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Dokumentation
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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Beispiel: Automatische Benachrichtigungen für Recruiting-Agenturbenutzer aktivieren

Beispiel: Automatische Benachrichtigungen für Recruiting-Agenturbenutzer aktivieren

In diesem Beispiel wird beschrieben, wie Sie Workday so konfigurieren, dass automatische E-Mail-Benachrichtigungen gesendet werden:
  • Wenn Sie ein Workday-Konto für einen Recruiting-Agenturbenutzer erstellen.
  • Wenn Sie eine Stelle auf der Karriere-Website der Recruiting-Agentur ausschreiben.
Als Recruiting Administrator für Global Modern Services (GMS) möchten Sie ein Workday-Konto für Alex, eine neue Mitarbeiterin bei einer externen Recruiting-Agentur, erstellen. Sie möchten ihr außerdem eine benutzerdefinierte E-Mail-Benachrichtigung mit ihren Anmeldedaten senden.
Außerdem möchten Sie alle Benutzer dieser Recruiting-Agentur benachrichtigen, wenn Sie eine Stelle auf ihrer Karrieresite ausschreiben.
Erstellen Sie in Workday die Recruiting-Agentur „GMS Recruiting: EMEA“.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
    .
    1. Wählen Sie im Abschnitt
      Standardeinstellungen für E-Mail
       in der Werteliste
      Standard-Standard-SMTP-Konfiguration
      Workday SMPT: Standard-SMTP-Konfiguration
       aus.
    2. Führen Sie im Abschnitt
      Einstellungen für Benachrichtigungsübermittlung
       folgende Schritte aus:
      • Wählen Sie das Register
        Geschäftsprozesse
        .
      • Aktivieren Sie in der Zeile
        Benachrichtigungen zu benutzerdefiniertem Geschäftsprozess
         das Kontrollkästchen
        Einstellungen für übergeordnete Benachrichtigungsart überschreiben
        .
      • Wählen Sie in der Werteliste
        Regel
         eine Routing-Regel aus, die
        E-Mail
         als Kanal und
        Sofort
         als Intervall für den E-Mail-Kanal aktiviert.
  2. In den möglichen Aktionen für die Geschäftsprozessdefinition
    Workday-Konto erstellen
     wählen Sie
    Geschäftsprozess
    Benachrichtigung hinzufügen
    .
    1. Geben Sie ein
      Gültigkeitsdatum
       ein.
    2. Wählen Sie
      Abgeschlossen
       in der Werteliste
      Triggern bei Status
      .
    3. Wählen Sie
      Recruiting-Agenturbenutzer für sich selbst
       in der Werteliste
      Gruppe(n)
       aus.
    4. Fügen Sie im Abschnitt
      Nachrichteninhalt
       einen Betreff und einen Text für die Benachrichtigungs-E-Mail hinzu:
      • Betreff
        : Neues Workday-Konto.
      • Text
        : Dies ist eine automatische Benachrichtigung, dass ein Workday-Konto für Sie erstellt wurde. Sie erhalten separate E-Mails mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort.
  3. Öffnen Sie die Aufgabe
    Recruiting-Agenturbenutzer erstellen
    .
    1. Wählen Sie im Feld
      Recruiting-Agentur
      GMS Recruiting - EMEA
      als Organisation des Recruiting-Agenturbenutzers aus.
    2. Geben Sie im Abschnitt
      Offizielle Namensdaten
       Folgendes ein:
      • Vorname
        : Alex
      • Nachname
        : Morgan
    3. Fügen Sie im Abschnitt
      Kontaktdaten
       eine neue
      E-Mail-Adresse
       hinzu und geben Sie Folgendes ein:
      • E-Mail-Adresse
        : alex.morgan@external-agency.com
      • Art
        : Geschäftlich
      • Bevorzugt (Geschäftlich)
        : Workday aktiviert dieses Kontrollkästchen automatisch
  4. In den möglichen Aktionen für den Agenturbenutzer wählen Sie
    Sicherheitsprofil "
    Workday-Konto erstellen"
    aus.
    1. Geben Sie „alex.morgan“ in das Feld
      Benutzername
       ein.
    2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Zufälliges Kennwort
       generieren.
  5. Öffnen Sie die Aufgabe
    Berechnetes Feld erstellen
    .
    Erstellen Sie ein berechnetes Feld, das alle Agenturbenutzer zurückgibt, die für die Agentur arbeiten.
    1. Geben Sie Folgendes ein:
      • Feldname
        : Agenturbenutzer für Recruiting-Agentur
      • Geschäftsobjekt
        : Stelle ausschreiben
      • Funktion
        : Zugehörige Instanzen aggregieren
    2. Klicken Sie auf
      OK
      .
    3. Geben Sie auf dem Register
      Berechnung
       Folgendes ein:
      • Quellfeld
        : Stellenausschreibungen - Vorgeschlagen
    4. Zu aggregierende Felder
      : Namen der Agenturbenutzer
    5. Klicken Sie auf
      Fertig
      .
  6. In den möglichen Aktionen für die Geschäftsprozessdefinition Stelle
    ausschreiben
     wählen Sie
    Geschäftsprozess
    Benachrichtigung hinzufügen
    .
    1. Wählen Sie ein
      Gültigkeitsdatum
       aus.
    2. Wählen Sie
      Abgeschlossen
       in der Werteliste
      Triggern bei Status
      .
    3. Wählen Sie in der Werteliste
      Empfänger
       den Wert
      Agenturbenutzer für Recruiting-Agentur
       aus.
    4. Fügen Sie im Abschnitt
      Nachrichteninhalt
       einen Betreff und einen Text für die Benachrichtigungs-E-Mail hinzu:
      • Betreff
        : Stellenausschreibung
      • Text
        : Dies ist eine automatische Benachrichtigung, dass eine neue Stelle auf Ihrer externen Karrieresite veröffentlicht wurde.
Wenn Sie das Konto von Alex erstellen, erhält sie die von Ihnen eingerichtete benutzerdefinierte E-Mail-Benachrichtigung sowie zwei vom System generierte E-Mails mit folgenden Inhalten:
  • Mit ihrem Benutzernamen
  • Mit dem zufälligen Kennwort
Agenturbenutzer einer bestimmten Agentur erhalten automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine Stelle auf ihrer Karrieresite ausgeschrieben wird.