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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-02-07
Konzept: Zahlungen für vorherige Periode anpassen

Konzept: Zahlungen für vorherige Periode anpassen

Anpassungen für vorherige Periode

Für Payroll for Canada, UK und USA können Sie folgende Off-Cycle-Prozesse verwenden, um Zahlungen anzupassen, die bis zu sechs Jahre vor der Periode in Bearbeitung getätigt wurden:
  • Zusätzliche On-Demand-Zahlungen.
  • Manuelle zusätzliche Zahlungen.
  • Umkehr
Um für die Entgeltabrechnung in Frankreich und Irland Zahlungen anzupassen, die vor der Periode in Bearbeitung erfolgt sind, verwenden Sie eine Eingabe für die Entgeltabrechnung und starten dann eine Berechnung der Rückzahlung.
Für Payroll for Canada, Irland, Großbritannien und die USA:
Anwendungsfall
Off-Cycle-Anpassung
Ein Mitarbeiter verliert seinen Bonusscheck aus der letzten Abrechnungsperiode (CAN, USA)
Kehren Sie die Bonuszahlung um und erstellen Sie eine neue Zahlung für die vorherige Periode als manuelle oder On-Demand-Zahlung.
Die reguläre Bruttozahlung eines Mitarbeiters von 2.000 in einem vorherigen Jahr muss 2.500 betragen.
Erstellen Sie eine zusätzliche manuelle oder On-Demand-Zahlung für die vorherige Periode über 500 brutto, abzüglich Steuern und anderer Abzüge.
Für Payroll for Ireland and UK empfiehlt Workday nicht, On-Demand- oder manuelle Zusatzzahlungen zu erstellen, um Zahlungen für frühere Steuerjahre anzupassen. Ertragsrealisierung in Irland und HMRC im Vereinigten Königreich erfordern, dass Sie Steuern für die Periode zahlen, in der die Zahlung an den Mitarbeiter erfolgt, auch wenn sich die Zahlung auf Arbeiten bezieht, die im vorherigen Jahr durchgeführt wurden.
Ein Unternehmen scheidet für einen Mitarbeiter zu Beginn der letzten Abrechnungsperiode im Vorjahr aus. HR erfasst den Austritt erst zum Beginn des neuen Jahres (CAN, FRA, USA).
Kehren Sie die letzte reguläre Entgeltzahlung um und erfassen Sie die Umkehr als Anpassung einer vorherigen Periode.
Bei der Prüfung von W-2-Lohn- und Steuerdaten für das vorherige Jahr stellen Sie falsche Ergebnisse in W-2 (USA) eines Mitarbeiters fest.
Je nach Art des Fehlers können Sie einen der folgenden Schritte ausführen, um die W-2-Daten zu korrigieren:
  • Kehren Sie die Zahlung der vorherigen Periode um und führen Sie zusätzliche Off-Cycle-Zahlungen in der vorherigen Periode durch.
  • Umkehren und Ersetzen einer Zahlung aus dem Vorjahr mithilfe der On-Demand-Verarbeitung.
  • Verwenden Sie andere Kombinationen von Off-Cycle-Berechnungen.
Schließen Sie vor Abschluss des W-2-Prozesses alle anstehenden Off-Cycle-Korrekturen oder Anpassungen für vorherige Perioden ab, die sich auf die Lohn- und Steuerbeträge im W-2-Formular eines Mitarbeiters auswirken könnten.
Sie stellen Fehler in den W-2-Daten eines Mitarbeiters fest, nachdem Sie diese gesendet haben (USA).
Korrigieren Sie die Fehler mithilfe der geeigneten Kombination von Off-Cycle-Berechnungen, bevor Sie Lohn- und Steuerdaten für die korrigierte Lohn- und Steueraufstellung (W-2C) erstellen und extrahieren.
Steuermeldeberichte (CAN)
Folgende Berichte können Ihnen helfen, Ihre Steuerverbindlichkeiten für Anpassungen abzustimmen:
  • Zusammenfassung für Steuerzahlungsverkehr - Federal
  • Zusammenfassung für Steuerzahlungsverkehr - Quebec
  • Steuerzahlungsdetails
Steuermeldeberichte (USA)
Folgende Berichte können Ihnen helfen, Ihre Steuerverbindlichkeiten für Anpassungen abzustimmen:
  • Periodische Daten für Steuermeldung nach Unternehmen
  • Periodische Daten für Steuermeldung für Mitarbeiter
  • Vierteljährliche Daten für Steuermeldung nach Unternehmen
  • Vierteljährliche Daten für Steuermeldung für Mitarbeiter
Payroll Accounting (CAN, IRL, UK, USA)
  • Das Transaktionsdatum einer Anpassung einer vorherigen Periode ist der letzte Tag der Abrechnungsperiode, die die Anpassung enthält. Um das Zahlungsdatum zu verwenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Off-Cycle - Zahlungsdatum als Buchungsdatum verwenden
     in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll
     .
  • Wenn die Hauptbuch-Periode, die das Transaktionsdatum enthält, den Status Offen hat, erstellt Workday das Buchungsjournal in dieser Hauptbuch-Periode.
    Das Buchungsdatum wird automatisch mit dem Transaktionsdatum ausgefüllt.
  • Wenn Sie die Hauptbuch-Periode, die das Transaktionsdatum enthält, geschlossen haben, sucht Workday in der Reihenfolge der Perioden nach einer nachfolgenden offenen Hauptbuch-Periode. Workday erstellt dann ein Buchungs-Hauptbuch in der ersten gefundenen offenen Periode.
    Das Buchungsdatum wird automatisch mit dem ersten Tag der ersten offenen Hauptbuch-Periode ausgefüllt.
  • Wenn Workday keine offene Hauptbuch-Periode findet, erhält das Buchungsjournal den Status "Fehler".
  • Sie können beim Extrahieren von Anpassungsdaten für die Finanzbuchhaltung entweder die Hauptbuch-Periode oder das Buchungsdatum verwenden.
  • In Ihren Buchungsberichten können Sie das Berichtsfeld
    Periode des vorherigen Jahres
     verwenden, um Buchungsjournaldaten aus einer Periode in einem vorherigen Jahr anzuzeigen.

