Teilen mit Gruppen für Drive einrichten

Sicherheit: Domäne Drive Administrator
im funktionalen Bereich „System“.

Stellen Sie für jede Sicherheitsgruppe, mit der Sie Elemente teilen möchten, sicher, dass die Gruppe beiden folgenden Elementen angehört:

Domäne Drive.

Die Domäne für die Elementart, die Sie teilen möchten. Wenn Sie z. B. Worksheets-Arbeitsmappen mit einer Sicherheitsgruppe teilen möchten, muss die Sicherheitsgruppe Zugriffsberechtigungen für die Domäne Worksheets haben.

Sie können Selfservice-Benutzern das Teilen von Elementen bestimmter Arten mit einer oder mehreren Sicherheitsgruppen ermöglichen. Ein Benutzer kann Elemente dieser Art mit der Gruppe teilen, auch wenn der Benutzer, der das Element teilt, kein Mitglied der Gruppe ist.

Wenn Sie das Teilen mit Gruppen nicht konfigurieren möchten, wird die Option im Dialogfeld „Teilen“ nicht angezeigt. In Drive ist weiterhin nur das Teilen mit Einzelpersonen und das Teilen über einen Link/eine URL zulässig.

In der folgenden Tabelle sind die Elementarten und die Sicherheitsgruppen aufgeführt, mit denen Sie teilen können. Beachten Sie, dass Drive selbst zwar das Teilen mit eingeschränkten Sicherheitsgruppen nicht zulässt, einige Drive-Anwendungsintegrationen jedoch das Teilen mit eingeschränkten Gruppen ermöglichen. In diesem Fall wird die Gruppe in der auswählbaren Liste der Sicherheitsgruppen angezeigt. Beispiel: Das Teilen mit eingeschränkten Sicherheitsgruppen ist in Worksheets nicht zulässig, aber einige Anwendungen, die Worksheets in ihren Workflow integrieren, lassen dies zu.

Sie können Folgendes konfigurieren:

Rollenbasierte Gruppen, wenn sie die in der Tabelle definierten Beschränkungen erfüllen.

Öffentliche Gruppen für alle Elementarten außer Dokumentvorlagen und Benachrichtigungsvorlagen, wenn sie die in der Tabelle definierten Beschränkungen erfüllen.

Drive unterstützt das Teilen von Gruppen mit Schnittmengen-Sicherheitsgruppen nicht.

Postenart	Sicherheitsgruppe
Discovery Board	Jede Sicherheitsgruppe im System. Um Inhalte mit der „Anzeigen“-Berechtigung zu teilen, muss die Gruppe Zugriff auf mindestens eine im Board verwendete Datenquelle haben. Um die Berechtigung „Bearbeiten“ zu teilen, muss die Gruppe „Ändern“-Zugriff auf die Domäne Discovery Board: Create haben.
Dokumentvorlage	Jede uneingeschränkte Gruppe, die zur Sicherheitsrichtlinie für die Domäne Docs hinzugefügt wird
Datei	Jede uneingeschränkte Gruppe, die zur Sicherheitsrichtlinie für die Domäne Drive hinzugefügt wird
Ordner	Jede uneingeschränkte Gruppe, die zur Sicherheitsrichtlinie für die Domäne Drive hinzugefügt wird
Medien	Jede uneingeschränkte Gruppe, die zur Sicherheitsrichtlinie für die Domäne Drive hinzugefügt wird
Benachrichtigungsvorlage	Jede uneingeschränkte Gruppe, die zur Sicherheitsrichtlinie für die Domäne Notification Designer hinzugefügt wird.
Präsentation	Jede uneingeschränkte Gruppe, die zur Sicherheitsrichtlinie für die Domäne Slides hinzugefügt wird.
Arbeitsmappe	Jede uneingeschränkte Gruppe, die zur Sicherheitsrichtlinie für die Domäne Worksheets hinzugefügt wird.

Überlegungen zur Konfiguration:

Informieren Sie Ihre Selfservice-Benutzer darüber, wann das Teilen mit Gruppen sinnvoll ist.

Wenn Sie Gruppen für das Teilen von Gruppen konfigurieren, stellen Sie sicher, dass alle Gruppenmitglieder über ihre eigene Zugehörigkeit zur Gruppe Bescheid wissen und wissen, wer sonst noch zur Gruppe gehört.

Wenn Sie Sicherheitsgruppen erstellen, die für das Teilen mit Gruppen konfiguriert werden sollen, geben Sie ihnen aussagekräftige Namen, die für Selfservice-Benutzer verständlich sind.

