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Zuletzt aktualisiert: 2025-10-03
Schritte: Microsoft Outlook-Kalender für Learning konfigurieren

Schritte: Microsoft Outlook-Kalender für Learning konfigurieren

Sie können Kalendereinladungen erstellen, die automatisch mit Aktualisierungen des Kursangebots und Einschreibungsereignissen synchronisiert werden. Die Integration sorgt dafür, dass die Lernenden die neuesten Informationen in ihrem Kalender erhalten, da sie aktualisierte Einladungen erhalten, wenn sich das Kursangebot ändert. Wenn das Angebot abgebrochen wird oder der Teilnehmer sich vom Angebot abmeldet oder vom Angebot ausgeschlossen wird, erhält er eine E-Mail zum Abbruch.
Workday fügt die Kalenderintegration für vorhandene Kursangebote nicht rückwirkend hinzu. Darüber hinaus verhindert Workday, dass Sie den Dateityp „iCalendar“ (.ics) für Angebote herunterladen, die nach der Aktivierung des Features geplant wurden.
Die Kalenderintegration verarbeitet nur Kalenderereignisse, die in derselben Mandantenart erstellt wurden. Beispiel: Ereignisse, die für alte Kursangebote in einem Implementierungsmandanten erstellt wurden, werden nicht in Ihrem Produktionsmandanten erfasst. Workday empfiehlt, solche Kursangebote in der Produktion abzubrechen und neue Angebote zu erstellen oder die alten Angebote zu kopieren, bevor Sie Lernende einschreiben.
Workday empfiehlt beim Testen dieses Features in Nicht-Produktionsumgebungen Vorsicht, da Lernende richtige E-Mail-Einladungen erhalten.
Um Kalenderereignisse zu erstellen, benötigt die Integration ReadWrite-Zugriff auf ein einzelnes Postfach, das im Mandanten-Setup definiert wurde. Workday verwendet dies, um Kalenderereignisse an Lernende und Trainer zu senden.
Weitere Informationen finden Sie unter Anwendungszugriffsrichtlinie konfigurieren und Anwendungsberechtigungen auf bestimmte Exchange Online-Postfach beschränken, um Richtlinienregeln mithilfe von Microsoft PowerShell zu konfigurieren und den ReadWrite-Zugriff auf ein Postfach zu beschränken.
  1. Registrieren Sie die Learning-Integration in Microsoft Outlook.
  2. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Create Integration System User
     .
    Erstellen Sie einen Integrationssystembenutzer (ISU). Wir empfehlen,
    Learning_Integrations_User
     als Benutzernamen zu verwenden.
    Sicherheit: Domäne
    Integration Security
     im funktionalen Bereich „Integration“.
  3. Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - HCM
    .
    1. Aktivieren Sie im Abschnitt Learning das Kontrollkästchen
      Kalenderintegration aktivieren
       .
    2. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
      Learning-Kalenderintegration
       sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Kalenderanbieter
    Wählen Sie
    Microsoft Outlook-Kalender
    aus.
    Integrationssystembenutzer
    Wählen Sie den von Ihnen erstellten ISU.
    Sicherheit:
    Set Up: Tenant Setup - HCM
     im funktionalen Bereich „System“.
  4. Bei der Bearbeitung der Landingpage sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Type of Tenanted Security Group
    Wählen Sie
    Integration Security Group (Eingeschränkt)
     oder
    Integration Security Group (Uneingeschränkt)
    .
    Name
    Wir empfehlen die Verwendung von
    Learning_Integrations_Group
    .
    Weisen Sie Ihren ISU der von Ihnen erstellten Sicherheitsgruppe für das Integrationssystem zu.
  6. Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - HCM
     .
    Geben Sie im Abschnitt
    Learning
     Werte für diese Felder im Grid
    Parameter
     ein, um Ihre Nachrichtenvorlagen anzupassen. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, um folgende Werte zu erhalten:
    • Client-ID
    • Geheimer Client-Schlüssel
    • Postfach
    • Mandanten-ID
    Workday maskiert die Werte, die Sie für
    Client-ID
     und
    Geheimer Client-Schlüssel
     eingeben, wenn Sie diese Integration zum ersten Mal einrichten. Nach der Einrichtung zeigen wir nicht die vollständigen Werte an, um zusätzliche Sicherheit für diese vertraulichen Informationen zu bieten. Wir empfehlen Ihnen, für die Verwaltung Ihrer Einladungen ein neues Postfach einzurichten, da das Postfach möglicherweise ausgelastet werden könnte.
  7. Öffnen Sie die Aufgabe
    Nachrichtenvorlagen für Learning-Kalender verwalten
     .
    Erstellen und verwalten Sie Inhalte für Ihre Präsenztrainings, virtuellen Präsenztrainings und Vorlagen für Abbruchnachrichten.
    • Mit Workday können Sie Nachrichtenvorlagen auf Mandantenebene konfigurieren und diese auf alle E-Mail-Einladungen anwenden, die als Ergebnis dieser Integration generiert werden.
    • Die Integration wird erst ausgeführt, wenn Sie Nachrichtenvorlagen so konfiguriert haben, dass leere Kalendereinladungen nicht an Lernende gesendet werden.
    Sicherheit:
    Set Up: Learning Catalog
     im funktionalen Bereich „Learning Core“.
  • Trainer und eingeschriebene Teilnehmer erhalten dieselbe Version der Einladung. Teilnehmer können in Einladungen keine anderen Teilnehmer anzeigen.
  • Workday verwendet die Zeitzone des Lernenden, um Einladungen zu senden und diese korrekt in dessen Kalender anzuzeigen.
  • Workday sendet mit jedem E-Mail-Client E-Mail-Einladungen an Lernende.
  • Workday beschränkt die Teilnehmerzahl für einzelne Einladungen auf 500 und erstellt automatisch eine weitere Einladung, wenn Sie diesen Grenzwert erreichen. Sie können in 24 Stunden maximal 9.900 E-Mails generieren.
Öffnen Sie den Bericht
Learning-Kalenderintegration Status,
 um Folgendes anzuzeigen:
  • Ob die Integration gerade ausgeführt wird. Die Integration wird so eingestellt, dass sie alle 15 Minuten ausgeführt wird.
  • Die Anzahl der Einladungen, die in den letzten 24 Stunden gesendet wurden.
  • Die Anzahl der Einladungen, die in den letzten 24 Stunden ausgeführt wurden.
  • Zugehörige Kursangebote und Lerneinheiten für ausstehende Einladungen
Sie können diesen Bericht nur anzeigen, wenn Sie die Microsoft Outlook-Kalenderintegration für Ihren Mandanten aktivieren.