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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Schritte: Common Paymaster (USA) einrichten

Schritte: Common Paymaster (USA) einrichten

Lesen Sie die Überlegungen zum Setup für allgemeine Paymaster-Unternehmensbeziehungen.
Erstellen Sie das Common Paymaster-Unternehmen und die zugehörigen Unternehmen.
Sicherheit:
  • Domäne
    Manage: Company
     im funktionalen Bereich „Organizations and Roles“.
  • Set Up: Payroll (Tax Filing/W-2s) - USA
     im funktionalen Bereich „USA Payroll“.
Sie können in Workday eine Common-Paymaster-Unternehmensbeziehung erstellen. Während der Beziehungsperiode zahlt das angegebene Common Paymaster-Unternehmen die Löhne aller Mitarbeiter in den Unternehmen in der Beziehung.
Workday aggregiert die in allen beteiligten Unternehmen erzielten Löhne für Grenzwertberechnungen für folgende Gruppen:
  • OASDI.
  • Medicare
  • Federal Unemployment Insurance (FUI).
  • State Unemployment Insurance (SUI) für konfigurierte Bundesstaaten.
Sie sind dafür verantwortlich, die Auswählbarkeit nach anwendbarem Recht für Folgendes sicherzustellen:
  • Alle Unternehmen, die in der Common Paymaster-Beziehung enthalten sind.
  • Alle Mitarbeiter, die vom Common Paymaster bezahlt werden.
  • Alle Bundesstaaten, die in der Common Paymaster-Beziehung für die Aggregation von SUIs konfiguriert sind.
Workday empfiehlt, vor der Ausführung der Entgeltabrechnung eine Common Paymaster-Beziehung am 01.01. im gültigen Steuerjahr zu starten. Wenn Sie eine dieser Aktionen rückwirkend ausführen, korrigiert Workday möglicherweise nicht automatisch abgeschlossene oder in Bearbeitung befindliche Ergebnisse:
  • Erstellen Sie eine Common Paymaster-Beziehung, nachdem Sie eine Abrechnungsperiode in diesem Jahr verarbeitet haben.
  • Fügen Sie einen Bundesstaat hinzu, nachdem Sie eine Entgeltabrechnung in diesem gültigen Quartal verarbeitet haben.
  • Fügen Sie ein zugehöriges Unternehmen hinzu, nachdem Sie in diesem Jahr eine Entgeltabrechnung verarbeitet haben.
Mit folgenden Webservices können Sie massenhaft allgemeine Paymaster-Unternehmensbeziehungen erstellen und extrahieren:
  • Get Common Paymasters
  • Put Common Paymaster
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Unternehmensbeziehung erstellen
     .
  2. Wählen Sie in der Werteliste
    Company Relationship Type
    Common Paymaster
    aus.
  3. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Reporting Tax Year
    Das Steuerjahr, in dem die Beziehung zum Common Paymaster beginnt und für das gesamte angegebene Steuerjahr gilt. Das Jahr muss 2021 oder höher sein.
    Workday empfiehlt, ein Steuerjahr ohne Ergebnisse der Entgeltabrechnung auszuwählen. Der Beginn einer rückwirkenden Common Paymaster-Beziehung spiegelt sich nicht in bereits abgeschlossenen oder in Bearbeitung befindlichen Entgeltabrechnungsergebnissen oder Steuermeldungen wider.
    Inactive as-of Tax Year
    (Optional) Die Unternehmensbeziehung ist zum 01/01 des ausgewählten Steuerjahres nicht mehr aktiv.
    Beispiel: Sie möchten, dass die Beziehung zum Common Paymaster nur für das Steuerjahr 2022 berechnet wird. Sie wählen 2022 als
    Reportingsteuerjahr
     und 2023 als
    inaktives Steuerjahr zum Stichtag
    . Die Beziehung zum Common Paymaster ist nur für das Steuerjahr 2022 aktiv. Allgemeine Paymaster-Berechnungen werden für Abrechnungsergebnisse mit einem Zahlungsdatum am oder nach dem 01.01.2023 nicht mehr durchgeführt.