Wenn Sie eine große Gruppe wie Alle Mitarbeiter verwendet haben, um Zugriff auf eine Anwendung zu gewähren, sollten Sie kleinere Gruppen hinzufügen, um Ihre Anforderungen an Anwendungsfälle beim Teilen mit Gruppen zu erfüllen. Beispiel: Anstatt das Teilen von Gruppen für die Sicherheitsgruppe Alle Mitarbeiter zu aktivieren, möchten Sie es möglicherweise auf die Gruppe Recruiter beschränken.

Öffnen Sie die Aufgabe Teilen mit Gruppen in Drive konfigurieren
.

(Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Administratoren können mit Gruppen teilen
.

Wenn diese Option aktiviert ist, gilt die Konfiguration, die Sie in den übrigen Schritten einrichten, nur für Drive-Administratoren. Die Suche nach Teilen mit Gruppen ist für Selfservice-Benutzer nicht sichtbar.

Wenn Sie das Teilen von Gruppen auf Administratoren beschränken, gilt Folgendes:

Nur Drive-Administratoren, die Bearbeitungszugriff oder höher auf ein Drive-Element haben, können dieses Element mit einer Sicherheitsgruppe teilen.

Für Selfservice-Benutzer wird die Option

Mit Gruppe teilen

im Dialogfeld „Teilen“ nicht angezeigt.

Selfservice-Benutzer können Empfänger von geteilten Gruppenelementen sein und sehen, welche Elemente als Teil einer Gruppe mit ihnen geteilt wurden, aber sie können ihre Teilen-Berechtigungen nicht ändern oder entfernen.

Fügen Sie jede Elementart, die mit einer Sicherheitsgruppe geteilt werden soll, hinzu und wählen Sie dann aus, mit welchen Sicherheitsgruppen die Elemente geteilt werden können.

Standardmäßig werden nach Auswahl der Postenart automatisch alle Sicherheitsgruppen mit Zugriffsberechtigung für diese Postenart angezeigt. Löschen Sie alle Sicherheitsgruppen, mit denen Benutzer nicht teilen sollen.

Die Elementart Datei ist mit jedem Dateityp verknüpft, der nicht in eine speziellere Kategorie in Drive fällt. Mit anderen Worten, dies sind die Dateitypen, die Sie in Workday mithilfe der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - System

im Abschnitt

Anweisungen für Setup von Dateitypen

aktivieren. Wenn Sie das Teilen von Gruppen für den Elementtyp Datei aktivieren, aktivieren Sie das Teilen von Gruppen für alle diese Dateitypen.

Wenn Sie für die Elementart Ordner das Teilen mit Gruppen aktivieren und dann ein Benutzer einen Ordner mit einer Gruppe teilt, werden die Berechtigungen an die Dateien im Ordner weitergegeben, unabhängig davon, ob der Typ der einzelnen Datei für das Teilen mit Gruppen aktiviert wurde oder nicht. Beispiel: Mediendateien in einem geteilten Ordner erben Berechtigungen basierend auf den Einstellungen des geteilten Ordners, auch wenn der Mediendateityp nicht speziell für das Teilen mit Gruppen aktiviert ist.

Selfservice-Benutzer sehen nach der Aktivierung der Gruppenfreigabe folgende Änderungen in der Benutzeroberfläche, wenn Sie sie nicht auf Administratoren beschränkt haben:

Jeder Drive-Benutzer sieht den

Abschnitt Mit Gruppen teilen

im Dialogfeld

„Teilen“

, wenn er ein Drive-Element teilen möchte.

Drive-Benutzer können einen Gruppennamen in das Feld

Mit Gruppen teilen

eingeben, um zu sehen, mit welchen Gruppen sie teilen können.

Drive-Benutzer können auf dem Register

Wer hat Zugriff

des Dialogfelds

„Teilen“

anzeigen und verwalten, welche Gruppen Zugriff auf ein mit einer Gruppe geteiltes Element haben (und auf welche Zugriffsebene).

Wenn ein Benutzer die Zugehörigkeit zu einer Gruppe erhält oder verliert, erhält oder verliert er automatisch Zugriff auf Elemente, die jemand mit dieser Gruppe geteilt hat.

Im Gegensatz zum Teilen mit einzelnen Benutzern sendet Workday keine Benachrichtigungen, wenn Sie ein Element mit einer Gruppe teilen. Möglicherweise möchten Sie Personen benachrichtigen, dass Sie ein Element mit ihnen geteilt haben. Beispiel: Wenn Sie eine Worksheets-Arbeitsmappe mit einer Gruppe geteilt haben, können Sie dann eine E-Mail mit einem Link senden.