Überlegungen zum Setup: Payroll und Benefits
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Workday Payroll und Workday Benefits dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Wenn Workday Payroll und Workday Benefits zusammen verwendet werden, können Sie eine Integration der Zusatzleistungen für Mitarbeiter und den zugehörigen Kosten vornehmen. Außerdem haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Definieren Sie Zusatzleistungspläne.
- Konfigurieren Sie Entgeltabrechnungen für Bezüge und Abzüge von Zusatzleistungen.
- Integrieren Sie Drittanbieter von Zusatzleistungen zur Verwaltung von Beitragsbeträgen.
In diesem Thema wird nur die Interaktion von Workday Payroll mit Workday Benefits beschrieben. Es wird nicht darauf eingegangen, wie Cloud Connect for Third-Party Payroll (CCTPP) mit Workday Benefits interagiert.
Vorteile und Nutzen
Reduzieren Sie das Risiko von Fehlern bei manuellen Eingaben, indem Sie mit Workday die neuesten Werte automatisch aus Benefits in Payroll übernehmen.
Konfigurieren Sie Sicherheitsrichtlinien, um zu verhindern, dass unbefugte Benutzer vertrauliche Zusatzleistungs- und Entgeltabrechnungsdaten anzeigen.
Anwendungsfälle
- Verarbeiten Sie 401(k)-, HSA- und FSA-Beiträge über Payroll.
- Verarbeiten Sie Gutschriften und Zuschläge für Zusatzleistungspläne über Payroll.
- Ziehen Sie die Kosten von Zusatzleistungsplänen für Krankenversicherungen und Versicherungen über Payroll ab.
- Konfigurieren Sie den zweiwöchentlichen Abrechnungszeitplan für 26 Gehaltsabrechnungen pro Jahr, wobei Abzüge für HSA und FSA zweimal im Monat erfolgen.
- Koordinieren Sie die Änderungen von Zusatzleistungen für Abwesenheitsübergänge von kurzfristiger zu langfristiger Behinderung.
- Verarbeiten Sie Zusatzleistungsänderungen, die sich aus Gehaltsänderungen ergeben.
- Schreiben Sie Mitarbeiter automatisch in einen Zusatzleistungsplan basierend auf Selektionsregeln ein.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Müssen Sie Abzugsgrenzwerte auf Zusatzleistungsbeträge anwenden? | Wenn Sie einen Abzugsgrenzwert auf Zusatzleistungsbeträge anwenden müssen, konfigurieren Sie diesen Grenzwert in Payroll. Beispiel: Staatlich festgelegte Grenzwerte für Rentenpläne oder HSA-Pläne.
Wenn Sie nicht Workday Payroll verwenden, legen Sie zusammen mit Ihrem Entgeltabrechnungsanbieter Grenzwerte fest. |
Müssen Sie einen neuen Abzug oder Bezug erstellen? Oder können Sie einen vorhandenen wiederverwenden? | Wenn sich Ihre Zusatzleistungspläne ändern, können Sie Bezüge und Abzüge wiederverwenden.
Entfernen Sie nicht das Mapping zwischen einem alten Zusatzleistungsplan und dem zugehörigen Bezug oder Abzug. Wenn Sie das Mapping für einen Mitarbeiter mit einem unterstützten Rückrechnungsereignis entfernen, versucht Workday, alle jemals für den Mitarbeiter berechneten Abzüge in der Rückrechnung rückgängig zu machen. Workday empfiehlt Ihnen, das Mapping des alten Plans mit den Abzügen beizubehalten. Sie können den Zusatzleistungsplan aus dem Zusatzleistungsplanjahr entfernen. Wenn Sie einen neuen Plan erstellen, mappen Sie ihn als aktiven Plan mit den Abzügen. |
Gibt es Überschneidungen zwischen Ihren wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Entgeltabrechnungen am Ende des Jahres? | Workday verarbeitet automatisch einen Abzug, wenn das Enddatum der Abrechnungsperiode mit dem Beginn des Abzugs übereinstimmt oder danach liegt.
