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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-01-24
Konzept: Urlaub kaufen

Konzept: Urlaub kaufen

Mit Urlaub kaufen können Ihre Mitarbeiter bei Bedarf Urlaub kaufen und diesen in einer oder mehreren Abrechnungsperioden bezahlen. Workday passt den Urlaubssaldo der Mitarbeiter automatisch an, wenn Urlaub gekauft wird. Administratoren und Manager können keinen Urlaub im Auftrag von Mitarbeitern kaufen.

Beispiel: Mitarbeiter können zu geplanten Zeiten in einem Jahr Urlaub kaufen

Szenario
Ihre Organisation möchte "Urlaub kaufen" einrichten, damit Mitarbeiter zweimal jährlich, im Juni und Dezember, zusätzlichen Urlaub kaufen können. Für im Juni gekauften Urlaub wird der Urlaubssaldo am 1. Juli aktualisiert und die Entgeltabzüge erfolgen von Juli bis Dezember. Für im Dezember gekauften Urlaub wird der Urlaubssaldo am 1. Januar des folgenden Jahres aktualisiert und die Entgeltabzüge erfolgen von Januar bis Dezember des folgenden Jahres.
Setup
Sie können einen Zeitplan für Kauf für Juni und Dezember erstellen, damit Mitarbeiter Urlaub kaufen können und definieren, wann der Saldo für jeden Zeitplan aktualisiert wird und wann Anpassungen für die Entgeltabrechnung gestartet und enden. Verknüpfen Sie diesen Zeitplan mit dem Anspruch, der für den Kauf eingerichtet wurde. Wenn Sie Workday Payroll verwenden, erstellen Sie einen Abzug, damit der von den Mitarbeitern gekaufte Urlaub in den entsprechenden Abrechnungsperioden von ihrer Gehaltsabrechnung abgezogen werden kann.
Ergebnis
Wenn ein Mitarbeiter sowohl im Dezember als auch im Juni Urlaub erwirbt, werden in den Abrechnungsperioden, die im Juli beginnen, zwei Abzüge (einer für jeden Kauf) angewendet.

Beispiel: Mitarbeiter können jederzeit Urlaub kaufen

Szenario
Ihre Organisation hat einen monatlichen Urlaubs-/Abwesenheitsplan mit einer Anspruchskonfiguration, die es Mitarbeitern ermöglicht, zu einem beliebigen Zeitpunkt im Jahr Urlaub zu kaufen. Das
Anspruchsintervall
 ist auf
Periodenbeginn
 gesetzt und der
in Periode aktualisierte Saldo
 ist auf
Nächste Periode
gesetzt.
Ergebnis
Wenn ein Mitarbeiter am 15. März Urlaub erwirbt, wird der Urlaubssaldo am 1. April aktualisiert. Anpassungen der Entgeltabrechnung werden vom 1. April des aktuellen Jahres bis zum 31. März des folgenden Jahres berechnet.

