeigen zugehöriger Berichte.
Set up: Inventory Accounting
 im funktionalen Bereich „Inventory“.
Bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:
  • Bearbeiten Sie Buchungsoptionen für den Bestand.
  • Verwalten Sie Bestandskostenaufschläge.
  • Zeigen Sie zugehörige Berichte an.
Set Up: Tenant Setup - Financials
 im funktionalen Bereich „System“.
Ermöglicht das Konfigurieren mandantenweiter Optionen für Workday Inventory.
Set Up: Unit of Measure
 im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.
Ermöglicht das Verwalten von Mengeneinheiten für Bestandstransaktionen und das Anzeigen zugehöriger Berichte.

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse
Überlegungen
Änderungsanforderung für Umrechnungsfaktor - Ereignis
Sie haben folgende Möglichkeiten:
  • Ändern Sie den Umrechnungsfaktor zwischen der Lagermengeneinheit und der Basismengeneinheit eines Postens.
  • Leiten Sie Anforderungen zur Änderung von Umrechnungsfaktoren zur Genehmigung weiter.
Änderungsantrag für Ausgabenkategorie für Posten
Ermöglicht das Weiterleiten von Benachrichtigungen zur Genehmigung von Änderungsanträgen für Ausgabenkategorien.
Bestandsanpassungsereignis
Ereignis der Bestandskostenanpassung
Mit diesen Geschäftsprozessen können Sie Folgendes für Posten anpassen:
  • Beträge.
  • Kosten.
Inventurereignis
Ermöglicht das Durchführen von Bestandspostenzählungen.
Warenlieferungsereignis
Warenlieferungsgruppe
Warenlieferlauf
Diese Geschäftsprozesse bieten Ihnen folgende Möglichkeiten:
  • Erstellen Sie Lieferscheine.
  • Gruppieren Sie mehrere Lieferscheine, die Sie an denselben Standort senden.
  • Erfassen Sie erfolgreiche und nicht erfolgreiche Lieferungsversuche.
Entnahmelistenereignis
Bestandssendungsereignis
Lageranforderungsereignis
Diese Geschäftsprozesse bieten Ihnen folgende Möglichkeiten:
  • Erstellen und übermitteln Sie Lageranforderungen.
  • Generieren Sie Entnahmelisten und füllen Sie diese aus.
  • Versenden Sie entnommenen Bestand.
Bestandsbewegungsereignis
Ermöglicht das Bewegen von Bestandsposten zwischen Standorten innerhalb eines Bestandslagers.
Schnellausgabe
Ermöglicht das Senden von Posten ohne Lageranforderungen.
Vorratsinventurereignis
Vorratsentfernung
Mit diesen Geschäftsprozessen können Sie Vorratsposten zählen oder aus Vorratsstandorten entfernen.
Einlagerungsanpassungsereignis
Einlagerungsereignis
Bestandseinlagerung für Eingang - Ereignis
Diese Geschäftsprozesse bieten Ihnen folgende Möglichkeiten:
  • Passen Sie Einlagerungsmengen an.
  • Lagern Sie eingegangene Posten ein.
Bestandsretourenereignis
Bestandsretoure an Lieferanten - Ereignis
Diese Geschäftsprozesse bieten Ihnen folgende Möglichkeiten:
  • Verarbeiten Sie Retouren zwischen Bestandslagern.
  • Retournieren Sie Bestand an Lieferanten.
Einkaufspostenereignis
Wird verwendet, um neue Anforderungen von Einkaufsposten zu erstellen und zur Genehmigung weiterzuleiten. Sie können Attributwerte zu Einkaufsposten hinzufügen, wenn Sie Sicherheitsberechtigungen zum Prüfen und Bearbeiten haben.
Mit diesem Geschäftsprozess können Sie Schritte für folgende Aktionen angeben:
  • Erstellen Sie einen Einkaufsposten und das entsprechende Einkaufspostenereignis.
  • Bearbeiten Sie ein Einkaufspostenereignis.
  • Leiten Sie neue Posten an einen bestimmten Schritt weiter, um Patientengebühreninformationen hinzuzufügen.
Der Geschäftsprozess steuert nicht die folgenden Aktualisierungen, die über den Bericht
Einkaufsposten anzeigen
 vorgenommen werden:
  • Attribute für Postenbestandslager
  • Patientengebühreninformationen
  • Sourcing-Regeln
  • Preisaktualisierungen

