Konzept: Routing für Genehmigungskette
Sie können einer Geschäftsprozessdefinition folgende Schritte hinzufügen:
- Genehmigungskette
- Konsolidierte Genehmigungskette
Wenn Ihr Mandant komplexe Linienorganisationsstrukturen enthält, stellen Sie sicher, dass die Schritte der Genehmigungskette an die entsprechenden Personen weitergeleitet werden, damit Aktionen ausgeführt werden können. Möglicherweise möchten Sie Schritte für Genehmigungsketten nicht über eine Berichtskette, sondern über eine Linienorganisationsstruktur weiterleiten.
Sie können die Schritte
für die Genehmigungskette
und die konsolidierte Genehmigungskette
so konfigurieren, dass sie basierend auf folgenden Kriterien weitergeleitet werden:
- Managementhierarchie. Workday leitet Genehmigungen mithilfe von stellenbasiertem Routing weiter.
- Organisationshierarchie. Workday leitet Genehmigungen mithilfe von organisationsbasiertem Routing weiter.
Standardmäßig verwendet Workday stellenbasiertes Routing, um Schritte in der Genehmigungskette weiterzuleiten, wenn Sie kein organisationsbasiertes Routing aktivieren.
Wenn Sie Schritte für Genehmigungsketten mit der erweiterten stellenbasierten Routing-Funktion weiterleiten möchten, können Sie das Kontrollkästchen
Verbessertes stellenbasiertes Routing für Genehmigungskette
aktivieren in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse
aktivieren. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, evaluiert Workday konsistent alle Genehmiger auf jeder Ebene eines Geschäftsprozessschritts „Genehmigungskette“
oder „Konsolidierte Genehmigungskette“
, wenn eine Person einem oder mehreren Managern in ihrer Stelle unterstellt ist. Workday empfiehlt, diese erweiterte stellenbasierte Funktion für das Routing der Genehmigungskette zu aktivieren, auch wenn die Mitarbeiter in Ihrer Organisation möglicherweise nicht mehrere Manager haben.Basierend auf der von Ihnen festgelegten Konfiguration bestimmt Workday den Genehmiger der nächsten Ebene des Schritts und weist die Genehmigungen zu.
Für die Schritte
Genehmigungskette
und Konsolidierte Genehmigungskette
können Sie Laufzeit- und Ausstiegsbedingungen definieren. In einer Geschäftsprozessdefinition können Sie die Bedingung hinzufügen oder ändern, die mit den Schritten „Genehmigungskette“
oder „Konsolidierte Genehmigungskette“
verknüpft ist. In den möglichen Aktionen für den Schritt wählen Sie .Nach Organisationshierarchie weiterleiten
Sie können organisationsbasiertes Routing verwenden, um Genehmigungen an Führungskräfte weiterzuleiten, die möglicherweise mehrere Bereiche außerhalb ihrer direkten Berichtsstruktur verwalten. Beispiel: Sie verwenden organisationsbasiertes Routing für folgende Prozesse:
- Einstellungsantrag.
- Gehaltserhöhung.
- Lieferantenrechnung.
Workday leitet den Schritt an den Manager der Organisation der Person und dann an den Manager der zweiten Organisationsebene. Bei Bedarf leitet Workday den Schritt als Nächstes an den Manager der Drittorganisation weiter usw. in der Organisationshierarchie.
Um eine organisationsbasierte Hierarchie zu verwenden, öffnen Sie in den möglichen Aktionen des Geschäftsprozessschritts die Aufgabe
Erweitertes Routing verwalten
. Wenn Sie das Kontrollkästchen Organisationsbasiertes Routing
aktivieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Sie können nur eingeschränkte rollenbasierte Sicherheitsgruppen für die SchritteGenehmigungsketteundKonsolidierte Genehmigungsketteauswählen. Workday empfiehlt, eine Sicherheitsgruppe auszuwählen, deren Zugriffsrechte für die aktuelle Organisation und nicht zugewiesene untergeordnete Organisationen konfiguriert sind. Andernfalls wird der Genehmigungskettenschritt möglicherweise nicht zugewiesen oder an alle zugewiesenen Personen auf einer höheren Ebene in der Organisationsstruktur weitergeleitet.
- Sie können den Schritt später nicht in eine andere Schrittart in der Geschäftsprozessdefinition ändern.
Wenn Sie organisationsbasiertes Routing nicht aktivieren, verwendet Workday stellenbasiertes Routing für Schritte in Genehmigungsketten.
