Überlegungen zum Setup: Arbeitsverträge

Arbeitsverträge in Workday bieten eine hoch konfigurierbare Möglichkeit zur Verwaltung von Details für befristete und unbefristete Arbeitsverträge.

Sie können mühelos Verträge für Mitarbeiter verwalten, Dokumente für Verträge generieren und Berichte zu Vertragsdetails erstellen, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Sie können zudem Arbeitsverträge zur Steigerung der Effizienz und Reduzierung des manuellen Aufwands konfigurieren. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:

Konfigurieren Sie Warnungen, um Erneuerungen befristeter Verträge und die Dauer von Verträgen zu begrenzen.
Füllen Sie das Datum des Vertrags-Reviews für befristete Verträge aus.
Füllen Sie den Vertragsstatus in Geschäftsprozessen aus.

Sie können Arbeitsverträge für folgende Zwecke verwenden:

Erfassen Sie die voraussichtliche Beschäftigungsdauer eines Mitarbeiters und erstellen Sie Berichte dazu.
Erfassen Sie zusätzliche Daten für Ihre Anforderungen, indem Sie benutzerdefinierte Felder erstellen.
Generieren Sie Dokumente für Verträge, die Mitarbeiter in ihrem Mitarbeiterprofil anzeigen können.
Prüfen Sie befristete Verträge und erneuern oder beenden Sie einen Vertrag nach Bedarf.
Planen Sie ein Datum für den Vertrags-Review.
Erstellen Sie Regeln für die Erneuerung befristeter Verträge und die maximale kombinierte Vertragsdauer.

Fragen	Überlegungen
Prüfen und erneuern Sie befristete Arbeitsverträge?	Mit dem Geschäftsprozess Arbeitsvertrags-Review durchführen können Sie Verträge prüfen, erneuern oder beenden. Der Geschäftsprozess Arbeitsvertrags-Review durchführen wird nur für Mitarbeiter initiiert, deren letzter aktiver Arbeitsvertrag ein Review-Datum enthält. In Workday müssen Sie keine befristeten Verträge prüfen und erneuern.
Was sind Ihre Kriterien für die Regeln für befristete Arbeitsverträge?	Sie können Regeln einrichten, um eine maximale kombinierte Vertragsdauer und eine maximale Anzahl von Erneuerungen zu definieren sowie das Datum des Vertrags-Reviews für Mitarbeiter auszufüllen. Sofern Sie eine maximale kombinierte Vertragsdauer festgelegt haben, zeigt Workday eine Warnmeldung an, wenn Sie eine Vertragsdauer hinzufügen, die die maximale Vertragsdauer überschreitet. In Workday müssen Sie keine Regeln für Reviews und Erneuerungen von befristeten Verträgen definieren.
Welche Aktionen möchten Sie während des Vertrags-Reviews durchführen?	Sie haben folgende Möglichkeiten: Sie können einen unbefristeten Vertrag hinzufügen. Sie können einen befristeten Vertrag hinzufügen. Sie können die Tätigkeit des Mitarbeiters ändern, um die Tätigkeits- und Vertragsdetails zu aktualisieren. Sie können den Vertrag verlängern. Sie können den Vertrag beenden, indem Sie einen Mitarbeiteraustritt durchführen.
Müssen Sie Verträge für externe Mitarbeiter erstellen?	Arbeitsverträge sind nur für fest angestellte Mitarbeiter verfügbar. Sie können den Geschäftsprozess Externen Mitarbeiter unter Vertrag nehmen konfigurieren, um externe Mitarbeiter unter Vertrag zu nehmen.
Welche Anforderungen haben Sie an Vertrags-IDs?	Sie können Workday so konfigurieren, dass Arbeitsvertrags-IDs für neue Verträge berechnet werden. Eine Arbeitsvertrags-ID ändert sich aufgrund interner Versetzungen oder Vertragsumwandlungen nicht. Wenn Sie Berechnungen für die Arbeitsvertrags-ID konfigurieren, geschieht in Workday Folgendes: Für Verträge, die mit dem Geschäftsprozess Einstellung oder einem zugehörigen Webservice erstellt wurden, wird eine neue Vertrags-ID generiert. Für Verträge, die außerhalb des Geschäftsprozesses Einstellung erstellt wurden, aber innerhalb desselben Beschäftigungsverhältnisses, wird die Vertrags-ID aus dem vorherigen Vertrag kopiert. Beispiel: Tätigkeit ändern . Das Kopieren von Vertrags-IDs stellt die Kontinuität der Vertrags-IDs bei der Erstellung regulatorischer Berichte sicher, wie z. B. Déclaration Socials Nominative (DSN).

