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Dokumentation
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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-08-09
Schritte: Urlaubsbenachrichtigungen einrichten

Schritte: Urlaubsbenachrichtigungen einrichten

Sie können automatisierte E-Mail- und mobile Urlaubsbenachrichtigungen erstellen und senden für:
  • Mitarbeiter, die Sie daran erinnern möchten, basierend auf bestimmten Kriterien Urlaub zu nehmen.
  • Manager und Administratoren, deren Genehmigung für Urlaubsanträge aussteht.
Sie können auch Berichte mit Abschlussanalysen ausführen, um zu berichten, wer innerhalb einer bestimmten Zeitperiode Aktionen für die Benachrichtigungen durchgeführt hat.
  1. Kopieren und ändern Sie einen Standardbericht, der auf dem Geschäftsobjekt Mitarbeiter als Basis für die Zielgruppe des Benachrichtigungsempfängers basiert. Beispiel: Erstellen Sie eine Kopie des Berichts
    Urlaubsgenehmiger mit Ereignissen, die auf Aktion warten
     und teilen Sie sie mit Absence Administrators.
    Sicherheit:
    • Domäne
      Indexed Data Source: Workers
       im funktionalen Bereich „Staffing“.
    • Domäne
      Worker Data: Time Off (Time Off)
       im funktionalen Bereich „Time Off and Leave“.
  2. Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
     .
    Sicherheit:
    Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications
     im funktionalen Bereich „System“.
  3. Wählen das Register
    Abwesenheitsmanagement
     im Abschnitt
    Einstellungen für Benachrichtigungsübermittlung,
     um die Übermittlungseinstellungen für die übergeordnete Benachrichtigungsart zu überschreiben. Workday stellt E-Mail- und Push-Benachrichtigungen für die Routing-Regel standardmäßig stumm.
  4. Stummstellung von E-Mail- und Push-Benachrichtigungen aufheben.
    1. Wählen Sie in der Werteliste
      Regel
      den Wert für Notification Routing Rule for Notification Parent Type Absence Management
       .
    2. In den möglichen Aktionen für die Regel wählen Sie im Popup-Fenster den Link
      Notification Routing Rule for Notification Parent Type Absence Management
       .
    3. Wählen Sie im Bericht
      Routing-Regel für Benachrichtigungen anzeigen die
       Option
      Routing-Regel für Benachrichtigungen
      Bearbeiten
       in den möglichen Aktionen für die Regel.
    4. Klicken Sie auf
      Hinzufügen
       , um Benachrichtigungskanäle hinzuzufügen.
    5. Wählen Sie
      E-Mail
       in der Werteliste
      Kanal
       und
      Sofort
       in der
      Werteliste Standardintervall,
       um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren.
    6. Wählen Sie
      Mobile Push-Benachrichtigung
       in der Werteliste
      Kanal
       und
      Sofort
       in der
      Werteliste Standardintervall,
       um mobile Push-Benachrichtigungen zu aktivieren.
  5. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Verteilungszeitperiode erstellen
     .
    Erstellen Sie benutzerdefinierte Zeitperioden, die Sie in der Werteliste
    Inhalt
     auswählen können, wenn Sie geplante Verteilungen für das Abwesenheitsmanagement oder die Zeiterfassung erstellen. Wenn Sie
    Geplante Verteilung - Bericht
     ausführen, verwendet Workday diese Zeitperioden, um zu bestimmen, ob die Mitarbeiter rechtzeitig auf die Benachrichtigung reagiert haben. Beispiel: Sie können eine benutzerdefinierte Zeitperiode erstellen, die Workday verwendet, um in einer Zeitperiode von 10 Tagen nach Urlaubsanträgen für Ereignisse zu suchen.
    Sicherheit: Domäne
    Administer Scheduled Distribution
     im funktionalen Bereich „System“.
  6. Öffnen Sie die Aufgabe
    Geplante Verteilung erstellen
     .
    Geben Sie die
    Elementdetails
     der Verteilung ein.
    1. Wählen Sie
      als Inhaltsart
       für die Benachrichtigung "" aus.
      • Wenn Sie
        Urlaub beantragen
         auswählen, sendet Workday Benachrichtigungen an die Mitarbeiter, um sie daran zu erinnern, Urlaub zu nehmen. Die Benachrichtigungen in
        „Meine Aufgaben“
         leiten Mitarbeiter an die Aufgabe
        Abwesenheit beantragen
         weiter.
