Überlegungen zum Setup: Echtzeitinformationen (UK)
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von RTI dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Sie können Workday Payroll for UK aktivieren, um Informationen direkt über den HMRC RTI-Online-Service zu übermitteln oder abzurufen. Workday unterstützt folgende Prozesse:
- Aktualisierung des früheren Jahres (EJU)
- RTI Full Payment Submit (FPS).
- RTI Employer Payment Summary (EPS)
- HMRC-Benachrichtigungen.
Vorteile und Nutzen
Mit Workday können Sie:
- Erfüllen Sie die Anforderungen für das Reporting von Mitarbeitervergütungen und gesetzlichen Beiträgen.
- Verwalten Sie Entgeltabrechnungsdaten an einem zentralen Ort, um Zahlungen an HMRC zu validieren und die Effizienz zu steigern.
- Verifizieren Sie Ihre Daten mithilfe von Validierungen und Berichten.
- Verarbeiten Sie Abrechnungszyklen schnell und optimieren Sie Übermittlungen mithilfe eines konfigurierbaren Geschäftsprozesses.
Anwendungsfälle
Wenn Sie Mitarbeiter bezahlen, senden Sie bei jeder Zahlung deren Details in einem RTI FPS an HMRC.
Wenn Sie Workday für EP- und E YU-Übermittlungen verwenden, können die HMRC Basic PAYE Tools überflüssig werden.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Welche Bezüge oder Abzüge müssen Sie an HMRC melden? | Um ein genaues Reporting zu gewährleisten, identifizieren Sie die Bezüge und Abzüge, die mit bestimmten RTI-Datenelementen gemappt werden sollen. |
Wie identifizieren Sie Änderungen am Beschäftigungsstatus eines Mitarbeiters in Ihren Berichten an HMRC? | Eine Entgeltabrechnungs-ID identifiziert einen Mitarbeiter eindeutig für ein bestimmtes Beschäftigungsverhältnis oder eine Beschäftigungsperiode für einen bestimmten Arbeitgeber. Gemäß HMRC müssen Sie eine Entgeltabrechnungs-ID verwenden, wenn Sie RTI-Informationen melden.
Sie können eine neue Entgeltabrechnungs-ID zuweisen, wenn für einen Mitarbeiter Folgendes zutrifft:
|
Schließen Sie Firmenwagen als Zusatzleistungen in die Entgeltabrechnung ein? | Wenn Sie eine Vereinbarung mit HMRC haben, können Sie die Fahrzeugdaten der Mitarbeiter als Teil Ihrer FPS senden. |
Welche nicht standardmäßigen Reportinganforderungen haben Sie für einzelne Mitarbeiter? | Für einzelne Mitarbeiter können Sie mit Workday folgende Berichte erstellen:
|
Empfehlungen
Wenn Sie die letzte Periode der Entgeltabrechnung für ein Steuerjahr durchführen, verarbeiten Sie die Elemente in dieser Reihenfolge, um Datenkonflikte zu vermeiden:
- Zeigen Sie RTI FPS-Ausnahmen an und korrigieren Sie diese.
- Senden Sie FPS-Daten an HMRC.
- Senden Sie ESP-Daten an HMRC.
- Wenn Sie die RTI-Daten von Mitarbeitern für das vorherige Steuerjahr korrigieren müssen, gehen Sie wie folgt vor:
- Führen Sie ein EJU aus (nur Steuerjahre 2018–2019 und 2019–2020).
- Übermitteln mit ESP und FPS (Steuerjahr 2020-2021).
Anforderungen
- Konfigurieren Sie Berechnungen für gesetzliche Steuern und staatliche Sozialversicherungen in Workday.
- Weisen Sie jedem Mitarbeiter eine Entgeltabrechnungs-ID zu. Die ID identifiziert einen Mitarbeiter für ein bestimmtes Beschäftigungsverhältnis oder eine Beschäftigungsperiode bei einem bestimmten Arbeitgeber.
- Verwenden Sie Workday, um Ergebnisse der Entgeltabrechnung zu berechnen.
Einschränkungen
Workday unterstützt E YU nur für die Steuerjahre 2018-2019 und 2019-2020.
