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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-11-01
Überlegungen zum Setup: Anforderungen

Überlegungen zum Setup: Anforderungen

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Anforderungen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
  • Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
  • Wie sie sich in Workday einfügt.
  • Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
  • Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
  • Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Oberster Prozess:
  • Administratoren können mehrere Anforderungsarten mit unterschiedlichen Schritten und Genehmigern erstellen.
  • Benutzer initiieren Anträge und können Anträge im Auftrag einer anderen Person initiieren.
  • Prüfer können von Benutzern initiierte Anträge prüfen und bei Bedarf vor dem Abschlussschritt Änderungen an den Anträgen vornehmen.
  • Prozessbenutzer implementieren Anforderungen, indem sie Lösungen für geschlossene Anforderungen genehmigen, schließen und festlegen.
Mit dem Geschäftsprozess
Anforderung
 können Sie benutzerdefinierte Anforderungsprozesse einrichten, die Benutzer initiieren und Administratoren in Workday verfolgen. Sie erstellen verschiedene Antragsprozesse, indem Sie definieren, wer die Anträge stellt, prüft, genehmigt und abschließt. Wenn der Prozess abgeschlossen ist, erhalten Sie einen Datensatz mit diesen Informationen.
Ein Antrag für sich selbst ändert nichts. Es ist eine Aufforderung zum Ausführen einer Aktion.

Vorteile und Nutzen

Sie können:
  • Definieren Sie Ihre eigenen Anforderungsarten und Prozessflüsse.
  • Konsolidieren Sie die Antragsprozesse in der gesamten Organisation und eliminieren Sie die Übermittlung von Anträgen per E-Mail, Durchgeben usw.
  • Verfolgen Sie die Initiierungs-, Prüfungs-, Genehmigungs-, Implementierungs- und abschließenden Verifizierungsprozesse für Ihre Anträge.
  • Prüfen Sie die Geschäftsprozesshistorie
    Anforderung
     auf abgeschlossene Anforderungen.
  • Die Anforderung im Audit-Trail für dieses Geschäftsobjekt anzeigen, wenn die Anforderung einem Workday-Geschäftsobjekt zugeordnet ist.
  • Konfigurieren Sie den Sicherheitszugriff, die Schritte und die Stufen für erforderliche Genehmigungen.

Anwendungsfälle

Sie können die Prozesse Ihrer Organisation für Anträge und Änderungen konsolidieren, indem Sie die Geschäftsprozesse
Anforderung
 konfigurieren. Mitarbeiter können dann neue Ressourcen oder Änderungen an vorhandenen Ressourcen beantragen, z. B.:
  • Geschäftsprozesse
  • Tätigkeitsbeschreibungen.
  • Learning-Kurse
  • Büroausstattung.
  • Organisationen.
  • Berichte.
  • Sicherheitsgruppen.
  • Zugriff auf Systemkonten
Sie können Anforderungen im Auftrag von einer anderen Person initiieren, z. B.:
  • Übermitteln Sie einen Antrag auf Rückkehr ins Büro für einen Mitarbeiter.
  • Fordern Sie Sicherheitszugriff oder Rollen für eine andere Person an.
  • Übermitteln Sie einen Antrag für eine Abteilung im Auftrag eines Managers, Personalleiters oder Abteilungsleiters.
  • Übermitteln Sie HR-bezogene Anträge für einen Mitarbeiter.

Fragestellungen

  • Welche Anforderungsprozesse soll Workday bearbeiten?
  • Wie lauten die Anforderungsprozessdetails für Ihre Anforderungsprozesse, z. B.:
    • Wer kann einen Antrag stellen?
    • Wer kann einen Antrag genehmigen?
    • Wer soll einen Antrag erfüllen?
    • Wie möchten Sie die Anträge verfolgen und auditieren?
    • Gibt es Informationen, die ich erfassen möchte?

Empfehlungen

Um Ihr Setup zu vereinfachen, beachten Sie Folgendes:
  • Verwenden Sie eine regelbasierte
    Geschäftsprozessdefinition
     Anforderung für jede von Ihnen verwendete Anforderungsart. Auf diese Weise erstellen Sie unabhängige Prozessflüsse für verschiedene Anforderungsarten.
  • Konfigurieren Sie das Worklet
    Anforderungen
     im Dashboard „Home“, um relevante Aufgaben und Berichte anzuzeigen und so die Benutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit zu verbessern.
  • Konfigurieren Sie eine Anforderungsart, damit Benutzer Anforderungen im Auftrag einer anderen Person mit einer Mitarbeiter- oder Nicht-Mitarbeiter-Rolle initiieren können, z. B. eines Studenten oder Extended Enterprise-Lernenden. Bei Bedarf können Sie die Konfiguration ändern, auch nachdem eine Anforderung initiiert wurde, der die Anforderungsart zugeordnet ist.
Um Redundanzen bei Fragebögen zu vermeiden, empfiehlt Workday zu konfigurieren, ob das Feld
Anfrage beschreiben
 in Anforderungsarten für Benutzer angezeigt wird. Mit dieser Aktion können Sie steuern, was den Benutzern in ihrem Anforderungsformular angezeigt wird, wenn sie den Geschäftsprozess
Anforderung
 ausführen.

