Spesenpositionen aufgliedern

Erstellen Sie Spesenabrechnungspositionen.

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie Spesenabrechnungsereignis
im funktionalen Bereich „Expenses“.

Sie können Spesenpositionen aufgliedern, um detailliertere Kosten einzuschließen und zu verfolgen.

Öffnen Sie die Spesenabrechnung, zu der Sie Positionen hinzufügen möchten.

Bei der Bearbeitung des Abschnitts

Aufgliederung

sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Betrag pro Einheit	Geben Sie den Betrag für eine Einheit in dieser Aufgliederung ein, wenn dieses Feld für Eingaben verfügbar ist. Sie können für jede Aufgliederung unterschiedliche Beträge eingeben.
Steuerbetrag	Bei Spesenabrechnungen mit Mehrwertsteuer berechnet Workday den Steuerbetrag aus dem Steuercode und der Steueranwendbarkeit für den Spesenposten.
Persönlich	Workday zieht persönliche Ausgaben vom Erstattungsbetrag im Spesenabrechnungs-Header ab.
Unternehmen	Nur verfügbar, wenn Ihr Unternehmen die Intercompany-Verarbeitung für Spesenabrechnungen zulässt. Wählen Sie ein anderes Unternehmen als das Unternehmen im Header aus, um mit diesem die Aufgliederung als Spesen abzurechnen. In den folgenden Fällen können Sie das Unternehmen nicht ändern: Die Aufgliederung ist eine persönliche Ausgabe. Die Spesenabrechnung hat eine verknüpfte Ausgabenberechtigung oder Obligobuchungen. Das Unternehmen hat ein verknüpftes Worktag für ein bilanziell aktivierbares Projekt.
Worktags	Wählen Sie Worktags aus, um diese Aufgliederung getrennt von den anderen Positionsaufgliederungen (z. B. Geschäftseinheiten, Kunden und Kostenstellen) zu berücksichtigen. Für fakturierbare Spesen können Sie Worktags auswählen, mit denen sie verknüpft werden sollen, z. B. ein Projekt oder ein Kunde.
Steuercode	Bei Spesenabrechnungen mit Mehrwertsteuer lädt Workday den Steuercode aus dem Reiseland . Wenn der Spesenposten das Attribut „Reiseland“ nicht enthält, wählen Sie für jede Aufgliederung den Steuercode aus.
Gesamtbetrag	Workday multipliziert die Menge mit dem Betrag pro Einheit, um den Gesamtbetrag zu berechnen.
Fakturierbar	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Aufgliederungsposition für ein Projekt oder einen Kunden fakturierbar ist.

Klicken Sie auf

Hinzufügen

, um weitere Aufgliederungen einzuschließen.

Die Aufgliederungsfelder verwenden die erforderlichen Attribute für den Spesenposten. Beispiel: Der Spesenposten Meals w/Guests
erfordert Eingaben für die Felder

Bewirtete Personen

und

Anzahl Personen

Wenn Ihre Organisation Kreditkartentransaktionsdaten der Ebene 3 unterstützt, zeigt Workday ein grünes Häkchensymbol in der Spesenposition für die Transaktion an, die Daten der Ebene 3 enthält. Wenn Sie die automatische Aufgliederung der Hotelkosten aktivieren, füllt Workday außerdem die Aufgliederungspositionen automatisch mit Daten der Ebene 3 aus Hotelaufenthalten aus.

Workday zeigt bestimmte Details zur Spesenposition (z. B.

Worktags

) in der Aufgliederungsposition an, um granulare Details auf Aufgliederungsebene verfolgen zu können. Um alle Aufgliederungsdetails der Spesenposition anzuzeigen, klicken Sie auf

Bearbeiten

oder

Details anzeigen

im Abschnitt

Aufgliederung

In den folgenden Fällen steuert Workday die Buchhaltung anhand der Aufgliederung der Spesenpositionen anstelle der Spesenpositionen, um eine höhere Sichtbarkeit zu bieten:

Beim Generieren von Berichten.

Bei der Prüfung von Ausgabenanalysen.

Eine Hotelrechnung enthält nicht erstattungsfähige Posten, z. B. ein Mitbringsel aus einem Geschenkeladen. Sie können die Transaktion des Geschenkeladens in der Hotelrechnung aufgliedern und persönliche Beträge von erstattungsfähigen Ausgaben trennen.

Ihre Flugkosten für Geschäftsreisen umfassen einen Konferenzbesuch und eine Verkaufspräsentation. Ihre Organisation verfügt über zwei separate Kostenstellen für diese Spesenarten. Dadurch haben Sie folgende Möglichkeiten:

Sie verwenden zwei Aufgliederungen für die Position.

Sie wählen die entsprechenden Worktags für jede Aufgliederungsposition aus.