    Zugehörige Unternehmen
    Die Werteliste zeigt nur Unternehmen an, die in derselben Zeitperiode nicht Teil einer anderen Unternehmensbeziehung sind. Prüfen Sie bei Bedarf die Gültigkeitsdaten jeder Unternehmensbeziehung, um Parallelen zu ermitteln.
    Workday empfiehlt, keine zugehörigen Unternehmen Mitte des Jahres zu einer bestehenden Beziehung zum Common Paymaster hinzuzufügen. Die Änderung spiegelt sich nicht in bereits abgeschlossenen oder in Bearbeitung befindlichen Entgeltabrechnungsergebnissen oder Steuermeldungen wider.
    Konfiguration für Bundesstaat
    Wenn Sie einen Bundesstaat in Ihre Konfiguration einschließen, aggregiert Workday die Löhne der State Unemployment Insurance, die von allen an der Beziehung beteiligten Unternehmen zur Berechnung von Grenzwerten erzielt wurden.
    Workday empfiehlt, einen Status pro Zeile zu konfigurieren, damit Sie Konfigurationsfehler leicht identifizieren können. Diese Methode bietet auch Transparenz beim Audit Ihrer Konfigurationshistorie.
    Sie können einen Bundesstaat nicht löschen, wenn Sie die Entgeltabrechnung innerhalb der konfigurierten Quartale berechnet haben.
    Sie sind dafür verantwortlich, dass die von Ihnen eingeschlossenen Bundesstaaten dies nach anwendbarem Recht zulassen.
    Startquartal
    Workday schließt einen Bundesstaat ab dem ersten Tag des von Ihnen ausgewählten Startquartals in die Common Paymaster-Berechnungen ein. Anwendbare SUI-Berechnungen werden für Entgeltabrechnungsergebnisse mit einem Zahlungsdatum durchgeführt, das innerhalb der Gültigkeitsquartale der konfigurierten Zeile liegt.
    Workday empfiehlt, einen Bundesstaat nicht rückwirkend hinzuzufügen, nachdem Sie die Entgeltabrechnung innerhalb des Startquartals verarbeitet haben. Die Änderung spiegelt sich nicht in bereits abgeschlossenen oder in Bearbeitung befindlichen Entgeltabrechnungsergebnissen oder Steuermeldungen wider.
    Inaktives Quartal zum Stichtag
    Die Berechnungen der Arbeitslosenversicherung für den Bundesstaat sind zum ausgewählten Quartal nicht mehr aktiv.
    Beispiel: Sie möchten, dass der Bundesstaat nur in den Berechnungen für 2022-Q1 und 2022-Q2 berücksichtigt wird. Sie wählen das Startquartal 2021-Q1 und das inaktive Stichtag-Quartal 2021-Q3. Die Berechnungen für Common Paymaster enthalten nur die Bundesstaaten für 2022 Q1 und Q2.
    Workday empfiehlt nicht, einen Bundesstaat rückwirkend zu deaktivieren, nachdem Sie die Entgeltabrechnung innerhalb des ausgewählten inaktiven Quartals verarbeitet haben. Die Änderung spiegelt sich nicht in bereits abgeschlossenen oder in Bearbeitung befindlichen Entgeltabrechnungsergebnissen oder Steuermeldungen wider.
    Lohnsteuerbehörde - State
    Wählen Sie den Bundesstaat aus, für den Sie SUI-Berechnungen einschließen möchten.
    Damit ein Status in dieser Werteliste angezeigt werden kann, muss er folgenden Status aufweisen:
    • Wird in der Aufgabe
      "Company State and Local US Tax Reporting"
       für das angegebene Unternehmen unter "Common Paymaster" konfiguriert.
    • Aktiv im
      Startquartal,
       das Sie für die Beziehung „Common Paymaster“ konfigurieren.
