Überlegungen zum Setup: Entgeltverarbeitung für den FLSA (Fair Labor Standards Act)
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung von FLSA dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Wenn diese Option konfiguriert ist, verarbeitet Workday die Entgeltabrechnung in Übereinstimmung mit dem FLSA (Fair Labor Standards Act), um Mitarbeiter zum erforderlichen Satz für Überstunden zu bezahlen. Beispiel: Tarifliche Mitarbeiter, die mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten, müssen eine Überstundenvergütung in Höhe des 1,5-fachen ihres regulären Entgelts erhalten.
Es gibt Zeiten, in denen ein Mitarbeiter für eine Arbeitsperiode eine zusätzliche Vergütung erhält, z. B. einen Bonus. Sie geben diesen Bonus als Eingabe für die Entgeltabrechnung ein und geben Datumsangaben für die Deckung an. Der Bonus addiert sich effektiv zum Stundenvergütungssatz, der zur Berechnung der Überstundenprämie verwendet wird. Workday kann automatisch Folgendes durchführen:
- Passen Sie den regulären FLSA-Satz in jeder FLSA-Arbeitsperiode an, die vom Bonus betroffen ist.
- Berechnen Sie Überstundenprämien neu.
- Sie zahlen die Differenz.
Die FLSA-Entgeltverarbeitung von Workday ermöglicht Folgendes:
- FLSA-Arbeitsperioden, die über Abrechnungsperioden hinausgehen.
- Manuelle und On-Demand-Entgeltabrechnungsergebnisse, die nach FLSA-Arbeitsperiode kumuliert werden sollen.
- Rückrechnungsverarbeitung von für FLSA auswählbaren Boni.
Vorteile und Nutzen
Mit Workday FLSA haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Vergewissern Sie sich, dass Sie weniger Zeit mit der manuellen Berechnung von FLSA-Sätzen haben.
- Erhöhen Sie die Genauigkeit der FLSA-Verarbeitung.
- Die Notwendigkeit von Korrekturen reduzieren.
Anwendungsfälle
Sofern konfiguriert, berechnet Workday die FLSA-Sätze für folgende Arbeitsperiodenarten:
Arbeitsperiodendauer | Mitarbeiter |
|---|---|
7 Tage | Mitarbeiter an einer Standardarbeitswoche mit 40 Stunden und 7 Tagen. |
14 Tage | Mitarbeiter im Gesundheitswesen an einer Standardarbeitswoche mit 80 Stunden und 14 Tagen. |
7 Tage bis 28 Tage | Mitarbeiter der öffentlichen Sicherheit, z. B. Police und Löschzug, deren Arbeitswoche zwischen 7 und 28 Tagen liegen kann. Jede Arbeitswochenlänge hat eine andere Anzahl von Stunden und einen anderen Schwellenwert für Überstunden.
Für diese Arbeitsperiodenart müssen Sie entweder Workday Time Tracking oder eine Zeiterfassungsanwendung eines Drittanbieters verwenden. Es erfordert die Möglichkeit, periodenbasierte Überstunden zu berechnen. |
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Unterliegt Ihre Branche den FLSA-Regeln für eine Standardarbeitswoche mit 7 Tagen und 40 Stunden? | Sie können die von Workday bereitgestellte Arbeitsperiodenart Standard 7-Tage-Arbeitswoche verwenden. Wenn der Mitarbeiter Überstunden übermittelt, berechnet Workday die Überstunden basierend auf Arbeitsperioden, die 7 Tage lang sind. Beispiel: Ein Mitarbeiter erfasst 40 reguläre Stunden und 7 Überstunden. Workday berechnet eine Überstundenprämie von 7 Stunden basierend auf den FLSA-Überstundenregeln und verarbeitet die Entgeltabrechnung entsprechend. |
Unterliegt Ihre Branche dem Gesundheitswesen, das der FLSA 8/80-Regel unterliegt? | Verwenden Sie die von Workday bereitgestellte 14-tägige Standardarbeitswoche . Wenn der Mitarbeiter Überstunden übermittelt, berechnet Workday die Überstunden basierend auf einer 14-tägigen Arbeitsperiode. Beispiel: Ein Mitarbeiter im Gesundheitswesen arbeitet in der ersten Woche 56 Stunden und in der zweiten Woche 27 Stunden, was insgesamt 83 Stunden ergibt. Workday berechnet eine Überstundenprämie von 3 Stunden und verarbeitet die Entgeltabrechnung entsprechend. |
Sind Sie in der Branche für öffentliche Sicherheit tätig, z. B. bei der Anzeige in der Sicherheitsabteilung oder der Löschzug, in der die Arbeitswoche zwischen 7 und 28 Tagen liegt? | Wenn der Mitarbeiter Überstunden übermittelt, verweist Workday auf Tabellen, die die gesetzlichen Überstundenschwellenwerte für Arbeitswochen der jeweiligen Dauer enthalten. Workday berechnet dann die Überstunden und verarbeitet die Entgeltabrechnung entsprechend.
