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Zuletzt aktualisiert: 2025-10-31
Fakturierungszeitpläne für Zuwendungen erstellen

Fakturierungszeitpläne für Zuwendungen erstellen

  • Erstellen Sie eine Zuwendung, ohne einen Fakturierungszeitplan für die Zuwendung zu erstellen. Siehe: Zuwendungen erstellen.
  • Sicherheit: Domäne
    Process: Billing
     in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.
Workday verwendet den Fakturierungszeitplan für Zuwendungen, um zu bestimmen, wann und wie den Zuwendungssponsoren Ausgaben in Ihren Zuwendungspositionen in Rechnung gestellt werden. Sie müssen den Fakturierungszeitplan für eine Zuwendung erstellen und genehmigen, bevor Sie dem Sponsor die Zuwendung fakturieren können. Mit dem Fakturierungszeitplan für Zuwendungen können Sie Folgendes angeben:
  • Fakturierungsmethode, Intervall und Ratendetails
  • Akkreditiv-Inanspruchnahme-IDs
  • Meilensteinaufgaben, die abgeschlossen sein müssen, bevor Sie den Sponsor fakturieren können.
  • Zahlungsbedingungen und -art
  • Einbehaltsbedingungen.
  • Ob dem Sponsor in Raten oder nach Transaktionen fakturiert werden soll.
  • Welche Zuwendungspositionen mit dem Fakturierungszeitplan fakturiert werden sollen.
Der Fakturierungszeitplan bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, Raten anzupassen und zu generieren.
Um schnell mehrere Fakturierungszeitpläne derselben Art zu erstellen, können Sie eine Vorlage für einen Fakturierungszeitplan verwenden. Siehe: Vorlagen für Fakturierungszeitpläne für Zuwendungen erstellen.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Fakturierungszeitplan für Zuwendung erstellen
     .
  2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Zuwendung
    Sie können nur Zuwendungen mit mindestens einer Zuwendungsposition auswählen, die keinem Fakturierungszeitplan zugeordnet sind.
    Neuen Fakturierungszeitplan erstellen
    Erstellen Sie den Fakturierungszeitplan manuell.
    Vorlage für Fakturierungszeitplan für Zuwendung
    Wenn Sie einen Fakturierungszeitplan aus einer Vorlage erstellen, hat der Fakturierungszeitplan den Status „
    Entwurf
     “. Sie können den Entwurf bearbeiten, um den Zeitplan-Header anzupassen und Raten zu verwalten, bevor Sie ihn übermitteln.
  3. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Informationen zu Fakturierung und Zeitplan sind folgende Informationen
     zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Zeitplanart
    Wählen Sie eine
    Vorauszahlungsfakturierung,
     wenn Sie eine der folgenden Aktionen durchführen möchten:
    • Fakturieren Sie Zuwendungspositionen für Kostenerstattung nach Raten.
    • Aktivieren Sie den automatischen Verbrauch von Vorauszahlungsbeträgen für Erträge aus erstattungsfähigen Zuwendungen.
    Zeitplan gesperrt
    Sie können dieses Kontrollkästchen aktivieren, um die Fakturierung für alle Transaktionen im Fakturierungszeitplan zu stoppen.
    Fakturierungslimit
    Sie können in Fakturierungszeitplänen für
    Transaktionen
     ein Fakturierungslimit für Zuwendungserträge aus Kostenerstattungen festlegen.
    Geben Sie den maximalen Gesamtbetrag an, den Sie mit dem Fakturierungszeitplan fakturieren können. Wenn mehrere Zuwendungspositionen denselben Fakturierungszeitplan verwenden, werden die in jeder Zuwendungsposition fakturierten Beträge für dasselbe Fakturierungslimit angewendet.
    Wenn Sie im Fakturierungszeitplan keinen Fakturierungsgrenzwert festlegen, beschränkt Workday Ihren Fakturierungsbetrag basierend auf diesen Einstellungen im Zuwendungs-Header in der folgenden Reihenfolge:
    • Überschreibung für Fakturierungslimit.
