Beispiel: Ausgabenberechtigungen sperren
Dieses Beispiel zeigt, wie Sie eine Sperre und einen obligatorischen Fragebogen zu Ausgabenberechtigungen konfigurieren, um die Ausgaben besser kontrollieren zu können.
Ihre Mitarbeiter übermitteln Ausgabenberechtigungen, um eine Vorabgenehmigung für Auslandsreisekosten zu beantragen. Die letzten globalen Reisebeschränkungen führen jedoch zu Budgetkürzungen in Ihrem Unternehmen.
Um diese Budgetkürzungen zu erfüllen, müssen Sie Folgendes tun:
- Wenden Sie eine unternehmensweite Sperre für Ausgabenberechtigungen an.
- Fügen Sie einen Fragebogen zu Ausgabenberechtigungen hinzu, damit Mitarbeiter während der Sperrperiode Gründe für Anträge angeben können.
- Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess und die entsprechende SicherheitsrichtlinieAusgabenberechtigungim funktionalen Bereich „Expenses“.
- Stellen Sie sicher, dass ein zusätzlicher Genehmiger für die Sicherheitsgruppe „Expense Partner“ verfügbar ist. Sie fügen diese während Ihrer Konfiguration zum Genehmigungsprozess hinzu.
Sicherheit:
- DomäneProcess: Spend Control and Analysis (Expenses)im funktionalen Bereich „Expenses“.
- Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
- Business Process Administration
- Questionnaire Creation and Distribution
- Question Library
- Fügen Sie einen Genehmigungsschritt zum GeschäftsprozessAusgabenberechtigunghinzu.
- In den möglichen Aktionen für den GeschäftsprozessAusgabenberechtigungwählen Sie .
- Geben Sie das aktuelle Datum ein und klicken Sie aufOK.
- Fügen Sie einen Schritt mit folgenden Werten hinzu:OptionBeschreibungReihenfolgeGeben Sie einen Wert ein, der den neuen Genehmigungsschritt als letzten Schritt im Genehmigungsprozess platziert. Beispiel: Wenn Ihr letzter Genehmigungsschrittflautet, geben Sie einfafür den neuen Genehmigungsschritt ein.ArtGenehmigungGruppeExpense Partner
- Klicken Sie aufOK.
- Erstellen Sie eine Bedingungsregel für den neuen Genehmigungsschritt.
- In den möglichen Aktionen für den neuen Genehmigungsschritt wählen Sie .
- Geben Sie das aktuelle Datum ein und klicken Sie aufOK.
- Fügen Sie eine Zeile hinzu und wählen SieBedingungsregel erstellenaus der WertelisteRegel.
- Klicken Sie aufOK.
- Geben Sie auf der SeiteBedingungsregel erstellenfolgende Werte an:OptionBeschreibungBeschreibungAusgabenberechtigungen unternehmensweit sperrenUnd/OderUndQuelle - Externes Feld oder BedingungsregelSpend Authorization Spend Freeze for CompanyRelationaler Operatorist nicht leer
- Klicken Sie zweimal aufOKund dann aufFertig.
- Aktivieren Sie die Ausgabensperre.
- In den möglichen Aktionen für Ihr Unternehmen wählen Sie .
- Aktivieren Sie das KontrollkästchenAusgabenberechtigung sperren.
- Klicken Sie aufOKundFertig.
- Erstellen Sie einen Fragebogen.
- Öffnen Sie die AufgabeFragebogen erstellen.
- Wählen Sie die OptionNeuen Fragebogen erstellenund geben SieZweck für Antrag auf Ausgabenberechtigungim FeldName des neuen Fragebogensein.
- Klicken Sie aufOK.
- Klicken Sie aufFragebogendetails bearbeitenund geben Sie folgende Werte ein:OptionBeschreibungZulässig für GeschäftsprozesseAusgabenberechtigungAnweisungen zum FragebogenGeben Sie den Grund für diese Transaktion an, da sie bei einer unternehmensweiten Sperre der Ausgabenberechtigung auftritt.
- Klicken Sie aufOK.
- Klicken Sie auf die OptionFragen verwalten.
- Wählen Sie die OptionFrage erstellenaus der WertelisteFrageund geben Sie folgende Werte ein:OptionBeschreibungFragennameZweck der ReiseFragentextWas ist der Zweck dieser Reise?FragenartText
- Klicken Sie aufOK.
- Aktivieren Sie das KontrollkästchenErforderlichund klicken Sie aufOK.
- Fügen Sie einen Fragebogenschritt zum GeschäftsprozessAusgabenberechtigunghinzu.
- In den möglichen Aktionen für den GeschäftsprozessAusgabenberechtigungwählen Sie .
- Geben Sie das aktuelle Datum ein und klicken Sie aufOK.
- Fügen Sie einen Schritt mit folgenden Werten hinzu:OptionBeschreibungReihenfolgeaaArtFragebogen ausfüllenGruppeExterner Mitarbeiter für sich selbstFest angestellter Mitarbeiter für sich selbstAlleAktivieren.
- Klicken Sie aufOK.
- Klicken Sie aufFragebogen konfigurieren.
- Geben Sie das aktuelle Datum ein und klicken Sie aufOK.
- Wählen Sie auf der WertelisteFragebogendie OptionZweck für Antrag auf Ausgabenberechtigung.
- Klicken Sie aufOK.
- Wenden Sie die Bedingungsregel für die Ausgabensperre auf den neuen Fragebogenschritt an.
- In den möglichen Aktionen für den neuen Fragebogenschritt wählen Sie .
- Geben Sie das aktuelle Datum ein und klicken Sie aufOK.
- Fügen Sie eine Zeile hinzu und wählen SieAusgabenberechtigungen unternehmensweit sperrenauf der WertelisteRegel.
- Klicken Sie aufOKundFertig.
Mitarbeiter müssen Folgendes beachten:
- Wenn sie Ausgabenberechtigungen erstellen, müssen sie einen Fragebogen ausfüllen, in dem der Grund für ihren Antrag aufgeführt ist.
- Wenn sie Ausgabenberechtigungen übermitteln, werden die Transaktionen an einen zusätzlichen Genehmiger weitergeleitet.
Fügen Sie zusätzliche Kontrollen für Ausgabenberechtigungen hinzu, indem Sie Budgetprüfungen während der Sperrperiode konfigurieren.