Überlegungen zum Setup: Benutzerdefinierte Entgeltabrechnungsberichte
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von benutzerdefinierten Entgeltabrechnungsberichten dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Sie können benutzerdefinierte Entgeltabrechnungsberichte mit bestimmten Feldern, Filtern, Worktags und anderen Kriterien erstellen. Sie können benutzerdefinierte Berichte erstellen, um Entgeltabrechnungsdaten für einzelne Mitarbeiter oder alle Mitarbeiter für einen bestimmten Datumsbereich zurückzugeben. Ihre Berichte können Brutto- und Nettobeträge, Steuern, Bezüge, Abzüge und Abweichungen von Abrechnungsergebnissen enthalten.
Vorteile und Nutzen
Mit benutzerdefinierten Berichten zur Entgeltabrechnung haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Führen Sie einen Drilldown in Entgeltabrechnungsdaten durch, um Zusammenhänge oder Diskrepanzen zu ermitteln, z. B. fehlende Abzüge oder Bezüge.
- Aktionen für Ergebnisse der Entgeltabrechnung durchführen, z. B. Rückrechnungsergebnisse abschließen
- Abweichungen der Ergebnisse der Entgeltabrechnung vergleichen, z. B. Bezüge zwischen der aktuellen und der vorherigen Periode.
- Stellen Sie Entgeltabrechnungsdaten für Nicht-Entgeltabrechnungsbenutzer bereit, z. B. Bezugssalden für die Mitarbeiter eines Managers.
Anwendungsfälle
- Sie können einfache oder erweiterte Berichte verwenden, um detaillierte Informationen zu einem bestimmten Datensatz zu analysieren, z. B. Steuersummen für eine Abrechnungsperiode.
- Sie können einen Matrixbericht verwenden, um eine große Anzahl von Daten zusammenzufassen, z. B. Abrechnungsgruppenzuweisungen.
- Sie können zusammengesetzte Berichte verwenden, um kombinierte Daten aus mehreren Quellen anzuzeigen, z. B. Abweichungen bei den Entgeltkomponenten „Jahr bis heute“, „Monat bis heute“ und „Quartal bis heute“.
- Mithilfe von Suchberichten können Sie eine Teilmenge von Daten suchen und eine Aktion dafür durchführen.
Fragestellungen
Frage | Überlegungen |
|---|---|
Gibt es einen Standardbericht, der die meisten der von Ihnen gewünschten Funktionen bietet? | Sie können mit der Aufgabe Copy Standard Report to Custom Report einen Standardbericht ändern. |
Wissen Sie, welche Datenquelle Sie für Ihren benutzerdefinierten Bericht verwenden sollen? | Die Datenquelle, die Sie wählen, bestimmt Folgendes:
All Pay Balances for Payroll . Sie können alle Datenquellen im Bericht Datenquellen anzeigen. Verwenden Sie nach Möglichkeit indizierte Datenquellen. Wählen Sie gefilterte Datenquellen wie „Workers by Organization“ oder gezielte Datenquellen wie „Meine direkt unterstellten Mitarbeiter“ aus, um die Effizienz zu steigern.
Workday schließt nicht indizierte Datenquellen aus der Auswahlliste aus, wenn Sie das Kontrollkästchen Optimiert für Performance in der Aufgabe Benutzerdefinierten Bericht erstellen aktivieren. Um alle Datenquellen anzuzeigen und auszuwählen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. |
Möchten Sie den Bericht verwenden, um Entgeltabrechnungsdaten an einen Drittanbieter zu übertragen? | Wenn Sie zur Übertragung von Entgeltabrechnungsdaten Report-as-a-Service (RaaS) oder Excel/CSV verwenden, sollten Sie Studio-Integrationen verwenden, um große Datenmengen in Drittanbieter-Services zu exportieren. |
Welche Rollen in Ihrer Organisation müssen auf benutzerdefinierte Entgeltabrechnungsberichte zugreifen können? | Sie können Berichte mit Organisationshierarchien, rollenbasierten Berechtigungen und Sicherheit auf Zeilenebene in benutzerdefinierten Berichten verwenden. Sie können auch die Daten nach Abrechnungsgruppe sichern, um sicherzustellen, dass Payroll Partners nur Daten für die von ihnen unterstützten Abrechnungsgruppen anzeigen können. |
Mit wem können Sie Berichte teilen? | Sie können alle Berichtsarten mit Ausnahme einfacher Berichte mit autorisierten Benutzern und Gruppen teilen, die Zugriff auf die Datenquellen und Datenquellenfilter haben. Sie können einfache Berichte in erweiterte Berichte konvertieren, um diese zu teilen. Nach dem Teilen können Benutzer, die den Bericht ausführen, die nach ihrer Sicherheit gefilterten Ergebnisse anzeigen. Beispiel: Wenn der Benutzer keinen Sicherheitszugriff auf ein Berichtsfeld hat, sind die aus dem Berichtsfeld zurückgegebenen Daten im Bericht nicht sichtbar.