Beispiel: Abrechnungsergebnisse (USA)

John hat Entgeltabrechnungsergebnisse für den Zeitraum 01.01.2015 bis 31.08.2015 abgeschlossen. Zu den Ergebnissen der Entgeltabrechnung für diesen Zeitrahmen gehören:
  • PW-Zuschuss: 500
  • QTD: 1.500
  • YTD: 1.500
In der Abrechnungsperiode 01.03.2015 bis 31.03.2015 hätte John außerdem einen Zuschuss von 8.000 Pkonne erhalten müssen.
Susan, die Payroll Administratorin, muss eine Anpassung für die vorherige Periode vornehmen, um John den Zuschuss von 8.000 für die Periode vom 01.03.2015 bis zum 31.03.2015 zu gewähren.
Die Entgeltabrechnung für den Zeitraum 01.09.2015 bis 30.09.2015 ist in Bearbeitung. Susan erstellt eine zusätzliche On-Demand-Zahlung für Johns Autozuschuss in Höhe von 8.000. Sie aktiviert das Kontrollkästchen
Vorherige Periode
 und die Daten
01.03.2015 - 31.03.2015
mit dem Zahlungsdatum 31.03.2015.
Der Status der Entgeltabrechnung für September ändert sich in Neuberechnung erforderlich. Susan berechnet die Entgeltabrechnung für September neu und verarbeitet dann die Entgeltabrechnung. Anschließend führt sie den Bericht
Vierteljährliche Steuermeldungsdaten nach Mitarbeiter
 erneut für John aus, um zu validieren, ob die auf den Autofreibetrag einbehaltenen Steuern für Q1 korrekt waren.

Anpassung der gesetzlichen Beiträge (FRA)

Um die von Workday bereitgestellten gesetzlichen Beiträge für eine vorherige Periode anzupassen, überschreiben Sie die steuerpflichtigen Löhne oder Beitragsdeckel. Sie können diese Überschreibung überschreiben, indem Sie eine Eingabe für die Entgeltabrechnung zur entsprechenden zugehörigen Berechnung für die Entgeltkomponente in einem Memoabzug hinzufügen. Beispiele:
  • Memo - Referenzwerte für URSSAF [FRA]
  • Memo - Referenzwerte für Plage Employi [FRA]
  • Memo - Referenzwerte für AGIRC-ARRCO [FRA]