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Dokumentation
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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-12-13
Schritte „Dokumente prüfen“ einrichten

Schritte „Dokumente prüfen“ einrichten

Richten Sie die eSignatur-Integrationen für Adobe Sign oder DocuSign ein.
Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
  • Business Process Administration
  • Manage: Business Process Definitions
Mit den Schritten
„Dokumente prüfen“
 haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Richten Sie die Dokumentverteilung als Teil eines Geschäftsprozesses ein.
  • Verteilen Sie Dokumente für eSignaturen.
Es ist nicht erforderlich, alle Dokumente in der Geschäftsprozessdefinition zu den Schritten
"Dokumente prüfen"
 hinzuzufügen. Wenn Sie die Dokumente nicht hinzufügen, sendet Workday sie nicht zur Prüfung.
  1. Wählen Sie
    Geschäftsprozess
    Definition bearbeiten
     in den möglichen Aktionen für den Geschäftsprozess.
  2. Fügen Sie bei Bedarf den Schritt
    Dokumente prüfen
     hinzu.
  3. Klicken Sie im Schritt
    Dokumente prüfen
    auf Configure Document Review
     , um die Aufgabe
    Schritt "Dokumente prüfen" konfigurieren
     zu öffnen.
  4. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Zeitzone
    Wenn Sie die Option
    Zeitzone für Geschäftsprozesskonfiguration
     in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - System
     auswählen, können Sie eine Zeitzone eingeben.
    Eingegeben wird:
    • Das aktuelle Datum. Die Änderungen werden am Tag der Verarbeitung in der angegebenen Zeitzone wirksam. Benutzer in anderen Zeitzonen sehen die Änderungen um 00:00 Uhr (Mitternacht) in der angegebenen Zeitzone.
    • Ein zukünftiges Datum: Die Änderungen werden an diesem Datum um Mitternacht in der angegebenen Zeitzone und zum entsprechenden Datum und zur entsprechenden Zeit in anderen Zeitzonen wirksam.
    • Wenn ein Datum in der Vergangenheit liegt, werden die Änderungen um 23:59:59 Uhr an diesem Datum in der angegebenen Zeitzone und zum entsprechenden Datum/zur entsprechenden Zeit in anderen Zeitzonen wirksam.
    Dokument
    Für die Workday-Standardsignatur können Sie alle von Workday generierten Dateitypen verwenden.
    Für Adobe Sign und DocuSign können Sie nur Dokumente auswählen, die als Anhänge konfiguriert sind, und jedes ausgewählte Dokument muss einen eindeutigen Namen haben. Dokumente dürfen die maximale Seitenanzahl oder Dateigröße nicht überschreiten, die in Ihrem Enterprise-Vertrag angegeben ist.
    eSignatur-Integrationsart
    Wählen Sie
    eSignatur mit Adobe Sign
     oder
    eSignatur mit DocuSign
    aus. Wenn Adobe Sign und DocuSign nicht eingerichtet sind, können Sie Dokumente über den Standard-Signaturprozess von Workday verteilen.
    Signatur-Grid
    Wenn Sie mehr als eine Signaturgruppe benötigen, fügen Sie diese zum Grid hinzu. Wenn Sie jedoch nur eine Signaturgruppe benötigen, füllen Sie das Grid nicht aus. Jede Zeile des Grids ist eine einzelne Signaturgruppe. Workday betrachtet ein Mitglied aus jeder Signaturgruppe als einzelnen Unterzeichner der Dokumente.
    Sie können einer Signaturgruppe nur Rollen hinzufügen, die im Schritt
    "Dokumente prüfen"
     konfiguriert wurden.
    Routing-Modifikatoren werden im Signatur-Grid nicht unterstützt, wenn Signaturgruppen für den Schritt
    "Dokumente prüfen"
     konfiguriert werden.
    Bedingungen
    (Optional) Wählen oder erstellen Sie eine oder mehrere Bedingungsregeln für Geschäftsprozesse. Wenn alle
    Bedingungen
     wahr sind, können Benutzer das Dokument im Rahmen des Geschäftsprozesses prüfen und digital unterzeichnen.
    Um zu verhindern, dass Zweitunterzeichner Benachrichtigungen zu "Meine Aufgaben" erhalten, bevor die Dokumente zur Unterzeichnung verfügbar sind, konfigurieren Sie eine Geschäftsprozess-Bedingungsregel. Die Bedingungsregel verhindert, dass Mitglieder der sekundären Signaturgruppe benachrichtigt werden, nachdem die Mitglieder der primären Signaturgruppe die unterzeichneten Dokumente übermittelt haben.
    Signaturoptionen
    Wenn Sie eine eSignatur erforderlich machen, zeigt Workday die
    Signaturerklärung
     und das Kontrollkästchen
    Ich stimme zu
     .
    Anhangoptionen
    Anhang erforderlich
     oder
    Anhang optional
    . Sie können für einen Mitarbeiter eine Datei pro geprüftem Dokument hochladen oder es einem Mitarbeiter ermöglichen.