Anforderungen

  • Der Aktionsschritt
    Anforderung prüfen
    muss immer vor dem Abschlussschritt in einem
    Anforderungsgeschäftsprozess
    stattfinden.
  • Der Aktionsschritt
    Anforderung schließen
     muss immer der Abschlussschritt in einem
    Anforderungsgeschäftsprozess
     sein.

Einschränkungen

  • Nur die Anforderungsinitiatoren und -prüfer können Anforderungsinhalte ändern.
  • Sie können Anträge nur mit den Geschäftsobjekten verknüpfen, die Workday anzeigt, wenn Sie eine Anforderungsart erstellen.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
Anforderung
 und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „System“.
Der Geschäftsprozess
Anforderung
 definiert den Mitarbeiter als Initiator des Geschäftsprozesses
Anforderung
 . Wenn Sie die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie konfigurieren und Folgendes auswählen, geschieht Folgendes:
  • Das Kontrollkästchen
    Kommentare für Person ausblenden
     : Der Mitarbeiter kann auf dem Register
    Prozess
     des
    vollständigen Prozessdatensatzes
     keine Kommentare anzeigen, die er nicht eingegeben hat.
  • Das Kontrollkästchen
    Details für Person ausblenden
     : Der Mitarbeiter kann keine Geschäftsprozessdetails anzeigen.
Wenn Sie die Kontrollkästchen aktivieren, zeigt Workday für Nicht-Mitarbeiter (z. B. Integrationsbenutzer oder Implementierer), die Zugriff auf das Ereignis haben, Kommentare oder Details eines Anforderungsereignisses an.
Das Kontrollkästchen
Details für Person
 ausblenden überschreibt das Kontrollkästchen
Kommentare für Person ausblenden
 . Das heißt, wenn Sie nur das Kontrollkästchen
Details für Person ausblenden
 aktivieren, blendet Workday sowohl Kommentare als auch Details des Ereignisses aus.
Machen Sie sich mit segmentbasierten Sicherheitsgruppen und segmentierter Sicherheit vertraut und legen Sie fest, wie Sie den Zugriff auf Anforderungsarten für Mitarbeitergruppen beschränken möchten.
Wenn Sie Sicherheit für eine Anforderungsart konfigurieren, können Sicherheitsgruppen, die Sie für das Feld
Alle anzeigen
 auswählen, alle Ereignisdetails für Anforderungen dieser Anforderungsart anzeigen.
Konfigurieren Sie folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“.
Domänen
Überlegungen
Einrichten: Anforderungen
Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Anforderungsarten erstellen und anzeigen.
Selfservice: Requests
Über diese Domäne gesicherte Benutzer können ihre Anträge und Anforderungsarten anzeigen.
Anzeigen: Anforderungen
Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Anforderungen anzeigen.
Set Up: Request Type Security Segments
Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Sicherheitssegmente für Anforderungsarten erstellen.
Berichte: Anforderungen
Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Berichte zu Anforderungen anzeigen.

Geschäftsprozesse

Business Process Administrators können mehrere Schritte zu einer Geschäftsprozessdefinition
Anforderung
 hinzufügen, einschließlich Genehmigungen oder zusätzlicher Fragebögen. Workday leitet Anforderungsschritte gemäß der Organisation des Anforderungsinitiators weiter. Beispiel: Workday leitet einen Schritt an den HR Partner des Initiators und nicht an den Betreff der Anforderung weiter.
  • Wenn Sie für eine Anforderungsart keine regelbasierte
    Geschäftsprozessdefinition
     Anforderung erstellen, verwendet Workday die Standard-Geschäftsprozessdefinition
    Anforderung
     .
  • Wenn Sie eine regelbasierte Geschäftsprozessdefinition
    Anforderung
     konfigurieren, können Sie eine Hierarchie von Bedingungsregeln erstellen, die bestimmt, welche Geschäftsdefinition
    Anforderung
    Workday ausführt.

Reporting

Berichte
Überlegungen
Meine Anforderungen
Zeigt alle vom Benutzer initiierten Anforderungen an.
Alle Anforderungen
Zeigt alle in Workday initiierten Anforderungen an.
Meine letzten Anforderungen
Zeigt offene und abgeschlossene Ereignisse an, die in den letzten 7 Tagen vom Benutzer initiiert wurden.
Anforderungen in Bearbeitung
Zeigt alle derzeit laufenden Anforderungsgeschäftsprozesse an.
Anforderungen in meinem Auftrag übermittelt
Zeigt alle Anforderungen an, die von einer anderen Person im Auftrag des Benutzers initiiert wurden. Es werden Informationen angezeigt, z. B. folgende:
  • Abschlussdatum und Initiierungsdatum.
  • Status und Lösung.
Anforderungsarten anzeigen
Zeigt die Anforderungsarten an, auf die der Benutzer zugreifen kann.
Sie können die folgenden Berichtsdatenquellen in Ihren benutzerdefinierten Berichten verwenden:
  • Alle Anforderungen
  • Meine Anforderungen
  • Anforderungsarten
  • Anforderungen in meinem Auftrag
Die Einstellung
"Anzeige der Anforderungsbeschreibung"
 hat keine Auswirkungen auf Ihre Berichte und das Feld
"Beschreibung der Anforderung"
 wird weiterhin in Ihren Berichten angezeigt.

Integrationen

Keine Auswirkungen.

Beziehungen und Touchpoints

Keine Auswirkungen.