Konzept: Abwesenheitsstufen

Wenn ein Mitarbeiter Urlaub beantragt, der sich über mehrere Urlaubs-/Abwesenheitspläne erstreckt, können Sie den Antrag in den Stufen einer Abwesenheitstabelle gruppieren. Workday empfiehlt Abwesenheitsstufen in folgenden Fällen:

Sie verwenden mehrere Urlaubs-/Abwesenheitspläne, um eine bestimmte Abwesenheitsart zu verwalten.

Sie haben Urlaubs-/Abwesenheitspläne, die Mitarbeiter nur verwenden können, wenn sie den Saldo eines anderen Urlaubs-/Abwesenheitsplans ausgeschöpft haben.

Sie verwenden separate Urlaubs-/Abwesenheitspläne für unterschiedliche Vergütungssätze.

Sie können eine Stufe für jeden Urlaubs-/Abwesenheitsplan (Stufenplan) und einen eindeutigen Urlaub hinzufügen. Außerdem priorisieren Sie die Urlaubsstufe. In einem Urlaubsantrag kann der Mitarbeiter einen beliebigen Abwesenheitstabellennamen mit einem Stufenplan auswählen, für den er auswählbar ist. Wenn der Mitarbeiter einen Urlaub meldet, prüft Workday seine Auswählbarkeit für den Urlaubs-/Abwesenheitsplan und die Salden, um zu bestimmen, aus welchem Stufenplan die Daten verwendet werden.

Beispiel: Ihr Unternehmen bietet den französischen Mitarbeitern folgende Ansprüche im Krankheitsfall:

Stufe	Tage	Anspruch
1	1-10	100 % des Gehaltssatzes
2	11-20	50 % des Gehaltssatzes
3	Zusätzliche Tage	0 % des Gehaltssatzes

Sie erstellen Urlaubs-/Abwesenheitspläne für jeden Anspruch und fügen diese mit der Aufgabe

Abwesenheitstabelle erstellen

zu einer Abwesenheitstabelle mit 3 Stufen hinzu. Workday wendet den entsprechenden Plan auf die Krankmeldungen von Mitarbeitern an, basierend auf der Priorität und der verfügbaren Zeit des Mitarbeiters in den einzelnen Plänen.

In der Aufgabe

Urlaubsantrag prüfen

im Posteingang können Sie sehen, ob ein Urlaubsantrag eine Abwesenheitstabelle verwendet. Sie können einen Drilldown zum beantragten Betrag durchführen, um anzuzeigen, aus welchem Stufenplansaldo der Abzug durch Workday erfolgt. Im Feld

Verwendung

wird angezeigt, ob ein Urlaubs-/Abwesenheitsplan mit einer Abwesenheitstabelle verknüpft ist.

Urlaubsvalidierungen für eine Abwesenheitstabelle

Workday verwendet folgende Validierungen für Ereignisse der Abwesenheitstabelle:

Validierung	Beschreibung
Maximum für aufeinanderfolgende Tage	Die maximale Anzahl aufeinanderfolgender Tage, die ein Mitarbeiter als Urlaub nehmen kann.
Schritte	Die Schritte für die Eingabe von Urlaub.
Maximum	Wenn der Mitarbeiter nicht für Stufe 1 auswählbar ist, gilt trotzdem das Maximum aus Stufe 1 für den Antrag unter Verwendung der Abwesenheitstabelle. Diese Validierung ist eine Dateneingabe für die maximale Anzahl an Einheiten, die Sie unter Verwendung eines Objekts beantragen können. Beispiel: Sie können maximal 8 Stunden pro Tag beantragen. Dies gilt für alle Anträge unter Verwendung der Abwesenheitstabelle.
Maximal zulässiger unbezahlter Urlaub	Workday verwendet diese Validierung, um zu bestimmen, wann zur nächsten Stufe gewechselt wird. Legen Sie die Urlaubs-/Abwesenheitsplansaldo - Untergrenze fest, sodass Workday weiß, wann zur nächsten Stufe gesprungen werden soll.
Minimum	Die minimale Zeit, die ein Mitarbeiter beantragen kann.

Konfigurationsdetails für Abwesenheitstabelle

Abwesenheitstabellen müssen Folgendes enthalten:

Konsistente

Einheiten

über Stufen hinweg.

Eindeutige Urlaube innerhalb der Tabelle

Eine eindeutige Priorität für jede Stufe.

Keine aktiven

Gründe

für Urlaube.

Keine unterbrochenen Urlaube.

Nicht unterstützte Konfigurationen für Urlaubs-/Abwesenheitspläne

Für Urlaubs-/Abwesenheitspläne, die mit einer Abwesenheitstabelle verknüpft sind, unterstützt Workday Folgendes nicht:

Änderungen an der

Zeiteinheit

Löschen von Urlauben, die mit der Abwesenheitstabelle verknüpft sind.

Urlaubs-/Abwesenheitsgründe.

Anpassungen und Überschreibungen für Urlaube und Ansprüche.

