Konzept: Schritt mit geteilter Teilnahme

Schritte mit geteilter Teilnahme ermöglichen es bestimmten Teilnehmern, Aktionen in einem Geschäftsprozessschritt durchzuführen, ohne den Geschäftsprozess zum nächsten Schritt zu verschieben. Nur Rollen mit Zugriff auf die Controller-Aktion in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie können den Geschäftsprozess zum nächsten Schritt verschieben. Schritte mit geteilter Teilnahme ermöglichen auch eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen Teilnehmern bei Geschäftsprozessarten, für die diese Funktion aktiviert ist.

Die Rolle, die dem Schritt mit geteilter Teilnahme (dem Controller) in der Geschäftsprozessdefinition zugewiesen ist, führt das Teilnehmer-Kontrollereignis durch. Jeder Teilnehmer führt ein Teilnehmerdetailereignis durch.

Wenn ein Schritt mit geteilter Teilnahme gestartet wird, werden die Teilnehmer über ihre Beteiligung am Geschäftsprozess benachrichtigt. Abhängig von der Rolle der einzelnen Teilnehmer müssen diese möglicherweise bestimmte Aktionen ausführen. Jede dieser Aktionen ist ein Teilnehmer-Detailereignis. Aber der Abschluss einiger oder aller Ereignisse für Teilnehmerdetails führt den Geschäftsprozess nicht zum nächsten Schritt weiter. Der Controller muss das Teilnehmer-Steuerungsereignis übermitteln, um den Geschäftsprozess mit dem nächsten Schritt zu verschieben.

Sie können einen Schritt mit geteilter Teilnahme nur dann zu einer Geschäftsprozessdefinition hinzufügen, wenn Workday mindestens eine zulässige Aktion für diese Geschäftsprozessart konfiguriert hat, um einen teilnehmerbasierten Workflow zu ermöglichen. Wenn Sie einen Schritt mit geteilter Teilnahme zu einer Geschäftsprozessdefinition hinzufügen, gilt Folgendes:

Nachdem Sie eine Geschäftsprozessdefinition gespeichert haben, die einen Schritt mit geteilter Teilnahme enthält, klicken Sie auf

Teilnahme konfigurieren

, um Folgendes auszuwählen:

Das
Gültigkeitsdatum
. Das Standardgültigkeitsdatum ist das aktuelle Datum.
Die
Zeitzone
. Die Standardzeitzone ist die aktuelle Zeitzone des Benutzers.
Sie können eine Zeitzone nur eingeben, wenn Sie die Option
Zeitzone für Geschäftsprozesskonfiguration
in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - System
ausgewählt haben.
Wenn Sie das aktuelle Datum in der angegebenen Zeitzone eingeben, werden die Änderungen sofort wirksam. Benutzer in anderen Zeitzonen sehen die Änderungen sofort.
Wenn Sie ein zukünftiges Datum in der angegebenen Zeitzone eingeben, werden die Änderungen am angegebenen Datum in der angegebenen Zeitzone um Mitternacht wirksam. Benutzer in anderen Zeitzonen sehen die Änderungen zum entsprechenden Datum und zur entsprechenden Uhrzeit in ihren Zeitzonen.
Wenn Sie ein Datum in der Vergangenheit in der angegebenen Zeitzone eingeben, werden die Änderungen um 23:59:59 Uhr am angegebenen Datum in der angegebenen Zeitzone wirksam. Benutzer in anderen Zeitzonen sehen die Änderungen zum entsprechenden Datum und zur entsprechenden Uhrzeit in ihren Zeitzonen.
Die
zu verwendende Organisationsart ""
.
Diese Option ist in folgenden Fällen nicht verfügbar:
Workday hat keine Organisationsart für Schritte mit geteilter Teilnahme angegeben.
Benutzerdefinierte Organisationen sind nicht zulässig.
Die
Sicherheitsgruppe
der Teilnehmer, die die Teilnehmer-Detailereignisse durchführen. In der Werteliste werden nur Gruppen mit "Ändern"-Berechtigungen in der Domänen-Sicherheitsrichtlinie der
Teilnehmerdomäne ""
angezeigt, die von Workday für diese Geschäftsprozessart konfiguriert wurde.
Diese Option ist in folgenden Fällen nicht verfügbar:
Workday hat keine Organisationsart für Schritte mit geteilter Teilnahme angegeben.
Benutzerdefinierte Organisationen sind nicht zulässig.