    Wenn Sie
    "Anhang erforderlich"
    aktivieren, ist für den Schritt ein Dokument erforderlich. Nachdem ein Dokument während des Schritts
    Dokumente prüfen
     hinzugefügt wurde und das Ereignis abgeschlossen, abgebrochen oder rückgängig gemacht wurde, kann der Business Process Administrator
    GeschäftsprozessAnhänge
    verwalten
     in den möglichen Aktionen für das Ereignis wählen, um Anhänge zu verwalten. Der Business Process Administrator kann das Dokument entfernen. aber wenn ein Anhang erforderlich ist, muss der Business Process Administrator ein anderes Dokument hinzufügen, um diesen zu ersetzen.
Workday zeigt Meine Aufgaben-Elemente nur für die aktuelle Signaturgruppe an. Nachdem die aktuelle Signaturgruppe das Dokument unterzeichnet hat, zeigt Workday Meine Aufgaben-Elemente für die nächste Signaturgruppe an.
Für Adobe Sign:
  • Wenn Ihr Administrator mehrere Dateien hochlädt, um sie in einer Verteilung zu senden, können die Dateien je nach Adobe Sign-Konfiguration zusammengeführt werden. Das bedeutet, wenn Sie mehrere Dokumente für einen einzelnen Schritt
    „Dokumente prüfen“
     konfigurieren, hängt Workday die eSignaturen nur an das letzte Dokument der Serie an, da dieses zum Zeitpunkt der Unterzeichnung angezeigt wird. Wenn Sie auf jeder Seite eine Signatur hinzufügen möchten, empfiehlt Workday Ihnen, in diesem Schritt zu jedem Dokument Adobe-Signatur-Tags hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass jedes Dokument, das eine Signatur erfordert, auch eine Signatur enthält (Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zu Adobe Sign zu Text-Tags). Adobe Sign bietet verschiedene Konfigurationsoptionen für die Unterzeichnung mehrerer Dokumente in einer einzigen Transaktion an. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie in der Dokumentation von Adobe.
  • Standardmäßig sendet Adobe Sign Kopien der unterzeichneten Dokumente an alle Mitarbeiter, die eine Anforderung zur Unterzeichnung der Dokumente erhalten haben, einschließlich der Mitarbeiter, die sie nicht unterzeichnet haben.
Prüfer können das für die Signatur auf dem Dokumentserver verfügbare Dokument
per eSignatur mit Adobe Sign
 oder
mit DocuSign
 in "Meine Aufgaben" unterzeichnen.
Nach der Unterzeichnung kann es für Prüfer eine Verzögerung geben, bis das Dokument wieder in Workday sichtbar ist.
Nachdem alle Signaturgruppen die Dokumente auf dem Dokumentserver unterzeichnet haben, speichert Workday die unterzeichneten Dokumente.
Der Vollständige Prozessdatensatz des Geschäftsprozesses listet alle Unterzeichner des Dokuments auf und zeigt Folgendes an:
  • eSignatur mit Adobe Sign, eSignatur mit DocuSign oder eSignatur für die generische Workday-Signatur als
    Signaturart
  • Das Datum und die Uhrzeit, an denen der letzte Unterzeichner den Schritt
    "Dokumente prüfen"
     übermittelt hat, als
    Datum der Unterzeichnung (
    )
  • Rollen, die für jede
    eSignatur-Gruppe
     auf dem Register
    „Prozess“
     konfiguriert sind.
  • Ein Register
    Integrationsfehler
     , wenn ein Geschäftsprozessereignis eine eSignatur-Integration enthält, die aufgrund eines Fehlers nicht abgeschlossen wurde. Sie können die Informationen auf diesem Register verwenden, um den Fehler zu beheben.
Wenn Sie einen Kandidaten mit einem Mitarbeiter zusammenführen und für den Kandidaten eine anstehende Aufgabe
"Dokumente prüfen"
 vorhanden ist, entfernt Workday die anstehende Aufgabe
"Dokumente prüfen",
 wenn Sie
"eSignatur mit Adobe Sign"
 als
eSignatur-Integrationsart
verwenden. Workday empfiehlt, dass Sie nach einer Zusammenführung die Aufgabe
Dokumente prüfen
 verwenden, um diesen Schritt hinzuzufügen.
Richten Sie Workday so ein, dass bei Eingabe eines Schritts
Dokumente prüfen
 oder bei Eingabe jeder Signaturgruppe eine benutzerdefinierte Benachrichtigung gesendet wird.
Verwenden Sie den Bericht
„Geschäftsobjekt übersetzen“
 für folgende Zwecke:
  • Übersetzen Sie den Text im Feld
    Dokument
     in eine beliebige Zielsprache, die für Ihren Mandanten aktiviert ist. Wählen Sie
    "Dokument"
     als
    übersetzbares Geschäftsobjekt
    . Wählen Sie die
    übersetzbaren Instanzen
    und dann den
    Gültigkeitsmoment
     der zu übersetzenden Dokument-Snapshots.
  • Übersetzen Sie den Text in den Feldern
    Anweisungen
     und
    Signaturerklärung
     in eine beliebige Zielsprache, die für Ihren Mandanten aktiviert ist. Wählen Sie
    Konfiguration für Schritt "Dokument prüfen"
     als
    übersetzbares Geschäftsobjekt
    und dann
    übersetzbare Instanzen
    .
Verwenden Sie den Bericht
Status für Schritt "Dokument prüfen",
 um alle Dokumente anzuzeigen, die Workday mit dem Schritt
"Dokumente prüfen"
 eines Geschäftsprozesses hinzugefügt wurden.