        Wenn Sie
        Urlaub prüfen
         auswählen, sendet Workday Benachrichtigungen an die Manager und Administrators, deren Genehmigung für Urlaubsanträge erforderlich ist. Mithilfe der Benachrichtigungen in
        „Meine Aufgaben“
         können Manager oder Absence Partner die Anträge zur Genehmigung prüfen.
    2. Wählen Sie unter
      Inhalt
       die Zeitperiode, die Sie verwenden möchten, um die Status zu steuern, wenn Sie
      Bericht zur Zeitplanverteilung
       ausführen.
      Workday filtert basierend auf den Datumsangaben für die Urlaubsanträge des Mitarbeiters. Sie können Folgendes auswählen:
      • Eine benutzerdefinierte Verteilungszeitperiode
      • Letzte 14 Tage,
         um basierend auf Urlaubsanträgen zu filtern, deren Urlaub in die vorherige 14-Tage-Periode fällt.
      • Letzte 7 Tage,
         um basierend auf Urlaubsanträgen zu filtern, deren Urlaub in die vorherige 7-Tage-Periode fällt.
      • Dieser Monat,
         um ab dem ersten Tag des Monats zu filtern.
  7. Füllen Sie die Details
    zur Zielgruppe
     für die geplante Verteilung aus.
    Wählen Sie eine gespeicherte Zielgruppe aus oder erstellen Sie eine neue Zielgruppe. Wählen Sie Folgendes in der Werteliste
    Art
     :
    • Organisation
       , wenn Sie
      Urlaub beantragen/Abwesenheit beantragen
       für
      Inhaltsart
       ausgewählt haben.
    • Benutzerdefinierter Bericht
       , wenn Sie
      Urlaub prüfen
       für
      Inhaltsart ""
       ausgewählt haben, und Ihren benutzerdefinierten Bericht basierend auf
      Urlaubsgenehmigern mit Ereignissen, die auf Aktion warten
       . Filtern Sie die Zielgruppenergebnisse im Abschnitt
      Berichtskriterien
       , indem Sie Berichtsfeldwerte angeben, z. B.:
      • Koordinierte Urlaubsart
      • Startdatum
      • Enddatum
    Wenn Sie Zielgruppen für geplante Verteilungen definieren, sollten Sie berücksichtigen, dass die Zeitperioden in Ihren Berichtskriterien im Hinblick auf die Inhaltszeitperiode sinnvoll sind, die Sie unter
    Inhalt
     ausgewählt haben.
  8. Geben Sie die Details
    zum Setup
     ein.
  9. Bearbeiten Sie die Details
    für Nachrichten
     , um den Inhalt der Urlaubsbenachrichtigung für jeden Kanal zu definieren.
  10. Wählen Sie für
    Verteilungsintervall
     ein
    Laufintervall
     aus, um anzugeben, wie oft die Benachrichtigung gesendet werden soll.
  11. Füllen Sie die
    Zeitplandetails
     aus, indem Sie der Anforderung einen Namen geben und den Zeitplanverteilungsjob initiieren.
  12. Erstellen Sie einen neuen benutzerdefinierten Bericht oder greifen Sie auf einen von Workday bereitgestellten Standardbericht zu, mit dem Sie Berichte zu geplanten Verteilungen erstellen können. Beispiel: Sie können den Bericht mit dem Namen
    Geplante Verteilung - Bericht
     bearbeiten.
    Stellen Sie sicher, dass Ihr Bericht eine Zeile enthält, die das Berichtsfeld
    Abschlussstatus
     im Geschäftsobjekt
    Connect Record
     enthält.
    Sicherheit:
    „Ändern
     “-Zugriff in der Domäne
    Administer Scheduled Distributions
     .
Nachdem die geplante Verteilung ausgeführt wurde, führen Sie den Bericht „Geplante Verteilung“ aus, um zu prüfen, ob die Mitarbeiter, Manager und Administratoren in dieser bestimmten Zeitperiode die entsprechenden Aktionen durchgeführt haben. Wenn die Inhaltsart für die Benachrichtigung wie folgt lautet:
  • Urlaub beantragen/Abwesenheit beantragen
     , gibt das Berichtsfeld
    Abschlussstatus „
     Wahr“ zurück, wenn der Benachrichtigungsempfänger innerhalb des Zeitraums einen neuen Urlaubseintrag erstellt hat.
  • Urlaub prüfen
     : Das Berichtsfeld
    Abschlussstatus
     gibt „Wahr“ zurück, wenn der Benachrichtigungsempfänger innerhalb des Zeitraums keine Urlaubsereignisse mehr hat, die genehmigt werden müssen.