Überlegungen zum Setup: Gehaltsabrechnungen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung der Gehaltsabrechnungsfunktion dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit dem Feature für Gehaltsabrechnungen können Sie Gehaltsabrechnungen in Papierform oder als druckbare PDF generieren, die Sie in Workday anzeigen können.
Sie können Gehaltsabrechnungen so konfigurieren, dass folgende Elemente angezeigt werden:
- Entgeltkomponenten wie Bezüge, Zusatzleistungen, Steuern, Abzüge und Abwesenheitspläne.
- Unternehmenslogo
- Abschnittslabels.
- Unterschriften
Workday stellt Berichte und Geschäftsformularlayouts bereit, mit denen Sie Gehaltsabrechnungen erstellen können.
Für Payroll for Canada, Irland, das Vereinigte Königreich und die USA können Sie eine der folgenden Optionen verwenden:
- Report Designer-Layout, auch bekannt als Business Intelligence and Reporting Tools (BIRT). Sie können Gehaltsabrechnungslayouts in Workday Studio Report Designer ändern oder anpassen.
- XSLT-Layouts, die Sie verwenden, aber nicht anpassen können.
Für Payroll for Australia and France können Sie nur das Layout „Report Designer“ verwenden.
Vorteile und Nutzen
Workday bietet eine länderspezifische Konfiguration, die Ihnen das Einrichten und Drucken von Gehaltsabrechnungen erleichtert.
Sie haben zudem folgende Möglichkeiten:
- Gliedern Sie die Bezüge für den FLSA (Fair Labor Standards Act) nach Arbeitswoche auf und zeigen Sie die Stunden für das laufende Jahr (YTD) nach Bezug an, um die Prüfung Ihrer Daten zu erleichtern (USA).
- Aktivieren Sie „Überlauf“ in Gehaltsabrechnungen von Report Designer, damit Mitarbeiter alle Details zu ihren Entgeltkomponenten (CAN, IRL, UK, USA) anzeigen können.
- Planen Sie eine Zeit ein, um PDFs von Gehaltsabrechnungen im Report Designer für aktuelle oder ausgeschiedene Mitarbeiter zu generieren.
- Dient zur Übersetzung von Gehaltsabrechnungen basierend auf der bevorzugten Sprache des Mitarbeiters.
- Kombinieren Sie Gehaltsabrechnungen, um die Brutto-zu-Netto-Beträge für Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten bei zugehörigen Unternehmen (USA) zu vereinfachen.
- Zeigen Sie Gehaltsabrechnungen bequem auf mobilen Geräten an.
Anwendungsfälle
Mit dem Feature für Gehaltsabrechnungen können Sie:
- Fügen Sie Meldungen hinzu und ändern Sie sie, damit sie in den Gehaltsabrechnungen angezeigt werden (AUS, FRA, IRL, UK).
- Gehaltsabrechnungen für bestimmte Mitarbeiter oder für bestimmte Abrechnungsperioden anzeigen oder ausblenden.
- Importieren Sie externe Gehaltsabrechnungen und zeigen Sie sie an.
- Richten Sie Optionen ein, wie und wann Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen anzeigen und drucken können.
Fragestellungen
Frage | Überlegungen |
|---|---|
Möchten Sie ein Unternehmenslogo oder Unterschriften zu Ihren Gehaltsabrechnungen hinzufügen? | Sie können die Aufgabe Geschäftsformularlayout konfigurieren verwenden, um die Bilder für Ihr Logo und Ihre Unterschriften hochzuladen. |
Was sind die Margen und die Größe der Gehaltsabrechnungen? | Seitengröße: 8,5 Zoll x 11 Zoll.
Seitenränder:
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Wie erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Gehaltsabrechnungslayout? (CAN, UK, USA) | Sie können das zuletzt bereitgestellte Gehaltsabrechnungslayout kopieren und mit dem Workday Studio Report Designer anpassen. Die neuesten Layouts finden Sie in der Community. |
Müssen Sie Gehaltsabrechnungen ein- oder ausblenden? | Sie können:
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Müssen Sie die Zeit kontrollieren, zu der Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter sichtbar sind? (USA) | Sie können die Standardzeit in der Zeitzone des Mitarbeiters überschreiben, die bestimmt, wann eine Gehaltsabrechnung sichtbar ist.
