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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-02-23
Abwesenheitsvorgänge konfigurieren

Abwesenheitsvorgänge konfigurieren

Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „Time Off and Leave“:
  • Domäne Set Up: Leave of Absence.
  • Set Up: Time Off
Sie können auswählen, welche Abwesenheitstabellen, Urlaube und Abwesenheitsarten für Abwesenheitsvorgänge aktiviert werden sollen. Wenn Sie Abwesenheitsarten für Abwesenheitsvorgänge aktivieren, erstellt Workday standardmäßige Abwesenheitsvorgänge basierend auf den Einstellungen für die einzuschließenden Tage in Ihren Urlaubs-/Abwesenheitsplänen oder Abwesenheitsarten. Im Falle von Abwesenheitstabellen verbindet Workday alle Tage aus den Urlaubs-/Abwesenheitsplänen, um sie aus allen Stufen einzuschließen.
Wenn Sie Abwesenheitsvorgänge implementieren, warten Sie, bis wichtige geplante Datenladungen in Ihrem Mandanten abgeschlossen sind, bevor Sie Abwesenheitsvorgänge aktivieren.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Abwesenheitsvorgänge konfigurieren
     .
    Sie können Folgendes auswählen:
    • Kontrollkästchen
      Alle auswählen
       , um alle Instanzen jeder Abwesenheitsart zu aktivieren.
    • Kontrollkästchen
      Für Abwesenheitsvorgänge aktivieren
       jeweils neben der Abwesenheitstabelle, dem Urlaub und der Abwesenheitsart, um eine bestimmte Instanz jeder Abwesenheitsart zu aktivieren.
  2. (Optional) Wählen Sie das Register
    Benutzerdefinierte Art,
     um bei Bedarf benutzerdefinierte Vorgangsarten für Gruppen von Abwesenheitsarten zu erstellen. Bei der Bearbeitung des Registers sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Zu gruppierende Abwesenheiten
    Wählen Sie zu gruppierende Abwesenheitsarten aus.
    Um Urlaube in Abwesenheitstabellen zu gruppieren, für die möglicherweise bereits Anträge als einzelne Urlaube vorliegen, wählen Sie diese aus
    Urlaube in Abwesenheitstabellen in
     der Wertelistenkategorie aus.
    Einzuschließende Tage
    Bei der Konfiguration dieser Werteliste bestimmt Workday die einzuschließenden Tage, wenn ein Abwesenheitsblock zu einem einzigen Ereignis zusammengeführt wird, und überschreibt die Konfiguration der einzuschließenden Tage in jeder Abwesenheitsart in der Gruppe.
    Die Optionen
    Arbeitstage (Keine Feiertage)
     und
    Arbeitstage (Arbeitsstunden übersteigen Feiertagsstunden)
     erfordern das Setup von Feiertags- und Arbeitszeitkalendern.
    Diese Optionen gelten nur für den zugewiesenen Arbeitszeitkalender des Mitarbeiters und nicht für Workday Scheduling. Workday schließt nur die Tage ein, an denen ein Mitarbeiter basierend auf seinem Arbeitszeitkalender eingeplant ist. Wenn ein Mitarbeiter jedoch zustimmt, eine Schicht außerhalb seines normalen Arbeitszeitkalenders zu übernehmen, und sein Manager entsprechende Ad-hoc-Änderungen vornimmt, führt die Auswahl der Option
    Arbeitstage (Keine Feiertage)
     zu einem Abwesenheitsvorgang, wenn der Mitarbeiter abwesend ist.
    Wählen Sie die Option
    Einzuschließende Tage konfigurieren
     , um das Kontrollkästchen
    Feiertage aus Feiertagskalender
     einschließen und die Werteliste
    Eingeschlossene Tage
     zu aktivieren.
    Darauffolgende gesetzliche Feiertage einschließen
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Abwesenheitsvorgang durch die Zusammenführung mit gesetzlichen Feiertagen zu verlängern, die vor oder nach dem Abwesenheitsvorgang liegen.