    • Autorisierter Betrag, wenn Sie keine Überschreibung für das Fakturierungslimit angeben.
    Das Fakturierungslimit in einem Fakturierungszeitplan beschränkt nicht den Betrag, den Sie in einem Akkreditiv in Anspruch nehmen können.
    Verbrauch von Vorauszahlungssaldo aktivieren
    Wird angezeigt, wenn Sie einen Fakturierungszeitplan für erstattungsfähige Zuwendungspositionen mit einer Vorauszahlungsratenfakturierung erstellen.
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Ausgaben für die Kostenerstattung auf Vorauszahlungen anzuwenden. Es geschieht Folgendes:
    • Der erstattungsfähige Kostenbetrag wird vom Konto Abgegrenzter Ertrag belastet.
    • Sie werden dem Konto „Nicht fakturierte Forderung“ gutgeschrieben.
    Sie können die Buchungen für den Verbrauch von vorausbezahlten Salden in den Kundenrechnungen anzeigen.
    Nicht mehr als Gesamtratenbetrag fakturieren
    Wird angezeigt, wenn Sie einen Fakturierungszeitplan
    der Art Rate
     mit der Zeitplanart
    Vorauszahlungsfakturierung
     erstellen.
    Wenn Sie den
    Fakturierungszeitplan "Raten"
     mit einer Zuwendungsposition für Kostenerstattung verknüpfen, damit Kostenerstattungsausgaben die vom Sponsor gezahlten Raten verbrauchen können, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um sicherzustellen, dass Sie unabhängig davon keine Rechnungen über den Ratenbetrag erstellen ausgegebener Betrag.
    Wenn es gibt:
    • Wenn die Vorauszahlungssalden nicht ausreichen, generiert Workday eine teilweise fakturierte Kundenrechnung.
    • Keine weiteren Vorauszahlungssalden: Workday erstellt keine Sponsorrechnung für die Kostenerstattungstransaktion.
    Meilenstein
    Wird angezeigt, wenn Sie
    Rate
     aus der Werteliste
    Fakturierungsart
     auswählen.
    Wenn Sie eine Fakturierungsmeilensteinaufgabe zuweisen, gilt die Aufgabe für alle Raten im Fakturierungszeitplan. Um bestimmten Raten Fakturierungsmeilensteinaufgaben zuzuweisen, generieren Sie zunächst alle Raten und wählen Sie dann Fakturierungsrate Rate
    bearbeiten
    /Meilenstein/Gesperrt
     in den möglichen Aktionen für die Rate.
    Sie können Zuwendungsaufgaben als Fakturierungsmeilenstein konfigurieren, wenn Sie eine Zuwendungsaufgabenliste für die Zuwendung erstellen. Um Aufgaben für Fakturierungsmeilensteine auswählen zu können, muss Ihr Zuwendungskalender den Status „
    Entwurf
     “ haben.
    Fakturierungsmethode
    Wenn Sie Rate aus der
    Werteliste Fakturierungsart
    auswählen
     , können Sie angeben, wie und wann die Raten fakturiert werden sollen.
    Wenn Sie entweder
    Benutzerdefinierte
     oder
    Definierte
    Rate auswählen, können Sie die Ratentermine und -beträge auf der nächsten Seite weiter konfigurieren.
  4. Wenn die Zuwendung ein Akkreditiv enthält, können Sie den Abschnitt Akkreditivdetails anzeigen und
    ausfüllen. Dabei sind folgende Informationen zu
     beachten:
    Option Bezeichnung
    Akkreditiv
    Zeigt das Akkreditiv im Zuschlags-Header an.
    Akkreditiv-Inanspruchnahme-ID
    Um Akkreditive auf einer detaillierteren Ebene als die der Zuwendung in Anspruch zu nehmen, wählen oder erstellen Sie eine Inanspruchnahme-ID für den Fakturierungszeitplan.
    Wenn Sie in keinem der Fakturierungszeitpläne Ihrer Zuwendung eine Akkreditiv-Inanspruchnahme-ID zuweisen, können Sie Inanspruchnahmen auf Zuwendungsebene erfassen.