Reporting

Sie können den Bericht
Workday-Standardberichte
 verwenden, um alle Bestandsberichte einschließlich der folgenden anzuzeigen:
Berichte
Überlegungen
Rückstellungssaldo für Bestandseingänge
Mit diesem Bericht können Sie feststellen, wo sich Ihre Salden befinden:
  • Rückstellung für Eingänge
  • Verbindlichkeit für Eingänge
Der Bericht zeigt Bestellauftragspositionen und die folgenden zugehörigen Elemente an:
  • Rechnungspositionen
  • Einlagerungen
  • Positionen für Eingänge
Buchhalterische Auswirkung von Änderung der Ausgabenkategorie auf Bestand
Workday erfasst Soll- und Haben-Worktags sowie -beträge in diesem Bericht. Verwenden Sie den Bericht als Unterstützung für alle erforderlichen Journaleingaben.
Änderungsanforderung für Ausgabenkategorie für Einkaufsposten suchen
Ermöglicht das Anzeigen Ihrer übermittelten Anforderungen zur Änderung der Ausgabenkategorie
Lieferungen, die Beachtung erfordern
Entnahmelisten, die Beachtung erfordern
Lageranforderungen, die Beachtung erfordern
Zeigen Sie folgende ausstehende Elemente an:
  • Lieferscheine.
  • Entnahmelisten.
  • Lageranforderungen.
Beispiel: Sie können ermitteln, ob in Bestandslagern ein Engpass vorliegt, um dringende Lageranforderungen zu priorisieren.
Bestandssaldo suchen
Zeigen Sie Bestands- und Lospostensalden an, einschließlich:
  • Allozierte Mengen.
  • Verfügbare Mengen.
  • Durchschnittliche Postenkosten.
  • Vorhandene Mengen.
  • Mengen in der Entnahme.
Inventurformular suchen
Bestandsretourenaufträge suchen
Bestandssendungen suchen
Lageranforderung suchen
Zeigen Sie Bestandstransaktionsdaten an, um fundierte Entscheidungen zu treffen für:
  • Inventurformulare.
  • Retouren.
  • Sendungen.
  • Lageranforderungen.
Beispiel: Zeigen Sie Inventurformulare an, um die verbleibenden Bestandssalden zu ermitteln, die Sie zählen möchten.
Sendungen in Transit
Bestandsretouren in Transit
Zeigen Sie Informationen zu Elementen in Transit aus Sendungen und Retouren an, z. B.:
  • Zugehörige Lageranforderungspositionen.
  • Mengen.
  • Ihren Geldwert.
Sie können benutzerdefinierte Berichte mit z. B. folgenden Berichtsdatenquellen erstellen:
  • Inventory Stock Request Line
    , um Daten für Lageranforderungspositionen anzuzeigen.
  • Inventory Transactions
    , um alle Bestandstransaktionen für ein Unternehmen anzuzeigen.

Integrationen

Sie können Webservices verwenden, um Daten für Bestandstransaktionen hochzuladen, z. B.:
  • Put Inventory Location
  • Put Inventory Location Attributes
  • Put Inventory Par Bin
  • Put Inventory Par Location
  • Put Inventory Put-Away Rule
  • Put Purchase Item
  • Put Unit of Measure Set
Eine umfassendere Liste der Webservices für den Bestand finden Sie in der Workday Community.
Mit den von Workday bereitgestellten Integrationsvorlagen können Sie Bestandslabeldaten in Drittanbieteranwendungen exportieren, um Labels zu drucken und an Folgendes anzuhängen:
  • Warenlieferungsgruppen.
  • Warenlieferscheine.
  • Bestandsstandorte.
  • Standorte.
  • Vorratsstandorte.
  • Eingänge.

Beziehungen und Touchpoints

Features
Überlegungen
Finanzbuchhaltung
Sie haben folgende Möglichkeiten:
  • Generieren Sie Buchungen für Bestandstransaktionen.
  • Auditieren Sie Buchungen für Bestandstransaktionen.
  • Erstellen Sie Kontierungsregeln für z. B.:
    • Kostenanpassungen.
    • Kostenaufschläge.
    • Ausgabentransaktionen.
Human Capital Management
Wenn Sie Standorte konfigurieren, können Sie Mitarbeitern Folgendes ermöglichen:
  • Verwalten von Bestandsstandorten.
  • Bestellen von Waren.
Mobile
Sie können die folgenden Bestandsaufgaben auf Android-Geräten, iPad und iPhone ausführen:
  • Zählung.
  • Warenlieferung.
  • Schnellausgabe.
  • Vorratsinventur.
  • Vorratsentfernung.
  • Entnahme.
  • Einlagerung.
Beschaffung
Sie können die folgenden Beschaffungskonfigurationen für die Verwendung mit Workday Inventory aktualisieren:
  • Einkaufsposten.
  • Eingänge.
  • Sourcing-Regeln.
  • Ausgabenkategorien.
Sie haben zudem folgende Möglichkeiten:
  • Erstellen Sie Lageranforderungen mithilfe von Sourcing.
  • Organisieren Sie Konsignationsaufträge mit Lieferanten, sodass Sie Waren kostenfrei im Bestand lagern können.
  • Rufen Sie Bestandsposten zurück.
Lieferantenkonten
Sie können Preisabweichungen in Rechnungen und deren Auswirkungen auf die durchschnittlichen Kosten von Bestandsposten berücksichtigen.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.