FAQ: Speicher und Integrationen für Drive-Elemente

Wo werden Drive-Elemente gespeichert?

Drive speichert Elemente je nach Elementart an verschiedenen Orten. Diese Tabelle zeigt die unterstützten Postenarten und ihre Lagerstandorte.

Postenart	Depotstandort	Anmerkungen
Drive-Ordner	Mandanten-Data Center
Dateien	Mandanten-Data Center	Der Elementtyp "Datei" ist mit unterstützten Arten verknüpft, die nicht in eine speziellere Kategorie fallen: BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, HTM, HTML, JPEG, JPG, PDF, PNG, PPT,PPTX, SVG, TIF, TIFF, XLS, XLSM und XLSX
Discovery Boards	Mandanten-Data Center	Workday speichert Discovery Board-Daten in der OMS-Datenbank. Workday speichert Schlüssel, die auf die Daten verweisen, in einem separaten proprietären Datenspeicher.
Benachrichtigungsvorlagen	Mandanten-Data Center	Geschützte Datenbank im Mandanten-Data Center. Hinweis : Notification Designer verwendet ein Content Delivery Network (CLN) eines Drittanbieters, um die Bilder in E-Mails zu übermitteln, die Workday an Benutzer sendet.
Worksheets-Arbeitsmappen	Mandanten-Data Center	Geschützte Datenbank im Mandanten-Data Center.
Slides-Präsentationen	Mandanten-Data Center	Geschützte Datenbank im Mandanten-Data Center.
Workday-Mediendateien (Video, Audio, Live-Stream und gezippte E-Learning-Inhaltspakete (z. B. SCORM, AICC oder andere Formate))	Cloud-Data Center-Anbieter (Servicevereinbarung erforderlich)	Sie haben drei Möglichkeiten, Learning-bezogene Dateien hochzuladen. Wenn Sie den Upload durchführen, werden die Dateien über Drive verfügbar, aber Workday speichert die Dateien beim Cloud-Data Center-Anbieter. Wenn Sie einen Kurs/eine Lerneinheit erstellen, navigieren Sie zu einem bestimmten Ort auf Ihrem Computer. Als eigenständige Aktion in Drive; und zu denen Sie beim Einrichten eines Kurses/einer Lerneinheit navigieren. Mit einem Webservice Weitere Informationen zu Workday Media Cloud-Dateien finden Sie unter „Workday Media Cloud - FAQ“ in der Community.

Werden meine Drive-Uploads auf Viren gescannt?

Ja, außer für Mediendateien.

Was ist das Speicherlimit für Drive-Dateien?

Drive beschränkt die Anzahl der Dateien, die Sie hochladen können, nicht. Die Grenzwerte für die Dateigröße hängen vom Dateityp ab, den Sie hochladen. Videos sind auf 20 GB und SCORM-, AICC- und ZIP-Dateien auf 4 GB beschränkt. Andere Dateien wie PDFs oder XLSX sind auf 30 MB pro einzelne Datei beschränkt. Aktuell gibt es keine Beschränkungen für die Gesamtspeicherkapazität von Drive in Ihrem Mandanten. Wir empfehlen jedoch nicht, Drive als Datei-Repository für alle Dateien Ihrer Organisation zu verwenden. Stattdessen wird Drive am besten für Inhalte und Dateien verwendet, die für Ihre Workflows in Workday spezifisch sind. Workday arbeitet direkt mit Kunden zusammen, wenn abnormale oder zu häufige Nutzungsmuster die Performance des normalen Geschäftsbetriebs beeinträchtigen.

Wie maximiere ich die Performance in Drive?

Wir empfehlen, anstelle der Drive-Ansicht einen Ordner mit häufig verwendeten Dateien als Standardansicht einzurichten. Beispiel: Erstellen Sie einen Ordner mit dem Namen

Wichtige Elemente

und verschieben Sie häufig verwendete Elemente darin. Klicken Sie auf das Symbol

Einstellungen

. Wählen Sie

+Ordner hinzufügen

und fügen Sie den Ordner

Wichtige Elemente

zum linken Navigationsmenü hinzu. Ziehen Sie den Ordner dann an die oberste Position. sie wird zu Ihrer Home-Seite in Drive. Klicken Sie auf „Speichern“.

Verwenden Sie Ordner auf der Ebene „Mein Drive“ zum Speichern von Elementen, um die Anzahl der einzelnen Dateien zu minimieren, die in der Hauptansicht von Drive gespeichert werden. Wenn sich in der Drive-Ansicht Tausenden einzelner Dateien befinden, nimmt die Performance ab.