Folgende Berichte zeigen maximal 1.000 Zeilen an:
- UK – RTI-EPS-Daten anzeigen
- UK-RTI-FPS-Daten anzeigen
- FPS-Ausnahmen für RTI (UK) anzeigen
Workday empfiehlt die Verwendung der neueren Berichte
View Advanced UK RTI FPS Data
und View Advanced UK RTI FPS Exceptions
anstelle der Berichte View UK RTI FPS Data
und View UK RTI FPS Exceptions
.Wenn Sie den Bericht
View UK RTI FPS Exceptions
verwenden und mehr als 1.000 Datensätze haben, geben Sie eine Seitenzahl
ein, um die einzuschließenden Mitarbeiter auszuwählen. Workday weist einer Seite 1.000 Mitarbeiter in aufsteigender Reihenfolge der Entgeltabrechnungs-ID zu.Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Konfigurieren Sie diese Domänen.
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Integration Build und Integration Configure im funktionalen Bereich „Integration“. | Ermöglicht es Ihnen, Integrationen einzurichten, um über den RTI-Onlineservice ESP- und FPS-Dateien von Workday an HMRC zu senden. |
Process: HMRC Notifications - UK und Process: HMRC Notifications (Run) - UK im funktionalen Bereich „UK Payroll“. | Ermöglicht das Abrufen und Anwenden von Änderungen für die Steuercodedetails von Mitarbeitern aus HMRC. |
Process: RTI - UK im funktionalen Bereich „UK Payroll“. | Hiermit können Sie RTI-Übermittlungen für HMRC generieren. |
Process: RTI (Reports) - UK im funktionalen Bereich „UK Payroll“. | Hiermit können Sie Berichte zu RTI-Übermittlungen erstellen. Beispiel: Zeigen Sie Fehler oder Warnungen in den Ergebnissen der Entgeltabrechnung für einen FPS an. |
Process: RTI (Run) - UK im funktionalen Bereich „UK Payroll“. | Ermöglicht die Verarbeitung von RTI-Daten. |
Set Up: Payroll (RTI) - UK im funktionalen Bereich „UK Payroll“. | Ermöglicht die Generierung Ihrer RTI FPS-Daten für HMRC. |
Set Up: Payroll UK im funktionalen Bereich „UK Payroll“. | Ermöglicht das Einrichten und Anzeigen von Entgeltabrechnungsdaten, die nicht auf einer Abrechnungsgruppe oder einem Unternehmen basieren. Beispiel: Details zu Arbeitgeberreferenz hinzufügen. |
Worker Data: Payroll (Company Specific) - UK im funktionalen Bereich „UK Payroll“. | Ermöglicht die Verwaltung unternehmensspezifischer Daten für die korrekte Verarbeitung der RTI-Details von Mitarbeitern. Beispiel: Übermitteln Sie die letzten FPS für einen verstorbenen Mitarbeiter. |
Worker Data: Payroll (Company Vehicle) - UK im funktionalen Bereich „UK Payroll“. | Ermöglicht Benutzern die Erfassung von Firmenwagendaten für Mitarbeiter. |
Geschäftsprozesse
Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
RTI FPS Submission Event
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „UK Payroll“. Mit diesem Geschäftsprozess können Sie Ihre FPS-Daten an HMRC übermitteln.Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
Kontaktdaten ändern,
um Mitarbeitern mitzuteilen, dass Workday HMRC benachrichtigt, wenn sie ihre Adresse ändern.Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Advanced UK RTI FPS Data anzeigen und UK RTI FPS Data anzeigen
| Verwenden Sie diese Berichte, um die für ausgewählte Ergebnisse der Entgeltabrechnung generierten FPS-Werte anzuzeigen und eine Vorschau Ihrer Übermittlungsdetails anzuzeigen.
Beispiel: Um zusätzliche Zahlungen an verstorbene Mitarbeiter zu verifizieren. |
Advanced UK RTI FPS Exceptions anzeigen und UK RTI FPS Exceptions anzeigen
| Verwenden Sie diese Berichte, um Fehler oder Warnungen in den endgültigen Ergebnissen der Entgeltabrechnung für die Abrechnungsperiode anzuzeigen.