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Wie sollen Ihre Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen erhalten? | Mit der Aufgabe Druckoptionen für die Entgeltabrechnung des Unternehmens können Sie:
Mit der Aufgabe Gehaltsabrechnungsübermittlung können Sie die Druckoptionen überschreiben oder die Übermittlungsmethode gedruckter Gehaltsabrechnungen für einzelne Mitarbeiter festlegen. |
Haben Sie eine große Anzahl von Mitarbeitern, die PDF-Gehaltsabrechnungen anzeigen? (AUS, CAN, IRL, UK, USA) | Sie können die Aufgabe Vorabdruck für BIRT-Gehaltsabrechnung planen verwenden, um in trägen Stunden PDF-Dateien von Gehaltsabrechnungen für den Report Designer zu generieren. Dies reduziert die Verarbeitungsbelastung für Ihren Mandanten zu Spitzenzeiten. Um die Verarbeitungszeit zu minimieren, wählen Sie die Option Intelligentes Drucken von Gehaltsabrechnungen, sodass PDFs nur für Mitarbeiter generiert werden, die diese in der Vergangenheit eher in diesem Format angezeigt haben.
Nachdem Sie Workday Payroll implementiert oder eine neue Abrechnungsgruppe hinzugefügt haben, dauert es zwei Monate, bis Trends bei der Mitarbeiteranzeige erstellt werden. Während dieser Zeit generiert die Option „Intelligent Print Payslips“ PDFs für alle Mitarbeiter. |
Welche Entgeltkomponenten müssen in Ihre Gehaltsabrechnung aufgenommen werden? | Sie können die Aufgabe Konfiguration für Gehaltsabrechnung verwalten verwenden, um Entgeltkomponenten, Abwesenheitspläne und zusätzliche Optionen zu konfigurieren.
Sie können in folgenden Aufgaben neue Bezüge, Abzüge und Überschreibungen für Feldnamen hinzufügen:
|
Müssen Sie eine große Menge an Abwesenheitsdaten verarbeiten? | Sie können Abwesenheitsdaten berechnen und speichern, wenn Sie die Entgeltabrechnung abschließen, um die Performance beim Drucken und Anzeigen von Gehaltsabrechnungen zu verbessern. Andernfalls muss Workday den Abwesenheitssaldo jedes Mal neu berechnen, wenn Sie oder ein Mitarbeiter eine Gehaltsabrechnung drucken oder anzeigen. |
Gegehört Ihre Organisation zu einer Unternehmensbeziehung oder beschäftigt sie Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten bei zugehörigen Unternehmen? (USA) | Sie können die Aufgabe Maintain Payroll Payslip Configuration verwenden, um Gehaltsabrechnungen zu kombinieren. Durch die Kombination von Gehaltsabrechnungen wird es einfacher, wie Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten in zugehörigen Unternehmen ihre Brutto-zu-Netto-Beträge anzeigen können, indem sie ihre Bezüge in einer einzigen Gehaltsabrechnung aggregieren. |
Befindet sich Ihre Organisation in Oregon oder im District of Columbia? (USA) | Geben Sie Ihre EIN oder FEIN in der Aufgabe "US-Steuerreporting für Bundesstaat und Lokale Schriftzeichen bearbeiten" an. Wenn ein Ergebnis der Entgeltabrechnung mit einem Worktag für Oregon oder District of Columbia verknüpft ist, zeigt Workday die EIN oder FEIN auf der Gehaltsabrechnung für dieses Ergebnis an. |
Empfehlungen
Wenn Sie Gehaltsabrechnungen anpassen, können Sie die neuesten Layouts in der Community verwenden.
Wenn Sie bereitgestellte Gehaltsabrechnungslayouts oder neue Features verwenden, erstellen Sie eine neue Gehaltsabrechnungskonfiguration mit Gültigkeitsdatum, um sicherzustellen, dass vorherige Gehaltsabrechnungslayouts unverändert bleiben.
Für eine optimierte Performance sollten Sie prüfen, ob die von Workday bereitgestellten Geschäftsformularlayouts für Ihre Gehaltsabrechnungen im Report Designer funktionieren, bevor Sie benutzerdefinierte Designs erstellen.
Drucken Sie für Payroll for France Gehaltsabrechnungen in Papierform und deaktivieren Sie die Selfservice-Gehaltsabrechnungsansicht für alle Mitarbeiter.