Workday empfiehlt Folgendes:

Konfigurieren Sie den Schritt
Arbeitsvertrag verwalten
für verfügbare Geschäftsprozesse, um Aktualisierungen zu optimieren.
Konfigurieren Sie den Schritt
Arbeitsvertrag verwalten
im Geschäftsprozess
Austritt
, um Verträge zu beenden und Vertragsüberschneidungen bei Wiedereinstellungen zu verhindern.
Fügen Sie zwei Schritte
Arbeitsvertrag verwalten
im Geschäftsprozess
Tätigkeit ändern
hinzu. Der erste Schritt beendet den bestehenden Arbeitsvertrag und der zweite Schritt fügt einen neuen Arbeitsvertrag hinzu.
Konfigurieren Sie landesspezifische lokalisierte Felder im Bereich „Personalbesetzung“ in der Aufgabe
Lokalisierungseinstellungen verwalten
, um Felder und Komponenten von Arbeitsverträgen zu aktivieren.
Prüfen Sie, ob der Vertrag befristet ist, bevor Sie Vertrags-Reviews durchführen.
Wählen Sie Tage aus, um die maximale kombinierte Vertragsdauer präziser zu definieren. Beispiel: Workday berechnet 52 Wochen als 364 Tage.
Testen Sie Selektionsregeln für Reviews und Erneuerungen von Arbeitsverträgen mit dem Bericht
Selektionsregel für globale Personalbesetzung testen
.

Um Arbeitsvertrags-Reviews und -Erneuerungen zu aktivieren, konfigurieren Sie das lokalisierte Feld

Arbeitsvertrag: Review

.

Sie können:

Fügen Sie Datumsangaben für den Vertrags-Review nur für Mitarbeiter hinzu.
Prüfen Sie jeden befristeten Vertrag und jede Vertragsverlängerung nur einmal.
Wählen Sie nur ein Datum für den Vertrags-Review im Webservice
Maintain Employee Contracts
aus. Der Webservice unterstützt aktuell nicht das Ausfüllen von Review-Daten aus Vertragsregeln.
Jeweils nur einen aktiven Vertrag für eine Tätigkeit konfigurieren, basierend auf dem Beginn und Ende des Vertrags.

In der Aufgabe

Lokalisierungseinstellungen verwalten

können Sie Workday so konfigurieren, dass basierend auf den DSN-Anforderungen eine Vertrags-ID für neue Verträge generiert wird.

In der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - HCM

haben Sie folgende Möglichkeiten:

Konfigurieren Sie einen Sequenzgenerator für Arbeitsvertrags-IDs.
Aktualisieren Sie das Feld
Enddatum des Beschäftigungsverhältnisses
automatisch für Mitarbeiter mit befristeter Anstellung, deren
Enddatum des Vertrags
sich ändert.

Sie können eingehende EIB-Integrationen (Enterprise Interface Builder) basierend auf folgenden Webservices erstellen, um benutzerdefinierte Felder für Arbeitsverträge hochzuladen, Arbeitsverträge zu verwalten und Vertragsregeln hochzuladen:

Edit Employee Contract Additional Data
Maintain Employee Contracts
Put Global Staffing Eligibility Rule
Put Maintain Employee Contract Rules for Country

Mit folgenden Webservices können Sie Arbeitsvertragsregeln abrufen:

Get Global Staffing Eligibility Rules
Get Maintain Employee Contract Rules for Country

Workday verwendet Arbeitsverträge in Payroll (FRA) für Entgeltberechnungen und das DSN-Reporting. Für das DSN-Reporting gelten folgende Anforderungen:

Mitarbeiter müssen während ihres gesamten Beschäftigungsverhältnisses einen gültigen Vertrag haben.
Die
Vertrags-ID
für den Vertrag muss von der Einstellung bis zum Austritt unverändert bleiben, auch wenn sich die Vertragsinformationen ändern.

Arbeitsverträge interagieren mit Workday Docs, um Dokumentvorlagen für Vertragsdokumente zu erstellen.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.