Der Bericht View UK RTI FPS Exceptions zeigt maximal 1000 Zeilen an. |
Konfiguration der RTI-Datenelemente anzeigen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um die folgenden Berechnungsarten mit den Datenelementen des RTI-Berichts zu mappen:
|
UK-Ausbildungsgebühren anzeigen
| Verwenden Sie diesen Bericht, wenn Sie Ihre Zahlungen an HMRC abstimmen, um Ihre monatlichen und jährlichen Beträge für Ausbildungsgebühren zu prüfen. |
An HMRC gemeldete FPS-Beträge (UK) anzeigen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Ihre Zahlungen mit Ihrem PAYE-Konto abzustimmen. |
UK – RTI-EPS-Daten anzeigen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um die berechneten Daten in Ihrer MwSt-Übermittlung zu prüfen. |
UK – RTI FPS-Daten mit Enddatum des Vertrags anzeigen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Mitarbeiter mit einem Enddatum des Vertrags anzuzeigen, das Workday in Ihrem nächsten RTI-FPS erfasst. Workday zeigt das Datum an, an dem für einen Mitarbeiter folgende Aktionen ausgeführt wurden:
|
UK – RTI FPS Worker Company Car Data
| Wenn Sie eine Vereinbarung mit HMRC haben, dass Firmenwagen als Zusatzleistungen in die Entgeltabrechnung aufgenommen werden, verwenden Sie diesen Bericht, um die Details zu Auto und Kosten der Mitarbeiter zu prüfen. |
Generische RTI-Benachrichtigungen für UK anzeigen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um allgemeine Benachrichtigungen von HMRC anzuzeigen, z. B. Details zu verspäteten Zahlungen oder zur Nichtmeldung von Zahlungen. |
Antworten zur Übermittlung von RTI anzeigen (UK)
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Folgendes zu prüfen:
|
Details zu Worker UK RTI E YU anzeigen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um die RTI-Daten eines Mitarbeiters aus dem vorherigen Steuerjahr zu prüfen. |
Steuerdetails (UK) für Mitarbeiter
| Verwenden Sie diesen Bericht, um den neuen Steuercode eines Mitarbeiters zu prüfen, nachdem Sie eine Anhebung des Steuercodes ausgeführt und die Steuercodeänderungen aus HMRC übernommen haben. |
Integrationen
Integration | Überlegungen |
|---|---|
Eingehende HMRC-Benachrichtigungen
| Verwenden Sie diesen Webservice zum Abrufen folgender Elemente:
|
HMRC-Engagementinformationen
| Verwenden Sie diesen Webservice, um eine FPS-Datei an die HMRC-RTI-Site zu senden. |
HMRC Real Time Information- Employer Payment Summary
| Verwenden Sie diesen Webservice, um eine ESP-Datei an die HMRC-RTI-Site zu senden. |
HMRC Real Time Information Früheres Jahr
| Verwenden Sie diesen Webservice, um E YU-Übermittlungen an die HMRC-Site für RTI zu senden. (Nur Steuerjahre 2018-2019 und 2019-2020.) |
Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Unternehmen | Workday verwendet Daten aus den Steuerdetails Ihres Unternehmens in RTI-Berichten. Beispiele:
|
Entgeltkomponenten | Workday deklariert Daten aus Entgeltkomponenten, sowohl Abzüge als auch Bezüge, in RTI-Berichten. |
Entgeltabrechnungs-ID | Wenn Sie aus einer Legacy-Entgeltabrechnung zu Workday wechseln, ermitteln und laden Sie die Legacy-Entgeltabrechnungs-ID des Mitarbeiters, wenn Sie die Details des Mitarbeiters erfassen. Nachdem Workday die neue Workday-Entgeltabrechnungs-ID generiert hat, können Sie nicht mehr zurückgehen und die Legacy-ID laden. Ohne die Legacy-ID kann HMRC die Details des Mitarbeiters unter der Legacy-ID möglicherweise nicht mit ihrer neuen Workday-Entgeltabrechnungs-ID abgleichen.
Workday verwendet die Entgeltabrechnungs-ID als eindeutige Kennung, um die Mitarbeitervergütung von der Einstellung bis zum Austritt zu verfolgen. Um Kontinuität beim RTI-Reporting zu gewährleisten, sollten Sie sicherstellen, dass sich die Entgeltabrechnungs-ID eines Mitarbeiters unabhängig von Tätigkeitsänderungen oder Versetzungen innerhalb einer Arbeitgeberreferenz im Vereinigten Königreich nicht ändert. |
Terminations | Um ein genaues RTI-Reporting für ausgeschiedene Mitarbeiter zu gewährleisten, befolgen Sie die Empfehlungen von Workday für die Eingabe der folgenden Objekte:
|
Mitarbeiter | Workday deklariert persönliche Mitarbeiterdaten in RTI-Berichten. Beispiele:
|
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.