Um für die Entgeltabrechnung in den USA sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen sehen, lassen Sie das Drucken oder Anzeigen von Gehaltsabrechnungen aktiviert, wenn Sie auch
Intelligentes Drucken von Gehaltsabrechnungen
in der Aufgabe Vorabdruck für BIRT-Gehaltsabrechnung planen
aktivieren.Anforderungen
Wenn Sie den Report Designer (BIRT) verwenden, wählen Sie
Gehaltsabrechnungen mit Report Designer-Layout in Selfservice drucken
in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll
.Einschränkungen
- Sie können nur ein Unternehmenslogo im bereitgestellten Gehaltsabrechnungslayout hinzufügen (AUS, CAN, IRL, UK, USA).
- Sie können mehrere Gehaltsabrechnungen jeweils nur für einen Mitarbeiter drucken.
- Workday unterstützt den Überlauf nur in Gehaltsabrechnungen von „Report Designer“.
- Sie können XSLT-Gehaltsabrechnungslayouts in Workday (CAN, FRA, IRL, UK, USA) nicht mehr anpassen.
Mandanten-Setup
Sie können mandantenweite Konfigurationen in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll
für folgende Optionen auswählen:
- Blenden Sie die Schaltflächen „Gehaltsabrechnungdrucken“oder „Gehaltsabrechnunganzeigen“für alle Mitarbeiter im Gehaltsabrechnungsbericht aus.
- Report Designer (BIRT) aktivieren.
- Wählen Sie ein Geschäftsformularlayout für Gehaltsabrechnungen aus.
- Ermöglichen Sie es Administratoren oder Mitarbeitern, mehrere Gehaltsabrechnungen zu drucken.
- Speichern Sie Abwesenheitssalden, wenn die Entgeltabrechnung abgeschlossen ist, damit sie nicht jedes Mal berechnet werden, wenn jemand eine Gehaltsabrechnung anzeigt oder druckt.
- Speichern Sie Abwesenheitssalden nur für Mitarbeiter, die ihre Vergütung per Scheck erhalten oder ihre Gehaltsabrechnungen statt für alle Mitarbeiter drucken.
Sie können die Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - System
verwenden, um .rptdesign
als zulässigen Dateityp zum Hochladen von Report Designer-Dateien in Workday auszuwählen.Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Process: Payslip Bulk Print im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Über diese Domäne gesicherte Benutzer können auf die Vordruckfunktion für Gehaltsabrechnungen zugreifen. |
Process: Run Batch Calculations (Pay Calculation) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Über diese Domäne gesicherte Benutzer können auf die Aufgabe Abwesenheitsdaten für Gehaltsabrechnungen persistieren zugreifen, um Abwesenheitswerte zu berechnen und zu speichern. |
| Über diese Domäne gesicherte Benutzer können alle Gehaltsabrechnungsdetails anzeigen oder drucken sowie Gehaltsabrechnungen anzeigen oder ausblenden. |
| Über diese Domänen gesicherte Nutzer können:
Sie können ausgeschiedenen Mitarbeitern Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnungen gewähren, indem Sie die Sicherheitsrichtlinie für die Domäne Self-Service: Payroll (My Payslips) so konfigurieren, dass sie folgende Sicherheitsgruppen enthält:
|
Set Up: Payroll (Reporting) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Gehaltsabrechnungen konfigurieren. |
| Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Gehaltsabrechnungsnachrichten für die Entgeltabrechnung in Frankreich hinzufügen, bearbeiten und löschen. |
| Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Gehaltsabrechnungsnachrichten für die Entgeltabrechnung in Irland hinzufügen, bearbeiten und löschen. |
| Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Gehaltsabrechnungsnachrichten für die Entgeltabrechnung in Großbritannien hinzufügen, bearbeiten und löschen. |
| Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Gehaltsabrechnungsnachrichten für Payroll for Australia hinzufügen, bearbeiten und löschen. |
| Über diese Domänen gesicherte Benutzer können die Aufgabe Druckoptionen für Entgeltabrechnung des Unternehmens konfigurieren. |
Set Up: Tenant Setup - Payroll und Set Up: Tenant Setup - System im funktionalen Bereich „System“. | Über diese Domäne gesicherte Benutzer können auf das Mandanten-Setup für Entgeltabrechnung und System zugreifen. |
View: Maintain Payroll Interface im funktionalen Bereich „Payroll Interface“. | Über diese Domäne gesicherte Benutzer können den Bericht Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter anzeigen. |
Sie sind dafür verantwortlich, zu testen und zu validieren, ob die Einstellungen für die Sicherheitsdomäne Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen.