Verwenden Sie Gruppenfreigaben, anstatt Inhalte für eine große Anzahl einzelner Benutzer zu teilen.

Ist es Benutzern möglich, schreibgeschütztes oder sensibles Material auf Drive hochzuladen?

Jeder Kunde ist vollständig verantwortlich für den gesamten Inhalt in Drive, einschließlich der Dateien, die ursprünglich außerhalb einer Workday-Umgebung erstellt und dann auf Drive hochgeladen wurden. Wir empfehlen, mit Ihren IT- und Rechtsteams zusammenzuarbeiten, um eine Nutzungs- und Dateninhaltsrichtlinie zu definieren und zu veröffentlichen.

Ist mit der Möglichkeit der Übermittlung von Dateien an Drive ein konfigurierbarer Geschäftsprozess verknüpft?

Nein, jeder Benutzer mit Zugriff auf die Domäne Drive kann Dateien mit unterstützten Dateitypen direkt auf Drive hochladen.

Hat Workday Zugriff auf die in Drive gespeicherten Dateien?

Nein. Drive-Dateien sind für jeden Kunden sicher und Workday hat keinen Zugriff darauf. Die einzige Ausnahme wäre, wenn der Kunde im Rahmen einer Anfrage an den technischen Support oder in einer ähnlichen Situation explizit eine temporäre Sichtbarkeit gewährt.

Werden Dateien in Drive gesichert?

Workday hat einen definierten Speicherplan für jeden Dateityp. Alle Dateien mit Ausnahme von Mediendateien werden auf einem Server in einem Workday-Rechenzentrum gespeichert. Mediendateien werden in einem cloudbasierten Speichercenter eines Drittanbieters (in der Regel Amazon Web Services, aber auch andere Anbieter verfügbar) gespeichert, das durch eine Drittanbietervereinbarung verwaltet wird.

Kann ich Drive-Dateien löschen?

Inhaltseigentümer können Dateien entfernen, wodurch sie im Papierkorb verschoben werden. Dadurch werden alle Beziehungen zum Teilen von Dateien getrennt, die mit den Dateien verknüpft sind. Die Dateien verbleiben im Papierkorb des Benutzers und können später wiederhergestellt werden.

Drive-Administratoren können die meisten Dateitypen mit der Aufgabe Drive-Dateien endgültig löschen. Von der Aufgabe ausgeschlossen sind folgende Dateitypen:

Discovery Boards, die als Worklets auf der Seite „Home“ verwendet werden.

Mediendateien (Video und Inhaltspakete)

Arbeitsmappen, die bei der Integration von Anwendungen wie Payroll, Recruiting oder HCM verwendet werden.

Elemente, die eine Referenz aus einem Knowledge Base-Artikel haben.

Ordner, die Elemente enthalten.

Arbeitsmappen, die von anderen Arbeitsmappen als Vorlage verwendet werden.

Dokumentvorlagen (wird beim Generieren von Dokumenten in Geschäftsprozessen verwendet), die eine Referenz aus einem generierten Dokument oder einem Schritt „Dokument prüfen“ haben.

Gibt es öffentliche Webservices für Drive?

Ja, Drive bietet öffentliche Webservices, gesichert über die Domäne Drive Web Services. Berechtigung ist erforderlich. Die Webservices sind für Dateitypen wie PDF, DOCX, PPT, JPG usw. verfügbar. Aktuell werden keine Ordner oder Elemente in produktspezifischen Bereichen unterstützt, z. B.:

Discovery Boards

Docs-Vorlagen

Mediendateien (einschließlich ZIP-Dateien)

Benachrichtigungsvorlagen

Slides-Präsentationen

Worksheets-Arbeitsmappen

Überlegungen:

Dateien, die Sie über einen Webservice auf Drive hochladen, werden in der Drive-Hauptansicht angezeigt.

Drive konvertiert nicht automatisch Dateien, die Sie über einen Webservice hochladen. Beispiel: Wenn Sie eine CSV-Datei über die Benutzeroberfläche von Drive hochladen, konvertiert Drive die CSV-Datei automatisch in eine Worksheets-Arbeitsmappe. Diese Konvertierung findet bei den Webservices nicht statt.

Webservices	Beschreibung
Drive-Dokumentinhalte abrufen	Inhalte für Drive-Dokumente anzeigen
Get Tenant Setup Group Share Configurations	Zeigen Sie Konfigurationen für das Teilen mit Gruppen im Mandanten an
Put Drive Document Content	Erstellen oder aktualisieren Sie den Inhalt von Drive-Dokumenten
Put Tenant Setup Group Share Configurations	Erstellen oder aktualisieren Sie Konfigurationen für das Teilen mit Gruppen im Mandanten