    Wenn Sie dem Fakturierungszeitplan eine Inanspruchnahme-ID zuweisen, können Sie Akkreditiv-Inanspruchnahmebeträge für Zuwendungspositionen im Fakturierungszeitplan anzeigen und anpassen.
    Sie können eine Vorschuss-ID mit einem oder mehreren Fakturierungszeitplänen für dieselbe Zuwendung verknüpfen.
    Sie können eine Vorschuss-ID nicht zu einem Fakturierungszeitplan hinzufügen, ändern oder löschen, wenn für dieselbe Zuwendung gerade ein anderer Geschäftsprozess für das Fakturierungszeitplanereignis in Bearbeitung ist.
    Verwenden Sie die Vorschuss-ID nur dann, wenn der Sponsor Sie auf eine detailliertere Weise als die Zuwendungsebene in Anspruch nehmen muss.
  5. Weisen Sie im Grid dem Fakturierungszeitplan mindestens eine Zuwendungsposition zu.
  6. Auf der Seite
    Fakturierungszeitplan
     anzeigen können Sie Teilaufgaben öffnen, um den Fakturierungszeitplan weiter zu definieren. Auf welche Teilaufgaben Sie zugreifen können, hängt von Ihrer Auswahl für
    "Fakturierungsart"
     und
    "Zeitplanart"
    ab. Die Teilaufgaben sind:
    Option Bezeichnung
    Zeitplan-Header bearbeiten
    Um Änderungen an Header-Informationen auf der Seite
    "Fakturierungszeitplan anzeigen"
     vorzunehmen, wählen Sie diese Unteraufgabe.
    Einbehaltsbedingungen bearbeiten
    Sie können den Prozentsatz und das Freigabedatum eines Einbehalts für erstattungsfähige Kosten oder feste Zuwendungspositionen angeben.
    Ratenbeträge definieren
    Wenn Sie
    Definierte Rate
     aus der
    Werteliste
     Fakturierungsmethode wählen, verwenden Sie diese Option, um den Betrag für die erste und die letzte Rate anzugeben. Workday teilt den Restbetrag auf die anderen Raten auf.
    Raten generieren
    Verwenden Sie diese Option, um Raten zu generieren, nachdem Sie die Ratenbeträge definiert und Ratendaten angepasst haben.
    Raten benutzerdefiniert anpassen
    Wenn Sie Benutzerdefiniert in der
    Werteliste
    Fakturierungsmethode
     auswählen, können Sie mit dieser Option das Rechnungsdatum für jede der Raten anpassen.
    Meilensteine verwalten
    Sie können Datumsmeilensteinarten für transaktionsbasierte Fakturierungszeitpläne für erstattungsfähige Zuwendungen definieren. Workday hindert Sie daran, den Sponsoren zu fakturieren, bis Sie den Meilenstein als abgeschlossen markiert haben.
  7. Wenn Sie eine Teilaufgabe abschließen, klicken Sie auf
    OK
     , um zur Seite
    Fakturierungszeitplan
     anzeigen zurückzukehren. Wenn Sie mit der Konfiguration des Fakturierungszeitplans fertig sind, klicken Sie auf
    Übermitteln
     , um den Status Ihres Fakturierungszeitplans von
    Entwurf
     in
    Genehmigt
    zu ändern. Sie können den Fakturierungszeitplan auch in den möglichen Aktionen des Fakturierungszeitplans für die Zuwendung übermitteln oder weiter bearbeiten.
  • Erstellen Sie Kundenrechnungen, um dem Sponsor eine Rechnung zu stellen. Um Rechnungen für gruppierte
    Zuwendungen zu erstellen, öffnen Sie die Aufgabe Rechnungen für Zuwendungstransaktionen mit Kostenerstattung erstellen
     .
  • Um den Fakturierungszeitplan als Teil eines Zuwendungserstellungsprozesses zu erstellen, fügen Sie Fakturierungszeitplan für
    Zuwendung
     -
    Ereignis
     als Unterprozess zum Geschäftsprozess Zuwendungsereignis nach dem Abschlussschritt hinzu.