Geschäftsprozesse
Für Payroll for Canada, Irland, Großbritannien und die USA:
Geschäftsprozess | Überlegungen |
|---|---|
On-Demand-Ereignis
| Mit diesem Geschäftsprozess können Sie eine separate Gehaltsabrechnung oder einen separaten Entgeltabrechnungsscheck für Mitarbeiter erstellen. |
Beendigung
| Sie können ausgeschiedenen Mitarbeitern ihre letzte Vergütung und Gehaltsabrechnung am Austrittstag oder an einem anderen Tag übermitteln. Wenn Sie den Geschäftsprozess On Demand Event zum Geschäftsprozess Austritt hinzufügen, ermöglichen Sie anderen Workday Administrators, z. B. HR Partnern, Folgendes:
|
Reporting
Berichte oder Dashboards | Detail |
|---|---|
Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter
| Für die Entgeltabrechnung in Australien, Kanada, Irland, dem Vereinigten Königreich und den USA können Sie diesen Bericht verwenden, um alle Gehaltsabrechnungen für einen bestimmten Mitarbeiter anzuzeigen. |
Aggregationen von Gehaltsabrechnungen anzeigen
| Sie können einen detaillierten Bericht zu jedem dieser Elemente und zu deren Beziehung zwischen ihnen anzeigen:
|
Zu druckende Gehaltsabrechnung - GBR
| Für Payroll for UK können Sie diesen Standardbericht in einen benutzerdefinierten Bericht kopieren, sodass Sie Ihr eigenes Gehaltsabrechnungslayout im Report Designer anpassen können. |
Zu druckende Gehaltsabrechnung - Australien
| Für Payroll for Australia können Sie diesen Standardbericht in einen benutzerdefinierten Bericht kopieren, sodass Sie Ihr eigenes Gehaltsabrechnungslayout im Report Designer anpassen können. |
Zu druckende Gehaltsabrechnung - Berichtsdesign
| Für Payroll for Canada and the USA können Sie diesen Standardbericht in einen benutzerdefinierten Bericht kopieren, sodass Sie Ihr eigenes Gehaltsabrechnungslayout im Report Designer anpassen können. |
Zu druckende Gehaltsabrechnung - Frankreich
| Für Payroll for France können Sie diesen Standardbericht in einen benutzerdefinierten Bericht kopieren, sodass Sie Ihr eigenes Gehaltsabrechnungslayout (Report Designer) anpassen können. |
Zu druckende Gehaltsabrechnung - IRL
| Für Payroll for Ireland können Sie diesen Standardbericht in einen benutzerdefinierten Bericht kopieren, sodass Sie Ihr eigenes Gehaltsabrechnungslayout (Report Designer) anpassen können. |
Ergebnisse der Entgeltberechnung - Frankreich - Gehaltsabrechnungsansicht
| Für die Entgeltabrechnung in Frankreich können Sie diesen Bericht verwenden, um die Ergebnisse der Entgeltberechnung auf Gehaltsabrechnungen anzuzeigen |
Dashboard „Abrechnung“.
| Sie können das Worklet Perioden vergleichen in diesem Dashboard verwenden, um zwei Gehaltsabrechnungen aus beliebigen Abrechnungsperioden zu vergleichen. |
Integrationen
- Sie können es Mitarbeitern oder Administratoren ermöglichen, direkt von Workday aus auf Gehaltsabrechnungen in einem externen Entgeltabrechnungssystem zuzugreifen, und zwar über die AufgabeAnbieter für externe Entgeltabrechnung erstellenoder die IntegrationExterne Gehaltsabrechnungen importieren.
- Sie können den WebserviceGet Payroll Payslipsverwenden, um Gehaltsabrechnungsdaten von Mitarbeitern basierend auf Zahlungsgruppe, Datum oder Druckoptionen zu exportieren.
- Für die Entgeltabrechnung in den USA können Sie die Zeit überschreiben und die Uhrzeit auswählen, zu der Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter sichtbar sind, wenn Sie das FeldPayslip Visibility Time Override Referencein den WebservicesPut Payroll Action ReasonundGet Payroll Action Reasonverwenden.
Beziehungen und Touchpoints
Passen Sie Gehaltsabrechnungen für Report Designer mit Workday Studio Report Designer an.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.