Benutzerdefinierte Geschäftsprozesse erstellen
Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
Definieren Sie eine benutzerdefinierte Geschäftsprozessdefinition,
wenn Sie einen Workflow benötigen, der sich von der Standard-Geschäftsprozessdefinition unterscheidet. Sie können benutzerdefinierte Geschäftsprozesse als Basis für eine konfigurierbare Bedingungsregel oder für eine bestimmte Organisation verwenden.
Um Geschäftsprozessdefinitionen anzupassen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Ändern Sie die Standarddefinition.
- Kopieren und ändern Sie die Standarddefinition.
- Erstellen Sie eine regelbasierte Definition.
Workday empfiehlt, die Standard-Geschäftsprozessdefinitionen zu kopieren und zu ändern, damit sie Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Wenn ein Geschäftsprozess keine Standarddefinition hat, können Sie mit der Aufgabe
„Geschäftsprozessdefinition (Standarddefinition) erstellen“
die Standarddefinition erstellen und konfigurieren.Für Audit-Reporting können Sie Instanzen von Geschäftsprozessen taggen. Auf diese Weise können Sie Änderungen an der Geschäftsprozesskonfiguration in Ihrem Mandanten verfolgen und Berichte dazu erstellen, z. B. wenn Sie eine neue Geschäftsprozessdefinition erstellen.
- Wählen Sie in den möglichen Aktionen für die Organisation.Wenn Sie eine Geschäftsprozessdefinition kopieren oder verknüpfen, können Sie kein Gültigkeitsdatum festlegen, das vor dem ursprünglichen Erstellungsdatum des Geschäftsprozesses liegt.
- Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung ZeitzoneSie können eine Zeitzone eingeben, wenn SieZeitzone für Geschäftsprozesskonfigurationin der AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - Systemauswählen. Wenn Sie Folgendes auswählen:- Am aktuellen Datum werden die Änderungen sofort wirksam. Benutzer in anderen Zeitzonen sehen die Änderungen sofort.
- Ein zukünftiges Datum: Die Änderungen werden am angegebenen Datum um Mitternacht wirksam. Benutzer in anderen Zeitzonen sehen die Änderungen zum entsprechenden Datum und zur entsprechenden Uhrzeit in ihren Zeitzonen.
- Ein vergangenes Datum: Die Änderungen werden um 23:59:59 Uhr am angegebenen Datum wirksam. Benutzer in anderen Zeitzonen sehen die Änderungen zum entsprechenden Datum und zur entsprechenden Uhrzeit in ihren Zeitzonen.
Vorhandene Definition kopierenWählen Sie diese Option, um eine identische Kopie der Standarddefinition oder eine andere benutzerdefinierte Definition zu erstellen, die als Basis für Ihren benutzerdefinierten Geschäftsprozess verwendet werden soll. Workday fügt das Suffixfür <Name der Organisation>hinzu, das Sie nicht ändern können.Beispiel: Wenn Sie den GeschäftsprozessEinstellung (Standarddefinition)für die Versandorganisation kopieren, erhält der benutzerdefinierte GeschäftsprozessEinstellung für Versand.Wenn Sie eine Geschäftsprozessdefinition kopieren, um eine neue zu erstellen und ein Audit-Tag darauf anzuwenden, wird imAudit-Trail-Berichtein Audit-Trail-Eintrag für die neue Geschäftsprozessdefinition angezeigt. Für die ursprüngliche Geschäftsprozessdefinition gibt es jedoch keinen Audit-Trail-Eintrag im Bericht.Wenn Sie nur die ursprüngliche Geschäftsprozessdefinition taggen und denAudit-Trail-Berichtfür dieses Tag ausführen, wird kein Eintrag für die kopierte (neue) Geschäftsprozessdefinition angezeigt.Wenn Sie jedoch denAudit-Trail-Berichtausführen und sowohl die ursprüngliche Geschäftsprozessdefinition als auch die kopierten Geschäftsprozessdefinitions-Audit-Tags auswählen, werden Audit-Trail-Einträge angezeigt für:- Die ursprüngliche Geschäftsprozessdefinition.
- Die kopierte (neue) Geschäftsprozessdefinition, einschließlich der Einträge, die mit dem Kopieren der Geschäftsprozessdefinition verknüpft sind. Es werden auch Änderungen angezeigt, die Sie möglicherweise an der neuen Geschäftsprozessdefinition vorgenommen haben, nachdem diese erstellt wurde.
Vorhandene Definition verknüpfenWählen Sie diese Option, um eine Verknüpfung mit der Geschäftsprozessdefinition in einer anderen Organisation derselben Art zu erstellen. Änderungen, die Sie an der verknüpften Geschäftsprozessdefinition vornehmen, wirken sich auf die Quellorganisation aus.Workday empfiehlt, die Anzahl verknüpfter Geschäftsprozesse zu begrenzen, da ihre Namen nicht die Organisationen wiedergeben, die sie verwenden.Beispiel: Sie arbeiten im Bereich „Einkauf“ und verknüpfen mit „Einstellung für Versand (Standarddefinition)“. Workday erstellt die verknüpfteTabelle Einstellung für Versand (Standarddefinition)+1, die nicht die Abteilung wiedergibt, die die verknüpfte Definition verwendet.Keine der OptionenWählen Sie diese Option, um eine benutzerdefinierte Geschäftsprozessdefinition mit demselben Namen wie der Standardgeschäftsprozess zu erstellen. Die Definition enthält nur den SchrittInitiierung.
Workday empfiehlt Implementierern, den Bericht
Geschäftsprozessausnahmen - Audit
auszuführen, nachdem sie werkseitige Standarddefinitionen geladen haben, um Integrationsschritte zu identifizieren, die eine zusätzliche Konfiguration erfordern.Workday schließt Änderungen, die Sie an Standard-Geschäftsprozessdefinitionen vornehmen, in alle benutzerdefinierten Geschäftsprozesse ein, die Sie mit dieser Definition erstellen. Wenn Sie eine Standarddefinition ändern, ohne einen benutzerdefinierten Geschäftsprozess zu erstellen, kann die Standarddefinition während eines Produkt-Updates überschrieben werden.
Geschäftsprozessdefinitionen sind mit einer Geschäftsprozessart verknüpft. Einige Konfigurationsänderungen an der Geschäftsprozessart können Auswirkungen auf zugehörige Geschäftsprozessdefinitionen haben. Der
Audit-Trail-Bericht
zeigt Einträge für Änderungen an, die mit der Geschäftsprozessart verknüpft sind, die sich auf Geschäftsprozessdefinitionen ausgewirkt hat. Außerdem zeigt der Bericht alle Aktualisierungen im angegebenen Datumsbereich an, auch wenn eine neu erstellte Geschäftsprozessdefinition noch nicht aktiv ist.