Sie können Folgendes verwenden:
|
Müssen Sie einen benutzerdefinierten Bericht mit Nicht-Entgeltabrechnungsbenutzern wie Managern oder Benefits Partnern teilen? | Sie können den Zugriff auf Entgeltkomponenten beschränken, indem Sie dedizierte Sicherheitssegmente erstellen.
Sie können Sicherheitssegmente für Entgeltkomponenten nur auf benutzerdefinierte Berichte anwenden, die auf segmentierten Datenquellen basieren. |
Müssen Sie die Eigentümerschaft für Berichte übertragen? | Sie können die Aufgabe Transfer Ownership of Custom Reports verwenden. |
Müssen Sie Berichte zu Entgeltkomponenten und kumulierten Entgelten erstellen? | Sie können Entgeltkomponenten oder kumulierte Entgelte mit Workday-eigenen Berichtsfeldern mappen. Wenn Sie mehr als eine Entgeltkomponente mit demselben Berichtsfeld mappen, summiert Workday die Komponentenwerte und weist die Ergebnisse dem Berichtsfeld zu. |
Beabsichtigen Sie, Berichte zu Saldoperioden zu erstellen? | Führen Sie den Bericht Integrations-IDs mit dem Geschäftsobjekt Saldoperiode (Eigentümer: Workday) aus, um alle Saldoperioden anzuzeigen, die Sie in benutzerdefinierten Berichten verwenden können. |
Welche berechneten Felder können Sie in Berichte aufnehmen? | Verwenden Sie den Bericht Alle berechneten Felder, um berechnete Felder für benutzerdefinierte Berichte zu identifizieren. Wenn es kein berechnetes Feld gibt, das Ihren Anforderungen entspricht, verwenden Sie die Aufgabe Berechnetes Feld erstellen . Beispiel: Wenn Sie die letzten abgeschlossenen Ergebnisse der Entgeltabrechnung des Mitarbeiters suchen möchten, verwenden Sie das Berichtsfeld Latest Completed Payroll Results . Dieses Berichtsfeld gibt die drei zuletzt abgeschlossenen Ergebnisse der Entgeltabrechnung für einen Mitarbeiter zurück. |
Müssen Sie die Berichte für Ihre Entgeltabrechnungsdaten vereinfachen? | Mit benutzerdefinierten oder von Workday bereitgestellten Worktags können Sie einfacher auf Informationen zugreifen, Suchen filtern und Daten in aggregierten und zusammengefassten Berichten analysieren. Sie können Worktags für Kostenallokationen verwenden oder Entgeltkomponenten mit zusätzlichen Informationen taggen. Sie können der Ergebnisebene der Entgeltabrechnung oder der Ebene der Ergebnisposition der Entgeltabrechnung Worktags zuweisen. |
Empfehlungen
Für eine optimale Performance empfiehlt Workday Folgendes:
- Verwenden Sie die indizierte Reportingdatenquelle (RDS) und Filter, sofern verfügbar.
- Vermeiden Sie die Verwendung von "Nicht verwenden"- oder "DNU"-Feldern.
- Nutzen Sie einen konsolidierten Bericht, der aus Matrixberichten und Lookup-Feldern besteht, und verwenden Sie ihn zusammen mit indizierten Datenquellen und indizierten Feldern.
- Verwenden Sie das Geschäftsobjekt mit den meisten Instanzen als primäres Geschäftsobjekt. Beispiel: Verwenden Sie das GeschäftsobjektErgebnisposition der Entgeltabrechnungvor dem GeschäftsobjektMitarbeiter, um einen Bericht mit einer besseren Performance zu erhalten.
Reporting für | Empfehlung |
|---|---|
Entgeltsalden | Verwenden Sie die folgenden Standardberichtsdatenquellen:
Stellen Sie sicher, dass Sie Sicherheitssegmente für Entgeltkomponenten konfigurieren, wenn Sie diese Berichtsdatenquellen verwenden. |
Perioden für aggregierte Salden | Wenn Sie keine Berechnungen des Worktag-Saldos benötigen, sollten Sie folgende Berichte von Workday verwenden:
|
Bezugs-, Abzugs- oder Entgeltkomponentencodes | Für eine bessere Performance verwenden Sie das indizierte Berichtsfeld „Entgeltberechnung“ anstelle der folgenden Berichtsfelder:
|
Ergebnispositionen der Entgeltabrechnung und mitarbeiterbezogene Daten | Verwenden Sie die Datenquelle Payroll Result Lines für den Bericht und geben Sie dann das Geschäftsobjekt Mitarbeiter als Feld im Bericht an. |
Anforderungen
Um Berichte zu mandantendefinierten Bezügen, Abzügen, zugehörigen Berechnungen für Entgeltkomponenten oder kumulierten Entgelten zu erstellen, müssen Sie die Komponenten Workday-eigenen Berichtsfeldern zuordnen. Wenn Sie mehr als eine Entgeltkomponente mit demselben Berichtsfeld mappen, summiert Workday die Komponentenwerte und weist die Ergebnisse dem Berichtsfeld zu.