Beispiel: Gesetzlich festgelegt ist für Löschpersonal, das an einer 21-tägigen Arbeitswoche arbeitet, eine gesetzliche Schwelle von 159 Stunden. Bei einer 21-tägigen Arbeitswoche gilt eine gesetzliche Schwelle von 128 Stunden. Workday referenziert den Schwellenwert für die 21-tägige Arbeitswoche, berechnet Überstunden für über 128 gearbeitete Stunden und verarbeitet die Entgeltabrechnung entsprechend. |
Empfehlungen
Richten Sie Ihre Zeiterfassungsanwendung so ein, dass reguläre Stunden und Überstunden erfasst werden. Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter 48 Stunden in einer Arbeitswoche arbeitet, erfasst Ihre Zeiterfassungsanwendung 40 reguläre Stunden und 8 Überstunden.
Stellen Sie sicher, dass Sie auf Ihrer Jahresend-Checkliste FLSA-Arbeitsperiodenkalender für das kommende Jahr erstellen.
Wenn es eine Änderung der Abrechnungsgruppe in der Periodenmitte gibt und Sie eine Eingabe für Entgeltabrechnung mit Datumsangaben für die Deckung hinzufügen, die beide Abrechnungsgruppen einschließt, geschieht Folgendes: Sie müssen das On-Cycle abschließen und den Bonus in einem Off-Cycle an die aktuelle Stelle und Abrechnungsgruppe des Mitarbeiters zahlen.
Bei der Bestimmung der Auswählbarkeit für eine zugehörige Berechnung empfiehlt es sich, die Mitarbeiterauswählbarkeit oder ein bestimmtes Vergütungselement zu verwenden, um die zugehörige Berechnung nicht noch komplexer zu gestalten. Dies gilt unabhängig davon, ob Ihre Berechnung numerische oder nicht numerische Felder enthält.
Verarbeiten Sie die Entgeltabrechnung in einer sequenziellen Datumsreihenfolge, die auf dem Start- und Enddatum der Abrechnungsperiode basiert. Verwenden Sie den Beginn und das Ende der Deckung, um einen Bonus zu verarbeiten (aktuelle oder vorherige Periode). Dadurch wird sichergestellt, dass der Bonus auf die entsprechenden FLSA-Unterperioden alloziert wird, und es werden ggf. Differenzen bei der Prämienanpassung erstellt. Beispiel: Als Payroll Administrator haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Führen Sie eine Entgeltberechnung für einen Mitarbeiter für die Abrechnungsperiode 02.10.2022 - 15.10.2022 aus und schließen Sie sie ab.
- Zahlen Sie einen jährlichen Bonus zwischen Ihrem nächsten On-Cycle für die Arbeitsperiode vom 13.06.2021 bis 11.06.2022.
Wenn Sie eine zuvor abgeschlossene Entgeltabrechnung umkehren, entfernen Sie die Differenz manuell aus der aktuellen Periode. Beispiel: Sie können die Stunden über einen Zeitblock aktualisieren, wenn die Stunden für den Mitarbeiter korrigiert werden.
Wenn Sie eine FLSA-Entgeltkomponente aktualisieren müssen, nachdem Sie Ihre Ergebnisse der Entgeltabrechnung abgeschlossen haben, Workday empfiehlt, einen neuen Snapshot mit Gültigkeitsdatum zu erstellen und folgende Aktionen auszuführen:
- Bearbeiten Sie nicht den vorhandenen Snapshot mit Gültigkeitsdatum für den FLSA-Bezug.
- Sie dürfen keine FLSA-Entgeltkomponentengruppen ohne Gültigkeitsdatum für den Bezug hinzufügen oder entfernen.
Automatisieren Sie die Aktualisierung Ihrer FLSA-Arbeitsperiodenkalender mit der Aufgabe
Aktualisierung von Arbeitsperiodenkalender planen
. Anforderungen
Für Berechnungen von Sicherheitsüberstunden benötigen Sie entweder Workday Time Tracking oder eine Zeiterfassungsanwendung eines Drittanbieters. Die Zeiterfassungsanwendung muss zur Berechnung periodenbasierter Überstunden in der Lage sein.
Für eine abgeschlossene Rückrechnung muss ein Zielergebnis vorhanden sein. Wenn Sie dies nicht tun, wirkt sich dies negativ auf Ihre FLSA-Berechnung für diese Periode aus. Sie können Mitarbeiter ohne Zielergebnis identifizieren, indem Sie im
Bericht Verarbeitung von Berechnungen der Rückrechnung
das Kontrollkästchen Nur Mitarbeiter mit nicht geladenen Rückrechnungsergebnissen
anzeigen aktivieren.Einschränkungen
Workday berechnet die Datumsangaben für die Deckung nur bis zu dem Datum, an dem Sie FLSA-Anpassungen aktiviert haben.