Um zu verhindern, dass Workday Abzugssätze für Zusatzleistungen aus dem falschen Jahr verwendet, müssen Sie möglicherweise ändern, wie Workday den Beginn des Abzugs anwendet. Wenn Sie Abzüge in der Entgeltabrechnung erstellen oder bearbeiten, können Sie die Deckung oder die Kosten zum Zahlungsdatum auswählen. Workday verarbeitet den Abzug, wenn das Zahlungsdatum mit dem Beginn des Abzugs übereinstimmt oder danach liegt. Workday berücksichtigt nicht, in welcher Abrechnungsperiode der Abzug beginnt. |
Möchten Sie, dass Workday die endgültige Gehaltsabrechnung an das jährliche Abzugsziel des Mitarbeiters für HSA und FSA anpasst? | Sie können eine Zusatzleistungsgruppe so konfigurieren, dass Workday Payroll Abzüge in der letzten Abrechnungsperiode an die Jahresziele anpasst.
Um die abschließende Gehaltsabrechnung anzupassen, müssen Sie den Abzug so konfigurieren, dass er in der letzten Abrechnungsperiode dieses Jahres erfolgt. So aktivieren Sie diese Option für die Abzugsanpassung:
|
Müssen Sie das DSN-Reporting für Frankreich verwalten? | Sie können Workday Payroll for France verwenden, um Informationen zu Zusatzleistungen im DSN-Reporting zu deklarieren. Dazu müssen Sie folgende Schritte durchführen:
Um ein korrektes DSN-Reporting zu gewährleisten, sollten Sie beim Einrichten von Krankenversicherungsplänen einen Abzug nicht mit mehr als einem Krankenversicherungs-Zusatzleistungsplan mappen, der in einer DSN als Vorsorge gemeldet wird. Verwenden Sie den Plan, den Sie als obligatorische Deckung im Fall von Krankheit oder Behinderung in einer DSN melden. |
Haben Sie Mitarbeiter in Irland oder im Vereinigten Königreich? | Nach den irischen und britischen Vorschriften müssen Sie einen Rentenplan für Mitarbeiter bereitstellen, die bestimmte Kriterien erfüllen.
Sie können Selektionsbeurteilungen in Payroll mit einem Rentenplan in Benefits kombinieren. Basierend auf den Beurteilungsergebnissen können Sie auswählbare Mitarbeiter in den Plan einschreiben. |
Werden 401(k)-Beiträge für US-Mitarbeiter abgeglichen? | Sie können festgelegte Beiträge im Zusatzleistungsplan konfigurieren. Wenn Sie einen Abgleich für Arbeitgeber basierend auf den Mitarbeiterbeiträgen berechnen, richten Sie die Berechnung für den Entgeltabzug ein. |
Ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, regelmäßig einen Teil ihrer Vergütung in einen externen Zusatzleistungsplan einzuzahlen oder als Spende an eine Wohltätigkeitsorganisation zu übermitteln? | Unter Umständen ist nicht sinnvoll, einen Zusatzleistungsplan bereitzustellen, wenn dieser z. B. nur für einige wenige Mitarbeiter anwendbar wäre. In diesem Fall bietet Workday alternative Funktionalitäten, mit denen Mitarbeiter freiwillige Abzüge oder flexible Zahlungen beantragen können.
