Konzept: Dokumente für Geschäftsprozesse
Workday Docs ist eine App zur Erstellung von Dokumentvorlagen in Workday. Mit Docs können Sie Dokumentvorlagen entwerfen, erstellen und in der Vorschau anzeigen, die Sie dann zum Generieren von Dokumenten mit Workday DocGen verwenden. Docs ist eine Alternative zur herkömmlichen Textblock zum Erstellen von Dokumentvorlagen. Workday Docs unterstützt verschiedene Arten von Dokumenten und Geschäftsprozessen. Für Workday Docs ist kein BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools) erforderlich. Sie verwalten Dokumentvorlagen mit Workday Drive.
Sie können Workday Drive öffnen, indem Sie die Option
Drive
im Workday -Hauptmenü auswählen.Mit Workday Docs können Sie eine neue Dokumentvorlage aus Drive erstellen und folgende Aktionen ausführen:
- Fügen Sie Datenfelder, Bedingung oder -blöcke und Seitenumbrüche ein.
- Erstellen und verwalten Sie Sprachinstanzen innerhalb einer Vorlage, sodass Sie übersetzte Inhalte problemlos nachverfolgen können.
- Zeigen Sie eine Vorschau an und Bearbeiten das Layout und den Inhalt eines Dokuments.
- Teilen Sie Vorlagen mit Einzelpersonen oder mit uneingeschränkten Sicherheitsgruppen.
- Veröffentlichen Sie die Vorlage, damit Sie sie im Schritt"Dokumentgenerierung konfigurieren"eines Geschäftsprozess als Standarddokument auswählen können.
Workday Docs-Dokumentvorlagen werden mit einer nicht bearbeitbaren Standard-Aufbewahrungsfrist von 3.650 Tagen (10 Jahre) erstellt.
Wenn Sie einen Schritt
Dokument generieren
in einem Geschäftsprozess konfigurieren, können Sie eine Dokumentvorlage als Quelle auswählen. Der übergeordnete Review-Prozess, den Sie über Meine Aufgaben starten können, und die Geschäftsprozess bleiben unverändert.Dokumentvorlagen, die Sie mit Workday Docs erstellen und verwalten, gibt es parallel zu traditionellen Dokumentvorlagen, die Sie mithilfe von Textblöcken oder BIRT erstellen. Sie können in Ihren Geschäftsprozess beide Vorlagenarten wählen.
Beim Einrichten von Workday Docs für Geschäftsprozesse wird Folgendes nicht unterstützt:
- Automatische Konversion von Vorlagen, die auf Textblöcken basieren, in das Vorlagenformat Docs.
- Benutzerdefinierte Schriften Der Editor, die PDF-Vorschau und die generierten PDFs verwenden aktuell die Roboto- Schrift. Sie können diese Auswahl nicht ändern.
- Emojis
- OX-basierte Migration von Vorlagen zwischen Mandanten. Um Vorlagen zu verschieben, können Sie diese aus dem Quellmandant Download und zum Mandant Hochladen und die Referenz-IDs Bearbeiten .
- Wiederverwendbare Inhalte zwischen Vorlagen. Beispiel: Wenn sich derselbe Inhalt in zwei Vorlagen befindet, müssen Sie ihn in beiden aktualisieren.