Nicht unterstützte Urlaubsvalidierungen (für Verarbeitung unterdrückt)

Workday unterstützt diese Validierungen nur auf der Urlaubsebene. Sie können die folgenden Validierungen nicht für Abwesenheitstabellen angeben:

Minimum für aufeinanderfolgende Tage

Mehrere Urlaubsanträge für dasselbe Datum unzulässig

Urlaubsdatum darf nicht vor letztem Überschreibungssaldodatum liegen

Verarbeitung eines Urlaubsantrags unter Verwendung einer Abwesenheitstabelle

Workday verarbeitet Urlaubsanträge eines Mitarbeiters anhand einer Abwesenheitstabelle, indem es seine Stufen in Prioritätsreihenfolge durchläuft, basierend auf:

Verfügbarer Saldo

Einzuschließende Tage

Auswählbarkeit

Workday prüft diese Kriterien für jeden Tag eines Urlaubsantrags in der Abwesenheitstabelle anhand jedes stufenbasierten Urlaubs-/Abwesenheitsplans, um Änderungen zu berücksichtigen, die während der angegebenen Periode auftreten. Beispiel: Sie nehmen eine Änderung mit einem Gültigkeitsdatum an einer Urlaubs-/Abwesenheitsplankonfiguration vor, oder der Mitarbeiter wird für einen neuen Urlaubs-/Abwesenheitsplan und die entsprechenden Ansprüche auswählbar.

Für Urlaubsanträge unter Verwendung einer Abwesenheitstabelle:

Das Kontrollkästchen

Alle ausgewählten Tage einschließen

wird nicht angezeigt.

Workday behandelt die Validierung Anträge auf in den Kalender einzuschließende Tage beschränken
automatisch für alle Stufen als Wahr
.

Workday berücksichtigt die Option

Einzuschließende Tage

über alle Stufen hinweg.

Berichte

Sie können den Bericht

Urlaubseingaben mit Abwesenheitsstufe - Details

verwenden, der alle Abwesenheitstabellenereignisse für eine Organisation innerhalb eines angegebenen Datumsbereichs anzeigt.

Die Spalte

Art

zeigt eine dieser Abwesenheitstabellennamen an, die in einem Urlaubsantrag ausgewählt wurden:

Mein Urlaubskonto/Urlaubsanträge

Urlaubs- und Abwesenheitsanträge

Vorherige Urlaubsanträge

Abwesenheit verwalten

Bei Abwesenheiten im Kalender führt Workday Folgendes aus:

Automatische Berechnung der

Standardmenge pro Tag

aus der ersten Stufe.

Beschränkung der Anträge auf einzuschließende Tage im Kalender für die gesamte Abwesenheitstabelle. Beispiel: Ein Mitarbeiter wählt „Freitag“ und „Samstag“ aus, aber die Abwesenheitstabelle verwendet „Montag - Freitag“. Workday zeigt „Samstag“ nicht für

Menge pro Tag

an.

Neuevaluierung von Abwesenheitsstufen

Sie können eine automatische Identifizierung und Korrektur von Abwesenheitstabellenereignissen basierend auf der Eingabe neuer Abwesenheitsereignisse oder der Korrektur vorhandener Abwesenheitsereignisse aktivieren. Der Abschluss einer der folgenden Geschäftsprozesse triggert den Neuevaluierungsjob:

Abwesenheit erfassen

Abwesenheit beantragen

Urlaub erfassen

Urlaub beantragen

Urlaub korrigieren

Eine Neuevaluierung erfolgt nicht bei der Eingabe oder Änderung von Urlaub, Anspruchsanpassungen oder Überschreibungen.

Wenn für die Ereignisse Korrekturen erforderlich sind, entspricht die chronologische Reihenfolge der Abwesenheitstabellenereignisse für die Urlaube der Priorisierung pro Stufe für die Abwesenheitstabelle.

Beispiel: Betty Liu hat im Februar ein 10-tägiges Krankheitsereignis unter Verwendung der Abwesenheitstabelle. Dieses Ereignis verwendet die erste Stufe der Abwesenheitstabelle und Betty erhält 100 % ihres Gehalts. Betty tritt im Januar rückwirkend für 10 Tage in ein anderes Krankheitsereignis ein. Ein Neuevaluierungsjob wird ausgeführt, um die Ereignisse so zu korrigieren, dass das frühere Ereignis die Abwesenheitstabellenstufe mit der höheren Priorität verwendet, in diesem Fall die erste Stufe. Das zweite Ereignis verwendet die zweite Stufe und Betty erhält 50 % ihres Gehalts für den Krankheitsfall im Februar. Beide Ereignisse werden automatisch korrigiert, um die Stufenprioritäten der Abwesenheitsereignisse in chronologischer Abfolge einzuhalten.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen

Neuevaluierung aktivieren

für die folgenden Aufgaben, um die Neuevaluierung zu aktivieren:

Abwesenheitstabelle erstellen

Abwesenheitstabelle bearbeiten

Der Bericht

Urlaubseingaben mit Abwesenheitsstufe - Details

zeigt neu evaluierte Ereignisse mit Links zu den triggernden Ereignissen an.