Beispiel: Ein Mitarbeiter möchte an eine bestimmte wohltätige Organisation spenden oder ein vom Unternehmen bereitgestelltes Darlehen für Umzugskosten zurückzahlen. |
Wann sollen die Entgeltabzüge für einen Zusatzleistungsplan beginnen und enden? | Sie können Regeln für Einschreibungsereignisse einrichten, um anzugeben, wann Entgeltabzüge beginnen oder enden sollen. Sie können angeben, wann Abzüge von der Vergütung eines Mitarbeiters erfolgen sollen, indem Sie Folgendes konfigurieren:
Workday behält nur Abzüge für Mitarbeiter ein, die von einem Plan abgedeckt werden. Es wird die Kombination aus dem Beginn der Deckung und dem Beginn des Abzugs verwendet, um zu bestimmen, wann der erste Abzug erfolgt. Ebenso können Sie konfigurieren, wann die Entgeltabzüge gestoppt werden sollen, und zwar basierend auf diesen Angaben:
|
Empfehlungen
- Performance
- Workday empfiehlt zur Optimierung der Performance, nur die Mindestanzahl von Bezügen und Abzügen zu erstellen.Um die Performance zu maximieren, richten Sie Bezüge und Abzüge nach genauen Kriterien für eine optimierte Abrechnungsverarbeitung ein. Verwenden Sie bestimmte Selektionskriterien, damit Workday Berechnungen nur für zutreffende Mitarbeiter sowie Abrechnungs- und Zusatzleistungsgruppen ausführt.
- Auswahlkriterien
- Um mögliche Berechnungsabweichungen zu vermeiden, empfiehlt Workday, dass Sie beim Erstellen von Regeln für die folgenden Vorgänge dieselben Auswahlkriterien verwenden:
- Einschreiben von Mitarbeitern in einen Plan in Workday Benefits.
- Berechnen von Mitarbeiterbeiträgen in Workday Payroll.
- Globale Entgeltabrechnung und Zusatzleistungen
- Workday empfiehlt Ihnen, Workday Benefits zur Integration mit Workday Payroll zu verwenden.Workday Payroll für Kunden in Großbritannien, die keine Lizenz für Workday Benefits haben, können eingeschränkte Zusatzleistungs-Features für das Setup der automatischen Einschreibung für die UK-Pension verwenden.Bei der Berechnung der Entgeltabrechnung mit Workday Payroll for France empfiehlt Workday die Verwendung erweiterter Lookup-Tabellen, um Zusatzleistungssätze zu speichern, die den Plananforderungen entsprechen.
- HSA und FSA
- Um die Einschreibung und die Abzugskonfigurationen für HSA-Nachholpläne zu vereinfachen, empfiehlt Workday, dass Arbeitgeber für jede der folgenden Altersgruppen einen separaten Plan erstellen:
- Mitarbeiter unter 55 Jahren.
- Mitarbeiter ab 55 Jahren.
- Wenn Sie einen anderen Abzugszeitplan als das Abrechnungsintervall verwenden, verwenden Sie sowohl die Überschreibung als auch die benutzerdefinierte Zeitplanung in Payroll, um korrekte Abzüge zu sicherzustellen. Beispiel: Sie verwenden einen zweiwöchentlichen Abrechnungszeitplan für 26 Gehaltsabrechnungen pro Jahr, wobei Abzüge für HSA und FSA zweimal im Monat erfolgen.
- Bezüge und Abzüge für Zusatzleistungen
- Workday empfiehlt Ihnen, einen Zusatzleistungsplan nicht aus Bezügen und Abzügen zu entfernen. Diese Änderungen können zu einer Über- oder Unterzahlung vorheriger Abzüge oder zu einem Pauschalabzug führen. Entfernen Sie stattdessen den Zusatzleistungsplan aus dem Planjahr.Beispiel: Sie entfernen einen alten Zusatzleistungsplan aus dem Abzug und fügen den neuen Plan hinzu. Wenn Sie Rückrechnungen ausführen, berechnet Workday alle vorherigen Abzüge für den Mitarbeiter neu und versucht, diese rückgängig zu machen, was zu falschen Berechnungswerten führt.
- Ziehen Sie in Betracht, HSA- und FSA-Pläne aus Rückrechnungen auszuschließen. Unerwünschte Rückrechnungen können nach Planänderungen auftreten oder wenn ein Mitarbeiter sein Jahresziel erreicht.
