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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-06-14
Konzept: Benutzerdefinierte Benachrichtigungen

Konzept: Benutzerdefinierte Benachrichtigungen

Sie können benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen, die bei einem bestimmten Geschäftsprozessschritt oder bei einem bestimmten Status des Geschäftsprozesses als Ganzes ausgelöst werden. Sie können auch das Senden einer benutzerdefinierten Benachrichtigung verzögern, indem Sie eine Benachrichtigungsverzögerung für den Geschäftsprozess konfigurieren, nicht nur für Recruiting-Geschäftsprozesse.
Sie können einen Geschäftsprozess auch so konfigurieren, dass benutzerdefinierte Benachrichtigungen als SMS-Nachricht über den Übermittlungskanal Workday Messaging gesendet werden.
Abhängig von der Abonnementvereinbarung Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte ausführen, um dieses Feature zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem Community- Artikel.
So konfigurieren Sie SMS-Nachrichten:
  1. Aktivieren Sie die Workday Messaging-SKU.
  2. Konfigurieren Sie die SMS-Einstellungen in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
     in Ihrem Mandanten.

Von-E-Mail-Adresse in Benachrichtigungen

Für jede Geschäftsprozessdefinition können Sie benutzerdefinierte Geschäftsprozessbenachrichtigungen erstellen, um in der Benachrichtigung eine andere „Von“-E-Mail-Adresse zu verwenden. Beispiel: Sie möchten Kundenrechnungen für jedes Tochterunternehmen in Ihrer Mutterorganisation von einer anderen E-Mail-Adresse senden.
In der Workflow-Benachrichtigungsaufgabe können Sie eine Konfigurationsoption für Customer SMTP aus der Werteliste
E-Mail-Konfiguration
 wählen.
Basierend auf Ihrem benutzerdefinierten Setup für Benachrichtigungen zu Geschäftsprozessen verarbeitet Workday die Konfiguration und zeigt dem Empfänger die entsprechenden E-Mail-Adressen in der Benachrichtigung an. In der Workflow-Benachrichtigungsaufgabe:
  • Wenn Sie eine Überschreibung für die Konfiguration des Kunden-SMTP auswählen, wird die
    Von-Adresse, die
     Sie dort angeben, als Von-E-Mail-Adresse für den gesendeten Posten angezeigt.
  • Wenn Sie keine Überschreibung für die Konfiguration von Customer SMTP auswählen, wird die
    Von-Adresse,
     die Sie in der Aufgabe Mandanten-
    Setup bearbeiten - Benachrichtigungen in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
     angeben, als Von-E-Mail-Adresse gesendet.
  • Geben Sie eine E-Mail-Adresse in das Feld
    "Antwort-an-E-Mail-Adresse"
     ein und wählen Sie eine Überschreibung für die Konfiguration des Kunden-SMTP aus. Wir zeigen die
    Von-Adresse,
     die Sie in der Überschreibung für die Konfiguration des Kunden-SMTP angeben, als die gesendete Von-E-Mail-Adresse an. Wir zeigen die
    Antworten-an-E-Mail-Adresse
     als Adresse für die Antwort-an-E-Mail an.
  • Geben Sie eine E-Mail-Adresse in das Feld
    "Antwort-an-E-Mail-Adresse"
     ein, aber wählen Sie keine Überschreibung für die Konfiguration des Kunden-SMTP aus. In diesem Fall wird die
    "Antwort-an-E-Mail-Adresse"
     als Antwort-an-E-Mail-Adresse angezeigt. Wir zeigen die
    Von-Adresse,
     die Sie in der Aufgabe "Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen bearbeiten" in der Aufgabe
    "Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen"
     angeben, als die von Ihnen gesendete E-Mail-Adresse an.
Wenn Sie die Benachrichtigungskategorieart in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
 verwenden und für die Routing-Regel für Benachrichtigungen ein Intervall festgelegt ist, geschieht Folgendes:
  • Sofort
    : Wir verwenden die Überschreibung für die SMTP-Konfiguration des Kunden in der Workflow-Benachrichtigungsaufgabe. Wir zeigen die
    Von-Adresse
     als gesendete Von-E-Mail in der Benachrichtigung an.
  • Täglich
    : Wir verwenden die SMTP-Konfiguration auf Mandantenebene und zeigen die
    Von-Adresse
     als Von-E-Mail in der Benachrichtigung an.