    Periodic Tax Reporting
    Quarterly Tax Reporting
    Workday verwendet diese Konfiguration als Standard für die separate Steuermeldung. Workday unterstützt nicht das Erstellen einer kombinierten Steuermeldung für alle Unternehmen.
    Jahresabschlussformulare
    Wählen Sie, ob Jahresabschlussformulare für jedes Unternehmen separat oder für alle Unternehmen kombiniert bereitgestellt werden sollen.
    Wenn Sie die kombinierten Jahresabschlussberichte auswählen, gilt Folgendes:
    • Sie können das verwaltende Unternehmen nur beim Erstellen von Berichten und Jahresabschlussformularen auswählen.
    • Sie können ein einzelnes W-2- oder W-2C-Formular für Mitarbeiter generieren, die gleichzeitig für zwei oder mehr zugehörige Unternehmen arbeiten. Workday kombiniert die vom Mitarbeiter bezogenen Steuern (State und Local) nach ID.
    • Workday übernimmt die Druckoptionen des Mitarbeiters aus dem verwaltenden Unternehmen „Common Paymaster“.
    • Workday meldet das angegebene gemeinsame Paymaster-Unternehmen für die Federal Boxes im W-2-Formular.
    • Die W-2-Vergütung umfasst aggregierte Bundessteuern für alle Unternehmen in der Beziehung zum Common Paymaster.
    • Workday listet jede Kombination aus Unternehmen und Bundesland in separaten Positionen auf und meldet die einzelnen EINs für jedes Unternehmen.
    Sobald Sie W-2-Formulare innerhalb des Gültigkeitsdatums der Beziehung zum Common Paymaster erstellt haben, können Sie die Konfiguration des Jahresabschlussformulars nicht mehr ändern. Um die Konfiguration zu ändern, müssen Sie den aktuellen Common Paymaster inaktivieren und eine neue Beziehung zwischen Common Paymaster erstellen.
  4. Verwenden Sie die Aufgabe
    Edit Company Federal US Tax Reporting,
     um für alle Unternehmen in der Beziehung dieselbe Steuerkonfiguration für den FUTA (Federal Unemployment Tax Act) einzugeben. Das Gültigkeitsdatum Ihrer Konfiguration sollte vor dem Gültigkeitsdatum der Beziehung zwischen Common Paymaster oder mit diesem beginnen.
    Wenn Sie Ihre Konfiguration nach dem Start der Common-Paymaster-Beziehung ändern müssen, stellen Sie sicher, dass die Konfiguration und das Gültigkeitsdatum für alle Unternehmen in der Beziehung identisch sind.
  5. Verwenden Sie die Aufgabe
    Edit Company State and Local US Tax Reporting,
     um alle staatlichen und lokalen Steuerbehörden zu konfigurieren, die für alle zugehörigen Unternehmen im Unternehmen „Common Paymaster“ vorhanden sind.
    Diese Steuerbehörden müssen im Common-Paymaster-Unternehmen vorhanden sein, bevor sie in den Abrechnungsergebnissen der zugehörigen Unternehmen berechnet werden können.
    Das Gültigkeitsdatum Ihrer Konfiguration sollte vor dem Gültigkeitsdatum der Beziehung zwischen Common Paymaster oder mit diesem beginnen.
    Wenn Sie einen Bundesstaat zum Zweck der Aggregation von SUIs in Ihre Konfiguration der Common Paymaster-Unternehmensbeziehung aufnehmen, konfigurieren Sie für diesen Bundesstaat denselben SUI-Satz für alle Unternehmen in der Beziehung. Dies ist der Satz, den der Bundesstaat Ihnen bei der Genehmigung Ihres Antrags als Common Paymaster für SUI-Reporting zuweisen kann.