Sie haben zudem folgende Möglichkeiten:

Geben Sie an, dass alle Teilnehmer, die diese Kriterien erfüllen, das Teilnehmerdetailereignis abschließen müssen.
Fügen Sie eine Überschreibung für das Schrittlabel hinzu, die in den Meine Aufgaben-Elementen der Teilnehmer angezeigt wird.

Unter

Schrittverzögerung für Teilnehmerdetail

können Sie für Teilnehmerdetailereignisse Folgendes auswählen:

Ein Berichtsfeld,
auf dem die Verzögerung basiert
.
Eine
zusätzliche berechnete Verzögerung
.

Wenn Sie eine Geschäftsprozessdefinition kopieren, die einen Schritt mit geteilter Teilnahme enthält, kopiert Workday auch die Teilnehmerkonfiguration für diesen Schritt.

Wenn Sie einen Schritt mit geteilter Teilnahme in eine andere Schrittart ändern (z. B. einen

Aktionsschritt

oder einen

Genehmigungsschritt

), löscht Workday die Teilnehmerkonfiguration für diesen Schritt.

Sie können die Aufgabe

Systembenachrichtigungen verwalten

auf dem Register

Benachrichtigungen

in der Geschäftsprozessdefinition verwenden, um Systembenachrichtigungen für Schritte mit geteilter Teilnahme zu deaktivieren. Dadurch wird verhindert, dass Workday Systembenachrichtigungen an den Controller oder Teilnehmer sendet. Workday zeigt Benachrichtigungen, die mit einem Teilnehmerdetailereignis verknüpft sind, im Vollständigen Prozessdatensatz dieses Teilnehmerdetailereignisses und nicht des Teilnehmerkontrollereignisses an.

Sie können Schritte mit geteilter Teilnahme so konfigurieren, dass sie ein zukünftiges Gültigkeitsdatum haben, und Bedingungsregeln auf Schritte mit geteilter Teilnahme anwenden.

Sie können den Hilfetext für einen Schritt mit geteilter Teilnahme konfigurieren. Sie haben die folgenden beiden Möglichkeiten:

Wählen Sie
Geschäftsprozess -
Hilfetext verwalten
als mögliche Aktion für die Geschäftsprozessdefinition.
Wählen Sie für den Schritt mit geteilter Teilnahme
Geschäftsprozess
- Hilfetext für Schritt verwalten
als mögliche Aktion aus.

Sie können angeben, ob der Hilfetext im Kontrollereignis für den Teilnehmer oder im Detailereignis für den Teilnehmer angezeigt werden soll, und unterschiedliche Hilfetexte für den Controller und den Hilfetext für die Teilnehmer definieren.

Der Controller kann die Meine Aufgaben-Delegation verwenden, um das Teilnehmer-Steuerungsereignis gemäß den Mandanten-Delegationseinstellungen an einen anderen Benutzer zu delegieren. Öffnen Sie die Aufgabe

Delegationen verwalten

, um einen Stellvertreter auszuwählen und die Delegation zu konfigurieren. Workday sendet eine Systembenachrichtigung an den Stellvertreter, um diesen darüber zu informieren, dass sie im Auftrag des delegierenden Mitarbeiters handeln.

Der Controller kann außerdem:

Übermitteln Sie
den Schritt und leiten Sie den Geschäftsprozess weiter, auch wenn nicht alle Teilnehmerdetailereignisse übermittelt wurden.
Der Status der Aufgaben, die nicht übermittelt wurden, wird auf dem Register
Details
der Ereignisse als Manuell weitergeleitet angezeigt und jede Aufgabe wird aus "Meine Aufgaben" des Teilnehmers entfernt.
Brechen Sie
den Schritt ab. Alle Ereignisse für Teilnehmerdetails werden abgebrochen, einschließlich der übermittelten Aufgaben.
Der Status jeder Aufgabe wird auf dem Register
Details
des Ereignisses als abgebrochen angezeigt und jede Aufgabe wird aus „Meine Aufgaben“ des Teilnehmers entfernt.
Vorziehen
eines Teilnehmer-Detailereignisses, das nicht übermittelt wurde.
Der Status der Aufgabe wird auf dem Register
Details
des Ereignisses als Manuell weitergeleitet angezeigt. Die Aufgabe wird aus „Meine Aufgaben“ des Teilnehmers entfernt.