Anwendungsfall | Details |
|---|---|
Wenn eine Person und ihr Manager eine Stelle haben und sich ihre Stellen in verschiedenen Organisationshierarchien befinden, wird der Schritt der Genehmigungskette an die oberste Stelle der Organisationshierarchiekette der Person weitergeleitet. | Sie konfigurieren eine Geschäftsprozessdefinition mit einem Schritt Genehmigungskette , der organisationsbasiertes Routing verwendet. Ihr Unternehmen verwendet diese Hierarchie:
Für Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit James, die organisationsbasiertes Routing verwenden, leitet Workday den Schritt Genehmigungskette an Betty, Tony und Cash weiter. |
Wenn sich ein Genehmiger in mehreren Organisationsebenen befindet und eine andere Person den Schritt genehmigt, erhält der Genehmiger den Genehmigungsschritt dennoch auf einer nachfolgenden Ebene. | In einer Geschäftsprozessdefinition ist Schritt c ein Schritt der Genehmigungskette mit organisationsbasiertem Routing. Ein Genehmiger ist in den Organisationsebenen 1 und 3. Workday leitet den Schritt an folgende Elemente weiter:
|
Wenn ein Genehmigungskettenschritt in Bearbeitung ist und die Organisation die Anzahl der Ebenen in der Hierarchie reduziert, überspringt Workday eine Ebene von Genehmigern. | Eine Organisationshierarchie hat die folgende Struktur von Genehmigern:
James genehmigt einen Schritt der Genehmigungskette und wartet auf Aktion von Betty in Ebene 2. Betty genehmigt den Schritt. In der Mitte der Genehmigungskette ändert sich die Organisationshierarchie in eine neue Struktur:
Da James und Betty den Schritt zunächst genehmigt haben, leitet Workday den Schritt an Steve weiter. Logan erhält die Stufe nicht. |
Wenn die Anzahl der Genehmigungen in einer Organisationshierarchie steigt, erhält ein Genehmiger den Genehmigungsschritt möglicherweise erneut. Der Schritt ist jedoch nicht erforderlich. | Eine Organisationshierarchie hat die folgende Struktur von Genehmigern:
James genehmigt einen Schritt der Genehmigungskette und wartet auf Aktion aus Ebene 2, Logan. Logan genehmigt den Schritt. In der Mitte der Genehmigungskette ändert sich die Organisationshierarchie in eine neue Struktur, die eine neue Organisationsebene enthält:
Da James und Logan den Schritt ursprünglich genehmigt haben, leitet Workday den Schritt in Ebene 3 an Logan weiter und markiert den Schritt als Not Required . Betty erhält die Stufe nicht.Workday empfiehlt, die Organisationshierarchie nicht zu ändern, während ein Genehmigungskettenereignis in Bearbeitung ist. |
Weiterleitung nach Managementhierarchie
Mit stellenbasiertem Routing können Sie Schritte
für die Genehmigungskette
und die konsolidierte Genehmigungskette
nach der Managementhierarchie einer Linienorganisation weiterleiten.Workday leitet alle Ereignisse basierend auf der Stelle der Person weiter.
Anwendungsfall | Details |
|---|---|
Workday leitet den Schritt an den Manager der Stelle der Person, dann an den Manager des Managers der Person in der Stelle usw. | Eine Geschäftsprozessdefinition enthält einen Schritt Genehmigungskette . Sie konfigurieren kein organisationsbasiertes Routing. Ihr Unternehmen verwendet diese Hierarchie:
Für Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit James, die stellenbasiertes Routing verwenden, leitet Workday den Schritt Genehmigungskette an Betty, Logan und Steve weiter. |
Wenn Sie das Kontrollkästchen Erweitertes stellenbasiertes Routing für Genehmigungskette aktivieren in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse aktivieren, um die erweiterte Routing-Funktion zu verwenden, evaluiert Workday konsistent Genehmiger in der Genehmigungsebene und leitet den Geschäftsprozessschritt weiter. | Fred ist in Organisation 7100 und unterstellt. Die Managementhierarchieebenen sind:
Mithilfe des erweiterten stellenbasierten Routings leitet Workday den Schritt der Genehmigungskette zur Genehmigung an jede Ebene weiter. In Ebene:
Wenn sich die Managementhierarchie ändert, während ein Schritt der Genehmigungskette oder der konsolidierten Genehmigungskette in Bearbeitung ist, wird möglicherweise ein Genehmiger übersprungen.Workday empfiehlt, eine eingeschränkte rollenbasierte Sicherheitsgruppe für die Schritte Genehmigungskette und Konsolidierte Genehmigungskette in Ihrer Geschäftsprozessdefinition auszuwählen, wenn Sie die erweiterte Funktionalität für stellenbasiertes Routing aktivieren. |
Wenn Sie das Kontrollkästchen
Erweitertes stellenbasiertes Routing für Genehmigungskette
aktivieren aktivieren und diese Berichtsfelder in einem Bericht verwenden, werden Werte einheitlich verarbeitet und zurückgegeben:
- Als Nächstes möglicherweise zugewiesene Mitarbeiter. Beispiel: Das Berichtsfeld gibt dieselbe Gruppe von Managern zurück, je nachdem, wie Workday den Schritt„Genehmigungskette“weiterleitet.
- Als Nächstes möglicherweise zugewiesene Mitarbeiter ohne Stellvertreter.
- Möglicherweise als Nächstes zugewiesene Mitarbeiter im Auftrag von.
- Möglicherweise als Nächstes zugewiesene Mitarbeiter im Auftrag von mit Beibehaltenem Zugriff auf "Meine Aufgaben".
Workday empfiehlt, die Bedingungsregeln bei Bedarf basierend auf den Werten zu aktualisieren, die diese Berichtsfelder zurückgeben.
Nicht erforderliche Schritte für Genehmigungskette
Wenn ein Genehmiger einen Schritt
der Genehmigungskette
oder der konsolidierten Genehmigungskette
in einer vorherigen Ebene genehmigt und der Genehmiger auch ein Genehmiger auf einer späteren Ebene ist, markiert Workday den Schritt als Nicht erforderlich
. Workday generiert keine benutzerdefinierte Geschäftsprozessbenachrichtigung für den Schritt Nicht erforderlich
.