Konzept: Währungen in Spesenabrechnungen
Welche Währung Workday in Spesenabrechnungen verwendet, hängt von folgenden Faktoren ab:
- Unternehmenswährung.
- Bevorzugte Währung des Mitarbeiters.
- Eingabewährung.
- Fakturierungswährung.
Unternehmenswährung
Workday verwendet die Unternehmenswährung, die für Spesenabrechnungen eingerichtet wurde, um dem Mitarbeiter Kosten zu erstatten.
Bevorzugte Währung des Mitarbeiters
Wenn die Unternehmenswährung von der Auszahlungswährung eines Mitarbeiters abweicht, zahlt Workday dem Mitarbeiter Erstattungen in der bevorzugten Währung.
Sie können die bevorzugte Währung für Erstattungen für einen Mitarbeiter festlegen, während Mitarbeiter ihre Auszahlungswährung auch über Selfservice-Transaktionen ändern können.
Beispiele:
- Ein US-amerikanisches Unternehmen mit einer Niederlassung in Irland möchte irischen Mitarbeitern Spesen in EUR statt in USD erstatten.
- Ein europäisches Unternehmen entsendet Mitarbeiter vorübergehend nach Japan. Für die Dauer des Einsatzes können die Mitarbeiter ihre Auszahlungswährung in JPY ändern.
Eingabewährung
Die Eingabewährung ist die Währung, in der die Spesen auftreten, und Workday rechnet sie in die Standarderstattungswährung der Spesenabrechnung um. In Spesenabrechnungen mit mehreren Währungen können Sie diese Währung in jeder Spesenabrechnungsposition überschreiben.
Wenn die Eingabewährung von der Erstattungswährung abweicht, rechnet Workday den Betrag unter Verwendung des Standardkurses in die Erstattungswährung um. Sie können den Satz und den Erstattungsbetrag für jede Spesenabrechnungsposition überschreiben.
Beispiel: Suzanne ist eine in den USA ansässige Mitarbeiterin, deren Kosten Sie in der Regel in USD erstatten. Sie unternimmt eine Geschäftsreise nach Sydney, Australien, und tauscht USD gegen AUD am Flughafen Sydney. Anschließend bezahlt sie ihr Hotel mit ihrer persönlichen Kreditkarte. Für eine genaue Erstattung in USD hat Suzanne folgende Möglichkeiten:
- Sie kann einen Betrag der Spesenposition in AUD eingeben, den Workday in USD umrechnet.
- Sie kann den USD-Betrag manuell eingeben.
- Den Wechselkurs, der zum Zeitpunkt des Umtauschs gültig war.
- Den USD-Betrag, der auf ihrer Kreditkartenabrechnung angezeigt wird.
Fakturierungswährung
Die Fakturierungswährung ist die Währung, mit der das Kreditkartenunternehmen Ihr Unternehmen fakturiert. Bei Kreditkartentransaktionen, die Sie zu einer Spesenabrechnung hinzufügen, rechnet Workday die Fakturierungswährung in die Erstattungswährung um, wenn sich die Währungen unterscheiden.
Wenn die Fakturierungswährung mit der Erstattungswährung übereinstimmt, verwendet Workday den Fakturierungsbetrag als Erstattungsbetrag. Sie können ihn nicht ändern. Wenn sich die Fakturierungswährung und die Erstattungswährung unterscheiden, können Sie den Erstattungsbetrag überschreiben.