Wenn eine Abrechnungsperiode mehrere FLSA-Perioden umfasst, werden durch laufende Bruttoausgleichsbeträge keine FLSA-Unterperioden erstellt. Workday zahlt den vollen Bruttobetrag in der ersten FLSA-Periode.
Beim Erstellen eines FLSA-Bonusbezugs:
- Referenzieren Sie direkt den in die Eingabe für die Entgeltabrechnung oder in die Einmalzahlung eingegebenen Betrag als betragsbasierte und nicht als satzbasierte Referenz mit Prozentsätzen.
- Sie können keine zugehörige Berechnung oder eine zugehörige Berechnung für Entgeltkomponenten verwenden.
Workday unterstützt das FLSA nicht für Mitarbeiter, die eine Stelle im Auslandseinsatz in den USA haben
"Urlaub kaufen" sollte nicht als FLSA-auswählbar betrachtet werden.
Die Aufgabe
Aktualisierung des Arbeitsperiodenkalenders planen
markiert nur FLSA-Arbeitsperiodenkalender, die so eingestellt sind, dass sie innerhalb von 90 Tagen vom aktuellen Datum ablaufen. Beispiel: Wenn das aktuelle Datum 01.06.2025 ist und Ihr FLSA-Kalender bis zum 01.01.2026 konfiguriert ist, benachrichtigt die Aufgabe Sie nicht proaktiv über den ablaufenden Kalender.Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Domäne Process: Run Batch Calculations (Payroll Calculation) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Ermöglicht Benutzern das Anzeigen und Verarbeiten von Batch-Berechnungen für die Entgeltabrechnung. |
Domäne Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Ermöglicht Benutzern das Erstellen und Ändern von Bezügen und Abzügen. |
Domäne Set Up: Payroll (FLSA) - USA im funktionalen Bereich „USA Payroll“. | Benutzer können eine FLSA-Konfiguration und Bezüge erstellen und ändern. |
Geschäftsprozesse
Keine Auswirkungen.
Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Änderungen des FLSA-Kalenders nach Mitarbeiter
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Mitarbeiter anzuzeigen, die FLSA-Kalender für abgeschlossene oder in Bearbeitung befindliche Abrechnungsperioden wie folgt geändert haben:
|
FLSA-Verarbeitungsstatus für Gruppe von Mitarbeitern
| Verwenden Sie diesen Bericht, bevor Sie die Entgeltabrechnung ausführen, um sicherzustellen, dass die Einstellungen korrekt sind. Sie gibt an, ob die Periode mit der FLSA-Arbeitsperiode synchronisiert ist.
Verwenden Sie diese Option nach der Verarbeitung der Entgeltabrechnung, um Ergebnisse anzuzeigen und den Status eines Mitarbeiters zu prüfen. |
Entgeltabrechnungsregister
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Daten nach Datumsangaben der Unterperiode zu prüfen. |
Ergebnisse der Entgeltberechnung für Gruppe von Mitarbeitern
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Daten nach Datumsangaben der Unterperiode zu prüfen. |
FLSA-Arbeitsperiodenkalender anzeigen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um das Setup der Arbeitsperioden für einen FLSA-Kalender zu prüfen. |
Regeln für FLSA-Arbeitsperiodenkalender anzeigen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um FLSA-Regeln für die Entgeltverarbeitung, ihre Bedingungen und die Kalender, die sie verwenden, zu prüfen. |
Integrationen
Keine Auswirkungen.
Beziehungen und Touchpoints
Touchpoints | Überlegungen |
|---|---|
änderungen | Vergütungspläne werden mit Vergütungselementen verknüpft, die wiederum mit Entgeltbezügen verknüpft sind. Ohne entsprechende Konfiguration fließen Vergütungsbeträge nicht in die Entgeltabrechnung ein.
Vergütungspläne mit ihren jeweiligen Beträgen sind mit Mitarbeitern verknüpft. Diese Informationen werden zur Verarbeitung an die Entgeltabrechnung weitergeleitet. Stellen Sie sicher, dass Sie die Selektionsregeln für die Pläne korrekt konfigurieren. Beispiel: Sie können das Kontrollkästchen Datumsangaben für Deckung aktivieren in Einmalzahlungsplänen aktivieren. |
Zeiterfassung | Für die Art der Arbeitsperiode von 7 bis 28 Tagen müssen Sie eine der folgenden Optionen verwenden:
|
Rückrechnungsdifferenzen aus aktueller Änderung der Steuerbehörde | Wenn Workday rückwirkende Zahlungen, einschließlich Überstundenprämien, in einer On-Demand-Zahlung an die Steuerbehörden aus der Quellperiode weiterleitet, und zwar können Sie nachfolgende Anpassungen der Überstundenprämien in der On-Cycle-Entgeltabrechnung unter Verwendung der aktuellen Periodensteuerbehörden zahlen. |
Stellen für Entgeltverarbeitung | Konfigurieren Sie die Stelle für Entgeltverarbeitung für Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten:
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Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.