Delegation und benutzerdefinierte Benachrichtigungen

Wenn Sie Meine Aufgaben und die Initiierung von Geschäftsprozessaktionen an eine andere Person delegieren, erhält der Stellvertreter zugehörige benutzerdefinierte Benachrichtigungen.
Ein Stellvertreter erhält eine benutzerdefinierte Benachrichtigung, wenn Sie eine benutzerdefinierte Benachrichtigung erstellen und Folgendes angeben:
  • Delegieren Sie den delegierenden Mitarbeiter als Empfänger in der
    Werteliste
     Empfänger (durch Auswahl eines Berichtsfelds, dem die Person zugeordnet ist) oder verwenden Sie die Sicherheitsgruppe in der Werteliste
    Gruppen
     (durch Auswahl der mit dem Ereignis verknüpften Sicherheitsrolle).
  • Delegieren Sie als Empfänger in der
    Werteliste Empfänger
     (durch Auswahl eines Berichtsfelds, dem die Person zugeordnet ist) oder verwenden Sie die Sicherheitsgruppe in der Werteliste
    Gruppen
     (durch Auswahl der mit dem Ereignis verknüpften Sicherheitsrolle). Wenn der delegierende Mitarbeiter den Zugriff auf Meine Aufgaben behält, erhält der delegierende Mitarbeiter auch die benutzerdefinierte Benachrichtigung.
    Der Stellvertreter erhält möglicherweise mehrere Benachrichtigungen. Beispiel: Logan und Betty arbeiten im Büro in Scores. Logan delegiert an Betty und behält den "Meine Aufgaben"-Zugriff. Workday sendet eine Benachrichtigung an Mitarbeiter in Japan. Betty erhält zwei Benachrichtigungen: eine als Empfängerin und die andere als Stellvertreterin von Logan. Logan hat den Zugriff auf "Meine Aufgaben" beibehalten und erhält daher ebenfalls eine Benachrichtigung.
Workday sendet Delegationsbenachrichtigungen nur an den Stellvertreter, es sei denn, der delegierende Mitarbeiter behält den "Meine Aufgaben"-Zugriff.
Dies gilt auch für alternative Delegationen.

Benachrichtigungsverzögerungen

Wenn Sie nicht sofort Benachrichtigungen senden möchten, können Sie eine Verzögerung für benutzerdefinierte Benachrichtigungen konfigurieren.
Beispiel: Am 15.11.2023 schließt ein Manager einige Monate vor Ende der Probezeit einen Probezeit-Review für einen Mitarbeiter ab, die Benachrichtigung soll jedoch nicht sofort an den Mitarbeiter gesendet werden. Sie konfigurieren eine Benachrichtigungsverzögerung, um die benutzerdefinierte Benachrichtigung zu senden, nachdem die Probezeit-Review-Periode am 15.02.2024 endet.
Wenn Sie eine benutzerdefinierte Geschäftsprozessbenachrichtigung für den Geschäftsprozess erstellen oder bearbeiten, können Sie die Verzögerung im Abschnitt
Benachrichtigung verzögern
 konfigurieren. Sie können die Verzögerung entweder über den Moment des Triggers oder über ein Berichtsfeld erstellen und die Zeit für die Verzögerung definieren.
Wenn Sie die Benachrichtigungsverzögerung auf einem Feld basieren und dieses Feld leer ist, evaluiert Workday die Verzögerung und sendet die Benachrichtigung basierend auf dem aktuellen Datum. Beispiel: Sie konfigurieren eine benutzerdefinierte Benachrichtigung so, dass sie basierend auf einem Einstellungsdatum um 2 Tage verzögert wird. Workday triggert die Benachrichtigung am Montag, aber es gibt kein Einstellungsdatum. Daher wird die Benachrichtigung am Mittwoch gesendet.
Wenn Sie SMS-Nachrichteninhalte und Benachrichtigungsverzögerungen für den Geschäftsprozess konfiguriert haben, sendet Workday die Benachrichtigung gleichzeitig mit der E-Mail-Benachrichtigung. Wenn Sie SMS in Ihrem Mandanten deaktivieren, aber es eine anstehende SMS-Benachrichtigung gibt, sendet Workday die SMS-Nachricht nicht.

Zeitzone und Benachrichtigungsverzögerungen

In der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - System
 können Sie Zeitzoneneinstellungen konfigurieren, um das Senden von Benachrichtigungen zu verzögern. Im Abschnitt
Zeitzonenkonfiguration
 können Sie die Zeitzoneneinstellung für die Berechnung des Datums der Benachrichtigungsverzögerung angeben. Sie können folgende Elemente auswählen:
  • Standard-Zeitzoneneinstellungen für Workday (PST)
    : Workday sendet Benachrichtigungen in Pacific Standard Time (PST).
  • Standard-Zeitzoneneinstellungen für Mandant
    : Workday sendet Benachrichtigungen in der Zeitzone des Mandanten. Workday verwendet den Wert aus der Werteliste
    Standardzeitzone
     zur Berechnung der Benachrichtigungsverzögerung. Wenn Sie keinen Wert aus der Werteliste
    Standardzeitzone
     auswählen, wird die Zeitzone der Person, die die benutzerdefinierte Benachrichtigung erhält, zur Berechnung der Benachrichtigungsverzögerung verwendet. Wenn die Person, die die Benachrichtigung erhält, jedoch keine Zeitzone hat, wird die Benachrichtigungsverzögerung mithilfe der PST berechnet.
  • Ereignisbezogene Zeitzone
    : Workday sendet Benachrichtigungen basierend auf der Zeitzone in der folgenden Reihenfolge. Folgendes gilt:
    1. Wenn es bei einem Ereignis um einen Mitarbeiter geht, wird die Zeitzone dieses Mitarbeiters verwendet.
    2. Wenn es bei einem Ereignis nicht um einen Mitarbeiter geht (z. B. eine Lieferantenrechnung), aber ein Mitarbeiter das Ereignis initiiert, wird anhand der Zeitzone des Initiators berechnet, wann der Trigger für die Benachrichtigungsverzögerung beginnt. Wenn die initiierende Aktion delegiert wird, wird die Zeitzone des delegierenden Mitarbeiters und nicht die Zeitzone des Stellvertreters verwendet.
    3. Wenn eine Benachrichtigung an eine Person gesendet wird, wird die Zeitzone dieser Person verwendet.
    4. Wenn die Person, die die Benachrichtigung erhält, keine Zeitzone hat, verwenden wir die Feldkonfiguration
      Standardzeitzone
       .