    Wenn Sie nicht für alle Unternehmen in der Beziehung denselben SUI-Satz für den Bundesstaat konfigurieren, kann es bei der Verarbeitung der Common Paymaster-Entgeltabrechnung für den Bundesstaat zu unerwarteten SUI-Abweichungen kommen.
    Wenn Sie nach dem Start der CCM-Beziehung Konfigurationsänderungen vornehmen müssen, stellen Sie sicher, dass die Konfiguration und das Gültigkeitsdatum für alle Unternehmen in der Beziehung identisch sind.
  6. Geben Sie die Steueroptionen für Mitarbeiter im Common Paymaster mit Gültigkeitsdaten ein, die innerhalb der Gültigkeitsjahre der Beziehung liegen.
    Das Common Paymaster-Unternehmen muss alle Steueroptionen eingeben und verwalten, solange die Beziehung in Kraft ist.
    Sie können Steueroptionen aus zugehörigen Unternehmen in das Unternehmen „Common Paymaster“ kopieren. Siehe: Steueroptionen für einen Mitarbeiter (USA) kopieren.
    Vergewissern Sie sich, dass Sie alle bundesstaatlichen und lokalen Steuerbehörden im Unternehmen „Common Paymaster“ konfiguriert haben, bevor Sie eine Steueroption für Mitarbeiter hinzufügen oder die Aufgabe
    Steueroptionen für Mitarbeiter (USA) kopieren
     ausführen. Andernfalls können Sie keine Steueroption hinzufügen oder kopieren.
    Workday wendet die Steueroptionen des Common Paymaster auf alle Tätigkeiten und Unternehmen innerhalb der Beziehung an. Workday wendet in den zugehörigen Unternehmen keine Steueroptionen an, solange die Beziehung aktiv ist.
Amanda Adams arbeitet im Universitätskrankenhaus als Operative Äquivalentin und gleichzeitig als Professorin am Universitäts-Campus. Das Krankenhaus und der Campus gehören zu verschiedenen Unternehmen mit jeweils einer eigenen FEIN.
Sowohl das Universitätskrankenhaus als auch der Universitätscampus entsprechen der IRS-Definition von zugehörigen Unternehmen. Amanda erfüllt die Definition der Parallelbeschäftigung. Der Bundesstaat, in dem beide Unternehmen tätig sind, lässt „Common Paymaster“ für SUI-Berechnungen zu.
In diesem Beispiel beträgt die OASDI-Lohngrenze 142.800 und die Steuergrenze 8.853,60.
Common Paymaster konfiguriert?
Ergebnis
OASDI-Berechnung
Nein.
Workday berechnet die Fica-, FUTA- und SUI-Limits für beide Unternehmen separat. Für denselben Mitarbeiter gelten mehrere Jahreslimits, und die Steuerverbindlichkeit erhöht sich.
Universitätskrankenhaus: 142.800 x 6,2 % = 8853,60 (+ Arbeitgeberübereinstimmung).
Hochschulstandort: 142.800 x 6,2 % = 8853,60 (+ Arbeitgeberübereinstimmung).
Amanda pays 17707.20.
Der Arbeitgeber zahlt 17.707,20.
Ja.
Fica-, FUTA- und SUI-Limits werden für beide Unternehmen aggregiert. Workday wendet eine einheitliche Jahresgrenze an und der angegebene Common Paymaster handelt als einziger Arbeitgeber.
Universitätskrankenhaus: 99.600 x 6,2 % = 6175,20 (+ Arbeitgeberübereinstimmung).
Hochschulstandort: 43.200 x 6,2 % = 2.678,40 (+ Arbeitgeberübereinstimmung).
Amanda zahlt 8853,60.
Der Arbeitgeber zahlt 8853,60.
Sie können die Beziehung mit der Aufgabe
Common Paymaster bearbeiten
 oder
Unternehmensbeziehung bearbeiten bearbeiten
 .
Sie können die Aufgabe
Common Paymaster löschen
 verwenden, solange während der Beziehung keine Entgeltberechnungen durchgeführt werden.