Einschränkungen
Sie können keine Matrix- oder zusammengesetzten Berichte mit der RaaS-Integration verwenden.
Indizierte Datenquellen unterstützen derzeit keine segmentierte Sicherheit. Beispiel: Sie erstellen einen Bericht für einen Kostenstellenmanager mit segmentierter Sicherheit. Der Bericht summiert Ergebnispositionen der Entgeltabrechnung nach Entgeltkomponente. Sie gibt die Summe aller Ergebnispositionen der Entgeltabrechnung zurück und nicht nur die Summe der Ergebnispositionen der Entgeltabrechnung, auf die der Kostenstellenmanager Zugriff hat.
Worktags, insbesondere nicht indizierte Worktags, können sich negativ auf die Performance auswirken. Verwenden Sie beim Filtern nach Worktags indizierte Standard-Worktags, um die beste Performance zu erzielen, z. B.:
- Geschäftseinheit
- Unternehmen
- Kostenstelle
- Standort
- Abrechnungsgruppe
- Region
Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Custom Report Creation im funktionalen Bereich „System“ | Hiermit können Sie benutzerdefinierte Berichte erstellen und verwalten. Diese Sicherheit gewährt Änderungsrechte für Berichte in folgenden Domänen:
|
Manage: All Custom Reports im funktionalen Bereich „System“. | Damit können Sie alle benutzerdefinierten Berichte anzeigen, bearbeiten und löschen, unabhängig davon, ob Sie der Berichtseigentümer sind. |
Wenn Sie einen benutzerdefinierten Bericht erstellen, können Sie nur Datenquellen und Berichtsfelder in den Sicherheitsdomänen verwenden, auf die Sie Zugriff haben.
Geschäftsprozesse
Sie können benutzerdefinierte Berichte als Schritt zu relevanten Geschäftsprozessen für die Entgeltabrechnung hinzufügen. Beispiel: Sie können benutzerdefinierte Berichte zum Geschäftsprozess
Abrechnungszyklusereignis
hinzufügen.Reporting
Sie können folgende von Workday bereitgestellte Berichte und Dashboards verwenden, um die Berichtsverwendung in Ihrem Mandanten zu verfolgen:
- Dashboard„Berichtsadministrator“: Zeigt Aufgaben und Berichte an, die Sie bei der Verwaltung der Berichte in Ihrem Mandanten unterstützen.
- Bericht Berichtslaufhistorie: Zeigt an, wie oft ein Bericht ausgeführt wurde, und Details, z. B. wer den Bericht zu welchem Zeitpunkt ausgeführt hat.
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Berechnetes Feld - Ausnahmenaudit
| Sie können Ihre berechneten Felder validieren und Fehler identifizieren. |
Benutzerdefinierter Bericht – Ausnahmenaudit
| Sie können Berichtesdefinitionen validieren. |
Benutzerdefinierter Bericht - Ausnahmen nach Eigentümer
| Hiermit können Sie Ausnahmen für Berichte anzeigen:
|
Von mir ausführbare benutzerdefinierte Berichte - Ausnahmenaudit
| Ermöglicht das Anzeigen benutzerdefinierter Berichte mit Ausnahmen. |
Register Reporting im Tenant Analyzer
| Sie können benutzerdefinierte Berichte ermitteln, die Sie aktualisieren können, um die Performance zu verbessern. |
Integrationen
Um die beste Performance zu erzielen, verwenden Sie anstelle von RaaS die von Workday bereitgestellten Integration-Cloud-Konnektoren, z. B. Check Print Connector und Payroll Journal Outbound Connector.
Wenn ein benutzerdefinierter Bericht mehr als 50.000 Zeilen zurückgibt, sollten Sie erwägen, eine Integration in Studio mit Workday-Webservices anstelle eines benutzerdefinierten Berichts oder RaaS zu erstellen.
Beziehungen und Touchpoints
Benutzerdefinierte Berichte betreffen alle Produktbereiche, die Daten aus dem primären Geschäftsobjekt und den zugehörigen Geschäftsobjekten zurückgeben.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.