SMS-Nachrichten für benutzerdefinierte Benachrichtigungen

Wenn Sie SMS-Messaging in Ihrem Mandanten aktivieren und E-Mail, mobile Push-Benachrichtigungen und SMS Übermittlungskanäle für benutzerdefinierte Benachrichtigungen sind, werden Benachrichtigungen basierend auf der Konfiguration in der Workflow-Benachrichtigungsaufgabe gesendet:
Konfiguration
Benachrichtigungen
In der Workflow-Benachrichtigungsaufgabe konfigurieren Sie Folgendes:
  • Felder
    Betreff
     und
    Text
     im Abschnitt
    E-Mail-Nachrichteninhalt
     oder in der
    Werteliste E-Mail-Vorlage überschreiben
     .
  • Abschnitt
    SMS-Nachrichteninhalt
Workday sendet:
  • Eine E-Mail
  • Eine mobile Push-Benachrichtigung.
  • Eine SMS-Nachricht.
Workday generiert die SMS-Nachricht basierend auf dem Inhalt, der im Abschnitt
SMS-Nachrichteninhalt
 konfiguriert wurde. Workday verwendet dieselbe Sprache und dasselbe Gebietsschema wie die E-Mail-Nachricht.
In der Workflow-Benachrichtigungsaufgabe konfigurieren Sie Folgendes nicht:
  • Felder
    Betreff
     und
    Text
     im Abschnitt
    E-Mail-Nachrichteninhalt
     .
  • Werteliste
    E-Mail-Vorlage überschreiben
     .
  • Abschnitt
    SMS-Nachrichteninhalt
Workday sendet:
  • Eine E-Mail mit statischen Inhalten und ohne E-Mail-Text.
  • Eine mobile Push-Benachrichtigung.
In der Workflow-Benachrichtigungsaufgabe haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Konfigurieren Sie die Felder
    Betreff
     und
    Text
     im Abschnitt
    Inhalt der E-Mail-Nachricht
     oder in der
    Werteliste E-Mail-Vorlage überschreiben
     .
  • Konfigurieren Sie nicht den Abschnitt
    SMS-Nachrichteninhalt
     .
Workday sendet:
  • Eine E-Mail
  • Eine mobile Push-Benachrichtigung.
In der Workflow-Benachrichtigungsaufgabe haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Konfigurieren Sie nicht die Felder
    Betreff
     und
    Text
     im Abschnitt
    E-Mail-Nachrichteninhalt
     oder in der
    Werteliste E-Mail-Vorlage überschreiben
     .
  • Konfigurieren Sie den Abschnitt
    SMS-Nachrichteninhalt
     .
Workday sendet:
  • Eine mobile Push-Benachrichtigung.
  • Eine SMS-Nachricht.
Workday generiert die SMS-Nachricht basierend auf dem Inhalt, der im Abschnitt
SMS-Nachrichteninhalt
 konfiguriert wurde. Workday verwendet dieselbe Sprache und dasselbe Gebietsschema wie die E-Mail-Nachricht.
Wenn Sie ein Berichtsfeld in der SMS-Nachricht verwenden, auf das der Empfänger keine Sicherheitsberechtigung hat, wird in der Benachrichtigung
Nicht verfügbar
 anstelle des Berichtsfeldwerts angezeigt.
Workday generiert den Inhalt der SMS-Nachricht mit derselben Sprache und demselben Gebietsschema wie für die E-Mail-Nachricht.
Workday erstellt kein Benachrichtigungsereignis, wenn der Empfänger kein Opt-in für die Übermittlung seiner Mobiltelefonnummer gesetzt hat. Wenn Benutzer kein Opt-in für SMS für ihre Mobiltelefonnummer setzen, senden wir SMS nur mit einer Routing-Regel. Workday sendet die SMS-Nachricht nicht und auf der Seite
„Benachrichtigungen
 “ des Benutzers wird keine Benachrichtigung angezeigt.