- Vermeiden Sie die Verwendung von Zusatzleistungsplänen, die mitNicht verwendengekennzeichnet sind. Benefits Administrators können Zusatzleistungspläne mit diesem Label markieren, um veraltete Zusatzleistungspläne basierend auf einem Gültigkeitsdatum auszublenden. Die WertelisteZusatzleistungsplanwird auf dem RegisterOhne Gültigkeitsdatumfür folgende Aufgaben angezeigt:
- Abzug erstellen.
- Gutschrift erstellen.
- Workday hängt das Gültigkeitsdatum zukünftiger Zusatzleistungspläne an das LabelNicht verwendenan.
Anforderungen
Richten Sie Ihre Zusatzleistungspläne ein, bevor Sie die zugehörigen Bezüge und Abzüge erstellen.
Wenn Sie das DSN-Reporting verwalten, geben Sie die Gruppenpolicennummer aus dem Zusatzleistungsplan und die Anbieter-ID an.
Einschränkungen
- Workday Payroll unterstützt kein Gültigkeitsdatum für Abzüge und Bezüge. Stattdessen können Sie mit Workday Benefits ein Gültigkeitsdatum zwischen Zusatzleistungsplänen und Abzügen und Bezügen erfassen.
- Um zu vermeiden, dass eine rückwirkende Entgeltberechnung verarbeitet wird, können Sie Pläne folgendermaßen so einrichten, dass sie nach einem bestimmten Datum nicht mehr für Mitarbeiter verfügbar sind:
- Selektionsregeln für Zusatzleistungen.
- Planjahrdefinitionen.
- Workday Payroll für Großbritannien unterstützt keine automatische Renteneinschreibung in früheren Abrechnungsperioden. Wenn Sie die Entgeltabrechnung nachträglich durchführen, können Sie entweder das Feature für die automatische Renteneinschreibung deaktivieren oder den Prozess überwachen und die erforderlichen Anpassungen vornehmen.
- Workday Payroll for Australia unterstützt keine mit Workday Benefits konfigurierte Rentenfonds.
Mandanten-Setup
Um zulässige YTD-Entgeltabrechnungsbeiträge zu bestimmen, können Sie eine zusätzliche Option für das HSA-Deckungsziel in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - HCM
auswählen. Mit dieser Option können Sie auch Familien- oder individuelle IRS-Limits in Workday Payroll für das zusätzliche Deckungsziel konfigurieren.Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Manage: Benefits for Organizations im funktionalen Bereich „Benefits“. | Ermöglicht das Erstellen von Zusatzleistungsgruppen. |
Set up: Benefits im funktionalen Bereich „Benefits“. | Ermöglicht das Erstellen von Zusatzleistungsplänen und die Einrichtung von Einschreibungen. |
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Ermöglicht das Erstellen und Ändern von Bezügen und Abzügen. |
Set Up: Tenant Setup - HCM im funktionalen Bereich „Systems“. | Ermöglicht das Aktivieren der mobilen App für Benefits und die Konfiguration von Mandantenoptionen. |
Sie können es dem Benefits Administrator und dem Benefits Partner ermöglichen, Abzüge von Zusatzleistungsplänen für Mitarbeiter anzuzeigen. Sie können die segmentierte Sicherheit auf benutzerdefinierte Berichte basierend auf den folgenden segmentierten Datenquellen anwenden:
- Earning/Deduction Payroll Balances for Organization
- Earning/Deduction Payroll Balances for Worker
- Earning/Deduction Payroll Results for Organization (As of Sub Period End Date)
- Earning/Deduction Payroll Results for Organization, Worker, Period and Date Range (As of Sub Period End Date)
- Earning/Deduction Payroll Results for Worker (As of Sub Period End Date)
Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse | Überlegungen |
|---|---|
Zusatzleistungen ändern
| Fügen Sie diesen als Schritt zu anderen Geschäftsprozessen hinzu, z. B. Tätigkeit ändern oder Austritt . Startet den Geschäftsprozess Zusatzleistungen ändern für Lebensereignis , der die Bedingungsregel Bei Auswirkungen auf Zusatzleistungen für Mitarbeiter verwendet, um zu bestimmen, ob ein Zusatzleistungsereignis erstellt werden soll. |
