Konzept: Kalendernachrichtenvorlagen
Mit Kalendernachrichtenvorlagen in Workday können Sie die Benachrichtigungen anpassen, die Lernende und Trainer für Learning-Ereignisse erhalten. Sie bieten die Möglichkeit, wichtige Informationen konsistent und effizient zu kommunizieren und so das Learning-Erlebnis zu verbessern. Außerdem sparen Administratoren Zeit, indem der Benachrichtigungsprozess automatisiert wird. Durch die Bereitstellung klarer und informativer Nachrichten tragen Vorlagen zu einer positiveren und effektiveren Learning-Erfahrung bei.
Workday ermöglicht die Konfiguration von Nachrichtenvorlagen auf Mandantenebene und wendet sie auf alle E-Mail-Einladungen an, die aus der Integration von Microsoft Outlook und Google Kalender generiert werden. Workday stellt auch Standardnachrichten für die Vorlagen bereit. Sie können die Vorlagen so anpassen, dass bestimmte Informationen im E-Mail-Betreff und im E-Mail-Text angezeigt werden. Workday verwendet für Trainer und Lernende dieselben Vorlagen.
Mit Workday können Sie E-Mail-Vorlagen in verschiedenen Sprachen erstellen. Um eine Kalendereinladung in der angegebenen Sprache eines Kursangebots an Lernende zu senden, müssen Sie Folgendes tun:
- Geben Sie nur eine Sprache im Kursangebot an.
- Aktivieren Sie die Übersetzung von Nachrichtenvorlagen für die Kalenderintegration in Ihrem Mandanten.
- Erstellen Sie eine Nachrichtenvorlage in der Sprache des Kursangebots.
Workday übersetzt die Berichtsfelder nicht in die Sprache des Kursangebots. Workday empfiehlt, separate Kurse für jede Ihrer unterstützten Sprachen zu erstellen und den übersetzten Kurs auszuwählen, wenn Sie die Nachrichtenvorlage für die Übersetzung des Learning-Kalenders erstellen.
Workday führt die Integrationen von Microsoft Outlook und Google Kalender erst aus, wenn Sie Nachrichtenvorlagen konfiguriert haben. So wird verhindert, dass Sie leere Kalendereinladungen an Lernende senden.
Für Workday müssen Sie die Vorlage für Kalendernachrichten nicht neu konfigurieren, wenn Sie Ihre Integration von Microsoft Outlook in Google ändern oder umgekehrt.
Arten von Kalendernachrichtenvorlagen
Wenn ein Learning-Ereignis geplant oder geändert wird, verwendet Workday die entsprechende Vorlage, um eine Kalendereinladung zu generieren und an die relevanten Teilnehmer zu senden. Workday bietet verschiedene Arten von Kalendernachrichtenvorlagen für verschiedene Learning-Szenarien.
- Präsenztraining: Workday triggert diese Vorlage, wenn sich ein Lernender erfolgreich für eine Einschreibung mit Vor-Ort-Präsenzlerneinheiten einschreibt oder diese abmeldet und wenn Learning Administrators Einschreibungen mit Vor-Ort-Präsenzlerneinheiten abbricht. Workday triggert diese Vorlage auch, wenn Sie ein Kursangebot mit Vor-Ort-Präsenzlerneinheiten bearbeiten.
- Virtuelles Präsenztraining: Workday triggert diese Vorlage, wenn sich ein Lernender erfolgreich in eine Einschreibung einschreibt oder von einer Einschreibung mit virtuellen Präsenzlerneinheiten abmeldet und wenn Learning Administrators Einschreibungen mit virtuellen Präsenzlerneinheiten abbricht. Workday triggert diese Vorlage auch, wenn Sie ein Kursangebot mit virtuellen Präsenzlerneinheiten bearbeiten.
- Abbruch: Workday triggert diese Vorlage nur, wenn ein Kursangebot abgebrochen wird.
Sie können jede Vorlage so anpassen, dass sie relevante Details enthält, z. B. Zeit des Ereignisses, Standort und Trainerinformationen.
Wenn Sie die Kalendereinladung ablehnen, wird ein Student nicht aus dem Kursangebot ausgeschlossen. Studenten müssen sich manuell von Kursangeboten in Workday abmelden.
Workday triggert Nachrichtenvorlagen für Präsenztrainings oder virtuelle Präsenztrainings, wenn Sie folgende Felder in der Aufgabe
Kursangebot bearbeiten
aktualisieren:
- Weitere Informationen
- Name des Ad-hoc-Standorts
- Adresse des Ad-hoc-Standorts
- Raum an Ad-hoc-Standort
- Beschreibung
- Enddatum
- Trainer
- Reihenfolge der Lerneinheit
- Anmeldedetails
- Pflichtlerneinheit
- Kennwort
- Zeitzone
- Titel
- Startdatum
- URL des virtuellen Präsenztrainings
Beispiel: Wenn ein Lernender sich von einer virtuellen Präsenzlerneinheit abmeldet, sendet Workday eine Kalendereinladung mit dem Zusatz Abgebrochen zum
Betreff "
" und im Text
der E-Mail werden die für die virtuelle Präsenzlerneinheit festgelegten Informationen angezeigt.Wenn Sie berechnete Felder für die Nachrichtenvorlagen verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihr Integrationssystembenutzer (ISU) für die Learning-Kalenderintegration Zugriff auf die berechneten Felder hat. Wenn Ihr ISU keinen Zugriff auf Felder hat, werden diese nicht in der E-Mail angezeigt, die an die Lernenden und Trainer gesendet wird. Wenn Sie benutzerdefinierte berechnete Felder für die Vorlage für Kalendernachrichten verwenden möchten, müssen Sie berechnete Felder mit Learning-Administratorzugriff im Geschäftsobjekt „Lerneinheit aus trainergeführtem Angebot“ erstellen.
Neue und aktualisierte Kalendernachrichtenvorlagen
Workday wendet eine neue Vorlage nur auf neue Kursangebote an. Workday wendet eine neue Vorlage nur dann auf vorhandene Kursangebote an, wenn Sie die Kursangebote aktualisieren.
Workday wendet die aktualisierten Vorlagen auf Kursangebote an, wenn Sie Kursangebote bearbeiten. Außerdem sendet Workday eine aktualisierte Vorlage in E-Mails an bereits eingeschriebene Lernende und Trainer, wenn Sie ein Kursangebot aktualisieren, und nicht an Lernende, die sich nach der Aktualisierung einer Vorlage einschreiben oder von Einschreibungen abmelden.