Mitglieder von Sicherheitsgruppen mit der Berechtigung

„Aufgaben neu zuweisen“

in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie können Teilnehmerdetailereignisse für Benutzer neu zuweisen, die sie unterstützen. Business Process Administrators können auch

Aufgaben neu zuweisen

verwenden, um Teilnehmerdetailereignisse im Auftrag anderer Benutzer neu zuzuweisen.

Teilnehmer eines Schritts mit geteilter Teilnahme können über das Zahnradsymbol im Meine Aufgaben-Element folgende Aktionen ausführen:

Delegieren Sie ein Teilnehmerdetailereignis gemäß den Mandantendelegationseinstellungen an einen anderen Benutzer. Workday sendet eine Systembenachrichtigung an den Stellvertreter, um diesen darüber zu informieren, dass sie im Auftrag des delegierenden Mitarbeiters handeln.
Weisen Sie die Aufgabe anderen Benutzern in der konfigurierten Sicherheitsgruppe für den Schritt mit geteilter Teilnahme neu zu. Empfänger einer neu zugewiesenen Aufgabe erhalten die Aufgabe in ihren "Meine Aufgaben". Sie können aber nur andere Teilnehmer sehen, für die sie kontextuell gesichert sind.

Nachdem ein Teilnehmer an einem Schritt mit geteilter Teilnahme ein Teilnehmerdetailereignis übermittelt hat, wird das Ereignis auf dem Register

Archiv

in „Meine Aufgaben“ des Teilnehmers angezeigt. Wenn diese Option ausgewählt ist, zeigt Workday eine Detailansicht des Teilnehmerdetailereignisses an.

Wenn der Controller oder ein anderer Benutzer ein Teilnehmerdetailereignis vorzieht oder das Teilnehmerkontrollereignis übermittelt, geschieht Folgendes:

Alle Teilnehmer können das Teilnehmerdetailereignis auf dem Register
Archiv
in ihren "Meine Aufgaben" anzeigen.
Der Controller kann das vorgezogene Teilnehmer-Detailereignis nicht in seiner "Meine Aufgaben"-Aufgabe auf dem Register
"Archiv"
anzeigen.

Wenn eine Geschäftsprozessdefinition einen Schritt mit geteilter Teilnahme enthält und Sie die Option

Kommentare deaktivieren

in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie aktivieren, geschieht Folgendes:

Workday unterdrückt Kommentare in der Symbolleiste des Geschäftsprozesses, wenn Sie den Schritt mit geteilter Teilnahme oder ein Ereignis für Teilnehmerdetails übermitteln.
Workday unterdrückt keine Kommentare zum Aktivitäts-Stream für Teilnehmer-Detailereignisse.

Wenn die Einstellung

"Kommentare deaktivieren"

in der Aufgabe

"Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse"

und der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie unterschiedlich ist, berücksichtigt Workday die letzte Einstellungsänderung, die entweder in der Aufgabe

"Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse

" oder in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie vorgenommen wurde .

Beispiel: Am 16.05.2020 öffnen Sie die Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse

und deaktivieren das Kontrollkästchen

Kommentare deaktivieren

. Am 15.06.2020 öffnen Sie die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie und aktivieren das Kontrollkästchen

Kommentare deaktivieren

. Bearbeiten Sie dann am 20.06.2020 ein Feld in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse

. Workday berücksichtigt die Einstellung

"Kommentare deaktivieren"

in der Aufgabe

"Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse",

da diese Aufgabe zuletzt aktualisiert wurde. Das bedeutet, dass die Deaktivierung von Kommentaren nicht aktiviert wird.

Wenn Sie Änderungen an der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse

vornehmen, zeigt der Audit-Trail für die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie keine Änderungen an, die an der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse

vorgenommen wurden. Wenn Sie Änderungen an der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie vornehmen, zeigt der Audit-Trail

Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse

keine Änderungen an, die an der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie vorgenommen wurden.

Workday empfiehlt, sowohl die Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse

als auch die Audit-Trails für Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinien zu prüfen, damit Sie alle an diesen Einstellungen vorgenommenen Änderungen sehen können.