    Beispiel: Sie wählen einen Wert
    für Einzuschließende Tage
     aus
    Wochentage (Mo - Fr)
    . Ein Mitarbeiter ist von Dienstag bis Freitag abwesend und der Montag davor oder danach, oder beides, ist ein gesetzlicher Feiertag. Beachten Sie Folgendes:
    • Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktivieren, erstellt Workday von Dienstag bis Freitag einen Abwesenheitsvorgang.
    • Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, erstellt Workday einen Abwesenheitsvorgang, der am vorherigen gesetzlichen Feiertag (Montag) beginnt und am folgenden Montag (falls auch ein gesetzlicher Feiertag) endet, obwohl keine Abwesenheit vor oder nach den gesetzlichen Feiertagen vorliegt.
  3. Klicken Sie auf
    OK
     , um Ihre Änderungen an der Abwesenheitsart zu speichern.
  4. (Optional) Führen Sie die Konvertierung der Abwesenheitsvorgänge aus, damit Sie Berichte zu Abwesenheitsvorgängen für bestimmte Datumsangaben erstellen können.
    Durch die Konvertierung werden die vorhandenen Abwesenheitsdaten nicht geändert. Stattdessen werden Abwesenheitsvorgänge für die vorhandenen Abwesenheitsdaten in Ihrem Mandanten erstellt. Die Konvertierung kann mehrere Stunden dauern, wenn Sie viele Abwesenheitsdaten haben. Greifen Sie während einer laufenden Konvertierung nicht auf Daten zur Art des Abwesenheitsvorgangs zu, da in diesem Fall eventuell abweichende Daten angezeigt werden.
    Klicken Sie auf
    Abbrechen
     , um die Konvertierung später auszuführen. Um die Konvertierung jetzt auszuführen:
    1. Geben Sie einen
      Anforderungsnamen
      ein.
    2. (Optional) Wählen Sie bei Bedarf einen anderen
      Stichtag
       .
      Standardmäßig liegt der Wert im Feld
      „Zum Stichtag“
       ein Jahr vor dem aktuellen Datum. Sie können ein anderes Datum angeben, ab dem die vorhandenen Abwesenheitsdaten Ihrer Mitarbeiter in Vorgänge konvertiert werden sollen. Die Konvertierung kann länger dauern, wenn Sie ein Datum angeben, das weit in der Vergangenheit liegt. Wenn Sie das Datum nicht ändern, konvertiert Workday die Abwesenheitsdaten für das letzte Jahr.
    3. Aktivieren Sie
      Alle aktivierten einschließen,
       um Abwesenheitsvorgänge für alle Abwesenheitsarten, die Sie zuvor aktiviert haben, und für Abwesenheitsarten, die Sie soeben aktiviert haben, neu zu berechnen. Andernfalls berechnet Workday Abwesenheitsvorgänge nur für die Abwesenheitsarten, die Sie dieses Mal aktiviert haben.
    4. Klicken Sie auf
      OK
      .
Workday erstellt für jede Abwesenheitsart, die Sie aktivieren, eine Art des Abwesenheitsvorgangs.
Führen Sie den Bericht
Art des Abwesenheitsvorgangs anzeigen
 aus, um die von Ihnen aktivierten Arten anzuzeigen. Sie können Abwesenheitsvorgänge entfernen, die Sie fälschlicherweise für eine Abwesenheitsart aktiviert haben. Öffnen Sie erneut
Abwesenheitsvorgänge konfigurieren
 und deaktivieren Sie neben der Art das Kontrollkästchen
Für Abwesenheitsvorgänge aktivieren
 .
Workday aktiviert Abwesenheitsvorgänge für neue Abwesenheitsarten nicht automatisch. Wenn Sie Urlaube, Abwesenheitstabellen und Abwesenheitsarten erstellen, sollten Sie diese ggf. für Abwesenheitsvorgänge aktivieren.