Mitarbeitererfahrung

Ihre Mitarbeiter können die Aufgabe
Urlaub kaufen
 wie folgt öffnen:
  • Suche
  • Worklets
    „Abwesenheit
     “ und
    „Urlaub“
     .
  • Mögliche Aktionen für
    Zeit und Abwesenheit
     ihres Mitarbeiterprofils
  • Register Urlaubssaldo
     und
    Gekaufter Urlaub
     im Abschnitt
    Urlaub
     ihres Mitarbeiterprofils.
  • Aktionen im Bericht
    Abwesenheit verwalten
     .
Sie können die Aufgabe
Urlaub kaufen
 auch auf ihren mobilen Geräten (Android, iPhone und iPad) über ihr Mitarbeiterprofil öffnen:
  • Mögliche Aktionen für
    Zeit und Abwesenheit
  • Register
    Gekaufter Urlaub
     im Abschnitt
    Urlaub
     .
In der Aufgabe
Urlaub kaufen
 , können die Mitarbeiter einen Anspruch, von dem sie Urlaub kaufen möchten, sowie die Urlaubsmenge auswählen und Folgendes beachten:
Option
Beschreibung
Urlaubsart
Standardwert ist der Anspruch, ab dem Mitarbeiter kaufen können, wenn Mitarbeiter nur aus einem Anspruch kaufen können.
Workday zeigt den Anspruch entweder als Anzeigename für Kauf Urlaub an, der für den Anspruch konfiguriert ist, oder als Name des Anspruchs.
Ansprüche stehen Mitarbeitern zur Auswahl zur Verfügung, wenn Folgendes zutrifft:
  • Sie wählen die Option
    Kauf zulassen
     für den Anspruch.
  • Mitarbeiter sind berechtigt, Urlaub über den Anspruch zu kaufen.
  • Das aktuelle Datum ist gültig, damit Mitarbeiter Urlaub kaufen können. Der Anspruch wird mit einer der folgenden Optionen konfiguriert:
    • Unaufgefordert
      .
    • Feste Periode
      und das aktuelle Datum liegt innerhalb des im Zeitplan für den Kauf definierten Start- und Enddatums.
Stunden oder Tage
Die Mitarbeiter können die Menge an Urlaub eingeben, die sie kaufen möchten. Workday zeigt das Label entweder als
Stunden
 oder
Tage
 an, basierend auf der Zeiteinheit, die im Urlaubs-/Abwesenheitsplan des Anspruchs definiert ist.
Hinweis:
Zeigt die zulässige Menge an Urlaub an, die der Mitarbeiter kaufen kann. Die Anmerkung wird nicht angezeigt, wenn Sie folgende Wertelisten für den Anspruch nicht konfiguriert haben:
  • Maximales Limit für Kauf
     auf dem Register
    Kaufoptionen
     .
  • Überschreibung für Obergrenze
     auf dem
    Register Überschreibungen für Urlaubs-/Abwesenheitsplan
     .
Kommentare
Mitarbeiter können Kommentare eingeben, wenn Sie dies in der Sicherheitsrichtlinie für den Geschäftsprozess
Urlaub kaufen
 aktivieren.
Wenn Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge kaufen, leitet Workday das Ereignis zur Genehmigung weiter, je nachdem, wie Sie den Geschäftsprozess
Urlaub kaufen
 einrichten. Die Mitarbeiter können nur dann Urlaub für gekaufte Mengen beantragen, wenn das Ereignis „Urlaub kaufen“ genehmigt wurde.
Sie können den Geschäftsprozess auch so einrichten, dass er automatisch abgeschlossen wird.
Wenn Mitarbeiter ihren Urlaub kaufen, können sie Details zum gekauften Urlaub auf dem Register
Gekaufter Urlaub
 in folgenden Bereichen anzeigen:
  • Berichte
    Meine Abwesenheit
    ,
    Mein Urlaub
    und
    Urlaub anzeigen
     .
  • Register
    Urlaubssaldo
     im Abschnitt
    Urlaub
     ihres Mitarbeiterprofils.
Zu den Details des gekauften Urlaubs gehören: Anspruch, über den der Urlaub gekauft wurde, Menge des Urlaubs, Datum, an dem der Urlaub gekauft wurde, Datum, an dem der Urlaubssaldo aktualisiert wird, Status des zu kaufenden Urlaubs Ereignis und ggf. die Optionen Abbrechen oder Rückgängig machen.

Aktualisierungen von Urlaubssaldo

Sobald der Status des Ereignisses „Urlaub kaufen“ erfolgreich abgeschlossen ist, wird der Urlaubssaldo mit der am Datum gekauften Menge basierend auf der Konfiguration aktualisiert:
  • Wenn Mitarbeiter jederzeit Urlaub kaufen können und
    für „Saldo aktualisiert in Periode“
     Folgendes festgelegt wird, geschieht Folgendes:
    • Aktuelle Periode
      : Der Urlaubssaldo wird in der Periode aktualisiert, an der die Mitarbeiter Urlaub gekauft haben.
    • Nächste Periode
      : Der Urlaubssaldo wird in der nächsten Periode aktualisiert, an der die Mitarbeiter Urlaub gekauft haben.
  • Wenn Mitarbeiter während fester Perioden Urlaub kaufen können, wird der Urlaubssaldo basierend auf der im Zeitplan für den Kauf ausgewählten Periode aktualisiert.
Das Datum, an dem der Urlaubssaldo aktualisiert wird, basiert auf der Methode des Anspruchsintervalls, die im Urlaubs-/Abwesenheitsplan entweder
für Periodenbeginn
 oder
Periodenende
definiert ist oder auf dem
Register Überschreibungen für Urlaubs-/Abwesenheitsplan
 für den Anspruch definiert ist.

Reporting

Sie können den Bericht
Gekaufter Urlaub von Mitarbeitern
 ausführen, um eine Liste der Mitarbeiter, die Urlaub innerhalb eines ausgewählten Datumsbereichs gekauft haben, sowie Details zum gekauften Urlaub anzuzeigen, einschließlich des Anspruchs, von dem der Urlaub gekauft wurde, des Datums, an dem der Urlaub gekauft wurde, des Datums, an dem der Urlaub gekauft wurde „Abwesenheitssaldo“ wird aktualisiert und wann Anpassungen für die Entgeltabrechnung beginnen und enden, der Vergütungssatz für die Anpassung der Entgeltabrechnung und der Status des Ereignisses „Urlaub kaufen“.
Sie können auch Details zum Urlaub, der von einem Mitarbeiter gekauft wurde, auf dem Register
Anpassungen für Kauf und Verkauf von Urlaub
 in der Aufgabe
Anpassungen/Überschreibungen für Ansprüche und Urlaub verwalten
 anzeigen. Dazu gehören der Anspruch, von dem der Urlaub gekauft wurde, sowie die Periode und das Datum, in dem der Urlaub gekauft wurde der Urlaubssaldo wird aktualisiert und das Ereignis „Urlaub kaufen“. Workday zeigt im Grid nur Ereignisse mit dem Status „Genehmigt“ oder „Abgeschlossen“ an.
Sie können den Bericht
Alle Ansprüche
 ausführen, um anzuzeigen, welche Ansprüche für den Kauf konfiguriert wurden.