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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-06-28
Massenverteilung von Dokumenten oder Aufgaben

Massenverteilung von Dokumenten oder Aufgaben

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
Dokumente oder Aufgaben verteilen (Standarddefinition)
 und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „System“.
Sicherheit: Domäne
Business Process Administration
 im funktionalen Bereich „System“.
Sie können Dokumente und Aufgaben an Mitarbeiter in einer oder mehreren Organisationen verteilen.
Beispiele: Dokumente für eine Bestätigung, eSignatur oder allgemeine Verteilungs- und To-do-Aufgaben.
Workday sendet keine Anhänge an Mitarbeiter, die vom Headcount ausgeschlossen sind. Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter abwesend ist oder im Auslandseinsatz ist.
Workday unterstützt den Aktionsschritt
Dokument generieren
 oder die Schrittart
Dokumente prüfen
 im Geschäftsprozess
Dokumente oder Aufgaben verteilen
 nicht. Das Hinzufügen generierter Dokumente für die Massenverteilung kann zu inkonsistenten Ergebnissen führen. Für Dokument-Reviews können Sie stattdessen die Aktionsschrittart
„Verteilung der Dokumente oder Aufgaben prüfen“
 verwenden.
Für eine optimale Performance empfiehlt Workday, die einzelnen Populationsgrößen für die Verteilung auf maximal 10.000 zu beschränken. Wenn Sie DocuSign verwenden und diesen Grenzwert überschreiten möchten, wenden Sie sich an den DocuSign-Support. Der maximale Verteilungsgrenzwert beträgt 40.000.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Verteilung von Dokumenten oder Aufgaben erstellen
     .
  2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Rolle(n)
    Wählen Sie eine oder mehrere Rollen aus, die auf die ausgewählten Organisationen beschränkt sind, mit denen Sie Aufgaben oder Dokumente verteilen möchten (einschließlich untergeordneter Organisationen, falls zutreffend).
    Benutzer
    Wählen Sie mindestens einen
    Benutzer
     aus den ausgewählten Organisationen aus. Sie können Benutzer aus untergeordneten Organisationen auswählen, wenn Sie das Kontrollkästchen
    Untergeordnete Organisationen
     einschließen aktivieren.
Workday verteilt die Dokumente oder To-do-Elemente über Meine Aufgaben an Mitarbeiter in den ausgewählten Organisationen.
Workday zeigt Folgendes an:
  • Seite
    „Hintergrundprozess“
     für die Verteilung, auf der Sie den Fortschritt und den Abschluss der Verteilung verfolgen können.
  • Anzahl der Mitarbeiter, an die die Dokumente verteilt werden.
Wenn eine Rolle und ein Benutzer zu demselben Mitarbeiter aufgelöst werden, zeigt Workday nur ein Element in Meine Aufgaben an.
Sie können folgende Berichte öffnen, um Folgendes zu tun:
  • Die Aufgabe
    Massenweiterleitung von Geschäftsprozessen,
     um den Geschäftsprozess manuell zum nächsten Schritt oder an das Ende des Geschäftsprozesses weiterzuleiten. Sie müssen Zugriff auf die Aktion „Manuell weiterleiten“ im Abschnitt
    Wer kann Aktionen für den gesamten Geschäftsprozess ausführen
     der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie haben.
  • Verwenden Sie die Aufgabe Massenabbruch von Geschäftsprozessen,
     um Geschäftsprozesse, die in Bearbeitung sind, abzubrechen. Sie müssen Zugriff auf die Abbruchaktion im Abschnitt
    Wer kann Aktionen für den gesamten Geschäftsprozess ausführen
     der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie haben.
  • Aufgabe
    Massenrückgängigmachen von Geschäftsprozessen,
     um einen abgeschlossenen Geschäftsprozess rückgängig zu machen. Sie müssen Zugriff auf die Aktion „Rückgängig machen“ im Abschnitt
    Wer kann Aktionen für den gesamten Geschäftsprozess ausführen
     der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie haben.
Führen Sie diese Berichte aus, um den Status verteilter Dokumente oder Aufgaben anzuzeigen:
  • Status der Dokument- oder Aufgabenverteilung
  • Zeigen Sie "Dokumente verteilen" oder "Aufgaben" an
Eine Verteilung in Bearbeitung kann Folgendes sein:
  • Wird aktuell an Empfänger verteilt.
  • Sie haben die Verteilung abgeschlossen, warten aber auf Unterschriften der Empfänger im Fall einer Dokumentverteilung.
Sie können die Seite
Hintergrundprozess
 für die Verteilung verwenden:
  • Wenn Sie eine Verteilung in Bearbeitung abbrechen möchten, die noch Dokumente oder Aufgaben sendet. Workday aktualisiert den Status auf
    Abgebrochen
     und gibt an, dass es keine Empfänger für die Verteilung gibt. Bei Dokumentverteilungen sendet Workday keine Abbruchanforderung an Adobe Sign oder DocuSign. Dies kann zu Transaktionen führen, die in Ihrem Adobe Sign- oder DocuSign-Konto noch nicht abgeschlossen sind.
  • Sie möchten eine Verteilung in Bearbeitung abbrechen, deren Verteilung abgeschlossen ist, die aber noch auf Unterschriften von Empfängern wartet. Workday aktualisiert den Status in
    Abgebrochen
     und gibt an, dass es keine Empfänger für die Verteilung gibt. Bei der Dokumentverteilung sendet Workday eine Abbruchanforderung an Adobe Sign oder DocuSign.