Zusatzleistungen ändern für Lebensereignis
| Ermöglicht Benutzern das Ändern von Zusatzleistungen für Lebensereignisse, einschließlich Geburten, Scheidungen und Beförderungen. |
Zusatzleistungen ändern für offene Einschreibung
| Ermöglicht es Ihnen, eine Einschreibung für Zusatzleistungen zu öffnen. Sie können schrittspezifische Worklets über die möglichen Aktionen Geschäftsprozess > Zugehörige Worklets für Schritte verwalten in der Aufgabe Zusatzleistungen ändern für offene Einschreibung hinzufügen. |
Tätigkeit ändern
| Ermöglicht es Ihnen, die Stelle eines Mitarbeiters zu ändern, z. B. Beförderung oder Versetzung, was sich auf deren Zusatzleistungen auswirken kann. Sie können einen Schritt zum Starten des Geschäftsprozesses Zusatzleistungen ändern für Lebensereignis hinzufügen, um ein Zusatzleistungsereignis zu initiieren. |
Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Alle Abzüge
Alle Bezüge | Verwenden Sie diese Berichte, um Konfigurationen von Entgeltkomponenten zu prüfen, z. B. welchen Zusatzleistungsplan die Entgeltkomponente referenziert. |
Auswählbarkeit für Zusatzleistungen nach Zusatzleistungsgruppe
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Zusatzleistungsgruppen mit einem zukünftigen Datum anzuzeigen. |
DSN Benefits Contributions by Establishment | Verwenden Sie diesen Bericht, um die nach Zusatzleistungsplan und Population aggregierten Zusatzleistungsbeträge mit den aggregierten Entgeltbeträgen zu vergleichen. (Nur für das Reporting zu Déclaration Sociale Nominative (DSN) für Payroll Frankreich.) |
Ergebnisse der Selektionsregel für Zusatzleistungen anzeigen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um zu ermitteln, warum jemand eine Selektionsregel erfüllt oder nicht. Er kann bei der Behebung von Problemen mit Abzügen und Gutschriften hilfreich sein. |
Audit für Mitarbeiter in mehreren Zusatzleistungsgruppen anzeigen
| Verwenden Sie diese Aufgabe mit einem Gültigkeitsdatum, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nur für eine Zusatzleistungsgruppe auswählbar sind. Er kann bei der Behebung von Problemen mit Abzügen und Gutschriften hilfreich sein. |
Integrationen
Integration | Überlegungen |
|---|---|
Cloud Connect for Benefits
| Workday bietet Integrationsvorlagen für Leistungsanbieter über Cloud Connect for Benefits (CCB). |
Change Benefits
| Dieser Webservice lädt gewählte Zusatzleistungen für Mitarbeiter und Rentensparpläne. |
Einschreiben in Rentensparpläne
| Dieser Webservice lädt die gewählten Rentensparpläne der Mitarbeiter. Sie schreibt Mitarbeiter ein, aktualisiert vorhandene Auswahlen und überträgt vorherige Auswahlen, sofern sie nicht explizit geändert werden. |
Beziehungen und Touchpoints
Touchpoint | Überlegung |
|---|---|
Abwesenheit | Wenn Sie Urlaubspläne zur Verfolgung von Salden im Abwesenheitsmanagement konfigurieren, können Sie die Einheiten für genehmigten Urlaub im Rahmen der Berechnungen für Bezüge und Abzüge abrufen. Verwenden Sie Berechnungen für Abwesenheitskomponenten (ACRCs), um Abwesenheitspläne mit Bezügen und Abzügen zu verknüpfen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Abwesenheitspläne mappen, die sich auf Bezüge oder Abzüge für Entgeltabrechnungen oder Zusatzleistungen auswirken können. |
HCM – Personalbesetzung und Vergütung | Stellen Sie Daten bezüglich Mitarbeitern und Tätigkeiten für die Verarbeitung von Entgeltabrechnungen und Zusatzleistungen bereit, z. B.:
|
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.